Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Xử Lý Hàng Tồn Kho mới nhất trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Trường hợp 1: Hàng tồn kho ảo
Nguyên nhân của việc tồn kho ảo
Do việc doanh nghiệp bán hàng không xuất hóa đơn. Đây là một việc thường xuyên diễn ra khi khách hàng của doanh nghiệp không có nhu cầu nhận hóa đơn. Và lỗi thuộc về kế toán khi bán hàng đủ điều kiện ghi nhận doanh thu nhưng không xuất hóa đơn cho dù người mua không có nhu cầu.
Trường hợp thứ 2 là việc nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không đúng với hoạt động kinh doanh dẫn đến hàng tồn kho tồn nhiều.
Cách xử lý hàng tồn kho ảo
Xuất hóa đơn bán hàng cho khách lẻ không lấy hóa đơn
Cách này khá an toàn. Tuy nhiên doanh nghiệp chịu 10% thuế GTGT, đồng thời làm tăng doanh thu bán hàng trong kỳ. Mặc dù thực tế trong kỳ không phát sinh, như vậy cần phải cân đối được doanh thu chi phí làm sao cho hợp lý với số thuế TNDN phải nộp.
Hạch toán 2 bút:
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111
Có TK 511, 3331
Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 156
Xuất hàng cho biếu tặng nhân viên
Theo hướng dẫn tại khoản 7 điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC quy định:
“Đối với trường hợp này xuất hàng cho biếu tặng nhân viên vẫn phải xuất hóa đơn. Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa dịch vụ của khách hàng.”
Như vậy có thể thấy xuất hàng cho biếu tặng nhân viên là một khoản chi có tích chất phúc lợi. Vì vậy nó được tính vào chi phí được trừ khi xác đinh thuế TNDN. Tuy nhiên để được tính vào chi phí hợp lý được trừ cần lưu ý: Tổng số chi có tính chất phúc lợi không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm.
Chứng từ kèm theo: Hóa đơn, phiếu xuất kho, danh sách nhân viên được cho biếu tặng hàng hóa.
Hạch toán kế toán:
+ Sản phẩm hàng hóa dùng để cho biếu tặng được chi bằng quỹ khen thưởng phúc lợi
Nợ TK 353
Có TK 511, 3331
+ Đồng thời ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 156
Xuất hàng hóa trả thay lương cho người lao động
Trường hợp này cũng phải xuất hóa đơn tương tự như trường hợp hàng hóa cho biếu tặng ở trên.
Chứng từ kèm theo: Hóa đơn, phiếu xuất kho, bảng lương
Hạch toán kế tooán:
Nợ TK 334
Có TK 511, 3331
Nợ TK 632
Có TK 156
Lập biên bản thanh lý hàng hóa do hàng hóa lâu ngày, khó bán…
Doanh nghiệp phải tiến hành lập hội đồng kiểm kê hàng hóa, thanh lý hàng hóa.
Chứng từ kèm theo: Biên bản thanh lý, bảng tổng hợp hàng hóa cần thanh lý, quyết định thanh lý, hóa đơn, phiếu xuất kho.
Hạch toán kế toán :
Nợ TK 111,112,131
Có TK 511, 3331
Nợ TK 632
Có TK 156
Đăng ký với sở công thương chương trình khuyến mại.
Khi áp dụng chương trình khuyến mại, doanh nghiệp phải thông báo và đăng ký với sở công thương.
Chứng từ kèm theo: Hợp đồng, hóa đơn phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có….
Hạch toán kế toán:
Nợ TK 111,112,131
Có TK 511.
Có TK 3331
Nợ TK 632
Có TK 156
Trường hợp 2: Hàng tồn kho hết hạn sử dụng
Hàng tồn kho hết hạn sử dụng là gì?
Hàng tồn kho hết hạn sử dụng được hiểu là các mặt hàng sau một thời gian sản xuất mà không bán được dẫn đến bị hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng. Doanh nghiệp cần nhanh chóng tìm ra biện pháp xử lý để hạn chế tổn thất về mặt kinh phí, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh.
