Xem Nhiều 1/2023 #️ Kiểm Soát Định Dạng Khi Dán Văn Bản Trong Word # Top 6 Trend | Theindochinaproject.com

Xem Nhiều 1/2023 # Kiểm Soát Định Dạng Khi Dán Văn Bản Trong Word # Top 6 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Kiểm Soát Định Dạng Khi Dán Văn Bản Trong Word mới nhất trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

(Bài viết này được áp dụng cho MS Word Office 365, Word 2016, Word 2013, Word 2010 và Word 2007).

Khi bạn cắt hoặc sao chép một văn bản và sau đó, dán văn bản này vào tài liệu của mình, bạn muốn văn bản giữ nguyên định dạng ban đầu hay bạn muốn văn bản trông giống như văn bản đích, ở vị trí mới của nó? Đôi khi bạn có thể muốn giữ nguyên định dạng văn bản, nhưng trong một tình huống khác, bạn có thể muốn loại bỏ định dạng ban đầu của văn bản đã sao chép.

Ví dụ, nếu bạn chèn một báo giá từ một trang web vào tài liệu của bạn, bạn có thể muốn báo giá xuất hiện chính xác như định dạng trên trang web. Mặt khác, nếu bạn sao chép văn bản từ một trong các tài liệu của riêng bạn sang tài liệu khác, bạn có thể muốn văn bản được sao chép trông giống như văn bản trong tài liệu đích.

Trong Word, bạn có thể chọn một trong các tùy chọn này mỗi khi bạn dán văn bản. Nếu bạn thường sử dụng một trong các tùy chọn, bạn có thể đặt nó làm tùy chọn mặc định cho văn bản đã dán. Bài viết này giải thích cách thức các tùy chọn này hoạt động.

Bật nút Paste Options

Nút Paste Options được bật theo mặc định. Nếu bạn không thấy nút này, nó có thể bị tắt. Làm theo các bước sau để bật lại tính năng này.

Trong phần Cut, copy, and paste, hãy chọn Show Paste Options button when content is pasted.

Nhấp vào OK.

Giữ nguyên định dạng của văn bản gốc

Văn bản mà bạn di chuyển hoặc sao chép có thể có phông chữ hoặc loại định dạng khác được áp dụng, chẳng hạn như in đậm hoặc in nghiêng, khác với tài liệu mà bạn đang định dán đoạn văn bản đó vào. Ví dụ, bạn có thể di chuyển hoặc sao chép văn bản được in đậm, cỡ chữ 10, phông chữ Times New Roman và dán nó vào một văn bản không được bôi đậm, cỡ chữ 11, phông chữ Calibri. Nếu bạn muốn văn bản được dán vào có phông chữ Times New Roman thay vì Calibri, bạn có thể giữ lại định dạng này của nó.

Chọn văn bản bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển văn bản, hoặc nhấn CTRL + C để sao chép văn bản.

Nhấp vào nơi bạn muốn dán văn bản, sau đó nhấn CTRL + V.

Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).

Nhấp vào Keep Source Formatting.

Bảo toàn định dạng của văn bản gốc khi các style văn bản khác nhau

Nếu bạn dán một phần của một đoạn từ một tài liệu Word khác và các kiểu định dạng như Normal, Heading 1, v.v… khác nhau trong mỗi tài liệu, nút Paste Options có thể hiển thị Keep Source Formatting như đã chọn, nhưng văn bản được dán sẽ trông không giống như văn bản trong tài liệu gốc. Điều này là do định dạng của văn bản trong tài liệu gốc được điều chỉnh theo kiểu đoạn văn của nó. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng ban đầu của nó, hãy làm như sau:

Khi bạn cắt hoặc sao chép văn bản gốc, hãy chắc chắn bao gồm dấu đoạn (¶). Để hiển thị dấu đoạn, bấm Show/Hide ¶ trong Paragraph trên tab Home.

Dán văn bản.

Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).

Xóa bất kỳ văn bản không mong muốn nào trước phần cuối của đoạn văn.

Thay đổi định dạng cho phù hợp với định dạng của văn bản xung quanh

Văn bản mà bạn di chuyển hoặc sao chép có thể có phông chữ hoặc loại định dạng khác được áp dụng (chẳng hạn như in đậm hoặc in nghiêng) khác với tài liệu mà bạn định dán nó vào. Nếu bạn muốn văn bản được dán khớp với văn bản xung quanh trong tài liệu đích, hãy làm theo các bước sau:

Chọn văn bản bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển văn bản, hoặc nhấn CTRL + C để sao chép văn bản.

Nhấp vào nơi bạn muốn dán văn bản, sau đó nhấn CTRL + V.

Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).

Sau đó, làm một trong số các điều sau đây:

Nếu văn bản bạn đang dán bao gồm các phần định dạng mà bạn muốn giữ lại, chẳng hạn như các từ in đậm hoặc in nghiêng, hãy nhấp vào Match Destination Formatting.

Nếu bạn muốn xóa tất cả định dạng gốc khỏi văn bản mà bạn đang dán, hãy nhấp vào Keep Text Only.

Lưu ý: Nếu lựa chọn của bạn bao gồm nội dung không phải là văn bản, tùy chọn Keep Text Only sẽ loại bỏ nội dung đó hoặc chuyển đổi nội dung thành văn bản. Ví dụ, nếu bạn sử dụng tùy chọn Keep Text Only khi bạn dán nội dung bao gồm hình ảnh và bảng, các hình ảnh sẽ bị bỏ qua khỏi nội dung được dán và bảng được chuyển đổi thành một chuỗi các đoạn văn.

Nếu lựa chọn của bạn bao gồm danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số

Tùy chọn Keep Text Only có thể loại bỏ các dấu đầu dòng hoặc đánh số đó, tùy thuộc vào cài đặt mặc định để dán văn bản trong Word. Để bảo toàn các ký tự dấu đầu dòng và đánh số, bạn có thể chuyển đổi định dạng danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số, thành các đoạn bắt đầu bằng dấu đầu dòng hoặc ký tự số.

