Xem Nhiều 6/2022 # Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Word # Top Trend

Xem 6,930

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Word mới nhất ngày 29/06/2022 trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Cho đến thời điểm hiện tại, bài viết này đã đạt được 6,930 lượt xem.

--- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2013 (Phần 9): Sử Dụng Line And Paragraph Spacing
  • Cách Trích Dẫn Tài Liệu Tham Khảo Trong Word
  • Vô Hiệu Hóa Chức Năng Thông Báo Update Của WordPress
  • Theme Là Gì? Chức Năng Của Theme WordPress
  • Cách Gộp Nhiều File Word Thành 1 File Duy Nhất
  • Tính năng Mail Merge (Trộn thư) của Microsoft Word là một trong những tính năng được người dùng yêu thích. Nó hiệu quả khi tạo nhãn, mẫu thư, email hoặc báo cáo tùy chỉnh. Khi biết cách sử dụng nó, bạn có thể tiết kiệm được nhiều giờ làm việc.

    Tuy nhiên, một trong những phiền phức của Mail Merge là nó không thể định dạng chính xác số từ bảng tính Excel. Ví dụ, kết quả bán hàng trong bảng tính Excel là 100 nhưng sang Word nó lại biến thành 99.99999999996. Để khắc phục lỗi này, chúng ta có thể sửa bảng tính, chỉnh sửa tài liệu Mail Merge hoặc đơn giản thay đổi cách hai file liên kết với nhau. Mặc dù cách cuối cùng ít người biết nhưng nó có thể là cách tốt nhất, ngoại trừ việc không còn hoạt động trong Word 2022.

    1. Sử dụng “Number Switch” trong Word

    Chúng ta sẽ thực hiện cách đầu tiên là chỉnh sửa tài liệu Word. Ở đây, bạn sẽ sử dụng mã định dạng số mong muốn cho trường trộn (Merge Field) trong tài liệu Word. Trường trộn về cơ bản sẽ thông báo cho Word biết cột nào trong bảng Excel có chứa dữ liệu cần chuyển đổi. Để áp dụng định dạng cho một trường trộn, bạn phải sử dụng Number Switch (trước đây gọi là Picture switch) trong mã trường của trường đó.

    { MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 }

    { MERGEFIELD Cost # 00.00 } 01.00

    { MERGEFIELD Sales # $### } $ 15

    { MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 } $ 1,500.00

    { MERGEFIELD Date @ "MMMM d" } November 26

    Như bạn có thể thấy, mã numeric switch giống với mã định dạng Excel ngoại trừ chúng được theo sau bởi ký tự “#” đối với số và “@” đối với ngày tháng.

    Lưu ý: Chỉ được sử dụng dấu ngoặc kép trong mã ngày, không sử dụng cho mã số.

    Numeric switch cho trường trộn Mail-Merge

    Thực tế, Word và Excel sử dụng cùng một mã định dạng, nhưng không sử dụng cùng một định dạng hàm. Ví dụ, không có hàm MergeField giống như bên dưới:

    { MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") }

    2. Sửa đổi bảng tính Excel

    Trong bảng tính Excel, hãy chèn một cột sử dụng công thức chuyển đổi số hoặc ngày tháng trong Excel thành định dạng text bạn muốn xuất hiện trong Mail Merge.

    Để thực hiện điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm TEXT trong Excel. Hàm này có chức năng chuyển đổi số hoặc ngày tháng thành định dạng text tương ứng. Tuy nhiên phương pháp này có một nhược điểm là bạn cần biết mã định dạng nhất định. Mặc dù các mã này giống hệt với mã được sử dụng trong tính năng định dạng Custom Number của Excel nhưng hầu hết người dùng hiếm khi thấy chúng.

    Ví dụ: Các công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”)TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi số và ngày tháng thành dạng text (trong trường hợp này chuyển đổi sẽ thành “$12,345.67” and “12/01/10”.

    Mẹo: Bạn nên định dạng ô chứa những công thức này ở dạng khác (in nghiêng, bôi đậm, màu khác) để biết những số này chỉ ở dạng text đơn giản. Trong các phiên bản Excel cũ hơn, những số này không được sử dụng để tính toán nhưng trong Excel 2022, bạn có thể sử dụng chúng trong tất cả các công thức ngoại trừ hàm tổng như SUM và AVERAGE. Ưu điểm của việc định dạng ngày tháng và số ở dạng text là khi chuyển từ Excel sang tài liệu Word Mail Merge không bị lộn xộn.

    Lưu ý: “0” và “#” đóng vai trò như placeholder (ký tự giữ chỗ) cho số nhưng “0” buộc số 0 ở đầu hoặc cuối, “#” sẽ được thay thế bằng một số nếu nó không phải là số 0 đứng đầu hoặc cuối. Do đó, mã “00000” sẽ đảm bảo số 0 ở đầu không bị cắt bỏ đi trong các mã bưu điện New Jersey.

