Top 2 # Cách Sử Dụng Chức Năng Lọc Trong Excel Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 2/2023 # Top Trend | Theindochinaproject.com

Cách Sử Dụng Lọc Dữ Liệu – Advanced Filter Trong Microsoft Excel

Ngoài công cụ lọc dữ liệu là Filter thì Excel còn hỗ trợ công cụ lọc nâng cao là Advanced Filter. So với cách lọc dữ liệu bằng Filter thì Advanced Filter có nhiều ưu điểm hơn. Advanced Filter giúp bạn lọc dữ liệu theo các tiêu chí cài đặt sẵn, điều chỉnh tiêu chí ngay tại các Cell.

Vì vậy, thành thạo công cụ Advanced Filter thì nó sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc sử dụng Excel để quản lý dữ liệu.

Cách sử dụng lọc dữ liệu – Advanced Filter trong Microsoft Excel

1

Cách tạo Advanced Filter

2

Hướng dẫn thực hiện lọc dữ liệu bằng  Advanced Filter

👉 Lưu ý:được sử dụng khi bạn đã lọc dữ liệu. Nút này cho phép bạn xóa kết quả lọc để đưa bảng dữ liệu về ban đầu.

Sau khi chọn Advanced, thì bạn sẽ được của sổ Advanced Filter. Trong cửa sổ này bao gồm các trường sau:

Filter the list, in-place: tức là kết quả lọc sẽ Fill ngay tại bảng tính, tương tự với lọc dữ liệu theo kiểu Filter.

Copy to another location: kết quả lọc sẻ được copy tới địa chỉ khác theo chỉ định trong trường (5).

Criteria range: vùng tiêu chí lọc. Lưu ý: bao gồm cả Tên cột và tên cột phải giống với tên cột của bảng cần lọc dữ liệu. Excel sẽ so sánh theo Tên cột để lọc giá trị.

Copy to: chỉ định vị trí sẽ hiển thị kết quả lọc nếu bạn chọn Copy to another location (2).

Unique records only: nếu kết quả lọc có nhiều hàng giống nhau thì chỉ lấy 1 hàng.

Ví dụ Thực hiện lọc với 1 hàng tiêu chí  ( phép AND)

Chọn Filter the list, in-place.

List range: chọn vùng lọc dữ liệu là: $A$9:$I$37

Criteria range: chọn điều kiện lọc: $C$3:$I$4. Trong Advanced Filter các bạn có thể liệt kê tất cả các Tên cột của bảng dữ liệu cần lọc, những tiêu chí không muốn lọc thì để ô giá trị ngay bên dưới rỗng. Excel chỉ lấy các tiêu chí lọc khi có giá trị khác rỗng để tìm kiếm.

Kết quả sẽ được Tên thiết bị là laptop AND Hãng là dell AND Tình trạng là Đang SD.

Trong Excel, các tiêu chí trong 1 hàng là phép AND (Và), tức là tc_1 AND tc_2 AND tc_3…Excel không lấy các kết quả nếu không thỏa hết các tiêu chí.

Ví dụ thực hiện lọc với 2 hàng tiêu chí (phép OR)

Chọn Filter the list, in-place.

List range: chọn vùng lọc dữ liệu là: $A$9:$I$37

Criteria range: chọn tiêu chí lọc: $C$3:$I$

(Data là tên sheets).

👉 Kết quả sẽ được như sau: Tất cả các hàng thỏa điều kiện ( Tên thiết bị là laptop AND Hãng là dell AND Tình trạng là Đang SD) OR (Tên thiết bị là pc AND Tình trạng là Đang SD).

⇒ Như vậy, lọc giữa các hàng với nhau là phép OR (hợp), tức là tc_h1 OR tc_h2 OR ….

3

Lọc với các tiêu chí chứa dấu so sánh.

Mặc định là so sánh bằng, và bạn có thể thêm vào các dấu so sánh sau:

<: nhỏ hơn

<=: nhỏ hơn hoặc bằng.

💡 Lưu ý: sử dụng điều kiện so sánh khi cột được định dàng là số, ngày tháng. Kết quả trả về không chính xác nếu sử dụng ở cột định dạng Text.