Cuộn xuống phần Cut, copy, and paste.

Chọn Keep bullets and numbers when pasting text with Keep Text Only.

Dán các mục từ danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số

Nếu bạn dán các mục từ danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số vào tài liệu chứa danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số, bạn có thể dán các mục như một phần của danh sách hiện có và tiếp tục chuỗi đánh số, hoặc bạn có thể dán các mục dưới dạng danh sách mới.

Dán các mục được đánh số để chúng tiếp tục chuỗi đánh số

Chọn các mục danh sách mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.

Bấm vào nơi bạn muốn dán các mục, và sau đó nhấn CTRL + V.

Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).

Nhấp vào Merge With Existing List.

Dán các mục được đánh số để tạo một mục được đánh số mới

Chọn các mục danh sách mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.

Bấm vào nơi bạn muốn dán các mục, và sau đó nhấn CTRL + V.

Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).

Nhấp vào Paste as a New List or Paste List Without Merging.

Ví dụ, nếu bạn muốn các mục mà bạn dán được đánh số 1-3, dưới dạng các phần con của mục số 2 trong danh sách hiện có, hãy làm như sau:

1. Nhấp vào trước mục hoặc đoạn trong mục 2, sau đó nhấn CTRL + V.

2. Bấm Paste Options, rồi bấm Paste List Without Merging.

Lưu ý: Nếu bạn đang dán từ danh sách này sang danh sách khác trong cùng một tài liệu và bạn sử dụng lệnh Paste List Without Merging, bạn có thể cần phải khởi động lại việc đánh số ở một trong các danh sách của bạn. Để khởi động lại việc đánh số, bấm chuột phải vào mục bạn muốn thực hiện thao tác, rồi bấm Restart at 1 trên menu shortcut.

3. Chọn các mục được đánh số mà bạn đã dán, và sau đó, trong Paragraph trên tab Home, bấm Increase Indent.

Dán các mục được đánh dấu vào một danh sách được đánh số

Chọn các mục danh sách mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.

Bấm vào nơi bạn muốn dán các mục, và sau đó nhấn CTRL + V.

Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).

Nếu bạn muốn các mục có dấu đầu dòng được chuyển đổi thành các mục được đánh số trong danh sách, hãy bấm Merge With Existing List. Nếu bạn muốn các mục được đánh dấu là một danh sách có dấu đầu dòng trong danh sách được đánh số, hãy bấm Paste List Without Merging.

Ví dụ, nếu bạn muốn các mục mà bạn dán là các phần tử con có dấu đầu dòng của mục số 2 trong danh sách hiện có, hãy làm như sau:

Chọn các mục danh sách mà bạn muốn dán dưới dạng các mục con trong danh sách được đánh số, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.

Nhấp vào trước mục hoặc đoạn trong mục 2, sau đó nhấn CTRL + V.

Bấm Paste Options, rồi bấm Paste List Without Merging.

Nếu bạn cần thụt lề cho các mục có dấu đầu dòng mà bạn đã dán, hãy chọn các mục và sau đó trong Paragraph trên tab Home, bấm Increase Indent.

Dán các mục được đánh số vào danh sách có dấu đầu dòng

Chọn các mục danh sách mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.

Bấm vào nơi bạn muốn dán các mục, và sau đó nhấn CTRL + V.

Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).

Nếu bạn muốn các mục được đánh số chuyển đổi thành các mục có dấu đầu dòng trong danh sách, hãy bấm Merge With Existing List. Nếu bạn muốn các mục được đánh số là một danh sách được đánh số trong danh sách có dấu đầu dòng, hãy bấm Paste List Without Merging.

Ví dụ, nếu bạn muốn các mục mà bạn dán được đánh số 1-3, dưới dạng các mục con của mục có dấu đầu dòng trong danh sách hiện có, hãy làm như sau:

Định vị con trỏ ở phía trước của mục hoặc đoạn trong mục mà bạn muốn tạo danh sách được đánh số mới, sau đó nhấn CTRL + V.

Bấm Paste Options, rồi bấm Paste List Without Merging.

Bấm chuột phải vào mục mà bạn muốn là mục đầu tiên trong danh sách mới, rồi bấm Restart at 1 trên menu shortcut.

Chọn các mục được đánh số mà bạn đã dán, và sau đó, trong Paragraph của tab Home, hãy bấm Increase Indent.

Đặt chế độ mặc định cho Word để dán văn bản

Nếu bạn thường sử dụng một tùy chọn dán, bạn có thể cấu hình Word để nó tự động sử dụng tùy chọn dán đó. Bằng cách đó, bạn không cần chỉ định tùy chọn nào sẽ được sử dụng mỗi khi bạn dán văn bản. Bạn có thể thay đổi hành vi mặc định bất cứ khi nào bạn dán văn bản, bằng cách chọn một tùy chọn khác trên Paste Options.

2. Cuộn xuống phần Cut, copy, and paste.

3. Nhấp vào các hộp để chọn cài đặt bạn muốn.

Pasting within the same document

Pasting between documents

Pasting between documents when style definitions conflict

Pasting from other programs

Để biết thêm thông tin về các tùy chọn này, hãy xem tiếp phần sau.

4. Để sử dụng cài đặt cho tùy chọn smart cut-and-paste, hãy chọn Use smart cut and paste, nhấp vào Settings, sau đó chọn cài đặt bạn muốn. Để biết thêm thông tin, xem ” Đặt các tùy chọn cho smart cut-and-paste ” ở phần sau.

5. Nhấp vào OK.

Các tùy chọn dán trong và giữa các tài liệu hoặc tới các chương trình khác

Bởi vì định dạng có thể được lưu trữ trong các style khác nhau, bạn có thể tinh chỉnh cách Word dán văn bản từ nhiều nguồn khác nhau.

Dán trong cùng một tài liệu

Khi bạn dán nội dung vào cùng một tài liệu mà bạn đã sao chép nội dung đó, bạn có thể chỉ định hành vi mặc định sau.

