Xem Nhiều 1/2023 #️ Hành Chính Văn Phòng Là Gì? Tất Tần Tật Về Nghề Hành Chính Văn Phòng # Top 5 Trend | Theindochinaproject.com

Xem Nhiều 1/2023 # Hành Chính Văn Phòng Là Gì? Tất Tần Tật Về Nghề Hành Chính Văn Phòng # Top 5 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Hành Chính Văn Phòng Là Gì? Tất Tần Tật Về Nghề Hành Chính Văn Phòng mới nhất trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Nhàm chán – đó là từ đầu tiên mà hầu hết mọi người đều nghĩ tới khi nhắc đến công việc hành chính văn phòng. Nếu bạn cũng cho rằng công việc hành chính chỉ “quanh quẩn” bên đống giấy tờ, hồ sơ thì có lẽ bạn chưa thực sự hiểu rõ về nghề nghiệp này. Thực chất, công việc của một nhân viên hành chính văn phòng không hề đơn điệu như bạn nghĩ.

I. Hành chính văn phòng là gì?

Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát. Không ngoa khi ví nhân viên hành chính như người “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

1. Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

2. Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…

3. Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

4. Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.

5. Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.

6. Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.

Chính vì trách nhiệm trải đều trên các phương diện nên yêu cầu đối với một nhân viên hành chính văn phòng cũng trải đều không kém.

1. Về tố chất

Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp. Công việc của nhân viên hành chính khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động nên bạn cũng cần có sức khỏe để làm tốt công việc này.

2. Về kỹ năng

Các kỹ năng cần thiết như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng là những yêu cầu dành cho nhân viên hành chính văn phòng. Thường xuyên tham gia các hoạt động ngoại khóa là một điểm mạnh bạn nên đưa vào CV xin việc nếu muốn ứng tuyển vào vị trí này.

3. Về kinh nghiệm

Nhân viên hành chính phải là những người “đa zi năng”, có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ giúp bạn giải quyết nhanh gọn lẹ khối công việc đa dạng mỗi ngày. Nhà tuyển dụng khi tuyển chọn nhân viên hành chính văn phòng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,… luôn được đánh giá cao.

V. Cơ hội nào cho nhân viên hành chính văn phòng?

Nhiều bạn lo lắng làm nhân viên hành chính thì sẽ khó hoặc thậm chí là không có cơ hội thăng tiến nào trong tương lai. Nhưng thực tế, hành chính văn phòng vẫn là ngành nghề nhiều cơ hội. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng cũng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) như sau:

1. Cấp bậc nhân viên (5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ):

Nhân viên tiếp tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…

Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.

2. Cấp bậc thư ký (8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ):

Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…

Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên.

3. Cấp bậc quản trị

Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer) (9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ)

Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.

Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên.

Vì tính chất công việc, công việc hành chính văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này thường tham vọng thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn thuần, với óc tổ chức tốt và kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý.

Tóm lại, dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài, và có đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình.

Mọi thông tin liên hệ:

Việc làm chúng tôi – Website tuyển dụng nhân sự tiếng Nhật, tìm việc làm tiếng Nhật uy tín tại Việt Nam. Chuyên tuyển dụng các Jobs tiếng Nhật cấp cao cho các Cty tầm cỡ của Nhật Bản đầu tư tại Việt Nam.

Quản Trị Hành Chính Văn Phòng Là Gì? Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

1. Quản trị Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.

2. Chức năng của quản trị hành chính văn phòng

Hoạch định công việc hành chính

Tổ chức công việc hành chính văn phòng

Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng

Kiểm soát công việc hành chính

Dịch vụ hành chính văn phòng

3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính

Nhà quản trị hành chính cần có đủ các tiêu chuẩn sau:

Có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng

Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng

Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty

Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở

Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên

Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn

Phong cách lịch sự

Kiểm soát cảm xúc

Sáng tạo

Tự tin

Có óc phán đoán

Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

4. Các chức năng vụ của cấp quản trị hành chính

Có thể chia quản trị hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc như sau:

a. Cấp nhân viên:

Nhân viên lễ tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…

Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.

b. Cấp thư ký:

Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…

Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên.

c. Cấp quản trị

Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer)

Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.

Trưởng phòng/giám đốc hành chính (Administrative Manager/ Office Manager)

Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên.

