Top 12 # Chức Năng Hoạch Định Công Việc Hành Chính Văn Phòng Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 3/2023 # Top Trend

1. Quản trị Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.

2. Chức năng của quản trị hành chính văn phòng

Hoạch định công việc hành chính

Tổ chức công việc hành chính văn phòng

Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng

Kiểm soát công việc hành chính

Dịch vụ hành chính văn phòng

3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính

Nhà quản trị hành chính cần có đủ các tiêu chuẩn sau:

Có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng

Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng

Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty

Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở

Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên

Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn

Phong cách lịch sự

Kiểm soát cảm xúc

Sáng tạo

Tự tin

Có óc phán đoán

Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

4. Các chức năng vụ của cấp quản trị hành chính

Có thể chia quản trị hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc như sau:

a. Cấp nhân viên:

Nhân viên lễ tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…

Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.

b. Cấp thư ký:

Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…

Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên.

c. Cấp quản trị

Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer)

Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.

Trưởng phòng/giám đốc hành chính (Administrative Manager/ Office Manager)

Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên.

Nhân viên hành chính văn phòng

1. Công việc của nhân viên hành chính văn phòng:

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. (Mời các bạn tham khảo Bài 1.1.Lễ tân văn phòng là gì.docx)

Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…

Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.

Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.

Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.

2. Tiêu chuẩn của nhân viên hành chính văn phòng

Về tố chất: Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình.

Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác,

có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp.

có sức khỏe để làm tốt vì công việc của nhân viên hành chính tuy khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động

Về kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết như

Kỹ năng quản lý thời gian,

Kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp,

Kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo,

Kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn

Về kinh nghiệm:

Nhân viên hành cần có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau để giúp bạn giải quyết nhanh gọn lẹ khối công việc đa dạng mỗi ngày. Khi tuyển chọn nhân viên hành chính văn phòng, nhà tuyển dụng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,… luôn được đánh giá cao.

Vì tính chất công việc, công việc hành chính văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này thường tham vọng thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn thuần, với óc tổ chức tốt và kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý.

Tóm lại, dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài, và có đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình.

Chắc hẳn các bạn đã không ít lần nghe tới thuật ngữ “hành chính văn phòng” nhưng liệu bao nhiêu người hiểu rõ hành chính văn phòng là gì và các công việc hành chính văn phòng bao gồm những gì? Vì vậy, trong bài viết này chúng tôi xin chia sẻ nhiều hơn về công việc hành chính văn phòng để các bạn có thể hiểu rõ hơn. Tìm hiểu các công việc hành chính văn phòng

1. Hành chính văn phòng là gì?

2. Công việc hành chính văn phòng là gì?

Như đã nói ở trên thì các công việc hành chính văn phòng khá nhiều, tuy nhiên nó lại thường bị người khác coi thường vì cho rằng đó là việc nhàn rỗi, không cần chuyên môn, chỉ phải xử lý các công việc nhỏ nhặt. Tuy nhiên, trên thực tế thì công việc hành chính văn phòng vừa nhiều, vừa đa dạng lại yêu cầu người nhân viên hành chính phải có trách nhiệm cao cùng khả năng bao quát tốt. Có thể nói, nhân viên hành chính cũng giống như một bảo mẫu cho cả công ty vậy. Chỉ cần vắng bảo mẫu một ngày thôi là y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.

– Lễ tân văn phòng: Nghe và trả lời điện thoại, tiếp đón khách, tiếp nhận và xử lý các thông tin ban đầu, hướng dẫn khách tới các bộ phận chức năng để giải quyết công việc

– Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: Các nhân viên hành chính văn phòng phải tiến hành soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh và cả tổng hợp, lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ

– Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: Tiến hành mua sắm các trang thiết bị và văn phòng phẩm cho công ty. Đặt báo chí, thực phẩm để phục vụ cho nhu cầu của nhân viên công ty. Kiểm kê, kiểm tra số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong các phòng ban, thay mới, bổ sung nếu bị hư hỏng hay thiếu

Mặc dù hiện nay công việc hành chính văn phòng đóng một vai trò quan trọng và công ty nào cũng cần đến bộ phận hành chính. Tuy nhiên, nguồn nhân lực ngành này cũng không quá khát nhưng cũng không hề khó để xin việc. Các bạn sau khi tốt nghiệp các chuyên ngành như văn thư lưu trữ, khoa học thông tin,… có thể tới các công ty, doanh nghiệp hoặc trung tâm lưu trữ dữ liệu để xin là thư ký, trợ lý, nhân viên hành chính,…

Nếu các bạn cho rằng làm công việc hành chính văn phòng hoàn toàn không có cơ hội thăng tiến nào thì đs là quan điểm sai lầm. Một nhân viên hành chính văn phòng có thể trải qua 3 cấp bậc với mức lương mỗi cấp bậc có sự thay đổi rõ ràng, ví dụ:

– Cấp bậc nhân viên (mức lương 5,5 – 12 triệu)

+ Nhân viên tiếp tân: Chuyên đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp

+ Nhân viên hỗ trợ hành chính: Lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo văn bản, hợp đồng, đánh máy,…

– Cấp bậc thư ký ( mức lương 8,5 – 14,5 triệu)

+ Trợ lý riêng: Chuyên hỗ trợ lĩnh vực chuyên ngành, sắp xếp lịch làm việc, soạn thảo văn bản,… cho giám đốc

+ Thư ký tổng quát: làm các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ

– Cấp bậc quản trị (Mức lương 9 – 55 triệu)

+ Nhân viên hành chính văn phòng có mức lương 9 – 25 triệu

+ Trưởng phòng, giám đốc hành chính có mức lương 25 – 55 triệu

Trưởng phòng tổ chức hành chính là người quản lý và giám sát các công việc hành chính thường ngày trong công ty, doanh nghiệp. Họ là những người có kỹ năng giao tiếp và tổ chức tốt. Để có thể thu hút những ứng viên tiềm năng cho vị trí này, cách tốt nhất là chuẩn bị một bản mô tả công việc của trưởng phòng tổ chức hành chính thật ngắn gọn và chính xác.

Là một trưởng phòng tổ chức hành chính, bạn sẽ phải giám sát các công việc thường ngày của toàn bộ nhân viên trong công ty và xây dựng, phát triển một quy trình thủ tục hành chính đơn giản và hiệu quả nhất. Bạn cũng sẽ phải phân công công việc và chỉ đạo việc thực hiện công việc của các nhân viên khác trong phòng tổ chức hành chính.

Trưởng phòng tổ chức hành chính là làm gì?

I. Mô tả công việc trưởng phòng tổ chức hành chính

Phân công công việc và không gian làm việc cho nhân viên phòng tổ chức hành chính.

Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

Tuyển dụng, đào tạo và hướng dẫn nhân viên phòng tổ chức hành chính để đảm bảo hiệu quả cao trong công việc.

Đảm bảo luồng thông tin thông suốt và đầy đủ trong công ty.

Quản lý lịch trình và thời gian làm việc của nhân viên.

Mua thiết bị, công cụ làm việc mới khi cần thiết.

Xác định các điểm còn thiếu sót trong quy trình làm việc và đưa ra giải pháp khắc phục.

Giám sát việc chi tiêu của phòng tổ chức hành chính và các phòng ban khác; dự tính và chuẩn bị nguồn ngân sách cho các sự kiện.

Giám sát việc sử dụng cơ sở vật chất và có kế hoạch bảo trì khi cần thiết.

Tổ chức và giám sát các hoạt động của công ty.

Đảm bảo mọi nhân viên trong công ty tuân thủ quy tắc tại nơi làm việc.

Theo sát những thay đổi trong tổ chức doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh.

Đóng vai trò là người trung gian giữa nhân viên phòng tổ chức hành chính và lãnh đạo cấp cao, truyền đạt yêu cầu của cấp trên để nhân viên thực hiện.

Lựa chọn, phân công nhân lực cho các công việc khác nhau.

Trưởng phòng tổ chức hành chính là việc làm nhiều bạn trẻ theo đuổi

II. Yêu cầu đối với trưởng phòng tổ chức hành chính

Để trở thành trưởng phòng tổ chức hành chính cũng tương tự với trưởng phòng tài chính bạn sẽ cần phải đáp ứng rất nhiều yêu cầu khác nhau về mặt chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và thậm chí là cả bằng cấp chứng chỉ. Bạn cũng sẽ cần phải rèn luyện kỹ năng mềm và phẩm chất cá nhân sao cho phù hợp với tính chất công việc này. Những yêu cầu đối với trưởng phòng tổ chức hành chính bao gồm:

Có kinh nghiệm làm công việc tổ chức hành chính.

Có kinh nghiệm về tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên hành chính.

Kỹ năng giao tiếp và quản lý thời gian tốt.

Kỹ năng lãnh đạo và tạo ảnh hưởng tích cực cho những người xung quanh.

Thành thạo tin học văn phòng.

Am hiểu các quy trình, thủ tục hành chính trong quản lý doanh nghiệp.

Tư duy logic và quyết đoán, có khả năng giải quyết vấn đề nhanh gọn.

