Top 8 # Chức Năng Kiểm Tra Của Nhà Quản Trị Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 1/2023 # Top Trend | Theindochinaproject.com

Công Tác Kiểm Tra Của Nhà Quản Trị

Khái niệm, mục đích và tác dụng của công tác kiểm tra

Khái niệm

Kiểm tra là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu, đảm bảo cho mọi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng kế hoạch. Đó là tiến trình giám sát việc thực hiện và thu thập những thông tin phản hồi để kịp thời sửa chữa, điều chỉnh đảm bảo kế hoạch được hoàn thành như dự định.

Đó là những tỉ lệ, tiêu chuẩn, những con số thống kê mà nhà quản trị đưa ra để đo lường và điều chỉnh những kết quả hoạt động của cấp dưới nhằm hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Bằng cách đó nhà quản trị đảm bảo rằng những gì cấp dưới đã làm là đúng hoặc chưa đúng với kế hoạch đã đề ra.

Mục đích

Làm sáng tỏ và chính xác hơn các mục tiêu kế hoạch.

Phát hiện kịp thời những vấn đề sai và những đơn vị chịu trách nhiệm để sửa sai.

Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.

Phát thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì không cần thiết.

Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục, điều chỉnh kịp thời các hoạt động nhằm cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thì giờ công sức của mọi người để gia tăng năng suất và lợi nhuận cao.

Tác dụng

Giảm bớt gánh nặng của cấp chỉ huy nhờ có sự theo dõi thường xuyên công việc.

Để biết được những công việc mà nhân viên đã làm, chưa làm hoặc làm chưa đạt. Từ đó nhà quản trị có hướng điều chỉnh.

Nội dung kiểm tra

Nhiệm vụ chung của kiểm tra trong doanh nghiệp là thông qua kiểm tra phải phát hiện ra những sai lệch của thực tế so với mục tiêu, từ đó đề ra các biện pháp thích hợp và kịp thời để cải tiến, hoàn thiện quá trình xây dựng kế hoạch cũng như tổ chức thực hiện kế hoạch. Về mặt cụ thể, công tác kiểm tra phải đạt được những mục đích cơ bản sau:

Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.

Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng

Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như: Thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất…

Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai.

Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm

Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì ít quan trọng hay không cần thiết.

Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách lien tục để cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và lại lợi nhuân cao.

Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm thường xảy ra thiếu sót, hạn chế và khi xảy ra thì thường có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của doanh nghiệp

Để thấy rõ điều này, chúng ta có thể tham khảo một số điểm kiểm tra thiết yếu trong những lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp như sau:

Sản xuất

Marketing

Quản trị nhân sự

Tài chính kế toán

– Chủng loại SP- Số lượng SP- Chất lượng SP- Chi phí SX- Mức độ hoàn thành kế hoạch SX

– Năng suất lao động- Mối quan hệ giữa những người lao động- Những cá nhân tập thể điển hình- Phát triển lực lượng quản trị viên

– Tài sản của doanh nghiệp- Kết quả sản xuất kinh doanh- Dự trữ- Lưu chuyển tiền tệ

Trên thực tế, việc xác định được những điểm thiết yếu trong kiểm tra không phải khi nào cũng dễ dàng và thuận lợi. Để tìm được những nội dung kiểm tra hữu hiệu, chúng ta cần phải trả lời được những câu hỏi cơ bản như sau:

Những điểm nào phản ảnh rõ nhất mục tiêu của tổ chức?

Những điểm nào phản ảnh rõ nhất tình trạng không đạt được mục tiêu?

Những điểm nào đo lường tốt nhất sự sai lệch?

Những điểm nào thực hiện một cách thuận tiện nhất và ít tốn kém nhất

Các nguyên tắc kiểm tra

Bộ máy kiểm tra cần phải được thiết kế phù hợp với kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, các chức vụ, cấp bậc của đối tượng kiểm tra, các kỹ thuật và hệ thống kiểm tra phải phản ánh được các kế hoạch mà chúng được thiết kế ra để theo dõi.

Công tác kiểm tra cần phải được thiết kế theo cấp bậc và cá tính của nhà quản trị.

