Xem Nhiều 12/2022 #️ Luận Văn: Thực Trạng Và Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Quản Lý Hành Chính Văn Phòng / 2023 # Top 15 Trend | Theindochinaproject.com

Xem Nhiều 12/2022 # Luận Văn: Thực Trạng Và Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Quản Lý Hành Chính Văn Phòng / 2023 # Top 15 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Luận Văn: Thực Trạng Và Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Quản Lý Hành Chính Văn Phòng / 2023 mới nhất trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của TS.Nguyễn Thị Hoàng Đan. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau đều đã được trích dẫn đầy đủ nguồn gốc. Nếu có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung luận văn của mình. Hải phòng, ngày tháng năm 2018 LỜI CAM ĐOAN TRẦN HÙNG NAM 4. ii LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện và hoàn thành đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn phòng tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco)” bên cạnh sự nỗ lực cố gắng của bản thân còn có sự hướng dẫn nhiệt tình của các giảng viên Khoa Quản trị Kinh doanh Trường Đại học Dân lập Hải Phòng, các thầy cô giáo trực tiếp giảng dạy trong khóa học đã giúp tôi học tập, nghiên cứu và thực hiện luận văn. Xin chân thành cảm ơn cô giáo TS.Nguyễn Thị Hoàng Đan đã hướng dẫn, động viên giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và viết luận văn. Những nhận xét, đánh giá của Cô, đặc biệt là những gợi ý về hướng giải quyết vấn đề trong suốt quá trình nguyên cứu, thực sự là những bài học vô cùng quý giá đối với tôi không chỉ trong quá trình viết luận án mà cả trong hoạt động nghiên cứu chuyên môn sau này. Xin chân thành cảm ơn đến các Anh/ Chị em đồng nghiệp trong Công ty Cổ Phần Vận tải biển Việt Nam đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi và lấy số liệu trong bài luận văn. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn đến gia đình những người thân yêu đã hỗ trợ cho tôi rất nhiều trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ một cách hoàn chỉnh.

MÃ TÀI LIỆU: 0004

PHÍ TÀI LIỆU: 50.000

ĐỊNH DẠNG: WORD+PDF

THANH TOÁN QUA MOMO, VIETELPAY, CHUYỂN KHOẢN

NỘI DUNG: MÃ TÀI LIỆU – EMAIL NHẬN

CHECK EMAIL (1-15 PHÚT)

Đăng nhập MOMO

Quét mã QR

Nhập số tiền

Nội dung: Mã Tài liệu – Email

Check mail (1-15p)

Đăng nhập Vietel Pay

Quét mã QR

Nhập số tiền

Nội dung: Mã Tài liệu – Email

Check mail (1-15p)

Đăng nhập Internet Mobile

Chuyển tiền

Nhập số tiền

Nội dung: Mã Tài liệu – Email

Check mail (1-15p)

NẾU CHỜ QUÁ 15 PHÚT CHƯA THẤY MAIL VUI LÒNG NHẮN ZALO: 0932091562

Luận Văn: Thực Trạng Và Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Quản Lý Hành Chính Văn Phòng, Hay / 2023

Published on

Luận văn Thạc sỹ ngành Quản trị kinh doanh: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn phòng tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco) cho các bạn làm luận văn tham khảo Link tải: bit.ly/lv0004

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ISO 90 ISO 9001:2015 TRẦN HÙNG NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH Hải Phòng – 2018

2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG TRẦN HÙNG NAM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN VIỆT NAM (VOSCO) LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH MÃ SỐ: 60 34 01 02 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN THỊ HOÀNG ĐAN

3. i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của TS.Nguyễn Thị Hoàng Đan. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau đều đã được trích dẫn đầy đủ nguồn gốc. Nếu có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung luận văn của mình. Hải phòng, ngày tháng năm 2018 LỜI CAM ĐOAN TRẦN HÙNG NAM

4. ii LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện và hoàn thành đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn phòng tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco)” bên cạnh sự nỗ lực cố gắng của bản thân còn có sự hướng dẫn nhiệt tình của các giảng viên Khoa Quản trị Kinh doanh Trường Đại học Dân lập Hải Phòng, các thầy cô giáo trực tiếp giảng dạy trong khóa học đã giúp tôi học tập, nghiên cứu và thực hiện luận văn. Xin chân thành cảm ơn cô giáo TS.Nguyễn Thị Hoàng Đan đã hướng dẫn, động viên giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và viết luận văn. Những nhận xét, đánh giá của Cô, đặc biệt là những gợi ý về hướng giải quyết vấn đề trong suốt quá trình nguyên cứu, thực sự là những bài học vô cùng quý giá đối với tôi không chỉ trong quá trình viết luận án mà cả trong hoạt động nghiên cứu chuyên môn sau này. Xin chân thành cảm ơn đến các Anh/ Chị em đồng nghiệp trong Công ty Cổ Phần Vận tải biển Việt Nam đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi và lấy số liệu trong bài luận văn. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn đến gia đình những người thân yêu đã hỗ trợ cho tôi rất nhiều trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ một cách hoàn chỉnh.

5. iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN………………………………………………………………………………… i LỜI CẢM ƠN …………………………………………………………………………………….. i DANH MỤC BẢNG………………………………………………………………………….. vi DANH MỤC SƠ ĐỒ …………………………………………………………………………… i DANH MỤC HÌNH …………………………………………………………………………….. i PHẦN MỞ ĐẦU………………………………………………………………………………… 1 1. Tính cấp thiết của đề tài……………………………………………………………………. 1 2. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài ………………………………………… 2 2.1. Mục tiêu ……………………………………………………………………………………… 2 2.2. Nội dung nghiên cứu …………………………………………………………………….. 2 3.Phương pháp nghiên cứu…………………………………………………………………… 3 chúng tôi thập dữ liệu ……………………………………………………………………………. 3 3.1.1.Dữ liệu thứ cấp …………………………………………………………………………… 3 3.1.2.Dữ liệu sơ cấp…………………………………………………………………………….. 3 3.1.3. Xử lý số liệu thu thập …………………………………………………………………. 3 3.2. Quy trình nghiên cứu…………………………………………………………………….. 4 4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu ………………………………………… 4 5. Ý nghĩa của đề tài……………………………………………………………………………. 4 6. Tổng quan nghiên cứu……………………………………………………………………… 4 7. Kinh nghiệm về quản lý hành chính văn phòng …………………………………… 5 8. Kết cấu đề tài………………………………………………………………………………….. 9 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ……………………………………………………… 10 1.1 Khái niệm về công tác quản lý hành chính văn phòng ………………………. 10 1.1.1 Khái niệm về văn phòng…………………………………………………………….. 10 1.1.2 Vị trí của công tác quản lý hành chính văn phòng………………………….. 12 1.1.3 Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng ……………………….. 13

