Top 12 # Chức Năng Của Mailings Trong Word 2010 / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 12/2022 # Top Trend | Theindochinaproject.com

Cách Trộn Thư Trong Word 2010, Cách Trộn Mail Merge / 2023

Hãy tưởng tượng xem bạn cần gửi hàng ngàn thư mời cho các phụ huynh học sinh để đến họp phụ huynh, nếu bạn gõ thủ công từng người, từng người một, bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để làm việc đó? Tôi dám chắc rằng bạn sẽ cần ít nhất là 2 ngày lao động để hoàn thành việc gõ 1000 tên phụ huynh cho 1000 học sinh khác nhau.

Do vậy, sử dụng được công cụ cách trộn thư trong word 2010 sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc thay vì làm thủ công như trước đây. Ngoài ra có thể áp dụng với các văn bản như: gửi bảng lương hàng tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn….

Để làm được điều đó Tại TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC VĂN PHÒNG TRÍ TUỆ VIỆT sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện:

Để có thể hoàn thành quy trình trộn thư bạn cần phải có 02 file tài liệu sau:

– Văn bản gốc: Nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và bỏ trống các thông tin cần điền

Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, không trúng tuyển, thư mời phỏng vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh….

– Dữ liệu gốc: Thông tin dữ liệu cho mỗi cá nhân, mỗi đơn vị để điền vào các ô trống trong văn bản đã được soạn sẵn, và dữ liệu gốc này thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như Table, Sheet của Excel.

Cách trộn thư trong word 2010 tuân theo các bước sau:

Bước 1: Ở đây, mình soạn file Văn bản gốc trên Word như sau, từ đó bạn có thể tạo cho mình file văn bản theo ý muốn:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC

Kính gửi Ông/bà:

Phụ huynh em: Học sinh lớp 8/4

Đến tại phòng A1 để tham gia buổi họp phụ huynh tổng kết học kỳ I vào lúc 07h ngày 25 tháng 11 năm 2014.

Rất mong quý Ông/bà đến đúng giờ.

Trân trọng!

Gò vấp, ngày 28 tháng 12 năm 2014

Hiệu trưởng

(Đã ký )

Nguyễn Trọng Hiếu

Bước 2: Và Dữ liệu gốc mình làm trên file Excel và được lưu ở Desktop với tên là “tronthu.xlsx”

Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Mergerồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC

Kính gửi Ông/bà:

Phụ huynh em: Học sinh lớp 8/4

Đến tại phòng A1 để tham gia buổi họp phụ huynh tổng kết học kỳ I vào lúc 07h ngày 25 tháng 11 năm 2014.

Rất mong quý Ông/bà đến đúng giờ.

Trân trọng!

Gò vấp, ngày 28 tháng 12 năm 2014

Hiệu trưởng

(Đã ký )

Nguyễn Trọng Hiếu

– Tại Kính gửi Ông/bà: chọn trường Phụ huynh, Chọn Insert

– Tại Phụ huynh em: chọn trường Học sinh, chọn Insert

Với Word 2007, 2013 thì cách làm cũng tương tự.

Incoming search terms:

trộn thư trong word 2010

cách trộn thư trong word 2010

trộn văn bản trong word 2010

trộn thư word 2010

cách trộn thư

cách trộn văn bản trong word 2010

hướng dẫn trộn thư trong word 2010

cách trộn thư word 2010

cachách định dạng khổ in trong trộn thư

Share and Enjoy

Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003 / 2023

Trộn thư (Mail merge) trong word là thiết lập điền các thông tin khác nhau vào một vị trí xác định trên một văn bản được làm sẵn. Nó giúp các bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong công tác văn phòng. Để dể hiểu mình ví dụ một văn bản có nội dung như sau:

Đến tại: Hội trường UBND Xã ABC

Để: Dự buổi triển khai thực hiện thông tư 23 của Bộ Công An – Phổ biến xử lý luật vi phạm hành chính năm 2012.