Nhân viên hành chính văn phòng

1. Công việc của nhân viên hành chính văn phòng:

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. (Mời các bạn tham khảo Bài 1.1.Lễ tân văn phòng là gì.docx)

Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…

Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.

Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.

Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.

2. Tiêu chuẩn của nhân viên hành chính văn phòng

Về tố chất: Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình.

Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác,

có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp.

có sức khỏe để làm tốt vì công việc của nhân viên hành chính tuy khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động

Về kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết như

Kỹ năng quản lý thời gian,

Kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp,

Kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo,

Kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn

Về kinh nghiệm:

Nhân viên hành cần có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau để giúp bạn giải quyết nhanh gọn lẹ khối công việc đa dạng mỗi ngày. Khi tuyển chọn nhân viên hành chính văn phòng, nhà tuyển dụng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,… luôn được đánh giá cao.

Vì tính chất công việc, công việc hành chính văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này thường tham vọng thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn thuần, với óc tổ chức tốt và kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý.

Tóm lại, dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài, và có đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình.

Quản Rị Hành Chính Văn Phòng Phần: Tổng Quan Về Quản Trị Văn Phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƢ VIỆN – VĂN PHÒNG

Giáo trình:

QUẢN RỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Phần:

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (Lƣu hành nội bộ)

Thành phố Hồ Chí Minh, 2014

Văn phòng – là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức. Trong một thời gian dài, văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và những người làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức. Nếu như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết những công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những người mà một lý do nào đó không thể làm được ở những đơn vị khá thì hiện nay văn phòng là bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh nghiệp. Đó là: văn phòng trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; là bộ phận tham mưu đặc biệt của lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành tổ chức. Chính vì thế quản trị hành chính văn phòng được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho vị trí này. 1.1. Văn phòng của các cơ quan, tổ chức 1.1.1 Khái niệm Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị – xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp). Tuy nhiên, hiểu thế nào là “văn phòng” thì có nhiều cách hiểu khác nhau do cách nhìn khác nhau của các tác giả. Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành hầu hết đều cố gắng đưa ra các cách hiểu về vấn đề này nhưng thực tế chưa có một quan điểm nào được thống nhất tuyệt đối. Có quan niệm cho rằng văn phòng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi

chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều hành như ra quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề tổ chức nhân sự…. cho tới việc đảm bảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất như mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng…. đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt. Trên thực tế văn phòng như quan niệm này đề cập có thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc phòng “Hành chính – Quản trị”, hoặc phòng “Hành chính – Tổ chức – Quản trị” hay phòng “Hành chính – Tổng hợp”. Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, một tổ chức. Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư – Lưu trữ” hay bộ phận “Văn thư – Lễ tân”. Ngoài ra, trên thực tế xã hội Việt Nam thì văn phòng còn có tên gọi như văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng Ủy ban nhân dân… trong trường hợp này thì văn phòng không còn được hiểu là một đơn vị, bộ phận của một cơ quan, tổ chức nữa mà nó là một cơ quan, một tổ chức trong xã hội. Ở trong các cơ quan, tổ chức này vẫn có một bộ phận là phòng Hành chính hay phòng Hành chính – Quản trị. Quan niệm này không nằm trong phạm vi của quản trị hành chính văn phòng. Như vậy, có thể thấy quan niệm của xã hội, của nhiều học giả đều nghiêng về cách hiểu văn phòng như là một đơn vị giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các nghiệp vụ hành chính và thực thi các công việc hậu cần. Nhưng thực tế hiện nay ở Việt Nam và các nước trên thế giới, thì văn phòng không chỉ thực hiện các công việc như vậy. Chẳng hạn với các doanh nghiệp, thì văn phòng còn phải tham gia vào các công việc như quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia tích cực trong việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng… (nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp tư nhân). Chẳng hạn với một công ty với quy mô 200 công nhân, thì văn phòng sẽ phải tham gia rất nhiều vào hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty đó từ việc tuyển dụng nhân sự, xây dựng kế hoạch sản xuất, tính toán lương bổng, xăng xe… cho tới việc bảo vệ giữ gìn an toàn cho hoạt động của công ty. Hay trong kỷ nguyên công nghệ thông tin như hiện nay, khi mà các doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động thương mại điện tử thì xuất hiện khái niệm “văn phòng ảo”. Lúc này các cách hiểu truyền thống rằng văn phòng có bàn ghế, có hồ sơ, tài liệu, có thiết bị máy móc… không còn phù hợp nữa. “Văn phòng ảo” cung cấp địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo thuế… Văn phòng ảo thuần túy chỉ là một nơi trao đổi thông tin và thực hiện các giao dịch bằng các bức thư điện tử, sự trao đổi qua điện thoại… nhưng hoạt động của doanh nghiệp vẫn bình thường. Ngoài ra, ở các phòng chuyên môn trong một cơ quan, doanh nghiệp, để thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình thì phòng đó cũng cần có người thực hiện các công việc hành chính hỗ trợ cho các cá nhân chuyên môn khác. Ví dụ như phòng Kỹ thuật của một công ty, các kỹ sư làm tốt các công việc thiết kế, thí nghiệm, chế tạo các sản phẩm kỹ thật thì cũng rất cần người hỗ trợ về công tác hành chính như nhận văn bản từ văn phòng công ty, soạn thảo văn bản cần thiết trình lãnh đạo hay chuẩn bị các công việc hành chính của phòng khi làm việc với các phòng ban khác. Ở một trường đại học, các khoa đào tạo đều có văn phòng khoa và ở đó có một bộ phận chuyên trách thực hiện

