Xem Nhiều 1/2023 #️ Giải Pháp Công Nghệ Cho Đề Án “Quản Lý Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước” # Top 7 Trend | Theindochinaproject.com

Xem Nhiều 1/2023 # Giải Pháp Công Nghệ Cho Đề Án “Quản Lý Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước” # Top 7 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Giải Pháp Công Nghệ Cho Đề Án “Quản Lý Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước” mới nhất trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Thực hiện Kế hoạch số 146/KH-BNV ngày 11 tháng 01 năm 2018 của Bộ Nội vụ, ngày 05/10/2018 vừa qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội thảo xin ý kiến của các bộ, ngành trung ương, một số tỉnh thành phố trực thuộc trung ương và doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ thông tin về Đề án “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước”, trong đó có Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.

Trong bối cảnh hiện nay, quản lý văn bản, tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo hiệu quả cải cách hành chính, chứng minh tính minh bạch và trách nhiệm giải trình các hoạt động bằng thông tin văn bản. Tuy nhiên, kết quả khảo sát 264 công chức, viên chức đến từ 132 cơ quan nhà nước cho thấy 85% các cơ quan, tổ chức nhà nước đang lúng túng khi đối mặt với việc quản lý cả văn bản giấy và văn bản điện tử. Tình trạng quản lý văn bản, tài liệu tại nhiều cơ quan, tổ chức được đánh giá ở mức trung bình, thậm chí yếu, kém.

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là thiếu các nghiên cứu cơ bản, thiếu định hướng chiến lược, lộ trình cụ thể, đầu tư trang thiết bị… cho việc quản lý tài liệu điện tử. Chính vì vậy, việc xây dựng một Đề án quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay là cần thiết và cấp bách.

Đề án “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước” ra đời với mục tiêu hoàn thiện hệ thống pháp lý và quy trình nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; tiến tới thực hiện văn thư điện tử năm 2025, lưu trữ số năm 2030; xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu số quốc gia và bảo đảm nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh Chính phủ điện tử.

Đề xuất giải pháp công nghệ phần mềm và chuẩn dữ liệu để thực hiện Đề án, tại Hội thảo, SAVIS đã có bài trình bày về Giải pháp lưu trữ số hoá điện tử tập trung trên nền tảng Big Data tuân thủ theo ISO 14721:2012 – Tiêu chuẩn đặc tả kiến trúc hệ thống thông tin lưu trữ mở được các lưu trữ quốc gia lớn trên thế giới áp dụng như NARA Mỹ, NAA Úc, Canada, Pháp, Hoàng gia Anh…. Đây là giải pháp được vinh danh là sản phẩm tiêu biểu của ngành phần mềm, dịch vụ CNTT Việt Nam tại lễ trao Danh hiệu Sao Khuê 2018.

Hiện tại, SAVIS là thành viên của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ICA và các tổ chức Lưu trữ truyền hình Quốc tế như AMWA và FIMS.

Dẫn nguồn báo ICT đưa tin về sự kiện:

http://ictvietnam.vn/tieu-diem/giai-phap-cong-nghe-cho-de-an-%E2%80%9Cquan-ly-tai-lieu-luu-tru-dien-tu-cua-cac-co-quan-nha-nuoc%E2%80%9D.htm

Lưu Trữ Tài Liệu Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước, Góc Nhìn Từ Khía Cạnh Quản Lý (Phần 1)

Dưới tác động của các cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin (CNTT), công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ tự động hoá, công nghệ năng lượng v.v.. Kinh tế- xã hội trên thế giới nói chung và ở Việt nam nói riêng đang biến đổi rất sâu sắc về mọi mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội. Việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động thực tiễn đã góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của xã hội, thúc đẩy phát triển kinh tế, xã hội, nâng cao chất lượng cuộc sống của mỗi người dân

Ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính điện tử giúp cho việc xử lý thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt cho tổ chức, người dân và doanh nghiệp. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ và phát triển kinh tế – xã hội, nâng cao hiệu quả của cải cách hành chính nhà nước. Trong quá trình ứng dụng CNTT trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước đã và đang hình thành một khối lượng tài liệu điện tử khá lớn đòi hỏi phải được quản lý và khai thác sử dụng hiệu quả.

Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng có ý nghĩa quan trọng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng và văn hóa xã hội của đất nước, là di sản quốc gia, thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, cần được quản lý thống nhất, hiệu quả để phục vụ các hoạt động của Đảng, quản lý của Nhà nước và các nhu cầu xã hội theo quy định của pháp luật. Theo quy định tại Luật Lưu trữ: ” Tài liệu lưu trữ điện tử ” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. Đây là một loại hình tài liệu mới hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu. Vì vậy, công tác quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử cần phải có phương pháp mới trên cơ sở hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ và thông tin truyền thông cùng với sự kết hợp chặt chẽ giữa khoa học lưu trữ và khoa học CNTT.

Để thực hiện tốt công tác lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan, tổ chức nhà nước trong thời gian hiện nay, vấn đề cần thiết là phải đánh giá được thực trạng về hệ thống quy phạm pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ điện tử, thông tin truyền thông và giao dịch điện tử, thực trạng về ứng dụng CNTT và quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước đồng thời phải xác định rõ mục tiêu, yêu cầu của quản lý tài liệu điện tử và lộ trình thực hiện hợp lý.

1. Quan điểm, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước

Đảng, Nhà nước đã luôn quan tâm đến việc ứng dụng khoa học công nghệ nói chung và CNTT nói riêng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước. Trong những năm 90 của thế kỷ XX tại Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về phát triển công nghệ thông tin, coi công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại – chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Ngày 17/10/2000, Bộ Chính trị khóa VIII đã ban hành Chỉ thị 58-CT/TW, của về đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đây là những quyết sách đúng đắn, kịp thời và là yếu tố quyết định giúp cho CNTT Việt Nam vượt qua khó khăn, thách thức. Tại Đại hội Đảng lần thứ IX năm 2001, đã khẳng định phải tận dụng mọi khả năng để đạt trình độ tiên tiến, hiện đại về khoa học và công nghệ, đặc biệt là CNTT, tranh thủ ứng dụng ngày càng nhiều hơn, ở mức cao hơn và phổ biến hơn những thành tựu công nghệ hiện đại và tri thức mới, từng bước phát triển kinh tế tri thức.

Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020 nêu rõ các nội dung hiện đại hoá hành chính: Đẩy mạnh ứng dụng CNTT – truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến trên mạng ở mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau; ứng dụng CNTT – truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân.

Tiếp đó, ngày 1/7/2014, Bộ Chính trị ban hành Nghị quyết số 36-NQ/TW tiếp tục khẳng định sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Đảng đối với công tác ứng dụng, phát triển CNTT, khẳng định vị trí, vai trò của CNTT trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc thời kỳ mới. Những định hướng, tư tưởng, giải pháp lớn trong Nghị quyết là tiền đề quan trọng để CNTT Việt Nam phát triển mạnh mẽ, sâu rộng hơn, đề ra những định hướng lớn cho sự phát triển ngành CNTT nước ta trong khoảng 10 – 20 năm tới. CNTT phải được ứng dụng rộng rãi và trở thành một ngành kinh tế có tác động lan tỏa trong phát triển kinh tế – xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh, góp phần nâng cao năng suất lao động, năng lực cạnh tranh quốc gia, chất lượng cuộc sống, chỉ số phát triển con người Việt Nam và nâng cao khả năng phòng thủ quốc gia trong chiến tranh mạng. Đến năm 2030, đưa năng lực nghiên cứu, ứng dụng, phát triển, sản xuất và cung ứng sản phẩm, dịch vụ CNTT đạt trình độ tiên tiến thế giới; Việt Nam trở thành quốc gia mạnh về CNTT và bằng CNTT. Đồng thời, thực hiện các giải pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, nâng cao năng lực quản lý các mạng viễn thông, truyền hình Internet.

Ngày 15/04/2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết 26/NQ-CP về Chương trình hành động nhằm cụ thể hóa việc thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 1/7/2014 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế với 8 nhiệm vụ trọng tâm nhằm đạt được mục tiêu Nghị quyết 36-NQ/TW đề ra gồm: Đổi mới, nâng cao nhận thức và tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin; Xây dựng, hoàn thiện cơ chế, chính sách pháp luật về ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin; Xây dựng hệ thống hạ tầng thông tin quốc gia đồng bộ, hiện đại; Ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi, thiết thực, có hiệu quả cao; Phát triển công nghiệp công nghệ thông tin, kinh tế tri thức; Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin đạt chuẩn quốc tế, đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng, tiếp thu, làm chủ và sáng tạo công nghệ mới; Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quốc phòng, an ninh; bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, nâng cao năng lực quản lý các mạng viễn thông, truyền hình, Internet; Tăng cường hợp tác quốc tế.