6. iv 1.1.4 Chức năng của công tác quản lý hành chính văn phòng ………………….. 14 1.1.5 Nhiệm vụ của công tác quản lý hành chính văn phòng [2],[22],[25]…. 17 1.1.6 Sự cần thiết của công tác quản lý hành chính văn phòng ………………… 18 1.1.7 Các yếu tố ảnh hưởng cuả công tác quản lý hành chính văn phòng [25].. 18 1.2 Nội dung hoạt động của công tác hành chính văn phòng [14], [25],[28]. 20 1.2.1 Tổ chức bộ máy của hành chính văn phòng…………………………………… 20 1.2.2 Phân công công việc [27] …………………………………………………………… 21 1.2.3 Điều hành công việc ………………………………………………………………….. 26 1.2.4 Xây dựng quy chế làm việc ………………………………………………………… 28 1.2.5 Tổ chức hội hội họp, hội nghị, các chuyến đi công tác……………………. 29 1.2.6 Nghiệp vụ văn thư lưu trữ ………………………………………………………….. 31 1.2.7 Đơn giản hóa công việc hành chính văn phòng ……………………………… 32 1.2.8 Phân loại, phân cấp và kỹ thuật soạn thảo văn bản…………………………. 33 1.2.9 Tiếp khách và trực điện của nhân viên lễ tân trong hành chính văn phòng ……………………………………………………………………………………………… 36 1.2.10 Thu nhận và xử lý thông tin………………………………………………………. 38 1.2.11 Công tác hậu cần …………………………………………………………………….. 40 1.2.12 Công tác quản lý nguồn nhân lực ………………………………………………. 40 1.3 Một số nguyên tắc của công tác quản lý hành chính văn phòng [2],[4]… 41 1.4 Phương thức thực hiện hiệu quả của công tác hành chính văn phòng [4],[17],[26]……………………………………………………………………………………… 42 Tiểu kết chương 1……………………………………………………………………………… 43 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY VOSCO GIAI ĐOẠN 2012 – 2017……….. 44 2.1 Tổng quan về Công ty Vosco ………………………………………………………… 44 2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban của Công ty Vosco 46 2.3 Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ……………………………………. 53 2.4 Thực trạng công tác hành chính văn phòng của Công ty Vosco………….. 61 2.5 Đánh giá công tác hành chính văn phòng của Công ty Vosco……………. 72

7. v CHƯƠNG 3. XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP, HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY VOSCO ………………………………. 78 3.1 Phương hướng, nhiệm vụ, hoạt động và phấn đấu của Phòng Hành chính Công ty Vosco………………………………………………………………………………….. 78 3.1.1 Nhiệm vụ của Phòng Hành Chính công ty Vosco ………………………….. 78 3.1.2 Phương hướng hoạt động và phấn đấu của phòng Hành Chính vosco.. 79 3.2 Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn phòng tại Công ty Vosco ……………………………………………………………………. 80 3.2.1. Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp ………………………………….. 80 3.2.2. Giải pháp về công tác hậu cần ……………………………………………………. 81 3.2.3. Giải pháp về công tác hội nghị, hội thảo ……………………………………… 82 3.2.4. Giải pháp về công tác văn thư – lưu trữ ……………………………………….. 83 3.2.5. Giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức ………………………. 85 3.2.6 Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ…………. 87 KẾT LUẬN……………………………………………………………………………………… 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………….. 91

8. vi DANH MỤC BẢNG Số hiệu Tên bảng Trang 2.1 Cơ cấu giới tính và độ tuổi lao động của phòng Hành chính 63 2.2 Tổng hợp đánh giá nhân viên trong Công ty Vosco 75

9. i DANH MỤC SƠ ĐỒ Số hiệu Tên sơ đồ Trang 1.1 Chức năng hoạt động của nhà quản lý hành chính văn phòng 20 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Vosco 48 2.2 Công tác tổ chức P.Hành chính văn phòng của công ty VOSCO 65 2.3 Sơ đồ tổ chức ông tác quản lý văn thư 65 2.4 Sơ đồ quy trình quản lý công văn đi 70 2.5 Sơ đồ quy trình quản lý công văn đến 71

10. i DANH MỤC BIỂU ĐỒ Số hiệu Tên biểu đồ Trang 2.1 Tăng trưởng Sản lượng vận tải dầu sản phẩm của VOSCO 56 2.2 Thị phần theo trọng tải của VOSCO và một số hãng tàu năm 2015 59 2.3 Thị phần theo trọng tải của VOSCO và một số hãng tàu năm 2016 59 2.4 Thị phần theo trọng tải củaVOSCO và một số hãng tàu năm 2017 60

11. 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Công tác hành chính văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác Hành chính văn phòng bởi Hành chính văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu công tác Hành chính văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của doanh nghiệp sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận hành chính văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại, là “cửa ngõ”, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời các hoạt động tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc, công tác tổng hợp, hậu cần… cũng như quan hệ trực tiếp với các phòng ban trong công ty. Với vị thế đó, công tác hành chính văn phòng được coi là công tác không thể thiếu trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Phòng Hành chính của Công ty Vosco là phòng tham mưu cho Tổng Giám đốc về công việc quản lý hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin. Phòng có nhiệm vụ quản trị văn phòng Công ty, lập kế hoạch mua sắm hợp lý các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm; quản lý đất đai, nhà cửa; lập kế hoạch và thực hiện xây dựng, sửa chữa văn phòng công ty và chi nhánh. Ngoài ra, phòng còn quản lý và phục vụ đầy đủ cho yêu cầu làm việc hội họp, đi lại, lưu trú, đón tiếp khách; theo dõi, tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động, cấp phát thuốc cho các tàu đầy đủ đúng chế độ và tổ chức bữa ăn giữa ca cho các bộ văn phòng trụ sở chính.