dựng và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trong công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo. Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo. Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức. Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn. 1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo. Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế. Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh. Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất. 1.1.2.3. Chức năng hậu cần. Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. 1.1.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động – sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng của doanh nghiệp). Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giải quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả. Văn phòng ngoài các công việc hành chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 1.1.3. Nhiệm vụ văn phòng

1.1.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo: – Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. – Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt. Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban. Theo dõi và nắm bắt các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời. – Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác. Trao đổi với các đơn vị, đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này. – Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài. – Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó. – Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. 1.1.3.4. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần: – Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh nghiệp; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban. – Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các sự kiện trong cơ quan, doanh nghiệp. – Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làm việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt. – Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban. 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Cơ cấu tổ chức là một hệ thống xác lập chính thức các bộ phận cấu thành của một tổ chức, thể hiện các mối quan hệ trong quản lý và điều hành của một cơ quan, tổ chức, đơn vị. Cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ về lãnh đạo-điều hành, về chức năng-nhiệm vụ, về phân công-phối hợp, về quyền hạn của bộ máy cũng như của từng bộ phận trong bộ máy đó. Cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan, tổ chức được hiểu là hệ thống xác lập các bộ phận cấu tạo nên một văn phòng; với chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và các mối quan hệ trong công tác giữa các bộ phận đó. Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của văn phòng của các cơ quan, tổ chức trong xã hội sẽ phụ thuộc vào loại hình, quy mô của của cơ quan, tổ chức đó. Chẳng hạn như đối với văn phòng của ủy ban nhân dân cấp huyện/quận gồm các bộ phận như hình 1.1.

Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức của UBND cấp huyện/quận (nguồn UBND huyện Thủy Nguyên, TP.Hải Phòng) Nhưng đối với một công ty thì cơ cấu tổ chức của văn phòng có những sự khác biệt:

Hình 1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH SX & TM Văn Minh AB (nguồn: công ty TNHH SX & TM Văn Minh AB) Mặc dù có những sự khác nhau, nhưng thông thường trong một văn phòng của một cơ quan, doanh nghiệp bao gồm các bộ phận chính như sau: 1.1.4.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan nhà nước Đối với văn phòng của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp của nhà nước, thông thường bao gồm các bộ phận như sau: Chánh văn phòng (Trƣởng phòng)

Phó chánh văn phòng (Phó trƣởng phòng)

Bộ phận Tổng hợp

Bộ phận Văn thƣLƣu trữ

Bộ phận Kế toán

Bộ phận Quản trị

Phó chánh văn phòng (Phó trƣởng phòng)