Ngoài ra để cụ thể hóa chủ trương, đường lối của Đảng về phát triển ứng dụng CNTT, Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch, chương trình ứng dụng CNTT trong các CQNN hết sức cụ thể, thiết thực, như: Luật Công nghệ thông tin, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN; Luật Giao dịch điện tử năm 2005; Nghị định số 26/2007/NĐ-CPquy định chi tiết về chữ ký số và chứng thư số; việc quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số; Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt dộng của CQNN giai đoạn 2011-2015; Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định vể việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của CQNN; Nghị quyết số 36a/NQ- CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về CPĐT; Luật An toàn thông tin 2015.

2. Thực trạng ứng dụng CNTT và quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay

2.1. Thực trạng ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước hiện nay

Theo báo cáo tại công văn số 1557/BTTTT-THH ngày 09/5/2017, của Bộ Thông tin và Truyền thông về đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương năm 2016. Kết quả cụ thể như sau:

– Về nguồn nhân lực: Trên cả nước, cán bộ, công chức, viên chức sử dụng máy tính để giải quyết công việc đã trở thành thường xuyên. Trình độ cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của các Bộ, cơ quan ngang Bộ tương đối cao, 89,32% cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của các Bộ, cơ quan ngang Bộ có trình độ từ đại học trở lên. Tại địa phương trên 90% các cơ quan chuyên môn (Sở, ban, ngành) và Ủy ban nhân dân các quận, huyện đã có cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin. Các tỉnh, thành phố đã chú ý tới việc thu hút cán bộ chuyên trách CNTT, định kỳ tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo về công nghệ thông tin cho cán bộ.

– Các ứng dụng cơ bản trong hoạt động quản lý đã được hầu hết các Bộ, cơ quan ngang Bộ, địa phương đưa vào sử dụng tại các đơn vị thuộc, trực thuộc như: Ứng dụng quản lý văn bản đi, đến và điều hành được sử dụng rộng rãi (100%, bộ ngành và địa phương; Ứng dụng chữ ký số trong việc gửi/nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan (18/19 Bộ, cơ quan ngang Bộ; 53/ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) đã triển khai sử dụng ở các quy mô khác nhau.

– Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin: Các Bộ ngành và địa phương đã trang bị tương đối đầy đủ máy tính cho các cán bộ, công chức để phục vụ việc xử lý công việc. Tại địa phương, khoảng cách về hạ tầng công nghệ thông tin giữa các tỉnh, thành phố lớn và các tỉnh còn khó khăn đã giảm mạnh. Việc xây dựng mạng diện rộng (WAN) và kết nối các cơ quan vào mạng WAN tại các Bộ, ngành và địa phương ngày càng cao. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động nội bộ của các cơ quan ngày càng mang lại hiệu quả cho công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo, rút ngắn thời gian trao đổi hồ sơ công việc của cơ quan và giữa các đơn vị. Hiện nay, trang/cổng thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước đã trở thành một trong các kênh cung cấp thông tin và giao tiếp chính giữa cơ quan với người dân và doanh nghiệp. Các Bộ, ngành và địa phương càng ngày càng cung cấp nhiều thông tin, số liệu về hoạt động của cơ quan lên Website/Portal và cập nhật kịp thời. Điều này đã góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Từng bước tạo tiền đề cho việc đẩy mạnh sự tham gia của người dân vào hoạt động của cơ quan nhà nước thông qua việc cơ quan nhà nước cung cấp thông tin, có giải trình, người dân có đầy đủ thông tin từ đó thúc đẩy việc phản biện, hiến kế cho cơ quan nhà nước.

2.2. Thực trạng quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước.

Hầu hết các cơ quan nhà nước đều có chương trình, kế hoạch, lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. Ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công tác quản lý văn bản đi đến và điều hành hoạt động của các cơ quan tổ chức khá hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính. Mức độ ứng dụng CNTT của các cơ quan tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố như hạ tầng kỹ thuật, trình độ về công nghệ thông tin, có đơn vị chỉ sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan để thông tin, trao đổi công việc, gửi bản sao văn bản, có đơn vị đầu tư hạ tầng kỹ thuật, xây dựng phần mềm quản lý và điều hành và liên thông văn bản trong nội bộ.

