Top 16 # Chức Năng Data Validation Trong Excel 2007 / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 12/2022 # Top Trend | Theindochinaproject.com

Sử Dụng Chức Năng Data Validation Trong Excel / 2023

Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 1

Table of Contents 1. Đặt vấn đề 2 1.1. Chức năng Settings 3 1.1.1. Whole number: 3 1.1.2. Decimal: 6 1.1.3. List: 7 1.1.4. Date: 9 1.1.5. Text length: 10 1.2. Chức năng Input Message 10 1.3. Chức năng Error Alert 11 1.4. Các ví dụ về Data validation 13 1.4.1. Nhập số thập phân tăng dần theo 1 cột: 13 1.4.2. Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc: 14 1.4.3. Giới hạn tổng giá trị nhập liệu trong vùng: 15 2. Kết luận 16 Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 2

Hình 1: Chọn vùng cần kiểm soát và thực hiện chức năng Data validation Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 3

1.1. Chức năng Settings Cửa sổ Settings cho phép thiết lập cài đặt về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria. Tuỳ vào đối tượng kiểm soát mà ta chọn trong danh sách bên dưới Allow. Mặc định ban đầu cho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào trong ô (Any value). Để thay đổi theo ý muốn, đầu tiên ta chọn vùng dữ liệu cần thiết lập chức năng Validation.

Hình 2: Cửa sổ Data validation

Hình 3: Các chức năng về điều kiện nhập liệu Trong danh sách thả xuống của Validation criteria (hình 3), có các lựa chọn Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom. 1.1.1. Whole number: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân, chuỗi, sẽ bị báo lỗi. Chức năng này hữu ích khi dữ liệu nhập là tuổi, số lượng mặt hàng, số sản phẩm, điểm

thi, Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho phép khống chế phạm vi giá trị nhập (hình 5). Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 4 Hình 4: Chọn kiểu phạm vi nhập liệu a. Between (not between): Chỉ cho phép nhập giá trị trong một vùng xác định (hoặc ngoài một vùng xác định). Ví dụ điểm thi phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 10, ngày trong tháng từ 1 đến 31, các thứ trong tuần, – Minimum: giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu. – Maximum: giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu. – Ingnore blank: bỏ qua ô trống, tức là không xét điều kiện nhập liệu khi ô trống. – Clear All: huỷ bỏ Giá trị giới hạn có thể cố định (không thay đổi được) hoặc không cố định (có thể thay đổi được) tuỳ vào mục đích sử dụng.

Hình 5: Phạm vi nhập liệu – Giới hạn cố định: là số khi nhập giá trị trong ô giới hạn. Trong hình 5, giá trị nhập nhỏ nhất bằng 0 và lớn nhất là 100. Nếu bạn nhập giá trị ngoài khoảng, Excel sẽ báo lỗi như hình 6 (thông báo lỗi mặc định của Excel). Chúng ta có thể thay đổi nội dung thông báo đó theo mục đích sử dụng cụ thể ở mục 1.3. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 5 Hình 6: Thông báo lỗi nhập liệu mặc định trong Excel

Hình 7: Chọn giới hạn động trong nhập liệu

Hình 8: Giá trị xác định khi nhập liệu – Giới hạn không cố định: giá trị trong ô giới hạn phụ thuộc quá trình tính toán từ địa chỉ ô nào đó. Điều đó có nghĩa là giá trị giới hạn có thể thay đổi, phụ thuộc quá trình tính toán, cập nhật của công thức. Trong hình 7, giá trị nhập nhỏ nhất bằng giá trị ô Q8 (bằng 200) và lớn nhất bằng ô Q9 (bằng 1500). Nếu bạn nhập giá trị ngoài khoảng, Excel sẽ báo lỗi như hình 7 (thông báo lỗi mặc định của Excel). Phạm vi ứng dụng này phụ thuộc nhiều vào khả năng khai thác Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 6