Cách xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng
Về thuế thu nhập doanh nghiệp
Căn cứ Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC ban hành ngày 22/06/2015 (bổ sung cho Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC) về hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN thì hàng hóa tồn kho hết hạn sử dụng nếu không được bồi thường sẽ tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Hồ sơ chuẩn bị gồm:
Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập. Cần xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng là gì?; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng.
Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).
Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).
Hồ sơ sẽ được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.
Lưu ý: Tùy thuộc vào mặt hàng tồn kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh hàng hóa bị hòng và tiêu hủy. Đặc biệt như các mặt hàng thuốc, vật tư y tế…
Với thuế giá trị gia tăng
Khoản 1, Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC nêu nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào có quy định. Các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường sẽ được khấu trừ thuế GTGT gồm: các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường, thiên tai, hỏa hoạn, hàng quá hạn sử dụng… Muốn được khấu trừ thuế, doanh nghiệp phải cung cấp đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh cho các trường hợp tổn thất được bồi thường.
Lưu ý: Hàng hóa hết hạn sử dụng nếu không được bồi thường vẫn sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Hướng dẫn hạch toán hàng hóa tồn kho hết hạn sử dụng, hư hỏng phải hủy
Tại điểm c, điều 45 Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
c) Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi:
Nợ TK 229: Dự phòng tổn thất tài sản (số được bù đắp bằng dự phòng)
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)
Có các TK 152, 153, 155, 156.
Vậy, trước đó kế toán phải trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khi trích lập hạch toán:
Nợ TK 632
Có TK 229
Cách Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả Trong Doanh Nghiệp
Trong doanh nghiệp, bất kỳ ngành nghề nào, sản xuất hay thương mại thì việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là cực kỳ quan trọng. Đây là chìa khóa để quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Hiệu quả của việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể đọc, hiểu và nhận diện chính xác mã từng vật tư/ hàng hóa. Nhưng quan trọng hơn hết là doanh nghiệp có thể kiểm soát tồn kho hiệu quả và và chính xác hơn vì thực tế, với một vật tư có nhiều tên gọi, khi chuẩn hóa bộ mã thì sẽ tránh được việc trùng lặp, sai xót.
Việc xây dựng mã hàng có rất nhiều cách thức khác nhau nhưng để xây dựng một bộ mã cho khoa học thì phải đảm bảo hai nguyên tắc cơ bản sau:
Mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thông tin:
Yêu cầu quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tên gọi cũng như nhóm vật tư. Ví dụ: cùng là nhóm đối tượng dây điện nhưng chúng có thể được phân loại chi tiết và có nhiều tiêu chí phân loại hay không: có thể phân loại theo công suất, kích thước hay chất liệu… Việc phân loại này lại có thể được bỏ qua nếu như yêu cầu quản lý chỉ cần biết số lượng của tất cả các loại dây điện. Bắt buộc mô tả đặc tính sản phẩm và thống nhất cách đặt tên sản phẩm là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc sử dụng bộ mã.
Thói quen của người sử dụng thông tin cũng như cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã
Thói quen hầu như quyết định các công việc hàng ngày và việc thay đổi thói quen thường phải trải qua một quá trình dài. Với bộ mã hiện có, những người đang hàng ngày làm việc và thao tác đã có thói quen với bộ mã sẽ không muốn có những thay đổi gì và thường thì họ không nhận ra được những bất hợp lý trong bộ mã mà họ đang sử dụng. Trong khi với một quy mô lớn, việc thay đổi thói quen của số đông người sử dụng không phải là dễ thực hiện.
Cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã cũng là yếu tố quyết định. Bộ mã gợi nhớ cũng chỉ là một phần, điều quan trọng là bộ mã đó phải được áp dụng nhất quán trong toàn doanh nghiệp, không cho phép việc chỉnh sửa, gọi tên một cách tuỳ tiện. Chính những cơ chế này dần dần tạo ra thói quen trong việc sử dụng bộ mã.