Rất mong sự có mặt của ……. để buổi họp đạt kết quả tốt đẹp.

Chỗ có dấu chấm sẽ được điền thông tin cho mỗi cá nhân với thông tin của họ. Do đó nó khác nhau và rất mất công nếu ta copy và thay đổi thông tin vào các chỗ có dấu chấm. Chính vì thế mà thủ thuật sử dụng Mail Merge thật sự cần thiết.

Bước 1: + Tạo một file Word hoặc Excel chứa thông tin với các trường cần thiết. Ví dụ mình tạo một file Word có tên là DuLieu nội dung như sau

+ Soạn văn bản mẫu sẵn. Xem văn bản mẫu ở trên. Và hãy tạo một thư mục lưu chúng để dể tìm kiếm. Ví dụ thư mục Tron_Thu_EXP có 2 file Dulieu và Mau

Bước 2: Tiến hành nào. Đầu tiên mở mẫu lên. Di chuyển qua tab MAILINGS trong Word 2013

Các bạn có thể tùy chỉnh thêm những người được liệt kê vào danh sách tạo trộn thư

Bước 3: Chọn vị trí chèn thông tin các trường vào

Các bạn sẽ thấy nó hiện thị như sau:

Thủ thuật áp dụng với Word 2010 – 2007- 2003 copy nguồn từ các bài viết khác. Các bạn tham khảo.

Trộn tài liệu (Mail Merge) Các Khái niệm:

Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp… Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.

Tập tin data source Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnha.Form letterBước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau

Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1). * Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous. Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2

Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3

Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu.

Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4.

Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…

Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document như sau:

Nhấn nút Next sang bước thứ 6.

Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.

Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.

b.Envelopes Tạo những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Envelops thay vì chọn From letter ở bước1.

c. Labels Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Labels thay vì chọn From letter ở bước1. d.Catologes Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau: – Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận. – Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu. – Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động. – Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.

Hướng dẫn trộn thư trong trong Word 2007 – http://www.pigup.com.vn/

Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…

Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau: Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn chọn như hình.

Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục.

Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.

Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.

Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.

Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:

Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý. Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư

Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.

Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn Insert. Khi đó các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.

Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:

Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút [IMG]file:///C:/DOCUME%7E1/NGUYEN%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image026.jpg[/IMG]trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:

Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:

Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.

Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.

Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau: – Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in. – Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục + All: In toàn bộ tài liệu. + Current Page: In trang hiện thời. + Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in

Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12. – Copies: chỉ số bản cần in. Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word: – Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver). – Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.

Tính Năng Reveal Formatting Trong Word 2010 / 2023

Bạn đã từng sử dụng chức năng Reveal Codes trong WordPerfect hay chưa? Các đoạn mã này sẽ giúp người dùng hiển thị phần nội dung text của họ đi kèm với kiểu định dạng, tương tự như HTML. Tuy nhiên, nếu dùng Microsoft Word thì khó có thể tìm được chức năng tương tự như vậy.

Về mặt kỹ thuật thì WordPerfect sẽ hiển thị phần nội dung text và mã định dạng giống nhau, tự động chèn mã bắt đầu và kết thúc đoạn text với định dạng tương ứng. Khi hiển thị cửa sổ Reveal Codes thì chúng ta sẽ thấy các ký tự đánh dấu phần mã định dạng với nội dung text, và có thể thực hiện một số thao tác khác như chèn thêm hoặc xóa bớt. Ví dụ, nếu xóa mã đóng, thì toàn bộ phần text văn bản sẽ được định dạng theo mã mở.

 

 

Trong Microsoft Word, phần nội dung text và mã định dạng được bố trí, sắp xếp và hiển thị hoàn toàn riêng biệt. Word lưu trữ thông tin định dạng của text tại 1 nơi khác, và nó không được chèn vào trong phần text đó. Mà thay vào đó, Word sẽ giám sát các ký tự và đoạn văn với từng loại định dạng được áp dụng trong toàn bộ văn bản, đi kèm với đó là mã mở đầu và kết thúc.