công thức và sử dụng hàm của bạn. Nếu bạn khai thác công thức và sử dụng hàm tốt, khả năng kiểm soát số liệu sẽ tốt hơn, linh hoạt hơn. Điều đó thể hiện ở phần ví dụ. b. Equal to (not equal to): Chỉ cho phép nhập một giá trị xác định (hoặc ngoài giá trị xác định). Giá trị xác định đó được khai báo trong Value. Giá trị xác định có thể cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức (cách thực hiện tương tự như ở mục a ở trên). c. Greater than (Greater than or equal to): Chỉ cho phép nhập giá trị lớn hơn (hoặc lớn hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào đó. Giá trị giới hạn đó được khai báo trong Minimum. Giá trị giới hạn có thể cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức (cách thực hiện tương tự như ở mục a ở trên). Ngược với trường hợp này là less than (less than or equal to).

Hình 9: Giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu d. Less than (less than or equal to): Chỉ cho phép nhập giá trị nhỏ hơn (hoặc nhỏ hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào đó. Trường hợp này ngược lại ở mục c ở trên. 1.1.2. Decimal: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân (hình 3). Cách thực hiện tương tự đối với Whole number. Sử dụng kiểu giá trị Decimal cho phép tránh được những sai sót do quy định về số thập phân Quốc tế và Việt Nam (dấu chấm và phẩy). Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 7 Hình 10: Giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu 1.1.3. List: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu từ một danh sách sẵn có (hình 3). Danh sách này có thể được nhập trực tiếp, từ một vùng trong sheet, từ tên (Name) vùng sẵn có hoặc từ file khác. Nên sử dụng chức năng này khi bạn cần nhập liệu được lấy từ một cơ sở dữ liệu (CSDL) sẵn có nằm hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian. Ví dụ như nhập 1 phần tử (linh kiện, môn học, người, ) trong danh sách phụ tùng xe máy, ô tô, máy tính, môn học, danh sách thành viên, đã có sẵn. Điều này cho phép hạn chế tối đa do nhập liệu không đúng dẫn đến kết quả tính toán sai, đặc biệt là đối tượng nhập là chuỗi.

Hình 11: Tạo danh sách dữ liệu trực tiếp trong Source a. Danh sách nhập trực tiếp: Bạn gõ danh trực tiếp trong Source (hình 11), mỗi phần tử được ngăn cách bởi dấu phẩy. Với danh sách cố định (không sửa đổi) nên sử dụng trường hợp này. Với trường hợp nhập trực tiếp, bạn phải dùng kiểu gõ Unicode để hiển thị tiếng Việt. Nếu sử dụng kiểu gõ TCVN thì sẽ bị lỗi hiển thị chữ tiếng Việt, nhưng nội dung hiển thị trên ô không bị sai (tức là chỉ khó nhìn thôi). Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 8

Trong cửa sổ Data validation (hình 11), chức năng In-cell dropdown cho phép khi chọn vào ô sẽ hiện nút danh sách thả xuống để lựa chọn phần tử trong đó (hình 12).

Hình 12: Danh sách được thả xuống để chọn khi bấm vào nút dropdown b. Danh sách nhập từ một vùng trên bảng tính: Bạn có thể nhập danh từ một vùng sẵn có trong bảng tính bằng cách bấm vào nút (hình 13). Sau đó chọn vùng danh sách, địa chỉ danh sách sẽ hiện ra trong Source. Việc lựa chọn như trường hợp đầu tiên. Trong kiểu khai báo này, vùng danh sách phải cùng nằm trong cùng một sheet với những ô cần thể hiện. Điều đó là hạn chế nếu ta khai thác vùng danh sách này ở sheet khác. Vậy cách khắc phục hạn chế này như thế nào? Bằng cách tạo Name cho vùng (K2:K15) là chúng ta có thể khắc phục nhược điểm này. Khi đó trong Source sẽ thể hiện tên vùng (hình 14).