4

Lọc dữ liệu qua tiêu chí xử lý trung gian

Ví dụ Thêm một tiêu chí có tên là Tình trạng = [True/False]

Đầu tiên, mình dùng hàm “=OR(I10=”Kho”)” để trả về kết quả TRUE hoặc FALSE.

Thực hiện lọc Advanced Filter như các ví dụ trên với tiêu chí Tình trạng = [True/False]

👉 Kết quả sẽ được tất cả các hàng có giá trị là Kho trong cột Tình trạng. Vậy kết quả lọc này có nghĩa là khi lọc các giá trị của cột Tình trạng sẽ so sánh với hàm “=OR(I10=”Kho”)” nếu là TRUE thì sẽ được lọc đưa ra bảng dữ liệu lọc.

Cách Sử Dụng Hàm Lọc Dữ Liệu Trùng Nhau Trong Excel

Khi làm việc với dữ liệu, chắc hẳn bạn sẽ gặp phải những dòng dữ liệu bị trùng nhau, và cần lọc để xóa đi hoặc thay đổi hoặc trường hợp khác cần xác định, tìm trùng lặp trong excel. Hôm nay mình sẽ chia sẻ cho các bạn cách dùng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của các bạn.

Hàm đếm dữ liệu trùng trong Excel

Có rất nhiều cách để xác định dòng trùng trong Excel hoặc kiểm tra trùng trong excel. Phía dưới mình sẽ chia sẻ 3 cách đơn giản nhất và áp dụng trong hầu hết các tình huống về dữ liệu bị trùng trong khi làm việc. Mời bạn tham khảo các cách tìm dữ liệu trùng trong excel.

Sử dụng phím tắt để loại bỏ giá trị trùng

Như bảng phía dưới mình có thể thấy dòng số 12,13,14 đang trùng giá trị với các dòng 9,10,11. Vậy để loại bỏ giá trị trùng hay biết cách xóa các dữ liệu trùng nhau trong excel bằng phím tắt. Bạn thực hiện tác thao tác sau:

Bước 1: Ctrl + C: Copy toàn bộ bảng dữ liệu này

Bước 2: Alt + A + M: Remove Duplicate – loại bỏ giá trị trùng bằng tổ hợp phím tắt trên

Vậy chỉ với vài thao tác cơ bản với phím tắt, bạn biết cách xóa các dữ liệu trùng nhau trong excel hay nói cách khác là loại bỏ giá trị bị trùng. Đối với cách này thì các dòng 12,13,14 sẽ được xóa đi và giữa lại các dòng từ 1 đến 11.

Dùng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel

Đối với cách này, bạn sẽ viết hàm để biết xem là có bao nhiêu dòng đang trùng nhau.

Mình sẽ dùng hàm Countifs để xác định các dòng trùng phụ thuộc và biến mà bạn muốn tham chiếu. Như kết quả nhìn thấy thì với cách này sẽ giúp bạn xác định được trong dữ liệu trên có 6 dòng trùng tất cả.

Bạn có thể lọc cột Dup những số lớn hơn 1 đều là các dòng đang trùng nhau. Sau đó chọn để xóa toàn bộ dòng trùng này. Đối với cách này thì dữ liệu từ 9 đến 14 sẽ được xóa đi, và chỉ giữ lại các dòng từ 1 đến 8.

Lọc dữ liệu trùng nhau từ 2 cột trong Excel

Ngoài 2 cách phía trên, thì sẽ còn một trường hợp còn lại đó là bạn muốn giữ lại một dòng dữ liệu trong nhiều dòng bị trùng. Các bạn vui lòng theo các bước sau:

Bước 3: Viết công thức hàm IF như trong hình phía dưới. Nếu mã SP và Doanh số của dòng tham chiếu = dòng phía trên, thì trả về 2, còn không thì trả về 1. Ý nghĩa của công thức này là sẽ thể hiện tất cả các dòng bị trùng được trả về giá trị 2, còn những dòng xuất hiện lần đầu thì sẽ trả về giá trị 1.

Bước 4: Lọc các giá trị 2 và xóa các dòng này.

Với cách này các bạn sẽ ứng dụng rất nhiều trong công việc, đặc biệt với việc lọc các dòng trùng mà chỉ lấy những dòng có ngày gần nhất. Lúc đó các bạn lưu ý nên lọc cột có chứa ngày tháng năm theo mục đích cụ thể.