Keep Source Formatting (Default): Tùy chọn này giữ lại các kiểu ký tự và định dạng trực tiếp được áp dụng cho văn bản được sao chép. Định dạng trực tiếp bao gồm các đặc điểm như kích thước phông chữ, in nghiêng hoặc định dạng khác không được bao gồm trong kiểu đoạn văn.

Match Destination Formatting: Tùy chọn này loại bỏ hầu hết định dạng được áp dụng trực tiếp cho văn bản đã sao chép, nhưng nó vẫn giữ lại định dạng như in đậm và in nghiêng, những định dạng chỉ áp dụng cho một phần của văn bản được lựa chọn. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán vào. Văn bản cũng có bất kỳ thuộc tính định dạng trực tiếp hoặc thuộc tính ký tự nào của văn bản ngay trước con trỏ, khi văn bản được dán.

Keep Text Only: Tùy chọn này loại bỏ tất cả các phần tử định dạng và không phải văn bản, như hình ảnh hoặc bảng. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán và đưa vào bất kỳ thuộc tính định dạng trực tiếp hoặc thuộc tính ký tự nào của văn bản ngay trước con trỏ, khi văn bản được dán. Các phần tử đồ họa (các ảnh) bị loại bỏ và các bảng được chuyển đổi thành một chuỗi các đoạn văn.

Dán giữa các tài liệu

Khi bạn dán nội dung được sao chép từ tài liệu khác trong Word, bạn có thể chỉ định hành vi mặc định sau.

Keep Source Formatting (Default): Tùy chọn này giữ lại định dạng đã được áp dụng cho văn bản đã sao chép. Bất kỳ phong cách nào được liên kết với văn bản sao chép đều được sao chép y nguyên vào tài liệu đích.

Match Destination Formatting: Tùy chọn này loại bỏ hầu hết định dạng được áp dụng trực tiếp cho văn bản đã sao chép, nhưng nó vẫn giữ lại các định dạng như in đậm và in nghiêng, nếu nó được áp dụng cho một phần của đoạn văn bản được sao chép. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán. Văn bản cũng có bất kỳ thuộc tính định dạng trực tiếp hoặc thuộc tính ký tự nào của văn bản ngay trước con trỏ khi văn bản được dán.

Keep Text Only: Tùy chọn này loại bỏ tất cả các phần tử định dạng và không phải văn bản, như hình ảnh hoặc bảng. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán, và đưa vào bất kỳ thuộc tính định dạng trực tiếp hoặc thuộc tính ký tự nào của văn bản ngay trước con trỏ khi văn bản được dán. Các ảnh sẽ bị loại bỏ và các bảng được chuyển đổi thành một chuỗi các đoạn văn.

Dán giữa các tài liệu không cùng style

Khi bạn dán nội dung được sao chép từ một tài liệu khác trong Word và kiểu (Style) được gán cho văn bản đã sao chép khác với kiểu trong tài liệu nơi văn bản đó sẽ được dán, bạn có thể chỉ định hành vi mặc định sau:

Keep Source Formatting: Tùy chọn này giữ lại định dạng của văn bản được sao chép bằng cách gán kiểu Normal cho văn bản được dán và áp dụng định dạng trực tiếp. Định dạng trực tiếp bao gồm các đặc điểm như kích thước phông chữ, in nghiêng hoặc các định dạng khác để bắt chước theo kiểu của văn bản được sao chép.

Use Destination Styles (Default): Tùy chọn này giữ lại tên kiểu được liên kết với văn bản đã sao chép, nhưng nó sử dụng định nghĩa kiểu của tài liệu nơi văn bản đó được dán. Ví dụ, bạn sao chép văn bản Heading 1 từ tài liệu này sang tài liệu khác. Trong tài liệu được sao chép, Heading 1 được định nghĩa là phông chữ Arial, in đậm, cỡ chữ 14 và trong tài liệu mà bạn sẽ dán văn bản đó vào, Heading 1 được định nghĩa là phông chữ Cambria, bôi đậm, cỡ chữ 16. Khi bạn sử dụng tùy chọn Use Destination Styles, văn bản được dán sẽ sử dụng kiểu Heading 1, phông chữ Cambria bôi đậm, cỡ chữ 16 điểm.

Match Destination Formatting: Tùy chọn này loại bỏ định nghĩa kiểu và hầu hết định dạng được áp dụng trực tiếp cho văn bản đã sao chép, nhưng nó vẫn giữ lại định dạng như in đậm và in nghiêng, khi nó được áp dụng cho một phần của đoạn văn bản được sao chép. Văn bản sẽ tuân theo định nghĩa kiểu trong tài liệu mới, nơi văn bản được dán.

Keep Text Only: Tùy chọn này loại bỏ tất cả các phần tử định dạng và không phải văn bản, như hình ảnh hoặc bảng. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán, và đưa vào bất kỳ thuộc tính định dạng trực tiếp hoặc thuộc tính ký tự nào của văn bản ngay trước con trỏ, khi văn bản được dán. Các ảnh sẽ bị loại bỏ và các bảng được chuyển đổi thành một chuỗi các đoạn văn.

Dán từ các chương trình khác

Khi bạn dán nội dung đã được sao chép từ một chương trình khác, bạn có thể chỉ định hành vi mặc định sau.

Keep Source Formatting (Default): Tùy chọn này giữ lại định dạng của văn bản đã sao chép.

Match Destination Formatting: Tùy chọn này loại bỏ hầu hết định dạng được áp dụng trực tiếp cho văn bản đã sao chép, nhưng nó vẫn giữ lại các định dạng như in đậm và in nghiêng, khi nó được áp dụng cho một phần của đoạn văn bản được sao chép. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán. Văn bản cũng có bất kỳ đặc điểm định dạng trực tiếp nào của văn bản ngay trước con trỏ, khi văn bản được dán.