Mặc dù nguồn nhân lực và hạ tầng kỹ thuật CNTT khá tốt, tuy nhiên việc ứng dụng CNTT để quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay còn một số hạn chế sau:

– Nguồn nhân lực về CNTT và CC, VC chưa được trang bị những kiến thức cơ bản về văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản và tài liệu điện tử.

– Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin vẫn cần phải tiếp tục được đầu tư, đẩy mạnh để đảm bảo việc trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà nước được thuận lợi và nâng cao khả năng bảo vệ an toàn cho việc trao đổi thông tin. Việc cung cấp thông tin, số liệu thống kê vẫn còn nhiều hạn chế. Vẫn còn có sự chênh lệch lớn về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin giữa các tỉnh dẫn đầu và các tỉnh phía dưới, số lượng tỉnh được đánh giá ở mức độ trung bình vẫn cao, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin thấp vẫn tập trung tại các tỉnh còn khó khăn.

– Theo quy định của pháp luật về lưu trữ: Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập. Tuy nhiên, theo đánh giá tại Chỉ thị số 35/2017/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử về lưu trữ. Ứng dụng CNTT của các cơ quan tổ chức còn mang tính tự phát theo nhu cầu quản lý của từng đơn vị, chưa có sự thống nhất về tiêu chuẩn, quy trình, chưa phù hợp với yêu cầu và quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Qua công tác kiểm tra, khảo sát về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các bộ ngành và các địa phương cho thấy hầu hết 100% các đơn vị được kiểm tra, khảo sát đều chưa thực hiện được việc lập và quản lý hồ sơ điện tử. Vì vậy khối lượng tài liệu điện tử khá lớn hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước khá lớn nhưng chưa được xử lý, lựa chọn để bảo quản và khai thác sử dụng hiệu quả. Từ đó ảnh hưởng rất lớn đến quản lý điều hành trong các cơ quan nhà nước và phục vụ nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.

2.4. Nguyên nhân

– Hệ thống văn bản pháp luật hiện hành về quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử trong các cơ quan quản lý nhà nước chưa được hoàn thiện, nhiều nội dung chưa được quy định, chưa đầy đủ, hoặc chưa được sửa đổi bổ sung để đồng bộ với các quy phạm pháp luật về thông tin truyền thông và giao dịch điện tử, chưa bám sát với hoạt động quản lý thực tiễn trong các cơ quan nhà nước. Cụ thể:

+ Về lĩnh vực văn thư: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Hệ thống văn bản này quy định các nội dung về quản lý văn bản đi, đến, sử dụng con dấu trong công tác văn thư; lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đối với văn bản tài liệu giấy và con dấu truyền thống trong các cơ quan nhà nước. Các văn bản này chưa quy định việc quản lý văn bản đi, đến, sử dụng con dấu trong công tác văn thư; lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đối với văn bản và tài liệu điện tử; chữ ký điện tử của người có thẩm quyền và chữ ký điện tử của cơ quan tổ chức trong văn bản tài liệu điện tử. Hơn nữa, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư được ban hành căn cứ theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 đã hết hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.

+ Về lĩnh vực lưu trữ: Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ và một số thông tư quy định về công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung. Đối với tài liệu lưu trữ điện tử, các quy định hiện nay mới chỉ quy định trên những nguyên tắc cơ bản về quản lý tài liệu điện tử như thu thập, xác định giá trị, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ. Chưa quy định chi tiết cụ thể: các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử; tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử; yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

– Hệ thống văn bản pháp luật hiện hành về công nghệ thông tin cần được bổ sung hoàn thiện về kết nối, liên thông, định dạng dữ liệu gói tin, an toàn thông tin, các quy định về chữ ký điện tử phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản để gửi, nhận văn bản và tài liệu điện tử.

Quá Trình Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Văn Thư, Lưu Trữ Và Đề Xuất Nội Dung Xây Dựng Kho Lưu Trữ Tài Liệu Điện Tử

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quan tâm, nghiên cứu và triển khai ứng dụng từ rất sớm. Bài viết sẽ lần lượt giới thiệu tới độc giả những ứng dụng của Cục đã được triển khai và hướng đề xuất nội dung xây dựng kho lưu trữ tài liệu điện tử.

