4 Có thể nói, trong nhiều năm qua, hai khái niệm quản trị và quản lý đã được sử dụng khá phổ biến ở Việt Nam. Với nền tảng văn hóa phương Đông, truyền thống quản lý của Việt Nam gắn liền với sự cai trị của chính quyền phong kiến. Các quan niệm nho giáo về tề gia, trị quốc, bình thiên hạ đã đặt nền móng cho phương cách quản lý ở nước ta. Và khái niệm quản lý đã được sử dụng khá bổ biến ở Việt Nam như là cách gọi chung để chỉ toàn bộ hoạt động của nhà nước đối với xã hội, hay hoạt động của nhà quản trị cấp cao trong tổ chức. Trong khi đó, khái niệm quản trị xuất hiện muộn hơn cùng với sự xuất hiện của các tư tưởng quản lý phương Tây, mà trước hết là văn hóa Pháp. Trong tiếng Pháp và tiếng Anh, từ quản lý (management)và quản trị (administration) được phân biệt khá rõ, chủ yếu về đối tượng quản lý. Sự phân biệt giữa chúng được thể hiện trong bảng sau: Cấp độ Quản lý (management) Quản trị (administration) Vĩ mô (cấp nhà nước) chỉ hoạt động tổ chức, điều hành, kiểm soát, của tòan bộ bộ máy nhà nước nói chung, và trong nhiều trường hợp cả về lý luận lẫn thực chỉ hoạt động của hệ thống các cơ quan hành pháp, và vì thế, trong nhiều trường hợp còn được dịch là hành chính tiễn, thuật ngữ này gần nghĩa với khái niệm cai trị (governance) Vi mô (trong gắn với các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm soát, chỉ các hoạt động tổ chức, điều hành, kiểm soát, dựa trên hệ thống thủ từng tổ các đối tượng có thiên hướng chủ tục và quy trình đối với các đối chức) quan, định tính như con người (humans management), các vấn đề chiến lược (strategic management) tượng có tính khách quan và tương đối cụ thể, có thể định lượng như thông tin, tài chính, hành chính và hoạt động kinh doanh (bussiness administration) Tuy vậy, trong thời gian qua, sự tranh luận về cách sử dụng hai khái niệm này vẫn tiếp diễn. Sự tranh luận này xuất phát từ cách tiếp cận của các học giả Việt Nam đối với các lý thuyết quản lý cũng như thói quen dùng từ của cả học giả và dịch giả, trong đó nhiều vấn đề của quản lý đều được chuyển thành quản trị như: quản lý chiến lược được gọi là quản trị chiến lược, quản lý nhân lực được gọi là quản trị nguồn nhân lực. Đối với văn phòng, như cách tiếp cận ở trên, là một lĩnh vực hoạt động của tổ chức, cũng cần được quản trị. Những năm cuối 1980, đầu những năm 1990 là thời điểm xuất hiện của các xuất bản phẩm về quản trị văn phòng tại Châu Âu và Hoa Kỳ với tiêu đề sử dụng một thuật ngữ chung là quản lý văn phòng hành chính (administrative 4
6 – Trong một số trường hợp cụ thể, văn phòng còn thực hiện tổ chức bộ máy và nhân sự cho cơ quan, trong đó phụ trách thiết lập hệ thống tổ chức và thực hiện các thủ tục hành chính để quản lý đội ngũ nhân viên làm việc cho cơ quan. Đồng thời, với tư cách là một bộ phận đảm nhận chức năng điều phối trung tâm, văn phòng cũng là một tổ chức, bao gồm nhà quản trị văn phòng và các nhân viên dưới quyền để thực hiện nhiệm vụ được giao. Do vậy, văn phòng cũng phải được quản trị như quản trị một tổ chức. Cho nên, chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng tập trung vào hai vấn đề cơ bản: – Thiết lập cơ cấu bộ máy cho văn phòng; – Thiết lập cơ chế hoạt động cho bộ máy đó để đạt được mục tiêu; Hai vấn đề này đều được biểu hiện tập trung trong việc lựa chọn và áp dụng các mô hình tổ chức. Mỗi mô hình tổ chức văn phòng sẽ biểu hiện một cơ cấu có hệ thống với những đặc trưng về tính chuyên môn hóa và phân bổ quyền lực, đồng thời cũng cho thấy cách thức vận hành của cơ cấu ấy trên cơ sở chức năng và quyền hạn của các bộ phận. Bài viết này sẽ tập trung giới thiệu các mô hình như vậy. Các mô hình tổ chức văn phòng Cho đến nay, các học giả Việt Nam vẫn phân loại mô hình văn phòng dựa trên cơ quan, tổ chức mà nó trực thuộc, theo đó, có 6 loại văn phòng, bao gồm: Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước Văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội Văn phòng các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức dịch vụ công Văn phòng các đơn vị lực lượng vũ trang độc lập Văn phòng đại diện Văn phòng của các doanh nghiệp Cách phân loại này có ưu điểm là cho phép tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động của cơ quan quản lý nó, từ đó nhận biết được đặc điểm của văn phòng thông qua cách thức tổ chức của loại hình cơ quan mà văn phòng là bộ phận. Tuy nhiên, cách phân loại này chưa cho phép tiếp cận trực tiếp tổ chức của văn phòng, mà phải thông qua phân tích hoạt động của cơ quan để hiểu được nó. Hơn nữa, trong điều kiện biến đổi không ngừng của nền kinh tế – xã hội, việc phát sinh các loại hình cơ quan mới sẽ làm xuất hiện các loại hình văn phòng mới trong khi về một số phương diện, các loại hình văn phòng này có những đặc điểm chung. Ví dụ: văn phòng của các tổ chức chính trị và văn phòng cơ quan hành chính nhà nước có đặc điểm tương đối giống nhau về cơ cấu, ngân sách hoạt động và phương thức quản lý nhưng vẫn được coi là hai loại văn phòng khác nhau. Hoặc, hiện nay ở Việt Nam đã xuất hiện nhiều tổ chức phi chính phủ 6
7 (NGO), các quỹ hay trung tâm phát triển văn hóa giáo dục như JPF (Quỹ Nhật Bản), Trung tâm văn hóa Pháp Le space, dẫn đến sự hình thành của nhiều loại văn phòng mới nhưng cách thức tổ chức cơ cấu của chúng không có nhiều khác biệt. Cho nên, tôi hướng đến cách phân loại văn phòng dựa trên các mô hình tổ chức. Cách phân loại văn phòng này sẽ tiếp cận trực tiếp một số loại cấu trúc văn phòng để phân tích hoạt động của cấu trúc đó về hai vấn đề là: sự chuyên môn hóa và sự phân quyền. Chọn các mô hình cấu trúc tổ chức của Harold Koontz, Cyril O Donnel, Heinz Weihrich làm cơ sở lý thuyết và những phân tích thực tế tổ chức của hơn 20 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, chúng tôi khái quát các mô hình tổ chức văn phòng ở Việt Nam như sau: 3.1. Mô hình chức năng LÃNH ĐẠO BỘ PHẬN NHÂN SỰ BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Hình 1. Mô hình văn phòng chức năng Mô hình chức năng thể hiện sự chuyên môn hóa các bộ phận của văn phòng theo các chuyên môn cụ thể. Trong mô hình này, lãnh đạo văn phòng sẽ chia sẻ quyền quản lý với những lãnh đạo bộ phận chuyên môn trong văn phòng và thực hiện thẩm quyền của mình qua nhà quản lý chuyên môn. Ưu điểm lớn nhất của mô hình này là quản lý văn phòng chuyên sâu theo từng lĩnh vực hoạt động, sử dụng được nhà quản lý là chuyên gia, giảm bớt công việc cho lãnh đạo văn phòng. Các bộ phận chuyên môn trong mô hình này vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, vừa thực hiện tham mưu về chuyên môn thông qua lãnh đạo bộ phận chuyên môn. Song, trong những nhiệm vụ phức tạp, cần sử dụng nhân viên của nhiều bộ phận chuyên môn, văn phòng sẽ gặp khó khăn để phối hợp hoạt động của các bộ phận, thậm chí nhân viên văn phòng có thể chịu sự chỉ đạo của nhiều lãnh đạo thuộc các chuyên môn khác nhau. Nếu không có biện pháp điều hành hợp lý thì khả năng hòan thành nhiệm vụ đó không cao. Mô hình chức năng được áp dụng chủ yếu cho văn phòng với tư cách là bộ phận trong cơ quan. Mô hình văn phòng này phổ biến ở các doanh nghiệp có quy mô không 7
8 quá lớn, bộ phận điều hành của một số tổ chức phi lợi nhuận, các cơ quan hành chính nhà nước hoặc các đơn vị sự nghiệp có chuyên môn sâu. LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Phụ trách khối hành chính PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Phụ trách khối nghiên cứu, tổng hợp PHÒNG Hành chính Tổ chức PHÒNG Quản trị- Tài vụ PHÒNG Tiếp Công dân PHÒNG Tổng hợp PHÒNG Nội chính PHÒNG Văn xã Hình 2. Lược đồ tổ chức bộ máy văn phòng UBND cấp tỉnh Ở một số trường hợp khác, mô hình chức năng không được thể hiện dưới dạng thuần túy. Các chức năng cơ bản của văn phòng lại được chia tách và sáp nhập từng phần với các chức năng khác trong tổ chức. Ví dụ: quản lý cơ sở vật chất được sáp nhập với chức năng tài chính tại vụ – kế hoạch, chức năng điều hành kiểm soát được sáp nhập với chức năng tổng hợp tham mưu. Khi đó, bộ phận văn phòng chỉ đảm nhiệm chức năng duy nhất là chức năng hành chính. Với tình huống đó, quản trị văn phòng đồng thời là quản trị tổ chức Mô hình trực tuyến LÃNH ĐẠO NHÂN VIÊN KIÊM NHIỆM: kế toán, hành chính, lễ tân Hình 3. Mô hình văn phòng trực tuyến Mô hình này thể hiện sự quản lý và điều hành trực tiếp của lãnh đạo đối với nhân viên văn phòng, không phân quyền quản lý cho cá nhân khác. Mô hình này cho thấy sự tập trung hóa cao, trong đó cá nhân lãnh đạo chỉ huy và chịu trách nhiệm trực tiếp. Đồng thời, nhân viên tiếp nhận mệnh lệnh và báo cáo kết quả trực tiếp cho lãnh đạo. Mô hình này cho phép thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên được truyền đạt và tiếp nhận nhanh chóng, khả năng giải quyết công việc độc lập của nhân viên được nâng 8
9 cao, hạn chế bớt những rò rỉ hoặc gây nhiễu thông tin và đảm bảo việc kiểm soát của lãnh đạo với cấp dưới. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của môn hình này là tình trạng độc đoán, nhiều trường hợp có thể gây ra sự cô lập và kiêm nhiệm nhiều chức năng của nhân viên văn phòng, thiếu tính chuyên môn hóa. Mô hình này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ ở Việt Nam. Trong đó, lãnh đạo doanh nghiệp cũng là lãnh đạo văn phòng, không thành lập bộ phận văn phòng để đảm nhận các nhiệm vụ của bộ phận điều hành trung tâm như đã đề cập ở trên. Nhân viên văn phòng phải thực hiện kiêm nhiệm nhiều chuyên môn và các công việc hành chính văn phòng chỉ là một trong số đó Mô hình trực tuyến chức năng LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO BỘ PHẬN A BỘ PHẬN B BỘ PHẬN C BỘ PHẬN D BỘ PHẬN E BỘ PHẬN G Nhân viên Hình 4. Mô hình văn phòng trực tuyến chức năng Mô hình trực tuyến chức năng là sự kết hợp giữa hai mô hình trực tuyến và chức năng. Mô hình này phản ảnh sự điều hành gián tiếp của lãnh đạo cấp trưởng đối với các bộ phận và nhân viên thừa hành thông qua các lãnh đạo cấp phó hoặc trưởng bộ phận nhỏ hơn. Nhà quản trị – lãnh đạo cấp trưởng chia sẻ công việc và quyền hạn quản trị, điều hành văn phòng với các lãnh đạo khác là chuyên gia theo từng lĩnh vực, đồng thời sử dụng đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên môn sâu để thực hiện chức năng tham mưu. Tính chức năng của mô hình được thể hiện ở sự chuyên môn hóa ở nhiều cấp độ tổ chức của văn phòng. Sự lãnh đạo trực tiếp của lãnh đạo cấp phó hay trưởng bộ phận và việc báo cáo, chịu trách nhiệm của nhân viên dưới quyền với lãnh đạo trực 9
10 tiếp là đặc trưng rõ nét của tính trực tuyến. Mô hình văn phòng này được áp dụng cho các văn phòng có quy mô lớn với khối lượng khổng lồ các thông tin chuyên ngành đa dạng và phức tạp. Điển hình cho mô hình tổ chức này là Văn phòng Chính phủ. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG VỤ TỔNG HỢP VỤ PHÁP LUẬT VỤ KINH TẾ NGÀNH VỤ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH VỤ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CỤC QUẢN TRỊ Hình 5. Lược đồ tổ chức bộ máy văn phòng chính phủ Văn phòng Chính phủ có tên gọi là văn phòng nhưng lại là một cơ quan ngang bộ trực thuộc hệ thống hành chính hành pháp. Về chức năng, Văn phòng Chính phủ thực hiện vai trò tham mưu, tổng hợp và giúp Chính phủ và lãnh đạo chính phủ chỉ đạo, điều phối hoạt động của Chính phủ và hệ thống cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở, không thực hiện chức năng quản lý nhà nước [8]. Vì thế, Văn phòng Chính phủ vẫn đảm bảo chức năng hành chính tổ chức điều hành nhưng ở quy mô trung ương của hệ thống cơ quan nhà nước Mô hình ma trận Trong mô hình ma trận, lãnh đạo văn phòng chia sẻ quyền quản lý với các lãnh đạo chức năng trên cơ sở sự chuyên môn hóa sâu của các bộ phận trong văn phòng. Các nhân