Để có được một bộ mã khoa học trước hết cần nghiên cứu và đáp ứng được các yêu cầu trên. Cần có bước khảo sát và tổng hợp các thông tin một cách bài bản và toàn diện về vật tư/ hàng hóa, phân loại và lập danh sách vật tư/ hàng hóa theo các tiêu thức phù hợp với yêu cầu quản lý. Làm được điều này, quá trình mã hoá vật tư/ hàng hóa sẽ trở thành đơn giản, dễ nhớ và ít có sự thay đổi (gọi là bộ mã khoa học). Tất nhiên, còn một yếu tố quan trọng để quyết định bộ mã có khoa học hay không, đó là quy tắc (quy ước) mã hoá. Quy tắc mã hoá là để đảm bảo:
Bộ mã thống nhất
Bộ mã có thể được mở rộng tới bất kỳ, không phụ thuộc có bao nhiêu chủng loại
Phổ biến cho các đối tượng sử dụng để thuận tiện trong việc áp dụng các mã mới hoặc cho người mới sử dụng.
Cuối cùng, không thể có bộ mã khoa học cho tất cả các doanh nghiệp. Cách mã hoá của doanh nghiệp này có thể không phù hợp với doanh nghiệp khác. Cho nên nắm chắc yêu cầu quản lý và đặc tính sản phẩm vẫn là yếu tố quyết định tính khoa học của bộ mã.
2. Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa
Đây là công việc vô cùng quan trọng để có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt vật tư/ hàng hóa dẫn đến giảm doanh thu (đối với doanh nghiệp thương mại), việc sản xuất bị trì trệ ( đối với doanh nghiệp sản xuất), đồng thời giảm thiểu và hạn chế tối đa các chi phí tồn kho của doanh nghiệp.
Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định nào đó, đặc biệt những mặt hàng sản xuất và kinh doanh có thời vụ.
3. Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý
Nếu chúng ta làm tốt 2 điều trên mà không biết cách sắp xếp hàng hóa ở trong kho thì mọi nỗ lực để quản lý hàng tồn kho hiệu quả để trở nên vô nghĩa. Ngày nay, các Doanh nghiệp thường sắp xếp vật tư/ hàng hóa theo vị trí, đây là cách khoa học, thuận tiện và hợp lý nhất. Mỗi loại vật tư/ hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho, cách này cũng sẽ giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt về vị trí hàng trong kho khi cần xuất kho hay kiểm kho. Quản lý theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa.
Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:
Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.
4. Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không, các doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng, doanh nghiệp cũng có thể phát hiện ra hàng hư hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Đây là hoạt động vô cùng cần thiết. Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng. Ít nhất doanh nghiệp nên thực hiện việc này 6 tháng một lần.
5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho
Ở trên là một số công việc doanh nghiệp cần thực hiện để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, để thực hiện các công việc đó dễ dàng và chính xác thì doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho. Ví dụ có thể sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện nhập – xuất – kiểm kê vật tư/ hàng hóa, sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi, cảnh báo tồn kho tối đa, tối thiểu, quản lý vật tư/ hàng hóa theo vị trí trong kho.
Việc áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm là phương pháp khá hiệu quả và chiếm nhiều lợi thế. Bởi vì với phương pháp này thì bất cứ khi nào và ở đâu, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu được tồn kho một cách chính xác, có thể lên số lượng đặt hàng nhanh chóng, giảm tình trạng hàng hóa tồn quá nhiều hoặc thiếu hụt. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng có thể biết được mặt hàng nào luân chuyển chậm để giảm lượng đặt hàng nhằm tiết kiệm chi phí và ưu tiên những mặt hàng đem lại lợi nhuận lớn hơn.
Tất cả những vấn đề này đều được hỗ trợ đắc lực nếu doanh nghiệp sử dụng
_Sunflower_
Phương Pháp Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả
1. Thực hiện đúng quy trình quản lý hàng tồn kho
Quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ khi nguyên vật liệu được vận chuyển từ kho của nhà cung cấp tới kho nguyên liệu của doanh nghiệp cho đến khi thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành phẩm. Vì vậy, việc xây dựng quy trình quản lý kho trong doanh nghiệp là việc thiết lập quy trình nhập kho, quy trình xuất kho, quy trình kiểm kê, điều chỉnh hàng tồn kho và quy trình tái chế. Quy trình quản lý kho khá phức tạp, bao gồm nhiều công đoạn, do vậy đây không phải một công việc dễ dàng với nhiều doanh nghiệp.