    I. QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU VÀ TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (CNTT) TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

    1. Nghiên cứu, triển khai ứng dụng

    Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quan tâm, nghiên cứu và triển khai ứng dụng từ rất sớm. Năm 1989, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức nghiên cứu đề tài cấp nhà nước: “Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia”, Mã số 48A.02.04 do chúng tôi Dương Văn Khảm, nguyên Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước làm chủ nhiệm. Đề tài đã tập trung phân tích đặc điểm thông tin tài liệu lưu trữ, yêu cầu phân loại, xử lý thông tin tài liệu lưu trữ, các nguyên tắc, phương pháp cơ bản trong việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ.

    Kế thừa kết quả nghiên cứu của Đề tài, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tiếp tục triển khai các đề tài nghiên cứu ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ, cụ các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ và cấp cơ sở đã được triển khai nghiên cứu như sau:

    – Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư (1992-1996);

    – Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức lưu trữ (1996-1998);

    – Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ (1993-1998);

    – Nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ sau cách mạng tháng 8/1945) (1996-1998);

    – Nghiên cứu ứng dụng công nghệ CD-ROM vào việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (tài liệu Châu bản) (1995-1996);

    – Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ (1998-1999);

    – Nghiên cứu giải pháp công nghệ trong việc lưu trữ, quản lý và khai thác sử dụng tài liệu ghi âm trên chúng tôi (1998-1999);

    – Hợp tác với Trung tâm Tin học, Văn phòng Chính phủ xây dựng chương trình quản lý văn thư và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên Lotus Notes (ngày 03 tháng 4 năm 1999 Trung tâm Nghiên cứu khoa học Lưu trữ đã ký bản thoả thuận hợp tác phát triển phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ áp dụng cho các cơ quan hành chính nhà nước);

    – Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử (2006-2008);

    – Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu điện tử (2009-2010);

    – Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản tài liệu lưu trữ số (2010-2012);

    – Nghiên cứu chuẩn dữ liệu trong việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả với tài liệu lưu trữ điện tử (2012-2014);

    – Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam (2013-2015);

    – Xây dựng khung cơ bản của việc quản lý văn bản, tài liệu trong bối cảnh Chính phủ điện tử tại Việt Nam (2018);

    – Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ cơ quan (2017-2020).

    2. Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và văn bản quy phạm pháp luật

    Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ như sau:

    – Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ;

    – Quyết định số 53 QĐ/LTNN-NVTW ngày 28 tháng 4 năm 2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ;

    – Quyết định số 131/QĐ-LTNN ngày 09 tháng 8 năm 2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc mở Website của ngành Lưu trữ trên mạng Internet;

    – Quyết định số 28/QĐ-LTNN ngày 07 tháng 3 năm 2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Website Lưu trữ Việt Nam trên Internet;

    – Công văn số 240/VTLTNN-TTTH ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc chỉ đạo ứng dụng CNTT tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Tin học;

    – Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày 24 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy chế tổ chức, quản lý và khai thác mạng tin học lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

    – Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy định về chuẩn thông tin đầu vào và việc biên mục văn bản, tài liệu hành chính tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

    – Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

    – Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

    – Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

    – Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

    – Quyết định số 118/QĐ-VTLTNN ngày 15 tháng 11 năm 2017 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy định quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

    – Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ (trong đó, Chương II quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử);

    -  Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế – kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

    – Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 23 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;

    – Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 23 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

    – Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

    Thực hiện hướng dẫn, quy định và kết quả nghiên cứu từ các văn bản, đề tài nghiên cứu nói trên, các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã triển khai ứng dụng và đạt được một số kết quả nhất định như sau:

    a) Trang thiết bị phần cứng:

    – Tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia: sử dụng tủ đĩa lưu trữ Reo1000 kết nối trực tiếp với các máy chủ database để lưu trữ dữ liệu. Mỗi tủ đĩa có khả năng lưu trữ lớn và có thể mở rộng dung lượng lưu trữ theo yêu cầu sử dụng; trang bị hệ thống lưu trữ có khả năng quản trị và lưu trữ với dung lượng thông tin khoảng 3TB đối với mỗi Trung tâm. Hệ thống đáp ứng yêu cầu quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tại phòng đọc của các Trung tâm;

    – Tại các đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử: đã xây dựng hệ thống mạng LAN trang thiết bị phục vụ công việc chuyên môn, hệ thống máy chủ, hệ thống mạng, hệ thống lưu trữ có khả năng quản trị và lưu trữ với dung lượng thông tin khoảng 5TB, đường Leased line với các hệ thống tường lửa (firewall); Sử dụng thiết bị lưu trữ SAN (Storage Area Network) EVA3000. SAN là một mạng riêng gồm các thiết bị lưu trữ được liên kết với nhau và liên kết với máy chủ (hoặc một nhóm các máy chủ) đóng vai trò như các điểm truy nhập trong SAN.