Bộ phận Văn thƣLƣu trữ

Bộ phận Kế toán

– Bộ phận Quản trị – Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc; điện; nước; bảo vệ, đội xe. Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tác phòng cháy chữa cháy. Tổ chức nhà ăn tập thể. – Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp theo quy định, nội quy, quy trình… đã được đề ra. Tham gia quản lý, đôn đốc theo dõi công nhân trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ trưởng. Đảm bảo giờ giấc giấc, an toàn lao động. – Bộ phận IT (Information Technology): quản lý hệ thống mạng máy tính, website và công nghệ thông tin của doanh nghiệp. – Bộ phận Lễ tân – Chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trực tổng đài, Đưa đón và bố trí nơi ăn nghỉ cho đối tác nước ngoài. Thực hiện công tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo. Tiếp đón và hướng dẫn khách tới làm việc, giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng như thăm hỏi, quà tặng… Tìm kiếm, mở rộng quan hệ khách hàng. Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp rất linh hoạt, có thể tăng hoặc giảm số lượng bộ phận theo nhu cầu công việc hoặc theo tình hình phát triển cụ thể của doanh nghiệp ở từng giai đoạn. Đồng thời văn phòng còn có thể được phân công thực hiện thêm các công việc về sản xuất, kinh doanh như giải quyết thủ tục hải quan, xây dựng kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiện các dự án đầu tư… 1.1.5. Vị trí, mối quan hệ công tác của Văn phòng với các đơn vị khác. 1.1.5.1: Vị trí của văn phòng: Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy, thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ, an toàn mỗi khi lãnh đạo đi công tác… Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính, chiến lược cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng tổ chức các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác. Văn phòng cũng là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ quan, doanh nghiệp. Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ. Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những thông tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì vậy, những người làm công tác hành chính văn phòng không thể làm trái các quy định trong việc thu thập xử lý thông tin hoặc tùy tiện trong việc phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới lãnh đạo cũng như tới hoạt động cảu cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơ quan, doanh nghiệp. Trong công tác quản lý cơ quan, tổ chức, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn phòng thông qua những công việc cụ thể như nắm thông tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các

1.2.5. Văn phòng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh (Luật Doanh nghiệp). Văn phòng của doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗ trợ cho các đơn vị chuyên môn khác. Tuy nhiên, do có nhiều loại hình doanh nghiệp nên văn phòng của các doanh nghiệp cũng có những cách thức tổ chức khác nhau. Với loại hình nhóm công ty (tập đoàn, tổng công ty…) thì văn phòng được tổ chức quy mô với tên gọi là Văn phòng (như văn phòng Tổng công ty Hàng không, văn phòng Tập đoàn Dầu khí Quốc gia…). Với công ty có quy mô nhỏ hơn thì văn phòng được gọi là phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính – Nhân sự). Bên cạnh đó, với loại hình công ty tư nhân, công ty vừa và nhỏ thì văn phòng chỉ là một bộ phận hành chính với số lượng nhân viên rất hạn chế (thậm chỉ chỉ có 1 người) nhưng phải thực hiện tất cả các công tác hành chính của công ty. Chức năng của văn phòng các doanh nghiệp là giúp việc cho hoạt động của công ty và của lãnh đạo doanh nghiệp, thực hiện các công tác hành chính đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện chức năng trên, thông thường văn phòng của doanh nghiệp nhiệm vụ cơ bản sau: – Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ doanh nghiệp. Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân. Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể. – Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân. – Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh. Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện. Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức. – Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương, các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của nhà nước và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng hợp báo cáo quỹ lương doanh nghiệp. – Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Có trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo. Theo dõi, nhận x t cán bộ, công nhân để đề xuất việc x t nâng lương, thi nâng bậc hàng năm. – Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.