    Những mã cho số, ngày tháng, thời gian có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc định dạng số Custom của Excel. Tuy nhiên, có một điểm khác nhau giữa cách hoạt động của những code này trong Excel và Word trong Microsoft Office 2013. Trong Excel, bạn có thể sử dụng M hoặc m cho tháng hoặc phút. Trong hầu hết các trường hợp, Excel đủ thông minh để xác định đơn vị bạn đang sử dụng nhưng Word không được thông minh như vậy, bạn cần sử dụng chữ cái viết hoa cho tháng, và viết thường cho phút. Ngoài ra, Excel có thêm mã “MMMMM” cho kết quả chữ viết tắt duy nhất của tháng (ví dụ: J, F, M, A, v.v…)

    Lưu ý: Khi chuyển đổi những số này ở dạng text, chúng không được sử dụng trong các hàm SUM hoặc AVERAGE, nếu muốn, bạn cần chuyển đổi lại một lần nữa sử dụng hàm VALUE.

    Hàm ROUND

    Thay vì hàm TEXT, một số người dùng thích sử dụng hàm ROUND để bỏ bớt số lượng thập phân thêm vào. Hàm ROUND sẽ làm tròn các số lên hoặc xuống đến vị trí thập phân bạn chỉ định. Ưu điểm là số làm tròn không phải ở dạng text, bạn vẫn có thể sử dụng chúng để tính toán. Hàm ROUND có thể hoạt động tốt trong Mail Merge nhưng ít khi sử dụng chúng vì:

    • Hàm ROUND sẽ bỏ ký hiệu đô la hoặc dấu phân cách hàng nghìn (dấu phẩy).
    • Hàm ROUND sẽ bỏ các số 0 ở cuối.
    • Đôi khi hàm ROUND hiển thị sai vị trí thập phân khi chuyển đổi sang Mail Merge. Ví dụ, tài liệu Mail Merge hiển thị 4 vị trí thập phân trong khi hàm Round chỉ định 2 hoặc 3 vị trí.

    Trong một số trường hợp hiếm gặp, hàm ROUND còn hiển thị sai số trong Mail Merge ví dụ thay vì 1.0014, Mail Merge hiển thị 1.0013.

    3. Sử dụng liên kết DDE

    Hai phương pháp trên tương đối đơn giản nhưng bạn cần nhớ mã định dạng và trong một số trường hợp mã giống nhau nhưng cách sử dụng cũng khác nhau.

    Một biện pháp đơn giản hơn là liên kết Word với Excel sử dụng liên kết DDE (Dynamic Data Exchange). Nghe có vẻ phức tạp nhưng nếu bạn có thể trộn thư thì DDE không thể làm khó bạn. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước và bước đầu tiên là kích hoạt Word mở file thông qua DEE (bước này chỉ cần thực hiện một lần).

    Như đã nói ở trên DDE không hoạt động trong Office 2022. Dynamic Data Exchange là một kỹ thuật cũ và có vẻ Microsoft đang trong quá trình từ bỏ nó. Đôi khi nó hoạt động trong Office 2022 và đôi khi không. Thủ thuật để nó hoạt động trong Office 2022 là nguồn dữ liệu Excel phải được mở trước khi truy cập nó từ Word. Và trong Excel, bảng phải được bắt đầu ở hàng đầu tiên trong bảng tính đầu tiên trong file.

    Bước 3. Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

    Đây là bước đầu tiên và bạn sẽ không phải thực hiện lại nữa. Từ bây giờ, bản sao Word sẽ được mở ở nhiều loại file khác nhau và mở bằng các con đường khác trong đó có DDE. Nhược điểm của phương pháp này là mỗi lần mở file không phải tài liệu Word trong Microsoft Word, chương trình sẽ cho bạn thay đổi lựa chọn.

    Bước 1. Sau khi chọn file dữ liệu muốn sử dụng, hộp thoại Confirm Data Source sẽ xuất hiện.

    Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn cần chọn nó một lần nữa, lần này thông qua liên kết DDE. Từ giờ, định dạng Excel sẽ được chuyển sang tài liệu Word Mail Merge khá nguyên vẹn.

    Cảnh báo: Đảm bảo tài liệu bạn muốn hợp nhất phải nằm trong sheet đầu tiên của tài liệu Excel.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Mail Merge: Chức Năng Trộn Thư Rất Hữu Ích Của Microsoft Word.
  • Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003
  • Kỹ Thuật Trộn Thư Cao Cấp Trên Ms Word2003
  • Công Việc Nhẹ Nhàng Hơn Khi Biết Chức Năng Các Phím Từ F1
  • Sao Chép Cắt Dán, Viết Hoa Khi Bắt Đầu Câu Mới, Autotext. Trộn Văn Bản Trong Word
  • Bạn đang xem bài viết Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Word trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!

  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100
  • CẦM ĐỒ TẠI F88
    15 PHÚT DUYỆT
    NHẬN TIỀN NGAY

    VAY TIỀN NHANH
    LÊN ĐẾN 10 TRIỆU
    CHỈ CẦN CMND

    ×