Hình 13: Khai báo danh sách từ vùng trong bảng tính Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuong[email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 9 Hình 14: Khai báo danh sách từ tên một vùng Bên cạnh những ưu điểm trên, hạn chế của chức năng List là không tự động dò đến phần tử cần tìm trong danh sách khi gõ ký tự đầu tiên. Vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng việc dò tìm sẽ mất nhiều thời gian. 1.1.4. Date: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là ngày. Việc điều khiển về khoảng ngày nhập giống như đối với Whole number. Điều đó có nghĩa là chọn ngày trong 1 khoảng xác định, ngày bắt đầu, ngày kết thúc,

Hình 15: Khai báo phạm vi ngày nhập Ví dụ như trong hình 15, chỉ cho phép nhập ngày trong khoảng từ ngày hôm nay (Today) và cộng thêm 3 ngày nữa. Cần lưu ý về định dạng ngày tháng và cách nhập liệu ngày tháng cho đúng, nếu không Excel luôn báo lỗi nhập liệu. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 10

1.1.5. Text length: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là chuỗi có độ dài xác định (tính bằng số ký tự, kể cả khoảng trắng, dấu, ). Việc điều khiển về chiều dài chuỗi nhập giống như đối với Whole number. Điều đó có nghĩa là có thể kiểm soát được chiều dài chuỗi nhập giới hạn trong 1 khoảng xác định, chiều dài chuỗi nhập nhỏ nhất, chiều dài chuỗi nhập lớn nhất, Ví dụ như trong hình 16, chỉ cho phép nhập mã hàng có chiều dài 6 ký tự.

Hình 16: Khai báo mã hàng có chiều dài 6 ký tự

Hình 17: Khai báo mã hàng có chiều dài 6 ký tự 1.2. Chức năng Input Message Chức năng Input Message cho phép hiển thị thông tin nhập liệu khi di chuyển chuột vào ô đó, từ đó định hướng cho công việc nhập liệu. Tất nhiên khi thực hiện chức năng này thì bạn đã thiết lập chế độ Settings cho các ô đó. Để hiển thị thông tin nhập liệu cho khối ô nào đó, đầu tiên ta bôi đen khối ô đó (C6:C15 trong hình 17). Bước thực hiện như hình 1, 2 và chuyển sang Input Message (hình 17). Cửa sổ Input Message gồm các nội dung sau: Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 11

– Show input message when cell is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị thông báo khi ô được chọn. Trường hợp này chọn Bật. – Title: Nội dung tiêu đề hiển thị (hình 18), dùng kiểu gõ Unicode. – Input message: Nội dung thông báo, dùng kiểu gõ Unicode.

Hình 18: Thông báo khi chọn ô khi dùng Input message 1.3. Chức năng Error Alert Như chúng ta đã biết, khi ô đã được đặt chế độ Data validation, nếu nhập liệu không đúng quy định sẽ bị thông báo ở hình 6. Ta có thể thay đổi nội dung thông báo mặc định đó theo các hoàn cảnh khác nhau và hiển thị nội dung thông báo đó bằng tiếng Việt cho dễ hiểu và sửa đổi. Từ hình 2 chuyển sang Error Alert (hình 19), cửa sổ Error Alert gồm các nội dung sau: – Show error alert after invalid data is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau khi dữ liệu được nhập vào ô. Trường hợp này chọn Bật. – Style: Kiểu cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), Warrning (cảnh báo), Information (thông tin). Tuỳ mức độ cảnh báo mà có cách xử lý phù hợp. + Stop : Thông báo lỗi nhập liệu nghiêm trọng, Excel không chấp nhận giá trị nhập liệu này và yêu cầu phải nhập đúng mới được chấp nhận (hình 20). + Warning : Thông báo lỗi nhập liệu mang tính cảnh báo, tùy trường hợp có thể chấp nhập hoặc không chấp nhận giá trị nhập liệu (hình 21). + Stop : Thông báo lỗi nhập liệu mang tính thông tin, bạn có thể bỏ qua trường hợp nhập liệu không đúng quy định (hình 22). – Title: Nội dung tiêu đề thông báo, dùng kiểu gõ Unicode. – Input message: Nội dung thông báo (chú ý nội dung theo những hoàn cảnh cụ thể), dùng kiểu gõ Unicode. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 12 Hình 19: Cửa sổ Error Alert