12. 2 Bản thân tôi, với vai trò là Trưởng phòng Hành chính, nhằm thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của Ban giám đốc Công ty giao phó cho phòng Hành chính là quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng… Phòng Hành chính còn là nơi giữ mối quan hệ và trao đổi công văn với các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước như Sở kế hoạch đầu tư, cảnh sát khu vực, cơ quan phòng cháy chữa cháy… Vì vậy luôn mong muốn làm thế nào để nâng cao hiệu quả của công tác hành chính văn phòng mà mình quản lý. Xuất phát từ những lý do trên nên tôi quyết định lựa chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn phòng tại công ty Cổ Phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco)” với mong muốn góp phần hoàn thiện, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác hành chính văn phòng tại công ty. 2. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài 2.1. Mục tiêu – Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác quả trị hành chính văn phòng tại doanh nghiệp. – Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác hành chính văn phòng, tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính công ty Vosco. – Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác hành chính văn phòng, tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính công ty Cổ phần vận tải biển Việt Nam Vosco. 2.2. Nội dung nghiên cứu Đề tài, tập trung vào các nội dung chính sau: – Nghiên cứu các vấn đề lý luận về công tác quản trị hành chính văn phòng tại doanh nghiệp. – Đánh giá thực trạng tình hình công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco giai đoạn 2012 – 2017.

14. 4 3.2. Quy trình nghiên cứu Sơ đồ 1: Quy trình nghiên cứu 4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu – Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco. – Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: phòng Hành chính công ty Vosco giai đoạn 2012 – 2017. 5. Ý nghĩa của đề tài – Nghiên cứu đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ lãnh đạo là trưởng phòng Hành chính của Công ty Vosco. – Vận dụng luận cứ khoa học vào quản lý nhằm tăng cường chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco. – Mong muốn góp phần cải tiến lối làm việc, nâng cao hiệu quả quản lýhiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco. 6. Tổng quan nghiên cứu Quản trị hành chính văn phòng là một trong các lĩnh vực quản trị được các nhà nghiên cứu quản trị quan tâm.Giải pháp tổ chức thực để nâng cao Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn Công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng Quan sát, đánh giá Thực trạng Công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco Công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco Phỏng vấn

16. 6 bộ văn phòng mà còn diễn ra trong phạm vi toàn doanh nghiệp nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp; Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh nhìn thấy” của một doanh nghiệp và do đó cũng gắn liền với uy tín, hiệu quả hoạt động của cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của người lãnh đạo doanh nghiệp đó. Quan điểm quản trị văn phòng của người Mỹ cho rằng: bề ngoài của một văn phòng – gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức ngăn nắp ra sao – có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến vấn đề hoàn thành công việc nhanh chóng. Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó trông có vẻ hiệu quả như thế nào.[21] 2. Văn phòng và công tác văn phòng của doanh nghiệp cần được hiện đại hóa: Xu thế phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Trong bối cảnh đó, văn phòng cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới. Hơn nữa, xuất hiện bùng nổ thông tin, là hiện tượng phản ánh dưới dạng thông tin bởi sự hội tụ đột ngột của các yếu tố mang tính thời đại. Bùng nổ thông tin đã làm cho các nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp hiểu ra rằng: thông tin là nguồn lực quan trọng nhất, vượt lên mọi nguồn lực khác, đúng như Mike Harvey, tác giả của cuốn Quản trị hành chính văn phòng đã khẳng định: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có”. Văn phòng ngày nay cần hướng toàn bộ hoạt động của mình vào xử lý thông tin và phải thực sự trở thành một trung tâm xử lý thông tin. Do vậy, các chủ doanh nghiệp đã giành sự thích đáng đến văn phòng, đến công việc quản trị văn phòng. Từ đó họ đã cùng các nhà quản trị học đầu tư thích đáng về tiền của, công sức, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành những văn phòng hiện đại (modern office). [22]

17. 7 3. Nội dung đổi mới, hiện đại hóa văn phòng cần đổi mới nhận thức về vị trí, chức năng, phạm vi của văn phòng, công tác văn phòng. Cụ thể là: Nhận thức đúng về vị trí, vai trò của văn phòng; Quan niệm đầy đủ hơn về chức năng của văn phòng: Văn phòng vẫn thường thực hiện 2 chưc năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần. Tuy vậy, trong văn phòng hiện đại, xử lý thông tin và cao hơn nữa là chủ động xử lý thông tin được coi là hoạt động chủ yếu, bao trùm toàn bộ công việc văn phòng và do vậy, người ta nhấn mạnh họat động đó và cho rằng, đó là “Chức năng chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính của văn phòng hiện đại”. Công tác văn phòng: chỉ những hoạt động có tính chuyên trách về văn phòng trong bộ phận văn phòng/phòng hành chính; trong một không gian cụ thể là văn phòng/phòng hành chính và bằng những nhân viên văn phòng chuyên nghiệp. Công việc văn phòng: diễn ra trong toàn bộ doanh nghiệp; nhiều người trong doanh nghiệp, từ giám đốc, chuyên viên, kế toán viên, kỹ sư, nhân viên … đều làm các công việc văn phòng. Vì vậy, cần trang bị để họ có được những kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết và chỉ như vậy mới có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nói riêng và của toàn doanh nghiệp nói chung. 2. Nội dung hiện đại hóa văn phòng Các nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng đã giúp chúng ta nhận diện những nội dung của hiện đại hóa văn phòng chính là cấu trúc 3 mặt cơ bản của văn phòng hiện đại. Về trang thiết bị văn phòng: Trang bị các thiết bị văn phòng hiện đại như phương tiện làm văn bản, sao nhân văn bản, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn như internet,.. cùng các thiết bị viễn thông; Áp dụng mô hình Chính phủ điện tử (e-Government), văn phòng điện tử, hệ thống quản lý chất lượng ISO, v.v.. Ứng dụng ngày càng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, công nghệ mới vào công việc văn phòng như CNTT, kỹ thuật viễn thông; công thái học (ergonomics), công nghệ 5S của Nhật Bản, v.v.. Về nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay như xây dựng chương trình công tác; soạn thảo,