Là một người quản lý, không những bạn cần thiết lập quy trình rõ ràng, thống nhất cho toàn bộ công tác quản lý kho, mà bạn còn cần phải đào tạo, hướng dẫn chi tiết để nhân viên thực hiện đúng quy trình, đồng thời liên tục theo dõi nhằm phát hiện những thiếu sót phát sinh trong quá trình làm việc. Quy trình quản lý kho nên được thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ ngay từ đầu, từ đó sẽ giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian giải quyết những sai sót khi điều hành hệ thống kho của doanh nghiệp.
2. Thường xuyên kiểm kê hàng trong kho
Kiểm kê hàng tồn kho là công việc cần thiết trong mọi doanh nghiệp, và cần được thực hiện thường xuyên, định kỳ nhằm xác định số lượng hàng trong kho là bao nhiêu, có khớp với số liệu trên sổ sách hay không. Như vậy, việc thất thoát hàng hóa sẽ được phát hiện kịp thời, đồng thời giúp xác định nguyên nhân thất thoát và cập nhật chính xác số liệu.
Việc kiểm kê hàng hóa trong kho cần được thực hiện ít nhất 6 tháng một lần, đồng thời cần tuân thủ theo bảng hướng dẫn kiểm kê cụ thể đã được lập và phê duyệt trước đó. Dựa trên những số liệu kiểm kê thực tế, nhà quản lý cần xem xét và đưa ra những điều chỉnh cần thiết, chẳng hạn như khi phát hiện ra những hàng hóa đã hư hỏng, lỗi mốt, cần thanh lý thì cần đề xuất triển khai những hoạt động giảm giá, khuyến mãi nhằm thanh lý các mặt hàng đó để thu hồi vốn.
3. Quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch
Sử dụng mã vạch nhằm phân loại, sắp xếp hàng tồn kho là biện pháp khá hữu hiệu và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Trước tiên, hàng hóa cần được phân loại theo từng nhóm, sau đó sử dụng mã vạch để đặt tên cho từng nhóm sao cho dễ gọi tên và quản lý. Khi muốn tìm kiếm hàng hóa cho việc bán hàng hay nhập hàng, nhân viên chỉ cần quét mã vạch trên hệ thống, sẽ xác định được chính xác vị trí, số lượng của từng loại hàng hóa.
Với việc sử dụng mã vạch, hàng hóa sẽ được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc kiểm đếm, xuất nhập hàng hóa, phục vụ hoạt động lưu kho cũng như hoạt động bán hàng, từ đó tiết kiệm thời gian cho bộ phận quản lý kho của doanh nghiệp.
4. Quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm
Việc sử dụng mã vạch có thể giúp sắp xếp, kiểm kê hàng hóa thuận tiện, nhanh chóng, tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu quản lý kho của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kho, với nhiều tính năng hữu hiệu như kiểm soát về giá trị, số lượng, hàng hóa tồn kho; theo dõi việc luân chuyển, sử dụng nguyên liệu, vật tư; lập và kiểm soát phiếu xuất nhập kho cũng như các báo cáo khác khi cần thiết.
Việc trích xuất các báo cáo bằng phương pháp thủ công sẽ làm tốn rất nhiều thời gian cũng như công sức của nhân viên kho. Hơn nữa, việc này còn có một độ trễ nhất định, nhà quản trị không thể nắm bắt được toàn bộ tình hình lưu kho của doanh nghiệp ngay trong thời gian thực, từ đó đưa ra được những quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.
Quản lý hàng hóa trong kho là công tác quan trọng, có vai trò quyết định đến việc quản lý nguồn vốn lưu chuyển trong doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý tốt hàng tồn kho giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả nhất.
Bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý kho thông minh để tối ưu chi phí quản lý cho doanh nghiệp của mình? Bạn muốn tư vấn sâu hơn và được demo về phần mềm hỗ trợ quản lý kho theo QR code/ Barcode mà nhiều doanh nghiệp lớn đã ứng dụng thành công? Hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn giải pháp của chúng tôi: 0986.196.838.
Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng: Tối Ưu Hoá Quy Trình Xuất Nhập &Amp; Tồn Kho
Phần mềm quản lý kho hàng là phần mềm chuyên dụng thực hiện các chức năng hướng dẫn, kiểm soát và theo dõi các hoạt động xuất hàng, nhập hàng, lưu trữ, tồn kho, lao động,… trong kho hàng. Phần mềm quản lý kho hỗ trợ tích hợp các phần mềm khác như: quản lý mua hàng (ERP), quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất, phần mềm quản lý vận tải. Hiện nay phần mềm quản lý kho hàng cũng được áp dụng cho trung tâm phân phối (DC), kho hàng ICD,…
Một phần mềm quản lý kho thường có các chức năng như sau:
Hỗ trợ xử lý đơn đặt hàng.
Bán hàng và phân phối.
Quản lý tồn kho.
Nhận hàng và xuất kho.
Quản lý nhà cung cấp / Tìm nguồn cung ứng.
Quản lý thanh toán.
Hiện nay, đã có nhiều kho tích hợp với các công nghệ thông minh trong quản lý kho hàng: Ligh-picking, Voice-picking, hỗ trợ nhiều loại hand-held, đi đếm kho bằng Ipad/Tablet,…để nâng cao năng suất cho công nhân vận hành kho.
Những rủi ro trong quản lý kho hàng (Warehouse risk management)
Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản lý và vận hành kho hàng. Có nhiều vấn đề tồn đọng như: nghiệp vụ quản lý kho hạn chế, chưa tuân thủ các quy định và nguyên tác quản lý kho: 5S, JIT, LEAN, ISO, an toàn cháy nổ…
Nhận thông tin đơn hàng trễ, nhập liệu đơn hàng thủ công dễ sai sót
Không ghi nhận được số lô/batch, không đảm bảo FIFO.
Phụ thuộc kinh nghiệm của thủ kho để nhớ mặt hàng, đưa hàng vào vị trí lưu trữ.
Khó theo dõi hàng trả về từ thị trường.
2. Xuất hàng (Outbond)
Không “truy vết” được số lô/batch nào bán cho khách hàng nào. Đặc biệt là hàng bán vào siêu thị, cửa hàng tiện lợi khi có sự cố.
Không gian kho nhỏ, tối đa hóa diện tích lưu trữ nên việc soạn hàng rất vất vả.
Khó điều tra nguyên nhân nếu có mất mát hàng, hư hỏng, sự cố xảy ra trong kho.
Nhiều thao tác thủ công, năng suất lao động chưa cao.
Nguy cơ hàng hết hạn sử dụng trong kho do không theo dõi được hạn sử dụng.
Bố trí mặt bằng theo loại hàng để dễ nhớ nên chưa tối ưu khai thác không gian lưu trữ.
Tốn nhiều thời gian kiểm đếm, ký chứng từ, dễ mắc sai sót số liệu.
Tốn nhiều công sức cho kiểm đếm hoặc cả tháng mới kiểm kê kho một lần.
Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng
Đặt hàng hóa đúng nơi, đảm bảo các quy trình kho khác được diễn ra thuật lợi. Khi doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm quản lý kho, hàng hóa sẽ luôn được đặt đúng chỗ để tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng và thời gian sản xuất.
Phần mềm dễ dàng tích hợp với các công nghệ thông minh khác: Kết nối vạn vật (IoT), quét mã vạch (RFID/QR/Barcode Scan), giọng nói (Voice ) từ đó giúp nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng.
Lập kế hoạch nhận hàng: Việc sắp xếp khu vực lưu trữ trống cho hàng hoá vô cùng quan trọng, giúp bạn bố trí nhân công, thiết bị hiệu quả, có sự chuẩn bị nhằm đáp các yêu cầu đặc biệt khác của chủ hàng. (Năng suất công nhân kho cao hơn vì nhiều hàng hóa có thể được đưa đi trong thời gian ít hơn.)
Xử lý và kiểm tra quy trình nhập kho nhanh hơn: Ít lỗi hơn, xử lý biên nhận hàng, cân hàng, kiểm đếm hàng hoá nhanh hơn giúp bạn tiết kiệm thời gian. (Thời gian chu kỳ nhận hàng ngắn hơn)
Nhận hướng dẫn nhập kho từ hệ thống/phần mềm: Năng suất cao hơn trong kho của bạn giúp bạn tiết kiệm chi phí, hàng hóa trong nước được lưu trữ ở đúng vị trí nhanh hơn/ Khả năng hiển thị hàng tồn kho chính xác hơn. (Vận chuyển hàng hóa dễ dàng hơn và nhanh hơn để tìm, theo dõi và truy xuất.
