Xem Nhiều 5/2022 # Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003 # Top Trend

Xem 7,128

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003 mới nhất ngày 22/05/2022 trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Cho đến thời điểm hiện tại, bài viết này đã đạt được 7,128 lượt xem.

--- Bài mới hơn ---

  • Mail Merge: Chức Năng Trộn Thư Rất Hữu Ích Của Microsoft Word.
  • Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Word
  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2013 (Phần 9): Sử Dụng Line And Paragraph Spacing
  • Cách Trích Dẫn Tài Liệu Tham Khảo Trong Word
  • Vô Hiệu Hóa Chức Năng Thông Báo Update Của WordPress
  • Trộn thư (Mail merge) trong word là thiết lập điền các thông tin khác nhau vào một vị trí xác định trên một văn bản được làm sẵn. Nó giúp các bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong công tác văn phòng. Để dể hiểu mình ví dụ một văn bản có nội dung như sau:

    Đến tại: Hội trường UBND Xã ABC

    Để: Dự buổi triển khai thực hiện thông tư 23 của Bộ Công An – Phổ biến xử lý luật vi phạm hành chính năm 2012.

    Rất mong sự có mặt của ……. để buổi họp đạt kết quả tốt đẹp.

    Chỗ có dấu chấm sẽ được điền thông tin cho mỗi cá nhân với thông tin của họ. Do đó nó khác nhau và rất mất công nếu ta copy và thay đổi thông tin vào các chỗ có dấu chấm. Chính vì thế mà thủ thuật sử dụng Mail Merge thật sự cần thiết.

    Bước 1: + Tạo một file Word hoặc Excel chứa thông tin với các trường cần thiết. Ví dụ mình tạo một file Word có tên là DuLieu nội dung như sau

    + Soạn văn bản mẫu sẵn. Xem văn bản mẫu ở trên. Và hãy tạo một thư mục lưu chúng để dể tìm kiếm. Ví dụ thư mục Tron_Thu_EXP có 2 file DulieuMau

    Bước 2: Tiến hành nào. Đầu tiên mở mẫu lên. Di chuyển qua tab MAILINGS trong Word 2013

    Các bạn có thể tùy chỉnh thêm những người được liệt kê vào danh sách tạo trộn thư

    Bước 3: Chọn vị trí chèn thông tin các trường vào

    Các bạn sẽ thấy nó hiện thị như sau:

    Thủ thuật áp dụng với Word 2010 – 2007- 2003 copy nguồn từ các bài viết khác. Các bạn tham khảo.

    Trộn tài liệu (Mail Merge)

    Các Khái niệm:

    Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…

    Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.

    Tập tin data source

    Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

    Tập tin main document

    Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh

    a.Form letter

    Bước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau

    Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).

    * Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

    Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word

    Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

    Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

    Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

    Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2

    Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3

    Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu.

    Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời.

    Nhấn OK.

    Nhấn Next qua bước 4.

    Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items

    Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document như sau:

    Nhấn nút Next sang bước thứ 6.

    Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.

    Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.

    b.Envelopes

    Tạo những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Envelops thay vì chọn From letter ở bước1.

    c. Labels

    Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Labels thay vì chọn From letter ở bước1.

    d.Catologes

    Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.

    Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

    Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:

    Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận.

    Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu.

    Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động.

    Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.

    Hướng dẫn trộn thư trong trong Word 2007 – http://www.pigup.com.vn/

    Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…

    Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau:

    Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn chọn như hình.

    Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục.

    Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.

    Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.

    Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.

    Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:

    Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý.

    Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư

    Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.

    Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name Company Name rồi nhấn Insert. Khi đó các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.

    Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:

    Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:

    Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:

    Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.

    Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.

    Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:

    Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in.

    Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục

    + All: In toàn bộ tài liệu.

    + Current Page: In trang hiện thời.

    + Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in

    Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.

    Copies: chỉ số bản cần in.

    Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word:

    – Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver).

    – Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Kỹ Thuật Trộn Thư Cao Cấp Trên Ms Word2003
  • Công Việc Nhẹ Nhàng Hơn Khi Biết Chức Năng Các Phím Từ F1
  • Sao Chép Cắt Dán, Viết Hoa Khi Bắt Đầu Câu Mới, Autotext. Trộn Văn Bản Trong Word
  • Xử Lý Cột Trong Word, Thao Tác Làm Việc Với Cột Trong Văn Bản Word
  • Mmo, Crypto, Coin, Token, Stock, Top 10 , Nckhspud, Skkn, : Một Số Câu Hỏi Câu Hỏi Tin Học Văn Phòng
  • Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003 trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!

  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100