    Bên cạnh việc dùng SAN, tủ đĩa cứng làm thiết bị lưu trữ chính, tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Trung tâm Tin học sử dụng tape storage để backup các dữ liệu với dung lượng lớn. Các dữ liệu lưu trên tape có nhược điểm là tốc độ truy cập chậm hơn so với trên ổ đĩa cứng nhưng bù lại, có thể lưu trữ được dung lượng lớn dữ liệu với chi phí rẻ, cho phép bảo quản lâu dài. Ngoài các giải pháp lưu trữ nói trên, giải pháp lưu trữ khác phổ biến ở Việt Nam là thực hiện lưu trữ trên các đĩa CD, DVD cũng được lựa chọn tại Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Trung tâm Tin học.

    Hệ thống máy chủ

    Mỗi Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã có ít nhất một database server dùng lưu trữ dữ liệu và ít nhất một application server cho các chương trình ứng dụng.

    Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử, các server được chia làm hai nhóm:

    Nhóm thứ nhất là các internal server nằm trong internal LAN (Application Server, Database Server, Storage Server) dùng cho mục đích lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu, phát triển ứng dụng.

    Nhóm thứ hai là các public server. Đây là các server thực hiện giao tiếp trực tiếp với internet, cung cấp kết nối cho người dùng. Các server loại này gồm có Web Server, Mail Server, DNS/Proxy Server.

    b) Hệ thống phần mềm:

    Các chức năng chính được tin học hoá:

    – Công tác thu thập tài liệu (nguồn nộp lưu, tài liệu nộp lưu);

    – Quản lý xuất, nhập tài liệu giữa các phòng: phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu; phòng Bảo quản tài liệu; phòng Chỉnh lý tài liệu; phòng Tổ chức sử dụng tài liệu;

    – Quản lý độc giả, quản lý các quá trình đăng ký mượn, duyệt, thu phí, trả tài liệu;

    – Quản lý các quá trình cập nhật, truyền, nhận dữ liệu, đồng bộ hoá dữ liệu giữa các đơn vị cập nhật dữ liệu với phòng Tin học và Công cụ tra cứu thuộc các Trung tâm Lưu trữ quốc gia với Trung tâm Tin học;

    – Quản lý các loại hình tài liệu: tài liệu hành chính; tài liệu phim, ảnh; tài liệu ghi âm; tài liệu xây dựng cơ bản trên cùng một hệ thống thống nhất;

    – Quản trị hệ thống;

    – Quản lý các quá trình sao lưu dữ liệu, phục hồi dữ liệu, an toàn và xác thực thông tin;

    – Lập các báo cáo phục vụ công tác quản lý.

    Hiện nay, phần mềm đã được triển khai tại: Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử; Trung tâm Lưu trữ quốc gia I; Trung tâm Lưu trữ quốc gia II; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV, đã phục vụ khai thác, sử dụng tại phòng đọc của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

    c) Cơ sở dữ liệu:

TT

Tên cơ sở dữ liệu

Số lượng 

Dung lượng (MB)

Bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia

Trang ảnh

Ghi âm

(Giờ)

1

Châu bản Triều Nguyễn

353836

36800

TTLTQG I

2

Địa bạ Triều Nguyễn

694000

92900

TTLTQG I

3

Nha kinh lược Bắc kỳ

367310

50200

TTLTQG I

4

Nha huyện Thọ Xương

67210

5780

TTLTQG I

5

Toàn quyền Đông dương

564000

108000

TTLTQG I

6

Thống sứ Bắc kỳ

600000

115000

TTLTQG I

7

Tài liệu ghi âm

400

TTLTQG II

8

Đĩa hát

520

TTLTQG II

9

Phông hội đồng Quân nhân cách mạng

8540

TTLTQG II

10

Phông ủy ban Lãnh đạo quốc gia

4978

TTLTQG II

11

Phông phủ Thủ tướng VNCH

148000

TTLTQG II

12

Quốc hội

7.201

449536

(439Gb)