Chụp bằng chứng hình ảnh về tình trạng hàng hóa: là bằng chứng về tình trạng hàng hóa, hỗ trợ khi xảy ra tranh chấp với nhà cung cấp/ chủ hàng.
In nhãn và dán nhãn tại chỗ để thay thế lô hàng hỏng hoặc mất mát.
Chưa kể, với tính năng tích hợp thông báo trước vận chuyển (ASN) giúp tiết kiệm thời gian chờ của tài xế xe tải.
Phần mềm quản lý kho hàng gợi ý các phương án picking, di chuyển hàng hoá khả thi nhất dựa trên thuật toán tối ưu (dựa trên lịch sử vận hành để tối ưu). Tối ưu hóa hiệu quả quá trình lấy hàng, người quản lý kho phù hợp với chiến lược chọn và tự động hóa chính xác với hàng hóa được xử lý (pallet, carton, lô hàng lẻ, cụm,…).
Đối với kho hàng và trung tâm phân phối không xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, phần mềm có thể được thực hiện dựa trên khối lượng nhận và vận chuyển.
Hình 2: Các lô hàng được tách biệt màu sắc bởi thuật toán phân tích tồn kho
Giảm thời gian picking: áp dụng một phương pháp chọn hoặc kết hợp các phương pháp để giảm thời gian di chuyển giữa các địa điểm chọn. Đây là quy trình tốn kém nhất trong kho, bao gồm 55% tổng chi phí vận hành, tối ưu hóa quy trình này sẽ giảm chi phí đáng kể và tăng hiệu quả vận hành kho.
Quy trình đóng gói và dán nhãn: tất cả các dữ liệu cần thiết được nhập vào phần mềm để xử lý và đưa ra gợi ích. Chẳng hạn như kích thước và trọng lượng, phần mềm WMS có thể tự động xác định loại và số lượng vật liệu đóng gói sẽ giữ cho mặt hàng an toàn và chi phí đóng gói thấp nhất. Nhãn hàng hoá sẽ luôn được dán đúng vị trí trên kiện hàng.
Hệ thống cảnh báo tự động: Hàng tồn kho luôn cập nhật để tránh tình trạng thiếu hàng. Nó cũng sẽ tạo cảnh báo thông qua email hoặc SMS khi các mặt hàng không được phân phối để bạn có thể tìm nguồn thay thế hoặc đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
Lưu trữ: hàng hóa được đặt vào không gian lưu trữ thích hợp nhất với từng loại hàng hoá/lô hàng/yêu cầu của khách hàng. Khi được thực hiện đúng nghiệp vụ, qúa trình lưu trữ sẽ tối đa hóa tối đa không gian có sẵn trong kho và tăng hiệu quả lao động.
(Mobile App) ứng dụng quản lý cho thiết di động: là một bước cải tiến trong quản lý kho hàng, thay thế phương pháp quản lý & vận hành thủ công nhằm tiến đến kho hàng không giấy tờ (paperless warehouse). Giúp tăng tỷ lệ chính xác của hàng tồn kho (lên tới 99%) bằng cách xóa nhập dữ liệu thủ công. Hỗ trợ các nhà quản lý kho cần di chuyển trong kho, khi cần truy cập vào các số liệu hiệu suất, email của khách hàng, tài liệu nội bộ,…
Phân tích dự báo tồn kho: cung cấp các kết quả ước tính hợp lý về doanh số mỗi ngày, cho nhà quản lý biết số lượng sản phẩm dự kiến sẽ được xuất/nhập/lưu trữ. Việc xây dựng mô hình dự báo phức tạp do nhu cầu và tính thời vụ dễ dàng hơn.
Nâng cao năng lực cạnh tranh: Các doanh nghiệp logistics, sản xuất đã và đang tiến đến áp dụng công nghệ trong vận hành, quản trị. Giúp iết kiệm chi phí, tối ưu và tự động hoá vận hành cũng như đáp ứng các yêu cầu về kết nối công nghệ thông tin của khách hàng.