21. 11 Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó. Có quan niệm cho rằng văn phòng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động trong mỗi cơ quan, tổ chức”. Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều hành như mưa sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng….đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt. Trên thực tế văn phòng nhơ quan niệm hiện này để cập nó thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc “Hành chính – quản trị” hoặc “Hành chính – Tổ chức – Quản trị” hay “Hành chính – Tổng hợp”… Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ, quản lý hồ sơ, tài liệu cho một cơ quan, một tổ chức. Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “văn thư” hoặc bộ phận “văn thư – lưu trữ” hay bộ phận “văn thư – lễ tân”. Ở đây, chúng tôi cho rằng cần hiểu “văn phòng” là một bộ phận của một cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng không chỉ hiểu đơn giản là bộ phận giải quyết các công việc hành chính đơn giản như xử lý văn bản, quản lý con dấu hay dọn dẹp vệ sinh mà nó phải là nơi mang lại các giá trị khác cho tổ chức như tham mưu xây dựng hệ thống các quy định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy định đó để quản lý hệ thống; tham mưu và đảm bảo các nguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống kế hoạch – chương trình hành động; tổ chức các hoạt động đối nội nhằm xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạnh; tổ chức các hoạt động đối ngoại để xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ

22. 12 chức… Như vậy rõ ràng văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp. Từ đó, chúng tôi đưa ra khái niệm về văn phòng của các cơ quan, tổ chức như sau” [2]. “Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trỡ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp” [14]. 1.1.2 Vị trí của công tác quản lý hành chính văn phòng a. Khái niệm về hành chính văn phòng Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh.Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. b. Vị trí của văn phòng Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy, thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo đi công tác… Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính, chiến lược cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp.Văn phòng tổ chức các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt dộng quản lý của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác.Văn phòng cũng là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ quan, doanh nghiệp. Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ. Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những

23. 13 thông tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp. Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ. Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những thông tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì vậy, những người làm công tác hành chính văn phòng không thể làm trái các quy định trong việc thu thập xử lý thông tin hoặc tùy tiện trong việc phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới lãnh đạo cũng như tới hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp [14],[16],[25]. Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơ quan, doanh nghiệp. Là nơi tổ chức các hoạt động đối nội – đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức giữa cơ quan, doanh nghiệp với công dân, đối tác, khách hàng đều được tổ chức tại văn phòng. Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử trong lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên, phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì được tôn trọng. Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn tượng lớn đối với khách.Tất cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan, doanh nghiệp, góp phần quảng bá thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì thế, văn phòng còn được coi là “bộ mặt” của cơ quan, doanh nghiệp. 1.1.3 Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng Văn phòng là một của cơ quan, tổ chức. Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng gồm các nội dung sau: – Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng: phụ thuộc vào hai nội dung chính: + Chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng được phân công phụ trách. Thông thường, văn phòng của các cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần nên trong cơ cấu tổ chức của văn phòng

24. 14 thường xuất hiện các bộ phận như: văn thư, tổng hợp, quản trị,… tuy nhiên, trong trường hợp cụ thể, văn phòng có thể được phân công thực hiện các công việc khác như bảo hiểm, nhân sự, pháp chế, xuất nhập khẩu… là điều cần thiết [16],[22]. + Khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện. Căn cứ vào tình hình thực tế khối lượng công việc, người quản lý cần tính toán để quyết định thành lập các bộ phận nghiệp vụ dưới các hình thức khác nhau. – Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ. Sau khi đã xác định được các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc văn phòng, cần tiến hành việc quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận bằng văn bản. – Xác định số lượng nhân sự trong từng bộ phận: đảm bảo cho việc hoàn thành khối lượng công việc đã đề ra với kết quả cao tránh việc tồn đọng công việc của văn phòng. + Xác định khối lượng công việc của từng bộ phận, từng nhân viên trong phòng của mình. + Phân tích luồng công việc trong phòng, xác định các công việc có thể kiêm nhiệm, công việc không thể kiêm nhiệm. + Tính toán được thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc, thời gian hoàn thành công việc của từng bộ phận. Từ đó xác định được thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của phòng. + Xác định cá trang thiết bị cần thiết cho công việc, cho từng vị trí lao động. 1.1.4 Chức năng của công tác quản lý hành chính văn phòng – Chức năng quản lý. – Chức năng của quản lý hành chính văn phòng. a. Chức năng quản lý [17],[22] – Hoạch định (Planning): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.

25. 15 – Tổ chức (Organizing): Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong doanh nghiệp để đảm nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó. – Lãnh đạo (Leading): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức. – Kiểm soát (Controlling): Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn các sai trái đi lệch với mục tiêu. b. Chức năng của quản lý hành chính văn phòng [22],[25] – Hoạch định công việc hành chính. – Tổ chức công việc hành chính văn phòng. – Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng. – Kiểm soát công việc hành chính. – Dịch vụ hành chính văn phòng. Xuất phát từ những khái niệm trên có thể thấy văn phòng có các chức năng cụ thể như sau: * Chức năng tham mưu tổng hợp Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vực như việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủ trương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài chính…. Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho Tổng giám đốc có cơ sở để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. * Chức năng tư vấn về văn bản Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin, là phương tiện lưu trữ và truyền đạt các quyết định quản lý. Văn phòng trợ giúp cho Tổng giám đốc về công tác soạn thảo văn bản để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu, đúng thẩm quyền và đúng trình tự thủ tục theo quy định.

27. 17 * Chức năng thực hiện công tác hậu cần – Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh nghiệp, sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban. – Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị lễ hội, các sự kiện trong cơ quan, doanh nghiệp. – Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làm việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt. – Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban. 1.1.5 Nhiệm vụ của công tác quản lý hành chính văn phòng [2],[22],[25] a. Công tác hành chính – Tiếp nhận, bảo mật và chuyển giao công văn, giấy tờ gửi đến và đi; quản lý văn bản, lưu trữ công văn đi và đến của toàn bộ công ty; thực hiện và hướng dẫn các đơn vị bảo đảm qui trình, thể thức văn bản trước khi trình Tổng giám đốc ký; – Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu của Công ty đúng quy định của pháp luật; cấp các loại giấy giới thiệu, công lệnh, công chứng cho cán bộ, giảng viên, sao y các loại văn bản do Công ty ban hành; – Tiếp và hướng dẫn khách đến công ty liên hệ công việc; quản lý các phòng họp của công ty; giao nhận chìa khóa các phòng họp đó. – Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo công ty. b. Quản lý cơ sở vật chất – Thoi dõi, kiểm tra, giám sát, nghiệm thu công tác bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất, giao khoán dịch vụ theo Hợp đồng do Công ty ký với đối tác. – Quản lý xe ô tô, điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong công ty. – Đề xuất mua sắm, sửa chữa trang thiết bị văn phòng làm việc cho các phòng ban công ty; theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo

29. 19 công chức là người thực hiện trực tiếp các giao dịch, giải quyết các vấn đề phát sinh trong đời sống cũng như trong hoạt động của nhân dân với công sở. b. Yếu tố văn hóa Văn hóa trong cơ quan hành chính nhà nước xuất phát từ chính vai trò của cá cơ quan hành chính nhà nước trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy nhà nước.Như vậy văn hóa trong cơ quan hành chính có thể kể đến những khía cạnh sau. Quan hệ giữa các cán bộ công chức với nhau trọng thực hiện công việc, cán chuẩn mực xử sự, nghi thức giao tiếp, các phương thức giải quyết các mâu thuẫn trong nhân viên, ý thức chấp hành kỷ luật của cán bộ trong và ngoài công sở, ý thức lãnh đạo điều hành trong cơ quan hành chính. c. Yếu tố con người Con người là nguồn nhân lực vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của công sở cũng như mục tiêu chung của tổ chức, nếu cán bộ công chức nắm bắt tốt công việc thì công việc của tổ chức sẽ được thực hiện thuận lợi nhanh chóng. Để có hiệu điều hành tốt, ngoài việc đầu tư thời gian và nguồn lực cho việc thiết lập các quy trình và xây dựng hệ thống văn bản, yếu tố con người trong việc quản lý, điều hành là vấn đề tổ chức không được xem nhẹ. Một tổ chức dù được thiết kế tốt và xây dựng công phu nhưng cán bộ, nhân viên không quan tâm và thực hiện nghiêm túc sẽ không mang lại kết quả như mong muốn. Mọi tổ chức đều có các nguồn lực vật chất do con người vận hành, nhằm đảm bảo thực hiện nhiệm vụ, đạt mục tiêu chung của tổ chức. Sức mạnh của tổ chức phụ thuộc vào con người, con người chính là nguồn gốc của các nguồn lực khác và là cơ sở cho mọi thành công hay thất bại của tổ chức. d. Yếu tố tổ chức Tổ chức ở góc độ này là sự thiết lập các cơ cấu với nhiệm vụ xác định và quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu ấy để sự hoạt động của toàn thể cơ cấu ấy để sự hoạt động của toàn thể cơ cấu đem lại hiệu quả và mục tiêu đã định. Cụ thể đó là việc thiết lập các bộ phận, đơn vị, bộ phận và cá

30. 20 nhân trong bộ phận đó, quy định mối quan hệ dọc, ngang giữa các bộ phận nhằm hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức, các quy chế làm việc của tổ chức. 1.2 Nội dung hoạt động của công tác hành chính văn phòng [14], [25],[28] 1.2.1 Tổ chức bộ máy của hành chính văn phòng Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng nên tập trung hay phân tán? Phân tán nghĩa là công việc hành chính văn phòng của mỗi bộ phận phòng ban đều do bộ phận đó quản lý một cách đối lập và vì thế thiếu hẳn sự phối hợp. Hiệu quả là công việc hành chính văn phòng sẽ trùng lặp nhau, hao tốn văn phòng phẩm và sức lực.Vì vậy, cần phải tập trung công việc hành chính văn phòng sao cho thống nhất. Có hai hình thức tập trung: – Tập trung theo địa bàn. – Tập trung theo chức năng. * Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn Hành chính văn phòng tập trung vào một địa bàn nghĩa là: mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản trị của nhà quản trị hành chính. * Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng nghĩa là các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà Quản lý hành chính. Sơ đồ 1.1:Chức năng hoạt động của nhà quản lý hành chính văn phòng Nhà quản lý hành chính Bộ phận A Công việc Hành chính Bộ phận B Công việc Hành chính Bộ phận C Công việc Hành chính

38. 28 + Kiểm soát phân quyền 1.2.4 Xây dựng quy chế làm việc * Nguyên tắc làm việc của cơ quan Hành chính văn phòng – Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật. – Bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, công dân. – Công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền và có sự kiểm tra, giám sát. – Bảo đảm tính hệ thống, thống nhất, liên tục, thông suốt và hiệu quả. – Đảm bảo thứ bậc hành chính và sự phối hợp chặt chẽ. * Trách nhiệm, phạm vi và cách thức giải quyết công việc, mối quan hệ làm việc giữa cơ quan hành chính với các cơ quan tổ chức khác + Trách nhiệm giải quyết công việc. – Trách nhiệm giải quyết công việc của cơ quan hành chính nhà nước các cấp bao gồm trách nhiệm giải quyết công việc với danh nghĩa. Tuy nhiên, hai loại trách nhiệm nêu trên chỉ để phân công nhiệm vụ và truy cứu trách nhiệm mà thôi. – Trách nhiệm theo thứ bậc hành chính: Nguyên tắc hành chính là cấp dưới phục vụ cấp trên do vậy cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên trực tiếp. * Phạm vị giải quyết công việc – Phạm vi giải quyết công việc của cơ quan hành chính các cấp dưới giới hạn bởi chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền được giao hoặc ủy quyền cho cơ quan hay cá nhân công chức tương ứng với vị trí làm việc, chức vụ cụ thể. – Phạm vi giải quyết công việc còn được giới hạn bởi ngành, lĩnh vực hoặc Bộ. Phạm vi giải quyết công việc cong được giới hạn bởi lãnh thổ… * Quản lý tổ chức bộ máy và công chức trong cơ quan – Xây dựng bộ máy làm việc trong cơ quan hành chính là công tác quan trọng, người đứng dầu cơ quan phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền

39. 29 hạn, đặc điểm cụ thể của công tác quản lý, đối tượng quản lý để đề xuất cơ cấu tổ chức bộ máy làm việc hợp lý, khoa học, đồng bộ. – Xây dựng đội ngũ công chức có đủ năng lực, kinh nghiệm công tác, có cơ cấu hợp lý, bố trí đúng người, đúng việc theo chế độ vị trí việc làm; có tiêu chuẩn, tiêu chí đối với từng vị trí làm việc; quy định cụ thể chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng để làm căn cứ cho việc tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đánh giá, thực hiện chính sách, khen thưởng, kỷ luật và quản lý đội ngũ công chức. Phát huy tinh thần đoàn kết, truyền thống của cơ quan, xây dựng và tổ chức thực hiện quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp, ý thức tổ chức kỷ luật, phòng chống tham nhũng, lãng phí, xây dựng cơ quan phát triển vững mạnh. * Quản lý tài chính tài sản – Tổ chức quản lý tài chính, tài sản của Nhà nước và của cơ quan theo đúng quy định của pháp luật. Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, sử dụng nguồn tài chính, tài sản hiệu quả và tiết kiệm. 1.2.5 Tổ chức hội hội họp, hội nghị, các chuyến đi công tác a. Tổ chức hội họp * Khái niệm: Cuộc họp là sự gặp gỡ trực tiếp giữa những người có trách nhiệm nhằm thực hiên việc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Cuộc họp là phương tiện của các nhà quản trị nhằm thực hiện chức năng quản lý của mình. * Tổ chức cuộc họp + Chuẩn bị cuộc họp: – Mục đích và yêu cầu cuộc họp là gì? – Thành phần tham dự cuộc họp là những ai? – Thời gian, địa điểm thích hợp cho cuộc họp? – Cần gửi thông tin và chương trình cho các thành viên không? – Các phương tiện cần sử dụng trong cuộc họp là gì? – Các nội dung bố trí ra sao?

44. 34 công dân. Văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp hay các tổ chức nhằm trao đổi, truyền đạt các thông tin từ tổ chức này sang tổ chức khác hay trong nội bộ, đề ra các yêu cầu, phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, phối hợp với nhau cùng nhau giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức. b. Phân loại văn bản Văn bản quản lý được phân loại theo hiệu lực pháp lý, theo hình thức và thẩm quyền ban hành và một số dấu hiệu khác. * Phân loại theo hiệu lực pháp lý + Văn bản quy phạm pháp luật + Văn bản cá biệt + Văn bản hành chính + Văn bản chuyên môn, nghiệp vụ * Phân loại theo hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành + Các văn bản quy phạm pháp luật. + Các văn bản hành chính c. Phân cấp văn bản * Các loại văn bản do Quốc hội thông qua: Hiến pháp, Luật * Các văn bản do Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua * Các văn bản của thủ tướng Chính phủ * Các văn bản của Thủ tướng Chính Phủ * Các văn bản của Bộ Trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ * Các văn bản của Thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ * Các văn bản của Ủy ban ND Tỉnh, TP trực thuộc Trung ương. * Các loại văn bản khác. d. Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân được hướng dấn theo Thông tư số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP

45. 35 * Khổ giấy: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm.297mm). – Các loại văn bản như: Giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gởi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm.210mm) hoặc trên mẫu giấy in sẵn. * Kiểu trình bày – Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của khổ trang khổ giấy A4. – Trường hợp nội dung của văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy. * Định lề trang văn bản (khổ A4) – Mặt trước: Lề trên (top) cách mép trên từ 20-25mm, lề dưới (Bottom) cách mép dưới từ 20-25mm, lề trái (insize) cách mép trái từ 30- 35mm, lề phải (outsize) cách mép phải từ 15-20mm. * Đánh số trang văn bản – Nếu văn bản có một trang thì không cần đánh số. – Nếu văn bản có từ hai trang trở lên phải đánh số trang văn bản. Cách trình bày như sau: + Kiểu số: Sử dụng số Ả Rập (1, 2, 3…) + Vị trí đánh số trang: ngay chính giữa lề trên của văn bản (phần header) hoặc tại góc phải ở cuối trang giấy bằng với cỡ chữ trình bày nội dung, kiểu chữ đứng. * Font chữ trình bày văn bản – Font chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là font chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, đảm bảo tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. – Đối với những văn bản dùng để trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức phải sử dụng font chữ của bộ mã ký tự tiếng Việt – Unicode – Times New Roman.

46. 36 1.2.9 Tiếp khách và trực điện của nhân viên lễ tân trong hành chính văn phòng a. Khái niệm lễ tân Lễ tân là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi làm việc giữa các tổ chức, cá nhân. Nhân viên lễ tân làm việc tại vị trí tiên phong của công ty, là người đầu tiên tiếp đón khách hàng đến liên hệ làm việc với công ty với nhiệm vụ tạo được ấn tượng vàng tốt đẹp, là trung gian nhận và lưu chuyển các cuộc điện thoại gọi đến đúng chuẩn chuyên nghiệp. Lễ tân là người trực tiếp ảnh hưởng nhiều nhất đến ấn tượng của công ty trong lòng khách hàng.Ấn tượng đầu tiên của khách hàng đối với một lễ tân chuyên nghiệp phải là một gương mặt ưa nhìn với nụ cười thân thiện và trang phục gọn gàng, thể hiện phong cách nhanh nhẹn năng động. Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp phải là người hiểu rõ hơn ai hết hoạt động của công ty, vì khi cần thiết họ phải giải đáp được những thắc mắc của đối tác, khách hàng về công ty của mình. b. Tiếp khách * Chào hỏi khách: Tất cả các khách đến cơ quan làm việc phải được tiếp đón với thái độ tôn trọng và lịch sự. Tùy theo điều kiện cụ thể, mỗi cơ quan có một quy tắc riêng về gặp gỡ, chào đón khách. * Sau khi chào hỏi khách: Tỏ sự quan tâm đến khách (để nắm bắt nhu cầu khách, không làm việc riêng như đọc báo, ăn uống… gây khó chịu cho khách).. Ghi tên khách sau đó báo với lãnh đạo phòng về người khách đó, trong trường hợp lãnh đạo đang bận, chưa tiếp được, người lễ tân phải thông báo với khách là công việc của họ đã được thông báo và ngồi đợi để lễ tân liên lạc với phòng/ ban để làm việc với khách. Tiếp khách có 2 loại: tiếp khách xã giao và tiếp làm việc: + Tiếp khách xã giao: – Lễ tân tiếp đón khách từ cửa vào và đưa khách vào nơi tiếp kiến. – Giới thiệu khách với lãnh đạo của phòng và mời ngồi đúng vị trí.