Sử dụng phím tắt để loại bỏ giá trị trùng

Dùng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel

Lọc dữ liệu trùng nhau từ 2 cột trong Excel

Học Excel nâng cao ở đâu?

Hiện tại chúng tôi – UNIACE là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực đào tạo học viên chuyên về phân tích dữ liệu. Bên cạnh đó, chúng tôi có những khóa học nhằm nâng cao trình độ Excel của các bạn.

Các bạn có thể tham khảo khóa học miễn phí (sử dụng mã voucher “7NGAY“) về sử dụng phím tắt trong Excel. Khóa học này nhằm giúp các bạn có thể làm việc với dữ liệu với thao tác nhanh chóng hơn. Đây là một trong những điều kiện cơ bản để nâng tầm kiến thức về Excel.

Bên cạnh đó, để học Excel nâng cao các bạn có thể tìm hiểu và Power Query – đây là một công cụ cực kỳ hữu hiệu trong thời đại công nghệ 4.0. Power Query có thể nói là thay thế rất nhiều ứng dụng của VBA trong Excel hiện đại. Các bạn có thể tìm đọc bài Power Query là gì để hiểu rõ hơn và so sánh giữa VBA và Power Query trong website của chúng tôi.

Để được tư vấn kỹ hơn về lộ trình học và nghề nghiệp. Các bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng điện thoại, hoặc chat. Đội ngũ chúng tôi sẽ giúp các bạn giải đáp và tư vấn những khóa học phù hợp với khả năng và tài chính của bạn.

Tham khảo các bài viết hữu ích khác tại chuyên đề excel

Cách Sử Dụng Tính Năng Group Trong Excel

Group là một trong những tính năng hữu ích của Excel để hợp nhất các sheet riêng lẻ, thực hiện chỉ một lệnh thay đổi cho hàng loạt các sheet khác nhau. Nhờ đó tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

Các thay đổi được thực hiện trong một sheet của bảng tính Exel sẽ cùng thay đổi trong các sheet khác của bảng tính.

Group giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho người dùng Excel trong việc thực hiện tính toán hoặc tạo các bảng tính phức tạp với dữ liệu lớn cũng như chỉnh sửa và định dạng nhiều sheet.

Group sẽ cho kết quả tốt nhất cho người dùng khi cùng loại dữ liệu được trình bày trong các ô có cùng địa chỉ trong các sheet khác nhau.

Group cũng cải thiện độ chính xác của dữ liệu và loại bỏ lỗi do người dùng gây ra khi thực hiện các phép tính giống nhau trên nhiều sheet khác nhau.

Cách để nhóm (Group) và hủy nhóm (Ungroup) trong Excel

Để nhóm (Group) các sheet tính riêng lẻ, bạn cần nhấn và giữ phím đồng thời phím CTRL trên bàn phím và sử dụng chuột để kích chọn tên các sheet riêng.

Khi không cần nhóm các sheet đã chọn lại với nhau trong Excel, bạn có thể hủy Group bằng cách bấm giữ phím CTRL, hoặc kích chuột vào tên các sheet trong file.

Trong trường hợp bạn muốn nhóm (Group) tất cả các sheet thay vì chọn từng sheet riêng lẻ như ví dụ 1. Cách làm cũng khá đơn giản chỉ với 2 bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn kích chọn bất kỳ sheet nào trong số các sheet cần nhóm.

Cách Group tất cả các sheet trong Excel đơn giản thì việc Ungroup các sheet này cũng tương đối dễ dàng và được thực hiện như sau.

Kích chuột phải vào sheet bất kỳ đang được chọn, trong menu hiển thị chọn tùy chọn ‘Ungroup worksheets’.

Để nhóm các sheet liên tiếp với nhau trong Excel, đầu tiên bạn cần kích chọn tên sheet đầu tiên.

Để hủy nhóm các sheet liên tiếp nhau trong Excel, bạn chỉ cần kích chuột phải vào sheet đầu tiên hoặc cuối cùng và chọn tùy chọn ‘Ungroup worksheets’

CHỈ 7 GIỜ HỌC BÀI BẢN, TIẾP KIỆM HÀNG CHỤC NGHÌN GIỜ TRA CỨU

Cách để sử dụng tính năng Group để tính toán trong Excel

Người dùng chỉ cần chọn một sheet để thêm công thức và áp dụng các thay đổi định dạng cho tất cả các sheet còn lại của bảng tính khi sử dụng tính năng Group.