QUYẾT ĐỊNHQUYẾT ĐỊNH: Về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của1. Chức năng 2. Nhiệm vụ và quyền hạn Phòng Hành chính – Tổng hợp và Hợp tác nghiên cứu khoa học, đào tạo 2.2. Công tác tổ chức, cán bộ

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂNCăn cứ Quyết định số 30/2017/QĐ-UBND ngày 23/2/2017 của UBND tỉnh Nghệ An về việc ban hành Quy định phân công, phân cấp quản lý tổ chức bộ máy và cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Nghệ An;Căn cứ Quyết định số 03/2016/QĐ-UBND, ngày 04/01/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Nghệ An; Căn cứ Quyết định số 32/2007/QĐ-UBND, ngày 11 tháng 4 năm 2007 của UBND tỉnh Nghệ An về việc thành lập Trung tâm Khoa học xã hội và nhân văn Nghệ An; Căn cứ Quyết định số 47/2012/QĐ-UBND, ngày 24/7/2012 của UBND tỉnh Nghệ An về việc sửa đổi, bổ sung chức năng nhiệm vụ của Trung tâm Khoa học xã hội và nhân văn Nghệ An; Xét đề nghị của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Hợp tác nghiên cứu khoa học, đào tạo,

2.3. Công tác Kế hoạch, Tài chính

Điều 1. Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp và Hợp tác nghiên cứu khoa học, đào tạo (viết tắt: HC-TH và HTNCKH,ĐT).

2.4. Công tác hành chính

Phòng Hành chính – Tổng hợp và Hợp tác nghiên cứu khoa học, đào tạo là phòng tham mưu thuộc Trung tâm Khoa học xã hội và nhân văn, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm tổng hợp, xây dựng và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Trung tâm, thực hiện công tác: Tổng hợp; Tổ chức, cán bộ; Kế hoạch, Tài chính; Thi đua khen thưởng; Hành chính; Văn thư, lưu trữ; Quản trị đối với các hoạt động của Trung tâm; Phối hợp, bồi dưỡng đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn.

2.5. Công tác Hợp tác nghiên cứu khoa học, đào tạo

2.1. Công tác tổng hợp– Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ và đột xuất của Trung tâm, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch công tác; lập báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm.– Kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. – Ban hành thông báo, biên bản các hội nghị, cuộc họp của trung tâm, theo dõi, đôn đốc việc thi hành các quyết định, kết luận và các nhiệm vụ được lãnh đạo trung tâm giao cho các phòng.– Xây dựng, trình lãnh đạo trung tâm ban hành các quy chế và các quy định nội bộ khác của trung tâm và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện quy chế sau khi được ban hành.– Xây dựng các báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động của Trung tâm

2.6. Công tác khác

– Tổ chức quản lý nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện các chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức và người lao động của trung tâm– Tham mưu về tổ chức bộ máy của các phòng thuộc trung tâm– Tham mưu và thực hiện công tác quy hoạch, tuyển dụng, thuyên chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật viên chức thuộc trung tâm quản lý.– Quản lý hồ sơ đối với công chức, viên chức thuộc trung tâm quản lý.– Tham mưu thành lập hội đồng nâng lương định kỳ và đột xuất.

3. Cơ cấu tổ chức biên chế

– Tổ chức xây dựng kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm của Trung tâm. – Báo cáo công tác tài chính hàng quý, hàng năm và khi có yêu cầu của lãnh đạo.– Thực hiện công tác bảo hiểm cán bộ, công chức, viên chức.– Quản lý thu và chi quỹ tiền mặt của Trung tâm

– Phối hợp với các phòng trong trung tâm giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế của cơ quan.– Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều kiện làm việc của trung tâm.– Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc, đoàn ra, đoàn vào.– Đảm bảo công tác vệ sinh môi trường cảnh quan xanh, sạch, đẹp ở trung tâm. – Đảm bảo công tác an ninh an toàn trật tự, phòng chống cháy nổ trong cơ quan.– Tham mưu thực hiện công tác cải cách hành chính.– Tham mưu thực hiện công tác thi đua – khen thưởng thường xuyên, đột xuất.– Thực hiện công tác văn thư lưu trữ của trung tâm– Tiếp nhận, chuyển giao, luân chuyển công văn đi, đến theo quy định và quản lý việc sử dụng con dấu của trung tâm.

– Hợp tác với các tổ chức, cá nhân, các nhà khoa học,nhà nhiên cứu để phối hợp nghiên cứu khoa học thuộc lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn.– Phối hợp với các Viện, Trường hợp đồng đặt địa điểm đào tạo các lớp ngắn hạn, dài hạn tại Trung tâm.– Phối hợp, bồi dưỡng đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn.

– Tham mưu về công tác bảo vệ chính trị nội bộ của cơ quan– Tham mưu thực hiện công tác quy chế dân chủ cơ sở– Tham mưu thực hiện công tác dân vận– Tham mưu công tác bí mật nhà nước, an ninh tổ quốc, phòng chống bão lụt.– Phối hợp các bộ phận thực hiện các nội dung khi được giao.

3.1. Cơ cấu tổ chức

Nơi nhận:– Giám đốc và các Phó giám đốc;– Như điều 3; – Lưu: VT, HC. GIÁM ĐỐC

Nguyễn Thị Minh Tú