Cập nhật thông tin chi tiết về Giải Pháp Quản Lý Lưu Trữ Và Số Hóa Tư Liệu Efile mới nhất trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Giải pháp quản lý lưu trữ và số hóa tư liệu eFile là giải pháp phần mềm nhằm tin học hóa tổng thể hoạt động quản lý lưu trữ của một đơn vị. Đây là phần mềm tích hợp đầu tiên của Việt Nam cho lĩnh vực này. eFile gồm nhiều phân hệ tương ứng với các nhóm nghiệp vụ của một cơ quan thực hiện quản lý lưu trữ. Tính năng nổi bật
Quản lý tài liệu lưu trữ:
Hỗ trợ lưu trữ nhiều loại tài liệu khác nhau
Tùy biến trường tin, khung nhập tin biên mục tài liệu động
Thiết đặt cấp độ mật và phân quyền truy cập tài liệu lưu trữ
Quản lý việc thống kê, mượn trả tài liệu… bằng mã vạch
Kiểm soát và tự động thông báo các tài liệu đến thời hạn hủy, nộp lưu về trung tâm lưu trữ
Xây dựng kho lưu trữ động với hàng triệu tài liệu
Quản lý phân quyền linh hoạt tài khoản người dùng theo chức năng
Khai thác dữ liệu
Truy cập khai thác mọi lúc, mọi nơi qua kết nối Internet
Hỗ trợ khai thác trên nhiều loại thiết bị
Tùy biến thay đổi ngôn ngữ giao diện
Phân quyền truy cập tài liệu lưu trữ của người dùng
Giao diện tìm kiếm động
Tìm kiếm đơn giản, tìm kiếm nâng cao, tìm kiếm toàn văn
Số hóa nhận dạng tài liệu
Tự động số hóa, nhận dạng và chuyển tài liệu từ dạng JPG, GIF, TIFF… sang định dạng PDF, Word, Excel…
Khả năng số hóa, nhận dạng có độ chính xác hơn 90%
Trạm soát lỗi chính tả được thiết lập theo yêu cầu
Báo cáo – thống kê
Biểu mẫu báo cáo đa dạng đầy đủ cho các nghiệp vụ
Thiết lập các báo cáo theo nhu cầu
Khả năng tích hợp
Tự động liên kết với hệ thống số hóa nhận dạng
Tích hợp hệ thống với phần mềm thư viện điện tử Libol, phần mềm quản lý văn bản Foldio…
Phân hệ chính
Phân hệ Thu thập
Phân hệ Biên mục – Chỉnh lý
Phân hệ Lưu thông
Phân hệ tra cứu trực tuyến
Phân hệ Tài nguyên số hóa
Phân hệ Quản lý
Khách hàng
Cục văn thư lưu trữ nhà nước; Bộ Ngoại Giao; Tổng cục Thuế; Tổng công ty thăm dò khai thác dầu khí.
Đối tác
Giải thưởng
Giải thưởng Sao khuê năm 2006, 2012
Giao diện
Giải pháp quản lý lưu trữ và số hóa tư liệu eFile là giải pháp phần mềm nhằm tin học hóa tổng thể hoạt động quản lý lưu trữ của một đơn vị. Đây là phần mềm tích hợp đầu tiên của Việt Nam cho lĩnh vực này. eFile gồm nhiều phân hệ tương ứng với các nhóm nghiệp vụ của một cơ quan thực hiện quản lý lưu trữ.Cục văn thư lưu trữ nhà nước; Bộ Ngoại Giao; Tổng cục Thuế; Tổng công ty thăm dò khai thác dầu khí.Giải thưởng Sao khuê năm 2006, 2012
Download Brochure
Số Hóa Là Gì? Các Bước Giải Pháp Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ
Số hóa là gì? và Thuật ngữ “số hóa” bắt đầu xuất hiện và trở nên phổ biến trong khoảng 10 năm trở lại đây. Nói một cách đơn giản số hóa là việc nhập dữ liệu lên phần mềm, dễ dàng đánh giá, quản lý dữ liệu.
1. Số hóa là gì?
Số hóa là một hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thông thường sang hệ thống sử dụng kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa cá tài liệu dạng giấy sang cá tệp tin khác nhau hoặc số hóa truyền hình analog sang truyền hình phát sóng kỹ thuật số.
Hiện nay rất nhiều người nhầm lẫn giữa số hóa và chuyển đổi số. Số hóa là việc biến đổi cá giá trị thực sang giá trị dạng số còn chuyển đổi số là một dạng cao hơn một bậc khi hoàn thiện tất cả các bước. Ví dụ sau khi số hóa các tài liệu, cần phải sử dụng các phần mềm như BigData, AI… để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một loại giá trị khác.