quản lý điều hành và phục vụ cho mục đích của tư nhân. Tuy nhiên, dù hành chính công hay hành chính tư đều phải được xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện dựa trên quy định của pháp luật. 1.3.2. Đặc điểm của hành chính Hoạt động hành chính là hoạt động đặc biệt, nó tác động và ảnh hưởng tới toàn bộ tổ chức và những đối tượng tham gia vào quan hệ hay tổ chức đó. Chẳng hạn một người công dân cần chứng thực bằng cấp tiếng Việt của mình, công dân đó tới UBND cấp xã (phường) để thực hiện thủ tục chứng thực. Theo quy định, công dân sẽ photocopy từ bản chính ra thành nhiều bản theo nhu cầu và nộp cả bản chính và các bản photocopy tại bộ phận “một cửa”. Bộ phần này sẽ tiến hành các công việc nghiệp vụ theo quy định. Sau đó, công dân sẽ phải nộp một khoản phí theo quy định của pháp luật và nhận lại bản chính, các bản photocpy đã chứng thực sau khi UBND giữ lại một bản photocopy để lưu. Thủ tục hành chính này áp dụng trên toàn quốc, áp dụng cho tất cả các công dân khi tới UBND cấp xã (phường) thực hiện chứng thực bằng cấp tiếng Việt, không phân biệt. Hay tại một doanh nghiệp, khi một nhân viên nghỉ ph p theo quy định của Luật Lao động, không có nghĩa là nhân viên đó tự động nghỉ hay chỉ cần nói một câu với cấp trên là: “mai tôi nghỉ ph p” là được nghỉ ph p. Mà người đó phải viết “Đơn xin nghỉ ph p”, đơn đó được gửi tới cấp trên trực tiếp. Sau khi có ý kiến của cấp trên trực tiếp thì đơn được chuyển tới phòng Nhân sự. Bộ phận này cho ý kiến và trình lãnh đạo cơ quan/doanh nghiệp (hoặc người được lãnh đạo ủy quyền) cho ý kiến cuối cùng. Như vậy, quy trình bắt buộc ở đây là: “đơn → trình cấp trên trực tiếp (cho ý kiến) → gửi phòng Nhân sự (cho ý kiến) → trình lãnh đạo (phê duyệt) → được (không được) nghỉ” được áp dụng cho tất cả các đối tượng trong doanh nghiệp khi muốn nghỉ ph p. Đó chính là một thủ tục hành chính. Qua đó có thể thấy, hành chính (dù là hành chính công hay hành chính tư) đều có các đặc điểm cơ bản sau: –

Hành chính luôn gắn với hoạt động quản lý và điều hành.

Hành chính mang tính quyền lực, đơn phương của chủ thể quản lý và sự chấp hành, phục tùng của đối tượng bị quản lý.

Hành chính thường đề cập tới quy tắc, thủ tục, trình tự; có tính chất liên tục và tương đối ổn định.

Hành chính có mục tiêu và chương trình, kế hoạch thực hiện cụ thể.

Hành chính được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp khác nhau, kể cả biện pháp cưỡng chế.

Chính vì những đặc điểm trên, những người làm công tác hành chính nói chung và quản trị văn phòng nói riêng, nếu không thực hiện nghiêm túc các quy trình, quy định hoặc không nắm rõ các đặc điểm của công việc hành chính tại văn phòng các cơ quan, tổ chức sẽ làm ảnh hưởng lớn tới hiệu quả của công tác quản lý, thậm chí sẽ gây ra những hậu quả không lường trước được. Ví dụ, một nhân viên văn thư, do nể nang đồng nghiệp đã bỏ qua quy định trong quản lý và sử dụng con dấu, để cho đồng nghiệp tự tay đóng dấu lên văn bản. Hậu quả có thể là văn bản đó được sử dụng cho mục đích cá nhân, mục đích trục lợi hoặc có thể đẩy cơ quan, doanh nghiệp vào vòng lao lý. Do đó, những người làm công tác hành chính nói chung và quản trị văn phòng nói riêng cần phải am hiểu, thành thạo nghiệp vụ hành chính, góp phần vào sự thành công, phát triển của cơ quan, tổ chức. 1.4. Quản trị

Frederick Winslow Taylor (1856-1915)

Quản trị (management) là một hoạt động đặc biệt. Hoạt động này xuất hiện cùng với sự phát triển của xã hội loài người, nhất là khi xuất hiện sự hợp tác và phân công trong lao động. Trong cuốn “Những nguyên lý quản lý theo khoa học” của Frederick Winslow Taylor (1856-1915), tác giả đã chỉ ra rằng việc tối ưu hóa quá trình sản xuất (qua hợp lý hóa lao động, xây dựng định mức lao động); tiêu chuẩn hóa phương pháp thao tác và điều kiện tác nghiệp; phân công chuyên môn hóa (đối với lao động của công nhân và đối với các chức năng quản lý); và cuối cùng là tư tưởng “con người kinh tế” (qua trả lương theo số lượng sản phẩm để kích thích tăng năng suất và hiệu quả sản xuất) sẽ là những biện pháp thích hợp nhất để đem tới hiệu quả của tổ chức. Được coi là nguồn gốc của khoa học quản trị hiện đại và học thuyết này đã đi vào các lĩnh vực của cuộc sống ngày nay, trong đó có quản trị hành chính văn phòng.