Keep Text Only: Tùy chọn này loại bỏ tất cả các phần tử định dạng và không phải văn bản, như hình ảnh hoặc bảng. Văn bản có các đặc điểm phong cách của đoạn mà nó được dán, và đưa vào bất kỳ thuộc tính định dạng trực tiếp hoặc thuộc tính ký tự nào của văn bản ngay trước con trỏ, khi văn bản được dán. Tương tự, các phần tử đồ họa bị loại bỏ và các bảng được chuyển đổi thành một chuỗi các đoạn văn.

Đặt các tùy chọn cho smart cut-and-paste

Tùy smart cut-and-paste giúp bạn tự động điều chỉnh định dạng khi bạn dán văn bản.

Trong hộp thoại Settings, hãy chỉ định hành vi mặc định khi hợp nhất, cắt và dán văn bản. Bạn có thể sửa đổi hành vi mặc định, bằng cách sử dụng nút Paste Options, xuất hiện khi bạn dán nội dung từ Clipboard vào tài liệu của mình. Nút này chỉ có sẵn khi tùy chọn Use smart cut and paste được bật.

Use default options for: Nhấp vào một mục trong danh sách để chọn trước cấu hình cho các tùy chọn trong hộp thoại. Để chọn cấu hình tùy chọn của riêng bạn, hãy nhấp vào Custom trong danh sách này.

Adjust sentence and word spacing automatically: Chọn tùy chọn này để xóa các dấu cách thừa khi xóa văn bản hoặc thêm khoảng trắng cần thiết khi dán văn bản từ khay nhớ tạm.

Adjust paragraph spacing on paste: Chọn tùy chọn này để ngăn việc tạo các đoạn trống và để ngăn khoảng cách giữa các đoạn không nhất quán.

Adjust table formatting and alignment on paste: Chọn tùy chọn này để kiểm soát việc định dạng và căn chỉnh các bảng. Khi tùy chọn này được bật, các ô đơn lẻ được dán dưới dạng văn bản, các phần của bảng được dán thành các hàng vào bảng hiện có (chứ không phải là các bảng lồng nhau) và các bảng được thêm vào cũng được điều chỉnh để phù hợp với bảng hiện có.

Smart style behavior: Chọn tùy chọn này không có hiệu lực. Để tinh chỉnh hành vi của kiểu khi dán nội dung, hãy sử dụng tùy chọn Pasting trong phần Cut, copy, and paste của tùy chọn Advanced.

Merge formatting when pasting from Microsoft Office PowerPoint: Chọn tùy chọn này để kiểm soát kết quả khi bạn dán nội dung từ bài thuyết trình PowerPoint. Khi tùy chọn này được bật, định dạng của văn bản hoặc bảng xung quanh được áp dụng cho văn bản được dán; kiểu dấu đầu dòng, số hoặc danh sách được sử dụng gần đây nhất, được áp dụng cho danh sách được dán; và giao diện của các mục như bảng, siêu liên kết, hình ảnh, đối tượng OLE và hình dạng được giữ nguyên từ nguồn trong PowerPoint.

Adjust formatting when pasting from Microsoft Office Excel: Chọn tùy chọn này để kiểm soát kết quả khi dán dữ liệu từ Excel. Khi tùy chọn này được bật, dữ liệu đã dán được đặt trong một bảng và các biểu đồ được dán dưới dạng ảnh, thay vì được dán như một đối tượng Word.

Merge pasted lists with surrounding lists: Chọn tùy chọn này để định dạng các mục danh sách sao cho phù hợp với danh sách trong văn bản đích.