47. 37 – Sắp sẵn chỗ ngồi cho cả 2 bên. – Khi ổn định người phục vụ rót nước. + Tiếp làm việc: – Bố trí khách và người cần làm việc với khách ngồi đối diện nhau. – Chuẩn bị các tài liệu cần thiết (nếu cần). c. Trực điện: Nghe và thu thập thông tin, phản hồi thông tin, giám sát xử lý thông tin và báo cáo. * Nghe: Khi nhận được tín hiệu điện thoại đến thì CBCNV phải nhấc máy điện thoại, không được để quá 3 hồi chuông. Khi nghe máy đầu tiên CBCNV phải chào hỏi, giới thiệu tên, phòng ban, chức vụ của mình. – Thu thập thông tin: CBCNV phải xác định chính xác tên khách, đơn vị, chức vụ và hỏi về mong muốn của khách. – Ghi chép thông tin: CBCNV ghi chép thông tin khách vào sổ nhật ký. – Phản hồi thông tin: sau khi đã nắm bắt được thông tin của khách thì các CBCNV phải thông báo với khách cần gặp về mọi thông tin của khách. – Giám sát xử lý thông tin: khi kết nối khách cho nhân viên cần gặp CBCNV phải giám sát quá trình thực hiện. – Báo cáo: sau quá trình thu thập thông tin và đánh giá thì nhân viên lễ tân phải ghi chép vào sổ nhật ký tiếp khách. * Kỹ năng sử dụng điện thoại của nhân viên lễ tân – Phát âm chuẩn và sử dụng những từ ngữ lịch sử. – Giọng nói chân thành, từ tốn. – Tuyệt đối không sử dụng những câu mang tính chất ra lệnh. – Cư xử khéo léo và chuyên nghiệp. – Kiềm chế cảm xúc. – Hãy tìm một chỗ ngồi thuận tiện nhất cho công việc lễ tân. – Không làm công việc khác khi đang nghe điện thoại. – Ngắt lời lịch sự và đúng lúc. – Nói ngắn gọn và rõ ràng

49. 39 b. Xử lý thông tin * Khái niệm: Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháo nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc. Xử lý thông tin là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác định. Đây là công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng thông tin, tránh sự quá tải, nhiễu thông tin. Xử lý thông tin là việc sắp xếp, phân tích các dữ liệu có được theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác, khách quan nhằm cung cấp những cơ sở để xem xét, giải quyết một vấn đề. * Đặc điểm của xử lý thông tin – Kết quả của việc xử lý thông tin trong yêu cầu hiện nay là phải góp phần tạo ra những quyết định đúng đắn và sự năng động của cơ quan, tổ chức trong cạnh tranh. Nó phải giúp cho các cấp quản lý đạt tới sự sáng tạo, dự báo vấn đề nảy sinh và giải quyết các vấn đề. – Việc xử lý thông tin còn có khả năng tạo ra những thông tin mới hoặc bổ sung những thông tin mà trước đó chưa biết đến. – Chất lượng thông tin mà người xử lý cung cấp tới đối tượng tiếp nhận có thể bị tác động bởi nhiều yếu tố như trình độ, sự nhạy bén trong phân tích, thái độ khách quan… – Để thông tin có thể hỗ trợ hiệu quả nhất trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thì việc xử lý thông tin phải đảm bảo các điều kiện sau: + Tổ chức mạng lưới thông tin phù hợp để bổ sung cho nhau. Trong điều kiện hiện nay, khi các máy tính được kết nối mạng thì thông tin, số liệu phát sinh ở các phòng ban cần được phản ánh về trung tâm xử lý dữ liệu, không để xảy ra chậm trễ, sai lệch, không ăn khớp với nhau…

50. 40 + Nhân sự trong cơ quan phải hiểu công việc và nắm vững chu trình, mục đích xử lý thông tin. Muốn vậy họ phải làm công việc của chính mình một cách nghiêm túc, gắn bó với ekip trong cơ quan, đơn vị của mình. 1.2.11 Công tác hậu cần Là việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp, đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực hiện công việc này, Phòng hành chính tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn công ty. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà Phòng hành chính thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. 1.2.12 Công tác quản lý nguồn nhân lực Quản lý nguồn nhân lực là một bộ phận của quản lý. Quản lý suy cho cùng thực chất là quản lý con người. Chính vì vậy có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý nguồn nhân lực. – Quản lý nguồn nhân lực là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp những tiện nghi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức. – Quản lý nhân sự là việc bố trí, sử dụng người lao động, cùng với máy móc, thiết bị, những phương pháp công nghệ, công nghệ sản xuất, những nguồn nguyên nhiên liệu một cách có hiệu quả nhất trong tổ chức. – Quản lý nhân sự là công tác quản lý con người trong phạm vi nội bộ tổ chức, là đối xử của tổ chức doang nghiệp với người lao động. Quản lý nhân sự chịu trách nhiệm đưa người lao động vào doanh nghiệp giúp họ thực hiện các công việc, thù lao cho người lao động và giải quyết các công việc phát sinh.

51. 41 Tóm lại quản lý nhân lực là tổng thể các hoạt động nhằm thu hút hình thành, xây dựng, sử dụng và duy trì phát triển một lực lượng lao động có hiệu quả đáp ứng yêu cầu hoạt động của tổ chức, đảm bảo thực hiện thắng lợi những mục tiêu và thỏa mãn người lao động tốt nhất. 1.3 Một số nguyên tắc của công tác quản lý hành chính văn phòng [2],[4] a. Khái niệm về nguyên tắc: Nguyên tắc trước hết được hiểu là “Điều cơ bản định ra, nhất thiết phải tuân theo trong một loại việc làm”. Trong quản lý hành chính nhà nước các nguyên tắc cơ bản là những tư tưởng chủ đạo bắt nguồn từ cơ sở khoa học của hoạt động quản lý, từ bản chất của chế độ, được quy định trong pháp luật làm nền tảng cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Dưới góc độ của luật hành chính, nguyên tắc trong quản lý hành chính nhà nước là tổng thể những quy phạm pháp luật hành chính có nội dung đề cập tới những tư tưởng chủ đạo làm cơ sở để tổ chức thực hiện hoạt động quản lý hành chính nhà nước.Mỗi nguyên tắc quản lý đều có những hình thức biểu hiện khác nhau. b. Hệ thống các nguyên tắc cơ bản trong quản lý hành chính Các nguyên tắc trong quản lý hành chính nhà nước có nội dung đa dạng, có tính thống nhất và liên hệ chặt chẽ lẫn nhau. Vì thế cần phải xác định được chúng gồm những nguyên tắc cơ bản nào, cần phân loại chúng một cách khoa học để xác định vị trí, vai trò của từng nguyên tắc trong quản lý hành chính nhà nước, từ đó xây dựng và áp dụng hệ thống các nguyên tắc một cách có hiệu quả và thực tiễn quản lý hành chính nhà nước. Hệ thống các nguyên tắc quản lý hành chính nhà nước bao gồm: * Nhóm những nguyên tắc chính trị – xã hội – Nguyên tắc Đảng lãnh đạo trong quản lý hành chính. – Nguyên tắc nhân dân tham gia vào quản lý hành chính. – Nguyên tắc tập trung dân chủ. – Nguyên tắc bình đẳng giữa các dân tộc.