2. Các bước số hóa tài liệu lưu trữ
Bước 1: Lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa
Đối với các cơ quan tổ chức không có một đơn vị nào có thể số hóa tài liệu 1 lần cho cả kho dữ liệu của mình được. Chính vì vậy nhận tài liều lưu trữ đã được lựa chọn để số hóa là điều rất cần thiết. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu
Phân loại và tách riêng các tài liệu rách, hư hỏng và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Áp dụng công nghệ Bookscan số hóa tài liệu lưu trữ nếu số hóa các tài liệu dạng đóng quyển.
Bước 3: Thiết lập hệ thống
Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).
Bước 4: Kiểm tra
Sau khi đã số hóa xong thì phải kiểm tra lại những tài liệu đấy, và những tài liệu không đạt chuẩn yêu cầu thì làm lại.
Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu
Khi bàn giao phải bản giao lại những tài liệu đã được số hóa và tài liệu gốc. Và khi kiểm tra phải kiểm tra từng trang tài liệu một cách chặt chẽ, đảm bảo tài liệu số hóa phải đầy đủ như ban đầu.
Một ứng dụng có thể đáp ứng yêu cầu được đặt ra để giải quyết các nhu cầu của doanh nghiệp hiện nay cần có những điều này:
Ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý dữ liệu chất lượng cao
Quản lý thông tin, số liệu hiệu quả
Cung cấp thông tin nhanh chóng và bảo mật
Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc
3. Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ
Là một mô hình chuyển đổi các loại văn bản từ dạng giấy tờ bản cứng sang dạng số bản mềm. Việc số hóa tài liệu này mang đến rất nhiều ích lợi và hiện nay đang là giải pháp tối ưu nhất cho các văn phòng, công ty.
Mô hình này mang lại rất nhiều tiện ích:
Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả
Giảm không gian lưu
Tránh việc mất
Chia sẻ thông tin nhanh chóng
Tăng cường khả năng bảo mật thông tin, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ
4. Chi phí thực thi
Việc số hóa đòi hỏi một lượng chi phí khá lớn. Các doanh nghiệp, công ty cần cân đối giữa những khoản mua và bán trang thiết bị. Đảm bảo tính bền vững, giá trị phát triển về lâu dài, có tính bảo quản cao mà vẫn có giá thành hợp lý. Chưa kể các thiết bị cần có tính thân thiện với người sử dụng để đáp ứng tính thích nghi của nhân viên.
Theo thực tế, các doanh nghiệp có sự tăng trưởng vượt bậc đều là những doanh nghiệp đã ứng dụng thành công mô hình chuyển đổi số vào quy trình hoạt động. Để thực hiện được điều này, các doanh nghiệp cần xây dựng một mô hình chuyển đổi số phù hợp và tối ưu nhất.
Doanh nghiệp hiện nay muốn phát triển và tạo nền móng vững chắc thì chuyển đổi số chính là một giải pháp tối ưu. Đặc biệt, xu hướng IoT đang ngày một phát triển, công nghệ đang là một chiếc chìa khóa mang tính quyết định cho sự thành công của doanh nghiệp.
Như vậy bài viết đã trả lời được câu hỏi “Số hóa là gì?” và các bước số hóa tài liệu lưu trữ. Có thể nói, chuyển đổi số là quá trình tạo nên bước ngoặt cho doanh nghiệp, là chìa khóa thành công và tạo đà phát triển về chiều sâu để tạo cho doanh nghiệp một nền tảng vững chắc và những bước phát triển vượt bậc theo sau.
Nguồn: http://chuyendoisodoanhnghiep.info/
Share this:
Like this:
Like
Loading…
Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Là Gì? Dịch Vụ Số Hóa Tài Liệu Uy Tín
Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.
Hình thức chuyển đổi dữ liệu sang số đang ngày càng phổ biến
Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm chúng tôi chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS, kinh doanh … mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi.
Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Mô hình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số:
Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử:
– Giảm không gian lưu
– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ
– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
– Chia sẻ thông tin nhanh chóng
– Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
– Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
Những điều cần làm khi số hóa tài liệu
Đã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Hiện nay thị trường số hóa dữ liệu lưu trữ là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam vì vậy các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu đồng thời khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:
– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì? Có muốn số hóa hồ sơ?
– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.
– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?
Hãy tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước loại bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.