Định Dạng Văn Bản Trong Ms Word 2003

1.1. Định dạng ký tự bằng Menu chuột phải. Nháy chuột phải vào màn hình soạn thảo sẽ xuất hiện menu  và chọn Font sẽ xuất hiện cửa sổ chọn Font  – Thẻ Font: Cho phép thiết lập các định dạng căn bản về phông chữ. – Hộp Font: Cho phép chọn phông chữ (danh sách phông chữ phụ thuộc vào việc cài đặt phông). Hiện nay phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Để thuận tiện trong giao dịch điện tử, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ quy định dùng phông Times New Roman, bộ gõ Unicode. – Hộp Font style dùng để chọn kiểu chữ: Regular chọn kiểu chữ bình thường, Italic chọn kiểu chữ nghiêng, Bold kiểu chữ đậm, Bold Italic kiểu chữ vừa đậm vừa nghiêng. – Hộp Size dùng để chọn cỡ chữ. – Hộp Font color dùng để chọn màu cho chữ. – Hộp Underline style dùng để chọn kiểu đường gạch chân (Nếu kiểu chữ đang chọn là Underline). – Mục Effects cho phép thiết lập một số hiệu ứng chữ đơn giản, người sử dụng có thể chọn chúng và xem thể hiện ở Preview. – Nếu bấm nút Default: Kiểu định dạng này sẽ được thiết lập là ngầm định cho các đoạn văn bản mới sau này. 1.2. Định dạng ký tự bằng thanh công cụ. Định dạng ký tự bằng thanh công cụ (Formatting) bao gồm: Phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho phép người dùng định dạng nhanh hơn so với dùng menu lệnh. Phương pháp thực hiện: Để định dạng khối ký tự, cần thực hiện chọn khối, sau đó thao tác bằng cách chọn các biểu tượng trên thanh công cụ tương ứng  –  Dùng chọn phông chữ để định dạng. –                     Dùng để chọn cỡ chữ. –                Dùng để chọn kiểu chữ đậm(B), nghiêng(I), gạch chân(U) –                         Dùng để đánh chỉ số trên. –                         Dùng để đánh chỉ số dưới. 1.1.3. Định dạng ký tự bằng bàn phím. Chọn khối ký tự cần định dạng, nhấn tổ hợp phím: – Ctrl + B: Để định dạng kiểu chữ đậm. – Ctrl + I: Để định dạng kiểu chữ nghiêng. – Ctrl + U: Để định dạng kiểu chữ gạch chân. – Ctrl + Shift +  + : Chỉ số trên. – Ctrl +  +: Chỉ số dưới. 1.1.4. Định dạng chế độ thu nhỏ mở rộng cỡ chữ (Character Spacing). Chọn thẻ Font Character Spacing xuất hiện hộp thoại  Để thực hiện chọn thẻ Character Spacing, với các lựa chọn sau: – Scale: Dùng để đặt tỷ lệ hiển thị, đơn vị tính là (%). – Spacing: Dùng để đặt chế độ định dạng. + Normal: Chế độ định dạng bình thường. + Condensed: Chế độ định dạng nén.  + Expended: Chế độ định dạng mở rộng. – Position: Thiết lập vị trí định dạng. + Normal: Chế độ định dạng bình thường (giữa dòng). + Raised: Chế độ định dạng dòng chữ lên trên. + Lowered: Chế độ định dạng dòng chữ xuống dưới. 1.5. Định dạng hiệu ứng. – Thẻ Text Effects: Cho phép thiết lập một số hiệu ứng trình diễn sôi động cho đoạn văn bản. Chọn kiểu trình diễn ở danh sách Animations và xem trước kết quả thu được. – Hoặc dùng cách sau: Gõ một đoạn văn bản “Mẫu văn bản định dạng” – Chọn phông chữ. Để chọn phông chữ cho đoạn văn bản trên thực hiện như sau: Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản; Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font   trên thanh công cụ chuẩn (Stadard). Một danh sách các kiểu phông chữ xuất hiện Người sử dụng có thể chọn một kiểu phù hợp. Ví dụ: Chọn kiểu phông Times New Roman và sử dụng phím caps lock để gõ chữ in hoa “MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG” – Chọn cỡ chữ. Để chọn cỡ chữ cho đoạn văn bản trên thực hiện như sau: Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản; Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Size   trên thanh công cụ Standard. Một danh sách các cỡ chữ xuất hiện cho phép chọn lựa hoặc cũng có thể gõ trực tiếp trong hộp Size này: Ví dụ: Chọn cỡ chữ 16 (ban đầu cỡ chữ 12) đoạn văn trên sẽ trở thành. “MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG” – Chọn kiểu chữ. Để chọn kiểu chữ (Chữ đậm, chữ nghiêng, chữ gạch chân) cho đoạn văn bản trên người sử dụng làm như sau: Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản; Bước 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ trên thanh công cụ Standard: + : Kiểu chữ đậm (Phím nóng Ctrl + B) “MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG” + : Kiểu chữ nghiêng (Phím nóng Ctrl + I) “MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG” + : Kiểu chữ ghạch chân (Phím nóng Ctrl + U) “MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG” + Mặt khác có thể thiết lập văn bản bởi tổ hợp nhiều kiểu chữ: (vừa đậm vừa nghiêng hoặc vừa có gạch chân), ví dụ: “MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG” “MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG” “MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG” – Chọn màu chữ. Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản; Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font color   trên thanh công cụ Standard. Một bảng màu xuất hiện cho phép lựa chọn. Người sử dụng có thể chọn loại màu phù hợp bằng cách nháy chuột lên ô màu cần chọn. Ngoài ra, người sử dụng có thể chọn những màu độc đáo hơn khi bấm nút Thẻ Standard cho phép chọn màu có sẵn có thể chọn; hơn nữa thẻ Custom cho phép định nghĩa màu cho riêng mình Người sử dụng có thể chọn màu ở bảng các điểm màu, đồng thời cũng có thể điều chỉnh được tỷ lệ các màu đơn trong từng gam màu (Red tỷ lệ màu đỏ, Green tỷ lệ màu xanh lá cây, Blue tỷ lệ màu xanh da trời).

