Xem Nhiều 5/2022 # Hướng Dẫn Cách Và Quy Trình Lưu Trữ Hồ Sơ Xây Dựng # Top Trend

Xem 5,247

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Và Quy Trình Lưu Trữ Hồ Sơ Xây Dựng mới nhất ngày 22/05/2022 trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Cho đến thời điểm hiện tại, bài viết này đã đạt được 5,247 lượt xem.

--- Bài mới hơn ---

  • Các Phương Pháp Lưu Trữ Hồ Sơ
  • Mẹo Quản Lý Hồ Sơ, Tài Liệu Cho Người Làm Hành Chính Văn Phòng
  • Giải Pháp Xử Lý Hồ Sơ Tập Trung
  • Lập Hồ Sơ Và Nộp Hồ Sơ, Tài Liệu Vào Lưu Trữ Cơ Quan: Vai Trò, Thực Trạng Và Một Số Giải Pháp
  • Ngành Kỹ Thuật Phần Mềm Là Gì? Ngành Kỹ Thuật Phần Mềm Ra Trường Làm Gì?
  • Theo pháp luật Việt Nam, hầu hết các loại hồ sơ, hóa đơn, chứng từ,…đều phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu năm 5 cho đến vĩnh viễn. Với thời gian dài như thế, số lượng tài liệu cộng dồn đòi hỏi một không gian lưu trữ không hề nhỏ và quy trình quản lý hồ sơ thật khoa học.

    Hồ sơ công trình cũng không ngoại lệ. Đối với các công ty xây dựng, hàng năm sẽ tiếp nhận vô số các công trình lớn nhỏ. Tùy quy mô và tầm quan trọng mà việc lưu trữ hồ sơ xây dựng của từng công trình sẽ có những quy định khác nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoặc sẽ tiến hành lưu trữ loại hồ sơ đặc thù này, cần tham khảo hướng dẫn lưu trữ hồ sơ xây dựng sau đây:

    Những quy định lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng

    1. Đối với hồ sơ thiết kế, nên có chữ ký của chủ nhiệm và người chủ trì thiết kế. Các bản vẽ thiết kế lưu khổ A4, nên được bảo quản trong hộp theo khổ A4, ngoài bìa ghi đầy đủ thông tin.
    2. Ngoài ra, có thể lưu trữ bản vẽ hoàn công, hồ sơ thiết kế dưới dạng đĩa từ, băng từ hoặc các hình thức khác miễn sao thể hiện đầy đủ thông tin. Tuy nhiên với phương thức này, phải đảm bảo quá trình bảo quản an toàn, chắc chắn rằng có thể kiểm tra bất cứ lúc nào mà không bị giới hạn bởi các lỗi phần mềm.

    Căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV (Mục 6) của Bộ Nội Vụ đề cập tới thời hạn bảo quản hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, việc lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu công trình xây dựng sẽ được quy định thành các khung thời gian như sau:

    • Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc): Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
    • Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan: Vĩnh viễn
      Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản: Kế hoạch Dài hạn, hàng năm (Vĩnh viễn), Kế hoạch 6 tháng, 9 tháng (20 năm), kế hoạch Quý, tháng (5 năm)
      Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản: Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa: Vĩnh viễn
    • Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm A: tối thiểu 10 năm
    • Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm B: tối thiểu 7 năm
    • Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm C: tối thiểu 5 năm
      Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn: Theo tuổi thọ công trình
    • Hồ sơ sữa chữa nhỏ các công trình: 15 năm
    • Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản: 10 năm

    Vậy nếu bạn đang có nhu cầu lưu trữ hồ sơ công trình, hãy tùy vào loại hình công trình và loại hồ sơ mà có thời gian lưu trữ phù hợp theo pháp luật.