Định hướng phát triển, hoạch định chiến lược, ban hành chính sách Tham mưu trong lĩnh vực chuyên môn, tổ chức thực hiện kế hoạch Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc nhân viên

Quản trị cấp cao (Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc) Quản trị cấp trung gian (trưởng phòng, quản đốc) Quản trị cấp cơ sở (tổ trưởng, nhóm trưởng, trưởng ca)

1.5. Quản trị hành chính văn phòng 1.5.1. Khái niệm Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay nhỏ, được tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ máy với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hưởng tới hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, việc ứng dụng các nguyên lý của khoa học quản trị trong việc quản lý, điều hành văn phòng là vấn đề hết sức quan trọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, khi mà các nguồn lực của chính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách thức trong điều kiện Việt Nam hội nhập với thế giới). Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Các công việc của văn phòng có tính chất nghiệp vụ

Trưởng Phòng Kỹ Thuật Là Gì? Tất Tần Tật Về Vị Trí Technical Manager

Công việc kỹ thuật rất phức tạp, đòi hỏi phải có sự tính toán chính xác, cẩn thận. Một người Trưởng phòng kỹ thuật sẽ phải xử lý nhiều vấn đề hơn, vậy chính xác công việc của họ là gì? Vai trò đối với doanh nghiệp quan trọng như thế nào? Hãy tìm hiểu ngay với bài viết tổng hợp từ HRchannels.

1. Thế nào là Trưởng phòng kỹ thuật?

2. Chức năng của Trưởng phòng kỹ thuật

Cũng giống như hầu hết các trưởng phòng khác, đảm nhận nhiều chức năng khác nhau. So với công việc kinh doanh, sản xuất,… thì Trưởng phòng kỹ thuật có đặc thù riêng biệt hơn.

– Trưởng phòng kỹ thuật thực hiện giám sát, thiết kế kỹ thuật máy móc, sản phẩm cho hoạt động vận hàng, sản xuất của công ty.

– Bên cạnh đó, họ giám sát, kiểm tra chất lượng sản phẩm, tham mưu cho ban giám đốc, lãnh đạo cấp cao về kỹ thuật, công nghệ, đánh giá định mức, chất lượng sản phẩm.

– Trưởng phòng kỹ thuật có chức năng phối hợp với các phòng ban khác nhằm theo dõi, rà soát, kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư trong xuất nhập.

– Quản lý, lãnh đạo nhân viên cấp dưới hoàn thành mục tiêu chung.

3. Nhiệm vụ của Trưởng phòng kỹ thuật

– Người quản lý phòng kỹ thuật có nhiệm vụ thiết kế, triển khai, chỉ đạo thi công sản phẩm ở các giai đoạn sản xuất. Tổ chức quản lý, kiểm tra chất lượng sản phẩm, tham gia nghiệm thu, bàn giao sản phẩm.

– Trưởng phòng kỹ thuật cũng làm công tác lập hồ sơ lưu trữ dữ liệu, hồ sơ dự thầu, chuẩn bị ngân sách, đăng ký, đăng kiểm chất lượng hàng hóa, sản phẩm hoặc hỗ trợ phòng kinh doanh lập giá thầu, giá thành sản phẩm.

– Bên cạnh việc đảm bảo quá trình vận hành máy móc thiết bị diễn ra đúng chu trình, suôn sẻ thì Trưởng phòng bộ phận này còn tìm ra các phương pháp cải tiến, nâng cao chất lượng, sản phẩm của doanh nghiệp, lập kế hoạch bảo dưỡng thiết bị, công trình.

– Quản lý an toàn kỹ thuật. Xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng nhân sự, nâng cao chuyên môn cho thành viên trong nhóm. Phân bổ công việc cho nhân viên cấp dưới, chỉ đạo, hướng dẫn để họ hoàn thành tốt công việc của mình.

– Làm việc với đối tác, tư vấn, giải thích các vấn đề về kỹ thuật cho khách hàng, nhà đầu tư cũng như ban giám đốc.

– Xử lý tốt các sự cố, rủi ro phát sinh. Đảm bảo công tác kỹ thuật luôn tuân thủ quy tắc, tiêu chuẩn.