Trong định dạng ký tự có các chức năng: Chọn cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, cách dòng, hiệu ứng.Nháy chuột phải vào màn hình soạn thảo sẽ xuất hiệnvà chọnsẽ xuất hiện cửa sổ chọn- Thẻ: Cho phép thiết lập các định dạng căn bản về phông chữ.- Hộp: Cho phép chọn phông chữ (danh sách phông chữ phụ thuộc vào việc cài đặt phông). Hiện nay phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tựtheo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Để thuận tiện trong giao dịch điện tử, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ quy định dùng phông, bộ gõ- Hộpdùng để chọn kiểu chữ:chọn kiểu chữ bình thường,chọn kiểu chữ nghiêng,kiểu chữ đậm,kiểu chữ vừa đậm vừa nghiêng.- Hộpdùng để chọn cỡ chữ.- Hộpdùng để chọn màu cho chữ.- Hộpdùng để chọn kiểu đường gạch chân (Nếu kiểu chữ đang chọn là).- Mụccho phép thiết lập một số hiệu ứng chữ đơn giản, người sử dụng có thể chọn chúng và xem thể hiện ở- Nếu bấm nút: Kiểu định dạng này sẽ được thiết lập là ngầm định cho các đoạn văn bản mới sau này.Định dạng ký tự bằng thanh công cụ () bao gồm: Phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho phép người dùng định dạng nhanh hơn so với dùng menu lệnh.Phương pháp thực hiện: Để định dạng khối ký tự, cần thực hiện chọn khối, sau đó thao tác bằng cách chọn các biểu tượng trên thanh công cụ tương ứngDùng chọn phông chữ để định dạng.Dùng để chọn cỡ chữ.Dùng để chọn kiểu chữ, nghiêng(I),Dùng để đánh chỉ số trên.Dùng để đánh chỉ số dưới.1.1.3. Định dạng ký tự bằng bàn phím.Chọn khối ký tự cần định dạng, nhấn tổ hợp phím:: Để định dạng kiểu chữ đậm.: Để định dạng kiểu chữ nghiêng.: Để định dạng kiểu chữ gạch chân.: Chỉ số trên.Chỉ số dưới.1.1.4. Định dạng chế độ thu nhỏ mở rộng cỡ chữ (Character Spacing).Chọn thẻxuất hiện hộp thoạiĐể thực hiện chọn thẻ, với các lựa chọn sau:: Dùng để đặt tỷ lệ hiển thị, đơn vị tính là (%).: Dùng để đặt chế độ định dạng.: Chế độ định dạng bình thường.: Chế độ định dạng nén.: Chế độ định dạng mở rộng.: Thiết lập vị trí định dạng.: Chế độ định dạng bình thường (giữa dòng).: Chế độ định dạng dòng chữ lên trên.: Chế độ định dạng dòng chữ xuống dưới.- Thẻ: Cho phép thiết lập một số hiệu ứng trình diễn sôi động cho đoạn văn bản. Chọn kiểu trình diễn ở danh sáchvà xem trước kết quả thu được.- Hoặc dùng cách sau: Gõ một đoạn văn bản “Mẫu văn bản định dạng”Để chọn phông chữ cho đoạn văn bản trên thực hiện như sau:Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản;Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộptrên thanh công cụ chuẩn (. Một danh sách các kiểu phông chữ xuất hiệnNgười sử dụng có thể chọn một kiểu phù hợp.Ví dụ: Chọn kiểu phôngvà sử dụng phímđể gõ chữ in hoa“MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG”Để chọn cỡ chữ cho đoạn văn bản trên thực hiện như sau:Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản;Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộptrên thanh công cụ. Một danh sách các cỡ chữ xuất hiện cho phép chọn lựa hoặc cũng có thể gõ trực tiếp trong hộpnày:Ví dụ: Chọn cỡ chữ 16 (ban đầu cỡ chữ 12) đoạn văn trên sẽ trở thành.“MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG”Để chọn kiểu chữ (, chữ nghiêng,) cho đoạn văn bản trên người sử dụng làm như sau:Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản;Bước 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ trên thanh công cụ: Kiểu chữ đậm (Phím nóngKiểu chữ nghiêng (Phím nóng“MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG”: Kiểu chữ ghạch chân (Phím nóng+ Mặt khác có thể thiết lập văn bản bởi tổ hợp nhiều kiểu chữ: (vừa đậmvừa nghiêng hoặc vừa có gạch chân), ví dụ:. Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bảnBước 1: Bôi đen đoạn văn bản;Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộptrên thanh công cụMột bảng màu xuất hiện cho phép lựa chọn.Người sử dụng có thể chọn loại màu phù hợp bằng cách nháy chuột lên ô màu cần chọn. Ngoài ra, người sử dụng có thể chọn những màu độc đáo hơn khi bấm nútThẻcho phép chọn màu có sẵn có thể chọn; hơn nữa thẻcho phép định nghĩa màu cho riêng mìnhNgười sử dụng có thể chọn màu ở bảng các điểm màu, đồng thời cũng có thể điều chỉnh được tỷ lệ các màu đơn trong từng gam màu (tỷ lệ màu đỏ,tỷ lệ màu xanh lá cây,tỷ lệ màu xanh da trời).

Cách Định Dạng Văn Bản Trong Word 2007, 2010, 2013

Hướng dẫn định dạng văn bản trong Office word 2007 2010 2013. Ở bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn định dạng văn bản trong word. Có những định dạng không còn là xa lạ với những bạn đã từng làm qua Word. Tuy nhiên mình vẫn hướng hướng dẫn lại tổng thể các định dạng văn bản trên Word. Và làm Demo trên Word 2010, word 2007, 2013, 2003 có thao tác tương tự

In đậm . Chọn đoạn text mà bạn muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn cho đến khi xuất hiện thanh công cụ Mini.

. Nhấn nút Bold (B). Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+B. Lưu ý, nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) lần nữa nếu bạn muốn bỏ in đậm.

Thực hiện tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn nút Bold thì bạn nhấn nút Italic (phím tắt Ctrl+I).

Gạch dưới đoạn text Nhấn Ctrl+U để gạch dưới đoạn text đang chọn. Nhấn Ctrl+U lần nữa để bỏ gạch dưới. Ngoài ra còn có nhiều kiểu gạch dưới khác:* Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng: – Chọn đoạn text bạn muốn gạch dưới. – Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải.

– Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only. Nhấn OK. * Gạch đôi ở dưới từ: Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên. Trong hộp Underline style, bạn chọn biểu tượng dòng đôi. Nhấn OK.* Đường gạch dưới trang trí: Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên. – Trong hộp Underline style, bạn chọn kiểu mình thích. – Để đổi màu của đường gạch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color và chọn màu mình thích. Nhấn OK.

Đánh dấu (Highlight) đoạn text Đánh dấu đoạn text để làm nó trông nổi bật hơn. Cách thực hiện: 1. Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Text Highlight Color . 2. Chọn một màu dùng để tô sáng mà bạn thích (thường là màu vàng). 3. Dùng chuột tô chọn đoạn text muốn đánh dấu. 4. Muốn ngừng chế độ đánh dấu, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút Text Highlight Color, chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC.Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text 1. Chọn đoạn text muốn gỡ bỏ chế độ đánh dấu. 2. Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút Text Highlight Color. 3. Chọn No Color.Định dạng chỉ số trên (Superscript), chỉ số dưới (Subscript) 1. Chỉ số trên (Superscript); 2. Chỉ số dưới (Subscript).

Chọn đoạn text cần định dạng. Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút Superscript (phím tắt Ctrl+Shift+=) để định dạng chỉ số trên, hoặc nhấn nút Subscript (phím tắt Ctrl+=) để định dạng chỉ số dưới.

CANH CHỈNH VĂN BẢN Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai bên 1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn canh chỉnh. 2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn nút Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nút Justify để canh đều hai bên.

Canh chỉnh nhiều chế độ trên cùng 1 dòng 1. Chuyển chế độ xem văn bản là Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View, nhóm Document Views, chọn nút Print Layout hoặc Web Layout). 2. Nhấn chuột vào dòng mới và thực hiện như sau: – Chèn đoạn text canh trái: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang trái cho đến vị trí cần gõ text, nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text. – Chèn đoạn text canh giữa: Di chuyển con trỏ chuột chữ I vào khoảng giữa dòng cho đến vị trí cần gõ text. Nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text. – Chèn đoạn text canh phải: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang phải cho đến vị trí cần gõ text, nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text.

1. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải. 2. Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Tại mục Vertical alignment, bạn chọn một loại canh chỉnh mình thích (Top, Center, Justified, Bottom)

3. Tại mục Apply to, bạn chọn phạm vi áp dụng là Whole document (toàn văn bản), This section (vùng hiện tại), hay This point forward (kể từ đây trở về sau). Nhấn OK.

Canh giữa lề trên và lề dưới 1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn canh giữa so với lề trên và lề dưới. 2. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải. 3. Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Tại mục Vertical alignment, bạn chọn Center. 4. Tại mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK.

Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn 1. Nhấn chuột vào đoạn mà bạn muốn thụt lề dòng đầu tiên. 2. Trong thẻ Page Layout, nhấn vào nút mũi tên góc dưới bên phải của nhóm Paragraph. 3. Ở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. Tại mục Special, bạn chọn First line. Tại mục By, chọn khoảng cách thụt vào. Nhấn OK. Điều chỉnh khoảng cách thụt lề của toàn bộ đoạn 1. Chọn đoạn văn bản muốn điều chỉnh. 2. Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên lên, xuống bên cạnh mục Left để tăng, giảm khoảng cách thụt lề trái, hay tại mục Right để điều chỉnh thụt lề phải.

Thụt dòng tất cả, trừ dòng đầu tiên của đoạn 1. Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn điều chỉnh. 2. Trên thanh thước ngang, hãy nhấn chuột vào dấu Hanging Indent và rê đến vị trí bạn muốn bắt đầu thụt dòng. Nếu bạn không thấy thanh thước ngang đâu cả, hãy nhấn nút View Ruler ở phía trên của thanh cuộn dọc để hiển thị nó.

Tạo một thụt âm Thay vì thụt dòng vào trong, bạn có thể điều chỉnh thụt ra ngoài so với lề trái bằng cách: 1. Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn mở rộng sang trái. 2. Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn nút mũi tên hướng xuống trong mục Left cho đến khi đoạn văn bản nằm ở vị trí bạn vừa ý.

THAY ĐỔI KHOẢNG CÁCH TRONG VĂN BẢNTạo khoảng cách đôi giữa các dòng cho toàn bộ tài liệu Khoảng cách mặc định giữa các dòng cho bất kỳ tài liệu trống nào là 1.15. Bạn có thể tạo khoảng cách đôi (2) nếu muốn bằng cách sau: 1. Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột phải vào nút Normal, chọn Modify.

2. Bên dưới nhóm Formatting, nhấn nút Double Space. Nhấn OK.Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn bản đang chọn 1. Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi. 2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing. 3. Chọn khoảng cách bạn muốn, chẳng hạn 2.0Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhưng khoảng cách này không có trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, bạn hãy chọn Line Spacing Options, và nhập vào khoảng cách mà bạn thích. Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ: – Single (dòng đơn). Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn đang sử dụng. – 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn. – Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn. – At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng. – Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó bạn tăng hoặc giảm cỡ chữ. – Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà bạn chỉ định. Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn.

Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn 1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó. 2. Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị bạn muốn.Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự 1. Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi. 2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font. 3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Trong mục Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và chỉ định số khoảng cách trong mục By.

Co dãn văn bản theo chiều ngang 1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn căng ra hoặc thu lại. 2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font. 3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà bạn muốn. Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại, nó sẽ được thu lại. Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài liệuTheo dõi sự thay đổi trong khi chỉnh sửa 1. Mở tài liệu mà bạn muốn theo dõi. 2. Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn nút Track Changes. 3. Thay đổi tài liệu theo ý bạn (chèn, xóa, di chuyển hay định dạng văn bản…). Lập tức ở bên hông trang tài liệu sẽ xuất hiện những bong bóng hiển thị sự thay đổi này.Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn vào nút Track Changes một lần nữa để tắt chế độ theo dõi trong khi chỉnh sửa.Thay đổi cách Word đánh dấu – Bạn có thể đổi màu và những định dạng mà Word dùng để đánh dấu sự đổi trong tài liệu bằng cách nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Track Changes, và nhấn chọn mục Change Tracking Options

– Nếu bạn muốn xem tất cả những thay đổi ngay trong tài liệu thay vì hiển thị những bong bóng bên hông tài liệu, ở nhóm Tracking, nhấn vào nút Ballons, sau đó chọn Show all revisions inline. – Để làm nổi bật vùng hiển thị những bong bóng (bên lề tài liệu), hãy nhấn nút Show Markup và chọn Markup Area Highlight.

Định Dạng Văn Bản Thần Tốc Trong Microsoft Word Với Chức Năng “Styles”

Khi bạn muốn định dạng văn bản trong Microsoft Word, bạn có thể làm thủ công, bằng cách tự chọn phông chữ, kích thước, màu sắc, căn chỉnh lề và các thuộc tính khác, nhưng mọi việc sẽ trở nên đơn giản hơn nếu định dạng với “Styles” (nằm ở thẻ Home). Một style là một tập hợp của các định dạng mà bạn có thể dùng đi dùng lại. Bạn có thể sử dụng và thay đổi style đã được thiết lập trong Word, và bạn cũng có thể tự tạo style của riêng mình.

Việc sử dụng style trong Word có một số lợi thế như sau:

Tính nhất quán. Tất cả các tiêu đề, tiêu đề phụ, đoạn văn và bảng biểu chắc chắn sẽ được định dạng chính xác.

Tốc độ. Việc dùng một style sẽ nhanh hơn việc định dạng từng phần riêng biệt. Và nếu cần thay đổi một số định dạng – như cỡ chữ chẳng hạn – bạn chỉ cần thay đổi trong phần thiết lập của style, tất cả những đoạn trong văn bản gắn với style đó sẽ thay đổi định dạng.

