Xem Nhiều 5/2022 # Các Phương Pháp Lưu Trữ Hồ Sơ # Top Trend

Xem 2,574

Cập nhật thông tin chi tiết về Các Phương Pháp Lưu Trữ Hồ Sơ mới nhất ngày 22/05/2022 trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Cho đến thời điểm hiện tại, bài viết này đã đạt được 2,574 lượt xem.

--- Bài mới hơn ---

  • Mẹo Quản Lý Hồ Sơ, Tài Liệu Cho Người Làm Hành Chính Văn Phòng
  • Giải Pháp Xử Lý Hồ Sơ Tập Trung
  • Lập Hồ Sơ Và Nộp Hồ Sơ, Tài Liệu Vào Lưu Trữ Cơ Quan: Vai Trò, Thực Trạng Và Một Số Giải Pháp
  • Ngành Kỹ Thuật Phần Mềm Là Gì? Ngành Kỹ Thuật Phần Mềm Ra Trường Làm Gì?
  • Du Học Ngành Kỹ Sư Phần Mềm: Thực Tế Công Việc
    • Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số.
      Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví dụ: 7-25-30.
      Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe,
      Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,…
      Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số.
      Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái, nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
      Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.
      Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp ‘out’
      Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh.
      Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.
      Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với một trong những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
      Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.
    • Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.
    • Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
      Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.

    Khó khăn:

      Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp.
      Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.

    Ưu điểm

      Tránh được sự trì hoãn không cần thiết

    Nhược điểm:

      Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận.
      Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng.
      Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung

    11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại

      Những tài liệu quan trọng khó bảo mật.
      Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ sơ;
      Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm trong máy. Chức năng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn.
      Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời.
      Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác
      Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính.
      Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tý liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu.
      Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn.
      Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.

    3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ

    4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian

    Những thuận lợi: Nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu.

    Các bất lợi là: Chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó; và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.

    5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

    Thuận lợi: Hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.

    Nhược điểm: Phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.

    6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự

    Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.

    Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau.

    Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.

    8. Sắp xếp hồ sơ theo địa lý

    Thuận lợi: Nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.

    9. Quản lý phân tán theo bộ phận

    10. Quản lý theo tập trung

    Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.

    Một vấn đề chủ yếu của lưu trữ tài liệu là chúng chiếm khoảng trống không gian quá lớn. Đã có hai biện pháp khắc phục cho điều này:

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Và Quy Trình Lưu Trữ Hồ Sơ Xây Dựng
  • Dịch Vụ Cho Thuê Kho Lưu Trữ Hồ Sơ, Tài Liệu
  • Giải Pháp Nào Kích Cầu Hiệu Quả?
  • Nhiều Giải Pháp Kích Cầu Du Lịch Nội Địa
  • Một Số Giải Pháp Kích Cầu Nhằm Chống Suy Giảm Và Ổn Định Vĩ Mô Nền Kinh Tế
  • Bạn đang xem bài viết Các Phương Pháp Lưu Trữ Hồ Sơ trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!

  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100