FSI là nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu hàng đầu. Với trang bị nền hạ tầng cơ sở CNTT hiện đại chúng tôi giúp sẽ giúp quý khách số hóa dữ liệu công ty một cách đồng bộ, có hệ thống.
Hãy liên hệ số hotline 0904 805 255 để được tư vấn về số hóa tài liệu hiệu quả
Về chi phí số hóa tài liệu: Số hóa tài liệu là hoạt động cần một khoản kinh phí khá lớn, đòi hỏi cần cân đối chi phí giữa việc mua các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm số hóa nhận dạng đảm bảo tính bền vững từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác và kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu, cũng như người dùng tin để họ biết cách sử dụng hệ thống thông tin…
Ngoài ra bạn có thể tham khảo dịch vụ số hóa tài liệu của công ty FSI – Liên hệ hotline : 0904 805 255 để được tư vấn
Giải Pháp Lưu Trữ Và Đồng Bộ Dữ Liệu
Mùa thu năm 2019, Synology Inc. vừa cho ra mắt dòng Rackmount mới đó là RS820+ và RS820RP+. Hai mẫu này sẽ thay thế hoàn toàn cho tiền thân của mình đó là RS818+ và RS818R+. Đây là dòng NAS 1U rackmount cực kỳ lý tưởng để triển khai cho Giải pháp Quản lí và Lưu trữ dữ liệu hiệu quả.
NAS 4-bay tốc độ nhanh và ổn định
Synology RS820+ và RS820RP+ là dòng NAS 4-bay, được trang bị chip Intel C3538 4-core 2.1GHz và sử dụng RAM 2GB (mở rộng lên đến 18GB). Nhờ khe PCIe, thiết bị này có thể sử dụng được card mạng 10GbE hoặc Synology M2D18 M.2 SSD để chạy cache. Hơn nữa, với thiết bị mở rộng RX418 doanh nghiệp bạn có thể mở rộng lên đến tối đa 8-bay tổng cộng, khi dữ liệu tăng lên.
Chạy hệ điều hành DSM, RS820+ / RS820RP+ có sẵn rất nhiều các ứng dụng backup khác nhau nhằm phục vụ cho mọi nhu cầu sao lưu dữ liệu của doanh nghiệp. Trong đó, điển hình là Acive Backup Suite. Với bộ ứng dụng này, bạn có thể thoải mái backup lại dữ liệu của mình từ khắp các nền tảng khác nhau như Cloud / Máy chủ vật lý / Máy ảo / SaaS / PC. Hỗ trợ giao thức rsync / SMB và rất nhiều tùy chọn khác để đảm bảo RTO thấp nhất.
Hoặc bạn có thể dễ dàng sao lưu từ NAS này sang NAS khác với Hyper Backup giúp sao lưu trọn vẹn dữ liệu của bạn vào các folder chung, thiết bị ngoại vi, thiết bị NAS Synology khác.
Đồng bộ liên tục giữa client và server
Với Synology Drive tích hợp trên RS820+ / RS820RP+, bạn có thể đồng bộ dữ liệu giữa máy tính và NAS Synology của bạn. Và tính năng này hiện chỉ có tại Windows 10 phiên bản 1803 trở lên. Với các tác vụ đồng bộ bình thường khác, chỉ cho phép đồng bộ một bản copy đến máy tính của mình. Thì giờ đây với On-demand Sync, sẽ đồng bộ toàn bộ các file đến máy tính của bạn. Đặc biệt là các files này chỉ được tải xuống khi bạn mở nó lên, hoặc điều chỉnh hoặc pin một file copy vào máy tính local.
Với On-demand Sync, bạn có thể:
Giảm dung lượng lưu trữ trên máy tính
Trải nghiệm mượt mà hơn với Windows File Explorer
Tránh được tình trạng quá tải khhi đồng bộ với server
THÔNG TIN LIÊN HỆ: MSTAR CORP Hotline: 0943199449 – 0909514461 Email: [email protected] Fanpage: https://www.facebook.com/mstarcorp/ Group hỗ trợ kỹ thuật: https://www.facebook.com/groups/synologyvn/ Website: chúng tôi Trụ sở: Tầng 1, 75 Hoàng Văn Thụ, phường 15, quận Phú Nhuận, TP. HCM Chi nhánh Hà Nội : Tầng 11, tòa nhà Zen Tower, 12 đường Khuất Duy Tiến, P.Thanh Xuân Trung, Q. Thanh Xuân, TP. Hà Nội
Bạn đang xem bài viết Giải Pháp Quản Lý Lưu Trữ Và Số Hóa Tư Liệu Efile trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!