Điều hướng. Style là những dấu trang tự động. Khi bạn kích hoạt Khung điều hướng (Navigation Pane), bạn chỉ cần nhấp chuột vào tiêu đề và tiêu đề phụ trong khung để đi đến các vị trí trong tài liệu.

Áp dụng style dành cho đoạn văn có sẵn

Word có hai loại style cơ bản:

Style Đoạn văn (Paragraph Style): Các style này áp dụng ít nhất cho một đoạn hoàn chỉnh, và có định dạng đoạn văn (căn lề chữ, thụt lề…) và định dạng ký tự (phông chữ, màu sắc…).

Style Ký tự (Character Style): Các style này có thể áp dụng đối với ít nhất là một chữ cái, và chỉ chứa các định dạng ký tự.

Trước khi áp dụng bất kỳ style nào, bạn hãy vào thẻ “View” và kích hoạt Khung điều hướng. Thao tác này giúp hiển thị các đầu mục có sẵn để điều hướng trong suốt tài liệu.

Navigation Pane chia sẻ không gian với Khung Search and Thumbnail

Quay trở lại thẻ Home, và để ý phần Style bên phải (Nếu cửa sổ làm việc hẹp, phần này sẽ chỉ là một icon). Đưa chuột đến tiêu đề lớn (không cần bôi đen) – “Background of Nucor Corporation” – chọn Heading 1 trong khu vực Style. Tiêu đề không những được định dạng, còn xuất hiện trong Khung điều hướng. Bạn có thể trở lại phần này bất kể lúc nào bằng cách nhấp vào tiêu đề “Background of Nucor Corporation” trong Khung điều hướng.

Lưu ý:

– Style Title không hiển thị trong Khung điều hướng, nhưng style Heading sẽ xuất hiện ở dưới khung này.

– Các phím tắt cho Heading 1, 2 và 3 là Ctrl-Alt-1, 2 và 3 (Windows) hoặc Command-Option-1, 2 và 3 (Mac)

Mỗi tiêu đề đã được định dạng sẽ xuất hiện trong khung Navigation, nằm dưới Heading 1.

Sửa đổi Style Đoạn văn có sẵn

Đây là khi sự tiện dụng của Style được phát huy. Để thay đổi định dạng của tất cả các chữ đã được định dạng là Heading 3, bạn không cần phải chọn từng dòng văn bản và áp dụng các định dạng riêng biệt. Cách đơn giản nhất là định dạng lại một trong số chúng, sau đó sử dụng nó để cập nhật style. Thao tác này sẽ thay đổi tất cả các tiêu đề khác được gắn tag là Heading 3.

Chọn một dòng được định dạng Heading 3 (“Weak demand from the steel market”) rồi thay đổi font chữ, kích thước và màu sắc theo ý bạn. Ngoài ra, chèn một tab left-justified (theo mũi tên), nhấp vào một vị trí bạn muốn trên thước kẻ như khu vực khoanh đỏ. Trỏ chuột đến tiêu đề, nhấn Tab, tiêu đề sẽ lùi vào theo tab bạn đã đặt (xem hình):

Như bạn thấy đấy, tất cả tiêu đề được định dạng Heading 3 đều thay đổi đồng loạt. Khi bạn trỏ chuột đến bất kì dòng nào và nhấn nút Tab, dòng đó sẽ lùi vào đúng vị trí bạn đã chọn ở trên

Nếu bạn muốn thực hành một lần nữa, cập nhật style của Heading 2.

Nếu bạn muốn định dạng một cụm từ lặp lại nhiều lần trong một đoạn văn, hãy sử dụng Style Ký tự. Bạn có thể làm điều này với bảng điều khiển Styles.

Ở góc dưới bên trái của bảng điều khiển, nhấp chuột vào New Style.

Trong hộp thoại New Style, đặt tên là “Bôi đen”, trong Style Type chọn Character, sau đó chọn OK.

Tên style bây giờ được liệt kê trong bảng điều khiển và trong phần Styles (cạnh style Heading 1 đã xuất hiện thêm style “Bôi đen”).

Áp dụng: Chọn “is one of the largest steel producers” như trong ảnh, sau đó chọn style “Bôi đen” để áp dụng style này.

Chuyển sang file mới tên “SAGA KTKD”. Chú ý rằng văn bản của nó ở dạng thô và chưa định dạng. Bôi đen hoặc trỏ chuột đến đoạn văn bản cần định dạng.

Bạn có thể sử dụng Format Painter để sao chép và dán định dạng giữa các tài liệu

Chuyển sang tài liệu “SAGA KTKD”, sử dụng tổ hợp phím Ctrl-Shift-V (Windows) hoặc Command-Shift-V (Mac) để áp dụng định dạng cho văn bản mới (Nếu không dùng phím tắt, bạn có thể thấy con chuột tự động đổi thành hình ảnh một cái chổi quét, bạn có thể “quét” đoạn văn bản cần được định dạng với style Heading 3). Lặp lại quá trình với Heading 1, Heading 2 và các style khác.

Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt cho Format Painter: Ctrl-Shift-C (Windows) hoặc Command-Shift-C (Mac) để copy định dạng từ được văn bản gốc, rồi sử dụng Ctrl-Shift-V (Windows) hoặc Command-Shift-V (Mac) như hướng dẫn trên.

Kết luận

Bây giờ bạn có thể thấy lý do tại sao style lại tuyệt vời: việc áp dụng style nhanh hơn là áp dụng nhiều thuộc tính định dạng, khả năng xảy ra lỗi do con người sẽ thấp hơn nhiều, và văn bản được điều hướng tự động (bạn có thể “nhảy” đến bất kì phần nào trong văn bản nhờ Khung điều hướng). Ngoài ra, khi bạn thay đổi hình thức của một style, tất cả các văn bản được định dạng với style đó sẽ ngay lập tức thay đổi. Và cách đơn giản nhất để sử dụng style đã sửa đổi hoặc tùy chỉnh trong một tài liệu khác là dán định dạng.

Bạn đang xem bài viết Kiểm Soát Định Dạng Khi Dán Văn Bản Trong Word trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!