Hình 20: Thông báo Stop khi nhập liệu không đúng

Hình 21: Thông báo Warrning khi nhập liệu không đúng Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu một cách khá tổng quát về chức năng Data validation. Chức năng cho phép kiểm soát tốt những dữ liệu nhập, đặc biệt là khi thực hiện với CSDL. Chức năng này giúp Excel trở nên gần gũi hơn với phần mềm Access (chuyên về CSDL). Để hiểu rõ hơn khả năng áp dụng Data validation, chúng ta sẽ đi vào các ví dụ cụ thể ở mục tiếp theo. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 13 Hình 22: Thông báo Information khi nhập liệu không đúng 1.4. Các ví dụ về Data validation 1.4.1. Nhập số thập phân tăng dần theo 1 cột: Trong nhiều bài toán về kỹ thuật, yêu cầu nhập liệu là số (số thập phân) theo 1 cột với giá trị tăng dần. Nếu sai do không kiểm soát tốt (chẳng hạn giá trị sau nhỏ hơn giá trị trước), quá trình tính toán sẽ bị sai lệch. Có thể sử dụng cách lập trình sự kiện đối với ô nhập (VBA) để kiểm soát nhưng sẽ phức tạp, nhất là khi xử lý với nhiều ô, nhiều khối ô. Khi sử dụng Data validation thì công việc trở nên khá đơn giản. Trong hình 23, vùng D7:D29 yêu cầu sắp xếp theo giá trị tăng dần, giá trị nhỏ nhất tại ô D7. Chú ý khi khai báo công thức trong Validation sử dụng địa chỉ tuyệt đối.

Hình 23: Thiết lập nhập dữ liệu là số tăng dần Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 14

Hình 24: Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 15 Hình 25: Tạo danh sách các huyện (quận) tương ứng với tỉnh (thành phố)

Hình 26: Danh sách nhập liệu các huyện (quận) tương ứng với tỉnh (thành phố) 1.4.3. Giới hạn tổng giá trị nhập liệu trong vùng: Trong một số trường hợp, yêu cầu tổng giá trị nhập trong vùng chỉ tới 1 giới hạn nào đó. Nếu tổng giá trị nhập vượt vùng giới hạn đó thì Excel sẽ báo lỗi. Ví dụ tổng thu nhập của 1 người là 15 triệu/ tháng. Khoản tiền đó sẽ được chi tiêu trong 1 tháng với nhiều loại chi phí (hình 27). Tại trường hợp này, sử dụng Custom trong danh sách của Allow, công thức nhập ở dưới: =SUM($C$5:$C$12)<$C$2 Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 16 Hình 27: Sử dụng Custom để quản lý giới hạn nhập liệu Sau đó thiết lập thông báo lỗi trong Error Alert, kiểu Warning. Khi nhập quá giới hạn trên, thông báo sẽ hiện ra và bạn tuỳ chọn cách xử lý (hình 28).

Hình 28: Thông báo lỗi khi chi tiêu vượt quá giới hạn 2. Kết luận – Data validation là chức năng rất hay và linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu nhập trong bảng tính. Khả năng kiểm soát dữ liệu kèm theo thông báo hỗ trợ giúp người sử dụng đưa ra biện pháp xử lý thích hợp. – Kết hợp sự định dạng, trang trí bảng tính, thiết kế giao diện, khai thác và sử dụng hàm cùng với Data validation sẽ giúp chúng ta có một bảng tính hoàn chỉnh, đẹp, khả năng ứng dụng cao. Đó cũng là xu hướng tất yếu với những ai xây dựng các sản phẩm ứng dụng trong Excel. – Với khả năng này, Excel đã trở nên gần gũi hơn với CSDL vì có khả năng kiểm soát dữ liệu nhập. Việc khai thác CSDL trong Excel bằng hàm, công thức và các chức năng nâng cao khác đã giúp nhiều người sử dụng Excel làm CSDL. Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])

Tài liệu tham khảo chính và một số nội dung lấy từ: http://www.contextures.com

Kiểm Soát Dữ Liệu Nhập Với Data Validation Trong Excel / 2023

Để dữ liệu đó có thể được giới hạn trong một phạm vi nào đó, có thể là số nguyên, số thập phân, ngày, giờ, trong danh sách sẵn có hoặc chuỗi có độ dài xác định. Khi đó chức năng Data Validation sẽ giúp nhập liệu một cách chính xác theo yêu cầu, hạn chế sai sót. Các bước thực hiện:

Chọn vùng dữ liệu dữ liệu cần kiểm soát.