    • Thống nhất lựa chọn phương pháp lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng
    • Xác định cách lập và cập nhật tài liệu hồ sơ
    • Xác định cách phân loại tài liệu hồ sơ
    • Xác định cách sắp xếp, bản quản tài liệu hồ sơ
    • Chọn phương pháp hủy hồ sơ xây dựng
    • Sau khi đã thống nhất tất cả, phổ biến đến toàn thể nhân viên, đặc biệt là những người có trách nhiệm trực tiếp
    • Người quản lý có thể trực tiếp hướng dẫn và thị phạm bằng cách tổ chức một buổi tập huấn cách lưu hồ sơ dự án xây dựng.
    • Chuẩn bị các phương tiện, dụng cụ cho việc lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng như: Tủ, kệ, các bìa còng, bìa lá, thùng đựng, kim bấm, thùng carton ticker, bao bì chuyên dụng đựng bản vẽ hoàn công, đầu ghi-đĩa CD,…
    • Lên lịch đóng gói, sắp xếp hồ sơ tập trung (thông thường mất khoảng nửa ngày đến 1 ngày tùy lượng hồ sơ)
    • Ngoài ra có thể sắp xếp dần, lần lượt từng phòng ban, từng hồ sơ công trình.
    • Thông báo đến toàn thể nhân viên để có kế hoạch sắp xếp công việc phù hợp.
    • Trong ngày triển khai, thực hiện theo các bước: Tập trung – phổ biến – làm mẫu – Phân loại – Ghi danh sách hồ sơ – Dán ticker – Sắp xếp vào các bìa/hộp/thùng – Đưa vào khu vực lưu trữ.
    • Sắp xếp theo thời gian thi công.
    • Bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu trong những bộ hồ sơ xây dựng hiện có
    • Kiểm tra hồ sơ định kỳ. Nếu thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thống báo trước 1-2 ngày.

    Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ xây dựng

    Căn cứ vào loại hồ sơ công trình cần lưu trữ, lượng hồ sơ, tầm quan trọng của hồ sơ, thời gian yêu cầu lưu trữ để chọn cách lưu trữ hồ sơ xây dựng phù hợp (Tự lưu trữ, thuê dịch vụ lưu trữ ngoài, lưu hồ sơ bảo mật,…)

    Phân công nhiệm vụ, xác định người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện lưu trữ, những người có quyền hạn truy cập hồ sơ công trình xây dựng trong thời gian lưu trữ.

    Bước này tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp. Nhưng cần lưu ý các vấn đề sau:

    Hy vọng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng nêu trên sẽ giúp ích cho bạn. Tuy nhiên nếu bạn quá bận rộn cũng như không có đủ không gian để chứa toàn bộ hồ sơ xây dựng trong thời hạn 5 năm – 10 năm hoặc hơn thế nữa, hãy nghĩ đến dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ. Việc lưu hồ sơ công trình bên ngoài tại các dịch vụ sẽ giúp khách hàng quản lý hồ sơ tốt hơn, an toàn hơn, đồng thời giúp khách hàng tiết kiệm hơn nhờ giảm thiểu diện tích mặt bằng văn phòng rất đắt tại trung tâm thành phố. Ngoài ra, khách hàng sẽ an tâm vì đã giảm thiểu được những rủi ro về côn trùng, ẩm mốc, hoả hoạn, trộm dữ liệu,…

    --- Bài cũ hơn ---

  • Dịch Vụ Cho Thuê Kho Lưu Trữ Hồ Sơ, Tài Liệu
  • Giải Pháp Nào Kích Cầu Hiệu Quả?
  • Nhiều Giải Pháp Kích Cầu Du Lịch Nội Địa
  • Một Số Giải Pháp Kích Cầu Nhằm Chống Suy Giảm Và Ổn Định Vĩ Mô Nền Kinh Tế
  • Giải Pháp Cầu Thang Trong Thiết Kế Kiến Trúc Nhà Đẹp
  • Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Và Quy Trình Lưu Trữ Hồ Sơ Xây Dựng trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!

  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100