viên văn phòng không chỉ thực hiện công việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo chuyên môn mà còn làm việc theo các dự án cụ thể của cơ quan. Theo đó, vai trò hỗ trợ và chức năng hành chính của văn phòng trong cơ quan được củng cố trên cơ sở điều phối hoạt động của các nhân viên hành chính dự án. Biến thể khác của mô hình này là các hành chính bộ phận trong các bộ phận chuyên môn. Theo đó, ngòai một văn phòng trung tâm, ở mỗi bộ phận chuyên môn cũng phân công một nhân viên hành chính để hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động của phòng chuyên môn. Nhân viên này vừa chịu sự quản lý trực tiếp của phòng chuyên môn, vừa hợp tác làm việc với văn phòng trung tâm để thực hiện nhiệm vụ. Mô hình này được áp dụng với những cơ quan, tổ chức có quy mô, cơ cấu phức tạp và phương pháp quản lý hiện đại, thường phổ biến với các doanh nghiệp áp dụng công nghệ quản lý của nước ngòai hoặc doanh nghiệp nước ngoài. 10
11 LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG BỘ PHẬN QUẢN LÝ HỒ SƠ BỘ PHẬN NHÂN SỰ BỘ PHẬN QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT HÀNH CHÍNH DỰ ÁN/ BỘ PHẬN A HÀNH CHÍNH DỰ ÁN/ BỘ PHẬN B HÀNH CHÍNH DỰ ÁN/ BỘ PHẬN C Hình 6. Mô hình văn phòng ma trận Về cơ bản, quy mô quản lý càng lớn, trình độ quản lý càng cao thì mô hình tổ chức văn phòng càng phức tạp. Trên thực tế, các văn phòng có thể áp dụng cùng lúc nhiều loại cơ cấu ở nhiều cấp độ tổ chức khác nhau và ở những thời điểm khác nhau. Văn phòng càng có quy mô lớn với nhiều cấp tổ chức thì càng có nhiều mô hình được sử dụng. Hơn nữa, tùy vào từng điều kiện mà các mô hình được áp dụng linh hoạt. Chẳng hạn, các ngân hàng lớn ở Việt Nam đang áp dụng mô hình ma trận nhưng theo hướng thiết lập hành chính bộ phận trong các phòng chuyên môn. Trong đó, các hành chính bộ phận có mối liên hệ thiếu chặt chẽ với các cơ cấu chức năng của văn phòng, chịu sự quản lý tòan diện của bộ phận sử dụng nhân viên hành chính đó. Một số doanh nghiệp khác sử dụng mô hình này một cách linh hoạt cho các dự án xây dựng, theo đó cơ cấu ma trận chỉ được thiết lập khi xuất hiện các dự án và tự động giải thể sau khi dự án kết thúc, trở về với cơ cấu chức năng. Các mô hình kể trên là những kiểu cơ cấu cứng của văn phòng và do nhà quản trị văn phòng lựa chọn hoặc áp dụng. Cơ cấu cứng này có vai trò quan trọng trong việc xác lập hoạt động của văn phòng trong một hệ thống đồng nhất. Tuy vậy, với tư cách là một hệ thống con trong hệ thống lớn hơn, văn phòng chịu sự chi phối và tương tác chặt chẽ với toàn bộ kết cấu của tổ chức. Cho nên, trong một số trường hợp, mặc dù mô hình được lựa chọn là phù hợp với văn phòng nhưng không phủ hợp khi đặt văn phòng trong mối tương quan với hệ thống lớn hơn, đặc biệt là về các dòng lưu chuyển thông tin và sự phân công phối hợp nhiệm vụ. Cho nên, xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng là nhiệm vụ khó khăn của nhà quản trị, đòi hỏi năng lực thiết kế tổng thể, không chỉ xem 11
12 xét hoạt động của bản thân văn phòng, mà còn phải phân tích và đánh giá nó trong nhiều mối quan hệ phức tạp và quy mô hơn. GHI CHÚ [1] PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng lý luận và thực tiễn, Hà Nội, 2005 [2] PGS. TS. Đào Xuân Chúc, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng lý luận và thực tiễn, Hà Nội, 2005 [3] Từ dùng của PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng, sách chuyên khảo, Hà Nội, 2005 [4] Tầm quản lý là quy mô, số lượng những đầu mối trực thuộc trực tiếp do nhà quản lý điều khiển, Harold Koontz, Cyril O Donnel và Heinz Weihrich, Những vấn đề cốt yếu của quản lý, tái bản lần 3, bản dịch tiếng Việt năm 2004 [5] truy cập ngày [6] Marilyn Manning, PhD, and Patricia Haddock: Office Management, A productivities and Effectiveness Guide, truy cập ngày [7] PGS. TS.Nguyễn Hữu Tri, Lý thuyết tổ chức, 2013,tr10-11 [8] cập ngày