Tab : cho phép thiết lập về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria. Tuỳ vào yêu cầu kiểm soát mà chọn trong danh sách bên dưới Allow. Mặc định ban đầu cho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào vào trong ô (Any value). Để thay đổi theo ý muốn, phải chọn trong danh sách thả xuống của Validation criteria, có các lựa chọn: Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom.

Whole number: chức năng này chỉ cho phép nhập dữ liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân, chuỗi,… sẽ bị báo lỗi. Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho phép thiết lập phạm vi giá trị nhập.

Between (not between): chỉ cho phép nhập giá trị trong một phạm vi xác định (hoặc ngoài phạm vi xác định). Ví dụ điểm thi phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 10, tháng trong năm từ 1 đến 12… trong đó:

Minimum: giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập dữ liệu.

Maximum: giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập dữ liệu.

Ignore blank: bỏ qua ô trống (không xét điều kiện nhập dữ liệu khi ô trống).

Clear All: huỷ bỏ tất cả.

Equal to (not equal to): chỉ cho phép nhập một giá trị xác định (hoặc ngoài giá trị xác định). Giá trị xác định đó được khai báo trong Value và có thể là giá trị cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức.

Greater than (Greater than or equal to): chỉ cho phép nhập giá trị lớn hơn (hoặc lớn hơn hay bằng) giá trị giới hạn chỉ định. Giá trị giới hạn đó được khai báo trong Minimum và có thể là giá trị cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức. Ngược lại với trường hợp này là less than (less than or equal to).

Decimal: chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân. Cách thực hiện tương tự đối với Whole number.

List: chỉ cho phép nhập dữ liệu từ một danh sách sẵn có. Danh sách này có thể được nhập trực tiếp, từ một vùng trong sheet, từ tên (Name) vùng sẵn có hoặc từ file khác.

Danh sách nhập trực tiếp: gõ danh sách trực tiếp trong Source, mỗi phần tử được ngăn cách bởi dấu phẩy.

Danh sách nhập từ một vùng trên bảng tính: chọn vùng danh sách trên bảng tính, địa chỉ danh sách sẽ hiện ra trong Source. Với cách này, vùng danh sách phải cùng nằm cùng sheet với những ô cần nhập. Nếu muốn sử dụng vùng danh sách ở sheet khác thì phải đặt tên cho vùng đó, khi đó Source sẽ hiển thị tên vùng.

Hạn chế của chức năng List là không tự động tìm đến phần tử cần tìm trong danh sách khi gõ ký tự đầu tiên. Vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng việc tìm sẽ mất nhiều thời gian.

Date: chức năng này chỉ cho phép nhập giá trị ngày, việc điều khiển miền giá trị nhập giống như đối với Whole number.

Text length: Cho phép nhập dữ liệu là chuỗi có độ dài xác định, việc thiết lập chiều dài chuỗi nhập giống như đối với Whole number.

Tab Input Message: cho phép hiển thị thông tin nhập dữ liệu khi di chuyển chuột vào ô, từ đó định hướng cho công việc nhập dữ liệu.

Show input message when cell is selected: bật /tắt chế độ hiển thị thông báo khi ô được chọn.

Title: tiêu đề của thông báo.

Input message: nội dung thông báo.

Tab Error Alert: khi ô đã được đặt chế độ Data validation, nếu người dùng nhập liệu không đúng quy định thì Excel sẽ bị thông báo.

Show error alert after invalid data is selected: bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau khi dữ liệu được nhập vào ô.

Style: kiểu cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), Warrning (cảnh báo), Information (thông tin).

Title: tiêu đề hộp thông báo.

Error message: nội dung thông báo.

Các thao tác với Worksheet

Chèn thêm worksheet vào workbook, có thể thực hiện các cách sau:

Xóa worksheet khỏi workbook, có thể thực hiện các cách sau:

Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa trên thanh sheet tab, chọn Delete, xác nhận xóa chọn Delete.