 

 

Và nếu muốn thay đổi định dạng thì các bạn có thể sử dụng các tùy chọn có sẵn trong Reveal Formatting:

 

 

Chọn đoạn text cần định dạng, nhấn vào đường dẫn Font trong bảng điều khiển Reveal Formatting, cửa sổ Font hiển thị. Thực hiện bất kỳ thao tác thay đổi nào và nhấn OK.

 

 

Tuy nhiên, các bạn không nên nhầm lẫn giữa Reveal Formatting và chức năng hiển thị các biểu tượng định dạng trong Word. Nhấn paragraph symbol trong phần Paragraph của thẻ Home để hiển thị các ký tự ẩn như khoảng trống, thẻ tab, ký tự đánh dấu… phím tắt là Ctrl + *

 

 

Theo Quản Trị Mạng.

Find &Amp; Replace Trong Word 2010 / 2023

Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, bạn thường xuyên gặp tình huống khi bạn tìm một từ cụ thể trong tài liệu và muốn thay từ này bằng từ khác ở một số chỗ hay tất cả các nơi trong tài liệu. Phần này hướng dẫn các bạn cách để tìm một từ hay cụm từ và thay thế chúng qua các bước đơn giản.

Lệnh Find trong Word 2010:

Bước 1: Giả sử chúng ta có một văn bản mẫu, chỉ cần gõ =rand() và nhấn Enter.

Bước 2: Chọn nút Find trong nhóm Editing ở phần Home tab và nhấn Ctrl +F để khởi động cửa sổ Navigation trong bước 2:

Bước 4: Bạn có thể nhấn nút Clear để xóa kết quả tìm kiếm và thực hiện lần tìm kiếm khác.

Bước 5: Bạn có thể tìm kiếm rộng hơn, sâu hơn khi tìm kiếm một từ. Bấm nút Option để hiển thị menu tùy chọn, bạn có thể lựa chọn để tìm kiếm trong các trường hợp phức tạp.

Bước 6: Bạn đã học được cách tìm kiếm, giờ nhấn nút Close để đóng cửa sổ Navigation.

Hành động tìm và thay thế từ trong Word 2010:

Bạn đã được hướng dẫn tìm một từ trong phần trên, phần này sẽ hướng dẫn cách thay thế từ hiện có trong tài liệu của bạn qua các bước đơn giản sau:

Bước 1: Nhấn vào tùy chọn Replace trong nhóm Editing ở phần Home tab và nhấn Ctrl+H để mở hộp thoại Find and Replace trong bước 2:

Bước 3: Nhấn nút Replace trong hộp thoại, bạn sẽ thấy từ đầu tiên bạn tìm thấy sẽ được thay thế bằng từ bạn muốn, nhấn tiếp thì từ thứ hai cũng sẽ được thay thế. Nếu bạn nhấn nút Replace thì toàn bộ các từ tìm thấy sẽ được thay thế. Bạn có thể sử dụng tùy chọn Find Next để tìm một từ khác và sau đó sử dụng Replace để thực hiện thay thế.

Bước 5: Cuối cùng, nếu bạn đã thực hiện xong hành động tìm và thay thế từ trên, bạn nhấn nút Close (X) hoặc Cancle để đóng hộp thoại.

Đã có app VietJack trên điện thoại, giải bài tập SGK, SBT Soạn văn, Văn mẫu, Thi online, Bài giảng….miễn phí. Tải ngay ứng dụng trên Android và iOS.

Theo dõi chúng tôi miễn phí trên mạng xã hội facebook và youtube:

Follow fanpage của team https://www.facebook.com/vietjackteam/ hoặc facebook cá nhân Nguyễn Thanh Tuyền https://www.facebook.com/tuyen.vietjack để tiếp tục theo dõi các loạt bài mới nhất về Java,C,C++,Javascript,HTML,Python,Database,Mobile…. mới nhất của chúng tôi.