Luận Văn Luận Văn Thực Trạng Và Giải Pháp Nâng Cao Chất Lượng Giáo Dục Ở Đơn Vị / 2023

Ở một giai đoạn nào, một xã hội nào cũng vậy, nền giáo dục đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó thúc đẩy mọi sự phát triển kinh tế và xã hội. Để có một nền kinh tế phát triển thì cần có những công trình nghiên cứu khoa học. Muốn có một xã hội văn minh trước hết phải có một nền giáo dục vững chắc.Xã hội ngày càng đi lên và phát triển không ngừng. Ngày nay, khi nền khoa học phát triển ngày càng cao thì càng đòi hỏi phải có những con người năng động, biết tự tìm tòi, nghiên cứu, học hỏi để tìm ra cho mình những kiến thức mới. Đặc biệt, trong công cuộc đổi mới kinh tế, xã hội đang diễn ra từng ngày, từng giờ trên khắp đất nước, nó đòi hỏi phải có những con người lao động mới có bản lĩnh, có năng lực, chủ động, sáng tạo ,dám nghĩ, dám làm, thích ứng với thực tiễn đời sống xã hội luôn luôn phát triển. Trong suốt quá trình đấu tranh giành độc lập dân tộc, công tác giáo dục luôn luôn được Đảng và Bác Hồ đặc biệt coi trọng. Chủ Tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Một dân tộc dốt là một dân tộc yếu”. Vì vậy, mặc dù trong hoàn cảnh chiến tranh diễn ra ác liệt thì công tác dạy và học vẫn luôn được đảm bảo. Sau hòa bình lập lại, việc đầu tư cho giáo dục càng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm. Đảng và Nhà nước ta luôn xác định: “Giáo dục là quốc sách hàng đầu”, vì vậy đã quan tâm và tạo mọi điều kiện để hoạt động dạy và học ngày càng đạt kết quả cao. Trong những năm gần đây, khi nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển thì nhu cầu học tập ngày càng nhiều. Rất nhiều bậc phụ huynh đã đầu tư rất lớn cho việc học tập của con em mình.

TÀI LIỆU LUẬN VĂN CÙNG DANH MỤC

TIN KHUYẾN MÃI

Thư viện tài liệu Phong Phú

Hỗ trợ download nhiều Website

Nạp thẻ & Download nhanh

Hỗ trợ nạp thẻ qua Momo & Zalo Pay

Nhận nhiều khuyến mãi

Khi đăng ký & nạp thẻ ngay Hôm Nay

NẠP THẺ NGAY

DANH MỤC TÀI LIỆU LUẬN VĂN

Luận Văn Luận Văn Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Kinh Doanh Của Ngân Hàng Công Thương Hà Nam / 2023

1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu. Xuất phát từ thực tiễn hoạt động của hệ thống Ngân hàng Công thương (NHCT) Việt Nam nói chung và chi nhánh NHCT Hà Nam nói riêng trong quá trình kinh doanh đã bộc lộ nhiều khó khăn thách thức trước yêu cầu cạnh tranh để hội nhập quốc tế và khu vực. Đối với chi nhánh NHCT Hà Nam tuy tốc độ tăng trưởng trong những năm qua đạt tỷ lệ khá cao nhưng chất lượng hiệu quả kinh doanh còn thấp. Ngoài những khó khăn chung của môi trường kinh tế- xã hội còn có nguyên nhân rất quan trọng nữa là việc quản trị điều hành ngân hàng, quản lý các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh còn nhiều vấn đề tồn tại yếu kém đang đặt ra cần phải nghiên cứu giải quyết nhằm để điều chỉnh chiến lược và đưa ra các giải pháp để đưa NHCT Hà Nam Phát triển – An toàn – Hiệu quả. Xuất phát từ những yêu cầu cấp thiết đó, tác giả chọn để tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của NHCT Hà Nam” 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu lý luận cơ bản về quản trị Ngân hàng Thương mại (NHTM) và thực tiễn hoạt động kinh doanh của NHCT Hà Nam để đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của NHCT Hà Nam nói riêng và NHCT Việt Nam nói chung. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu – Đối tượng là các nghiệp vụ quản lý và kinh doanh cơ bản của NHTM nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của NHCT Hà Nam. – Phạm vi nghiên cứu là các hoạt động kinh doanh của NHCT Hà Nam trong giai đoạn 1999-2001. 4. Phương pháp nghiên cứu. Luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp phân tích hoạt động kinh tế, phương pháp phân tích thống kê để nghiên cứu. 5. Những đóng góp khoa học của luận văn. – Hệ thống và khái quát hoá các lý luận cơ bản về nghiệp vụ kinh doanh cơ bản của NHTM trong cơ chế thị trường, quản lý tài sản, thu nhập và chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của NHTM. – Phân tích, đánh giá rút ra những nhận xét, kết luận mang tính tổng kết thực tiễn về thực trạng hiệu quả kinh doanh của NHCT Hà Nam. Nêu rõ nguyên nhân và những vấn đề cần phải giải quyết. – Đề xuất một hệ thống các giải pháp đồng bộ có cơ sở khoa học và thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHCT Hà Nam. 6. Bố cục của luận văn. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có 3 chương: Chương 1: Những vấn đề cơ bản về hiệu quả kinh doanh của Ngân hàng Thương mại. Chương 2: Thực trạng về hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Công thương Hà Nam. Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của Ngân hàng Công thương Hà Nam.

TÀI LIỆU LUẬN VĂN CÙNG DANH MỤC

TIN KHUYẾN MÃI

Thư viện tài liệu Phong Phú

Hỗ trợ download nhiều Website

Nạp thẻ & Download nhanh

Hỗ trợ nạp thẻ qua Momo & Zalo Pay

Nhận nhiều khuyến mãi

Khi đăng ký & nạp thẻ ngay Hôm Nay

NẠP THẺ NGAY

DANH MỤC TÀI LIỆU LUẬN VĂN

Bạn đang xem bài viết Luận Văn: Thực Trạng Và Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Quản Lý Hành Chính Văn Phòng / 2023 trên website Theindochinaproject.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!