– Trưởng phòng kỹ thuật phân tích công nghệ, nhu cầu tài nguyên, nhu cầu thị trường, lập kế hoạch và đánh giá tính khả thi của dự án.

– Xem xét, báo cáo, phê duyệt chi tiêu, thực thi các quy tắc và quyết định mua vật liệu hoặc dịch vụ. Đề xuất, phê duyệt hợp đồng, dự toán chi phí.

4. Trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng phòng kỹ thuật

Trưởng phòng kỹ thuật có vai trò quan trọng, cùng với Giám đốc điều hành CEO dẫn dắt công việc kỹ thuật của tổ chức, bao gồm việc quản lý và tầm nhìn xa của các dự án án, bảo trì thiết bị.

Để đảm nhận được vị trí quản lý cấp cao như thế này thì Trưởng phòng kỹ thuật phải có kiến thức thật vững vàng được chứng minh qua kinh nghiệm công tác, năng lực làm việc và bằng cấp.

Trưởng phòng kỹ thuật có quyền hạn sắp xếp, phân bổ, đề xuất thay đổi cơ cấu nguồn nhân lực trong bộ phận, phòng ban mình quản lý. Người này có quyền chỉ đạo, đề xuất khen thưởng, kỷ luật nhân viên, tiến cử hoặc cho thôi việc CBNV ‘dưới trướng’.

5. Phẩm chất cần có để trở thành Trưởng phòng kỹ thuật tuyệt vời

Mỗi công ty sẽ có văn hóa khác nhau, điều này có tác động ảnh hưởng đến công việc của một Trưởng phòng kỹ thuật, tuy nhiên để trở thành nhà quản lý tài ba thì đòi hỏi cần có các phẩm chất sau.

Hiểu biết và có kỹ năng giao tiếp tốt là 2 yếu tố quan trọng đối với bất cứ ai. Bạn cần phải có khả năng lắng nghe người khác, truyền đạt rõ ràng, rành mạch ý tưởng, công việc của mình với cấp trên cũng như nhân viên.

Kỹ năng hợp tác, tuy làm việc chủ yếu về kỹ thuật khá khô khan nhưng Trưởng phòng kỹ thuật phải thường xuyên trao đổi công việc với bộ phận khác. Vậy nên bạn phải là người làm việc nhóm tốt.

Yêu thích và tin tưởng vào sản phẩm của mình. Niềm đam mê với công việc là yếu tố giúp bạn gắn bó lâu dài với công ty, là động lực để vượt qua khó khăn. Cũng tương tự như vậy, bạn phải có niềm tin vào chính sản phẩm của mình thì mới tạo được sự tin tưởng cho mọi người xung quanh.

Không ngại thử thách, một người giỏi sẽ không ngồi yên phận và hài lòng với hiện tại, thành quả của mình. Họ luôn nỗ lực tìm ra điều thách thức họ và giải quyết chúng, thúc đẩy đến những thành công sau này.

6. Tìm việc Trưởng phòng kỹ thuật ở đâu?

Ngày nay nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức tuyển dụng qua các công ty headhunter vừa chuyên nghiệp, hiệu quả lại tiết kiệm chi phí, trong đó HRChannels là đơn vị uy tín hàng đầu được khách hàng tin tưởng. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, đồng hàng cùng các các công ty, ứng viên, chúng tôi tự tin mang đến bạn dịch vụ tuyệt vời nhất.

Nếu bạn có nhu cầu ứng tuyển công việc Trưởng phòng kỹ thuật hoặc bất kỳ vị trí nhân sự cấp cao nào thì hãy tham khảo ngay trên trang của HRCHannels.

Chi tiết liên hệ:

Website: http://hrchannels.com

Hanoi Office 1: Floor 10, CIT Building, 15 Duy Tan str, Cau Giay, Hanoi

Hanoi Office 2: B1 Villa – Vinhomes Botanica, Ham Nghi str, Nam Tu Liem, Hanoi

Hai Phong Office: 108 Lach Tray Str, Ngo Quyen, Hai Phong

HCM Office: Floor 9, Vietcomreal Building, 68 Nguyen Hue Str, District 1, HCMC

Bạn đang xem bài viết Hành Chính Văn Phòng Là Gì? Tất Tần Tật Về Nghề Hành Chính Văn Phòng trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!