Nên xác nhận xem Group có được chọn hay không bằng cách kiểm tra tên của file trong thanh tiêu đề.

Để tạo một nhóm các sheet với nhau trong Excel, ít nhất phải có hai sheet trong một file Excel.

Không duyệt qua các sheet khác không có trong group ngay sau khi đã nhóm các sheet cần thực hiện. Vì thao tác này sẽ lập tức hủy lệnh nhóm các sheet riêng.

Sử dụng tính năng Group để áp dụng các hàm tính toán trong Excel chỉ chính xác khi mà các sheet có cùng cấu trúc hàng, cột giống hệt nhau.

Ngoài việc sử dụng tính năng Group để tính toán trong Excel, người dùng cũng có thể cài đặt lệnh in, trang in, căn lề trái, phải, trên dưới ….của tất cả các sheet được chọn trong cửa sổ in. Điều này sẽ giảm tối đa thời gian nếu bạn cần phải in rất nhiều sheet giống nhau cần sử dụng chung một định dạng in trong các file Excel.

Tài liệu kèm theo bài viết

Cách Sử Dụng Advanced Filter Lọc Dữ Liệu Trên Excel

Cách dùng Advanced Filter lọc dữ liệu trên Excel

Để sử dụng Advanced Filter, trước hết người dùng cần thực hiện những yêu cầu.

Tiêu đề bảng dữ liệu chỉ sử dụng 1 dòng duy nhất.

Trong bảng dữ liệu cần lọc không gộp bất kỳ ô nào.

Có ít nhất 3 dòng trống trên cùng bảng dữ liệu.

Bước 1:

Trước hết chúng ta cần tạo bảng điều kiện để lọc dữ liệu. Chọn tiêu đề Điểm trong bảng rồi nhấn Copy.

Bước 2:

Chọn một ô bất kỳ trong Excel rồi nhấn Paste hoặc tổ hợp phím Ctrl + V. Tiếp đến nhập điều kiện để lọc dữ liệu.

Nếu lọc dữ liệu điều kiện OR thì sắp xếp theo chiều dọc. Nếu điều kiện AND thì xếp theo hàng ngang. Như vậy nếu cần lọc 2 điều kiện AND theo cùng 1 tiêu chí thì phải dùng 1 tiêu đề cho 2 ô.

Với duy nhất 1 điều kiện thì chỉ cần nhập điều kiện dưới ô tiêu đề của bảng điều kiện lọc là được.

Bước 3:

Tiếp đến nhấn chuột vào bảng dữ liệu chính rồi vào tab Data chọn Advanced.

Bước 4:

Xuất hiện hộp thoại Advanced Filter với các mục tùy chỉnh khác nhau. Trong phần Action có 2 lựa chọn:

Filter the list, in-place: lọc và trả về kết quả ở chính bảng dữ liệu lọc.

Copy to another location: lọc và trả về kết quả lọc ở vị trí khác, do bạn chọn.

Ở phần List Range là vùng dữ liệu chính bạn muốn lọc. Khi đặt chuột vào bảng chính và chọn chức năng Advanced Filter thì Excel sẽ tự động chọn bảng dữ liệu, bằng cách bao quanh bằng đường nhấp nháy.

Bước 5:

Tiếp tục cũng tại hộp thoại nhỏ này tại phần Criteria range, bạn chọn bảng phụ vừa tạo dùng để lọc dữ liệu.

Sau đó khoanh vùng bảng dữ liệu điều kiện như hình.

Tiếp đến do chúng ta đã tạo kết quả lọc ở vị trí khác nên sẽ nhấn vào nút Copy to another location, rồi nhấn vào 1 ô trống ngoài vùng dữ liệu. Cuối cùng nhấn OK.

Việc lọc dữ liệu bằng Advanced Filter trên Excel cũng không nhiều khó khăn, nhưng bạn cần phải đặt vùng điều kiện lọc dữ liệu, điều kiện AND hoặc OR. Như vậy Advanced Filter mới có thể đọc được điều kiện để lọc dữ liệu.