TTLTQG III

13

Ảnh

1.117.292

1048576

(1024Gb)

TTLTQG III

14

Bản dập tài liệu Mộc bản Triều Nguyễn

55.324

TTLTQG IV

Tổng cộng

3.925.221

8.121

1.906.792

 

Ths. Lê Văn Năng (Giám đốc Trung tâm LTQG tài liệu điện tử)

Theo: https://luutru.gov.vn/

Giải Pháp Quản Lý Và Lưu Trữ Dữ Liệu Cho Nhiều Site Camera An Ninh

Giới thiệu: Với doanh nghiệp có hệ thống chuỗi cửa hàng, chuỗi chi nhánh, việc xây dựng hệ thống camera an ninh, quản lý và lưu trữ tập trung hình ảnh, video từ camera tại các cửa hàng, chi nhánh là một vấn đề nan giải. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin và hạ tầng mạng viễn thông internet, nhiều ứng dụng, giải pháp được triển khai, đem lại lợi ích thiết thực cho người dùng và doanh nghiệp. IP Camera (IPC) là một trong những giải pháp giúp nhà quản trị nâng cao khả năng quản lý, kiểm tra, giám sát. Với việc sử dụng các ứng dụng được xây dựng sẵn, dễ dàng triển khai và quản lý, có thể truy cập từ bất kỳ đâu, miễn là nơi đó có kết nối internet.Mô hình tổng quan giải pháp:

Không giới hạn không gian lưu trữ. Hệ thống cho phép mở rộng theo từng giai đoạn, lên đến vài trăm Terabyte (TB)

Thiết bị lưu trữ chính đặt ở Trung Tâm. Camera IP có thể đặt khắp nơi thông qua mạng LAN/Internet. Truy suất hệ thống ở bất kì nơi đâu thông qua máy tính, trình duyệt web, hoặc thiết bị di động..

Không giới hạn số lượng Tivi Live view: Liveview ở khắp nơi không cần máy tính, không giới hạn không gian. Không bị bó buộc phải liveview gần thiết bị trung tâm. Số lượng Tivi xem live không giới hạn. Có thể đặt hằng trăm tivi để xem Liveview Liveview bằng máy tính có thể xem 49 kênh cùng lúc. Liveview bằng tivi có thể xem 24 kênh cùng lúc – Người A – Liveview tại Hà Nội – Người B – Liveview tại Đà Nẵng – Người C – Liveview tại Hồ Chí Minh – ….

Không phụ thuộc hãng sản xuất: Giải pháp Synology NVR có thể hoạt động tốt với hơn 1400 loại Camera IP khác nhau đến từ 50 nhà sản xuất có tên tuổi Đạt chứng chỉ ONVIF chuẩn S

Quản lý tập trung: Chỉ việc đăng nhập 1 cổng thông tin duy nhất là có thể quản lý tập trung nhiều địa điểm giám sát:

Bảo mật: Bảo mật bằng cơ chế Mã hóa dữ liệu Bảo mật bằng các giao thức HTTPS và SSL Bảo mật bằng firewall, Block IP Bảo mật bằng Username/password

Phân quyền: Phân quyền theo quyền hạn của người sử dụng Phân quyền theo từng cameraBack up dữ liệu: Backup dữ liệu theo lịch trình do người sử dụng lập ra. Backup đến thiết bị lưu trữ khác Backup theo cơ chế RAID 0,1,5,10,50,60Cơ chế chuyển đổi dự phòng: Triển khai 2 thiết bị chạy song song để thực hiện cơ chế chuyển đổi dự phòng khi 1 trong 2 gặp sự cố. Hệ thống vẫn vận hành liên tục

Tích hợp công nghệ phân tích hình ảnh theo thời với nhiều cơ chế khác nhau:

Phân tích hình ảnh khi xem trực tiếp giúp cho nhân viên an ninh phát hiện ra những chuyển động khả nghi trên nhiều kênh khác nhau

Phân tích hình ảnh để đếm số người ra, vào cửa, đi vào khu vực cấm…

Bạn đang xem bài viết Giải Pháp Công Nghệ Cho Đề Án “Quản Lý Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước” trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!