Sắp xếp worksheet trên workbook, có thể thực hiện các cách sau:

Chọn tên sheet cần sắp xếp, drag đến vị trí mới.

Quản Lý Hàng Hóa Bằng Data Validation Trong Excel Cực Hay / 2023

Hôm nay Tin học Đức Minh sẽ hướng dẫn cho các bạn một thủ thuật excel cực hay đó là quản lý hàng hóa bằng cách ứng dụng chức năng Data Validation trong excel

Link video: https://www.youtube.com/watch?v=qFqD3G-wayE

Giới thiệu về thủ thuật quản lý hàng hóa bằng Data Validation trong Excel

Xin chào các bạn, xin tự giới thiệu, tôi là khoa – giáo viên bên Viện đào tạo kế toán và Tin học Đức Minh. Hôm nay tôi sẽ hướng dẫn cho các bạn một thủ thuật quản lý hàng hóa bằng cách ứng dụng chức năng Data Validation trong excel cực hay! Đầu tiên tôi xin đưa ra ví dụ các bạn có một kho hàng hóa cần quản lý theo kiểu như sau:

– Ở cột “Tình trạng sản phẩm” chỉ cần có 2 loại “có hàng” và “hết hàng” cho tất cả các sản phẩm khác nhau.

Để làm được những điều trên, đầu tiên các bạn cần tạo một bảng như trong ví dụ trên và làm theo các bước sau để áp dụng chức năng Data Validation trong excel.

1. Đặt tên cho các vùng dữ liệu cần đưa vào Data Validation trong excel để quản lý

Tùy trường hợp mà bạn sẽ có bao nhiêu vùng cần đặt tên cho dữ liệu, ở đây ta có các vùng như “Loại sản phẩm”, “Tình trạng sản phẩm”, “iPhone”, “Sony”,… Các bạn nên tạo ra ở một sheet riêng gồm nhiều list khác nhau cho tiện quản lý chức năng Data Validation trong excel

– Bước 1: Tạo một vùng dữ liệu mang tên “loaisanpham” để biểu thị cho các loại sản phẩm khác nhau chẳng hạn. Mục đích của việc này là tí đưa vùng “loaisanpham” đó vào cột “Loại sản phẩm” để chọn chức năng Data Validation trong ex cel

Các bạn quét vùng loại sản phẩm vừa tạo và chuột phải, chọn “Name a Range”, đặt tên là “loaisanpham”

– Bước 2: Tạo một vùng dữ liệu mang tên “ip” để biểu thị cho các đời sản phẩm – đời iphone khác nhau, “sn” để biểu thị cho các đời sony khác nhau, và còn lại thì tùy các bạn. Mục đích của việc này là tí đưa vùng “ip”, “sn” đó vào cột “Đời sản phẩm” để chọn chức năng Data Validation trong ex cel

– Bước 3: Tạo một vùng dữ liệu mang tên “tinhtrang” để biểu thị cho tình trạng sản phẩm còn hàng hay hết hàng. Mục đích của việc này là tí đưa vùng “còn hàng”, “hết hàng” đó vào cột “Tình trạng sản phẩm” để chọn chức năng Data Validation trong ex cel

– Bước 2: Ở cột “Đời sản phẩm” các bạn bôi đen hết và chọn Data – Data Validation. Trong phần Allow chọn ” List“, phần source ở đây các bạn phải viết một hàm if để đạt điều kiện thỏa mãn điều kiện “phù hợp với cột “Loại sản phẩm”. Ví dụ ở cột loại sản phẩm là iphone thì bên cột đời sản phẩm cái menu xổ xuống chỉ được xuất hiện những đời sản phẩm về iphone tương ứng ví dụ iphone 100, iphone 1000,…” – Dựa theo những gì các bạn làm ở phần 1, bước 2 mà các bạn viết hàm, ở đây tôi sẽ dùng hàm if với cú pháp như sau:

=if(b6=”iphone”,ip,if(b6=”sony”,sn,chualam))

– Bước 3: Ở cột “Tình trạng sản phẩm” thực hiện khá đơn giản, giống bước 1: ta bôi đen hết và chọn Data – Data Validation. Trong phần Allow chọn “List”, phần source ta viết chính tên của vùng dữ liệu ta đặt ở phần 1. Ở đây ta sẽ viết là “=tinhtrang”

Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.

Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên:

Bảng giá khóa học

TỔ CHỨC THI VÀ CẤP CHỨNG CHỈ CỦA VIỆN KẾ TOÁN ĐỨC MINH

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN – TIN HỌC ĐỨC MINH

CN Đống Đa: Phòng 815, tòa 15 tầng – B14 đường Phạm Ngọc Thạch, Đống Đa, Hn. (tầng 1 là Techcombank và KFC- gửi xe đi vào ngõ 65 Phạm Ngọc Thạch) CN Cầu Giấy: Phòng B2T10 (Phòng B2 Tầng 10) – Tòa nhà 335 Cầu Giấy – HN (Tầng 1 là Siêu thị thời trang Fashion Mall) CN Linh Đàm: Phòng 404 – Chung cư CT4A1 – Đường nguyễn Hữu Thọ – Linh Đàm – Hoàng Mai Hà Nội. (Ngay đèn xanh đỏ cổng chào Linh Đàm, Tầng 1 siêu thị Bài Thơ, Highlands Cofee) CN Hà Đông: Phòng 1001 tầng 10, CT2 tòa nhà Fodacon (tầng 1 là siêu thị Coopmart, đối diện Học Viện An Ninh) – Trần Phú – Hà Đông

Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Thiết Lập Custom Trong Data Validation / 2023

Data Validation là một ứng dụng vô cùng cần thiết trong Excel. Ở những phần trước, bạn đã được Gitiho hướng dẫn cách sử dụng căn bản của ứng dụng này. Tuy nhiên có thể bạn cảm thấy những chức năng căn bản vẫn chưa đủ để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Và ở bài viết này, Gitiho sẽ giới thiệu thêm cho bạn cách sử dụng chức năng nâng cao của Data Validation.

Cách sử dụng thiết lập Custom trong Data Validation

Trong cửa sổ Data Validation, chúng ta chọn điều kiện thiết lập (Validation criteria) là dạng Custom như sau:

Tuy nhiên ở phần Formula (Công thức) thì chúng ta phải sử dụng cách viết hàm hoặc công thức để diễn đạt ý nghĩa bạn muốn thiết lập.

Với những trường hợp nhập công thức như vậy, tôi khuyến khích các bạn nhập ra Sheet hay một Cell nào đó rồi copy và paste sau. Như vậy, bạn có thể kiểm tra cũng như giảm sai sót trong khâu tính toán.

Cách viết hàm trong thanh Formula

Với ví dụ đầu tiên, bạn được yêu cầu giới hạn cho Cell Company Code (Mã số công ty) là Mã số đó phải gồm 1 chữ cái và 4 con số.

Tuy nhiên để giới hạn yêu cầu này, còn những điều kiện nào khác nữa. Chúng ta hãy

Điều kiện đầu tiên là tổng số các chữ cái hoặc số trong Mã số là 5. Vậy công thức cho điều kiện này là gì? Để đếm tổng số chữ cái hay ký hiệu trong một Cell nào đó, chúng ta có thể sử dụng hàm Len với công thức như sau:

= Len (A5)

Tuy nhiên để hoàn thành điều kiện đầu tiên chúng ta không cần là tổng số chữ cái hay ký hiệu mà liệu rằng tổng số có đúng phải là 5 hay không. Và để làm như vậy, chúng ta chỉ cần thêm vào công thức:

= Len(A5)= 5

Và đây là kết quả của bạn:

Và nếu có thay đổi thì kết quả sẽ chuyển thành False như sau:

Ngoài ra, bạn có thể truy cập ngay chúng tôi để tìm hiểu thêm các khóa học hấp dẫn về tin học văn phòng: Word, Excel, Power Point. Có rất nhiều ưu đãi hấp dẫn đang chờ bạn.

Đánh giá bài viết này