Phân quyền truy cập khách hàng: Phần phần hỗ trợ tính năng cấp quyền truy cập cho nhiều khách hàng, nhà cung cấp. Họ có thể chủ động kiểm tra hàng hoá của mình cũng như các trách nhiệm khác. Hạn chế giao tiếp bằng email, điện thoại gây mất thời gian, bị động,… cũng như xử lý cách nghiệp vụ phức tạp khác.
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng
Thông thường, các doanh nghiệp quản lý tồn kho bằng file excel quản lý kho đơn giản hay các database quản lý kho hàng rời rạc, dễ bị nhầm lẫn. Ảnh hưởng đến vận hành cũng như báo cáo tồn kho, gây mất thời gian lao động.
Chưa kể hiện nay đã có rất nhiều các nhà vận tải, doanh nghiệp logistics, chủ hàng đã vận hành hoàn toàn trên các nền tảng công nghệ logistics: phần mềm quản lý vận tải, phần mềm quản lý phân phối, phần mềm quản lý bán hàng,… Vì vậy, các doanh nghiệp đều yêu cầu các đối các, khách hàng có các phần mềm hay hệ thống có thể tích hợp vào phần mềm của doanh nghiệp họ. Giúp việc chia sẻ và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và minh bạch.
Với phần mềm quản lý kho, nhà quản lý, thủ kho, nhân công và hầu hết các hoạt động vận hành kho hàng đều được thiết lập trên phần mềm nhằm quản lý kho hàng toàn diện.
Các tính năng quan trọng và đặc thù của phần mềm quản lý kho phù hợp với các doanh nghiệp 3PL, chủ hàng, nhà phân phối (Distribution), doanh nghiệp sản xuất (production),
Thống kê báo cáo từ đơn hàng, kiện hàng đến tổng đơn hàng: nhận/ Xuất/ Tồn.
Báo cáo nhận/xuất theo ngày.
Quản lý phiếu nhập kho/ Phiếu kiểm đếm/ Phiếu cân container: ghi nhận theo xe, nhà cung cấp.
Báo cáo SKU/ Pallet/ Hàng hư hỏng/ Đổi trả.
Quản lý kế hoạch cổng kiểm tra/nhận hàng/xuất hàng/châm hàng/đóng gói – sửa chữa.
Kiểm tra hiện trạng quy cách chất xếp hàng hoá, mô hình hoá tồn kho (Warehouse visualization)
Quản lý Zone/ Layout/ Line/ BOM/ Rack/ Chiến lược chất xếp hàng hoá/ Rót hàng
Quản lý đội nhóm/ Nhân công/ Lương và các chi phí khác.
Chỉ với một phần mềm quản lý kho hàng duy nhất hay hệ thống quản lý kho hàng WMS, quý doanh nghiệp đã có thể quản lý hầu hết các hoạt động vận hành kho: quy trình xuất kho, nhập kho; quản lý tồn kho, giúp tiết kiệm chi phí vận hành, tránh sai sót cho lỗi thủ công. Nhà quản trị chỉ theo dõi báo báo tồn kho, hoạt động vận hành hàng ngày thông qua một phần mềm quản lý kho hàng duy nhất.
Về mặt khác, cải thiện hiệu quả hoạt động kho cần có sự kết hợp của thu thập dữ liệu, cải tiến quy trình và công nghệ.
Smartlog không chỉ bán phần mềm, chúng tôi còn hỗ trợ tất cả giải pháp quản lý kho hàng từ thiết kế đến vận hành cho quý khách hàng, đối tác. Smartlog không ngại chia sẻ và hỗ trợ bằng tâm huyết của những người làm logistics & làm giải pháp kho hàng. Với đội ngũ chuyên gia có rất nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý logistics, vận hành nhiều loại kho hàng: FMCG, F&B, phân phối, hoá chất, dệt may, kho nguyên vật liệu, hàng thành phẩm, CFS,… cho các doanh nghiệp logistics lớn, đa quốc gia.
Bạn có khó khăn trong vận hành và quản lý kho hàng? Hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên gia của Smartlog!
Bạn đang xem bài viết Cách Xử Lý Hàng Tồn Kho trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!