Việc kiểm tra cần phải vạch rõ những chỗ khác biệt tại các điểm thiết yếu tức là nhà quản trị phải quan tâm đặc biệt đến các yếu tố có ý nghĩa quan trọng nhất đối với hoạt động của doanh nghiệp.

Việc kiểm tra cần phải khách quan tránh những định kiến đánh giá sai lầm kết quả thực hiện của cấp dưới và điều đó sẽ dẫn đến hậu quả phản tác dụng của nó.

Kiểm tra cần phải linh hoạt.

Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức.

Kiểm tra cần phải tiết kiệm.

Phải dẫn đến tác động điều chỉnh.

Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra

Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến hành công tác kiểm tra cần tuân theo các yêu cầu sau đây:

Kiểm tra phải có trọng điểm

Khi đã xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm kiểm tra đó. Thông thường đó là các khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy ra sai sót, tập trung nhiều nguồn lực. Trên thực tế các nhà quản lý phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc, nguyên vật liệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả.

Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ ràng

Yêu cầu này đòi hỏi việc kiểm tra không chỉ dựa vào các số liệu và báo cáo thống kê mà phải được tiến hành ngay tại nơi diễn ra các hoạt động và phải được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, rõ ràng.

Kiểm tra cần chú trọng tới số lượng nhỏ các nguyên nhân

Yêu cầu này nêu rõ: Trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất định, một số lượng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây ra đa số các kết quả. Đây là một yêu cầu rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản trị khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt động thiết yếu, các điểm kiểm tra thiết yếu. Yêu cầu này cũng đòi hỏi trong quá trình kiểm tra phải xem xét kỹ càng mọi nguyên nhân gây nên những sai lệch của hoạt động so với kế hoạch để có thể đề ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu quả

Bản thân người thực hiện hoạt động phải tự kiểm tra

Yêu cầu này đòi hỏi mỗi người, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mình là tốt nhất. Khả năng tự kiểm tra để tự hoàn thiện thể hiện trình độ phát triển cao của một hệ thống.

Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nó phải được thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khác, kiểm tra còn cần được thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

Kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị

Kiểm tra nhằm giúp nhà quản lý nắm được những gì đang xảy ra, cho nên những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản lý thông hiểu. Những thông tin hay cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản lý không hiểu được, thì họ sẽ không thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽ không còn tác dụng.

Kiểm tra phải công khai, khách quan, chính xác

Quá trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhưng việc xem xét các bộ phận cấp dưới có làm tốt công việc hay không, không thể là sự phán đoán chủ quan. Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta có được những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn

Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hoá của tổ chức

Để việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hoá của doanh nghiệp. Nếu nhà quản trị trong tổ chức có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân vien làm việc tự giác, luôn sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm thì việc kiểm tra hoạt động của cấp dưới và nhân viên không nên thực hiện quá thường xuyên. Ngược lại, nếu nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viên có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra, trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người.

Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm

Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra được coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi phí cho nó. Mặc dù yêu cầu này là đơn giản nhưng khó trong thực hành. Thông thường các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho công tác kiểm tra nhưng kết quả thu được do kiểm tra lại không tương xứng.

Kiểm tra phải đưa đến hành động

Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động. Có thể đó là sắp xếp lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chi tiêu, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo.

Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà không điều chỉnh, thì việc kiểm tra mất tác dụng, ý nghĩa.

Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng

Muốn cho việc kiểm tra đem lại hiệu quả thiết thực thì cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khâu, kết hợp nhiều phương pháp với nhau. Các phương pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra cũng phải được áp dụng linh hoạt, uyển chuyển, phù hợp với từng đối tượng, quy mô, mục đích của kiểm tra.

Quá trình kiểm tra

Thiết lập các tiêu chuẩn

Kiểm tra là so sánh kết quả thực tế và tiêu chuẩn đã được xác định. Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện và thông qua nó nhà quản trị có thể thu được những dấu hiệu cần thiết để theo dõi tiến trình công việc.

Thiết lập hệ thống tiêu chuẩn cho kiểm tra là việc không đơn giản chút nào vì còn phải cân nhắc rất nhiều vấn đề. Tuy nhiên, hệ thống kiểm tra trở nên hữu hiệu hơn nếu nó được kết nối với mục tiêu mong muốn, hệ thống kiểm tra phải khách quan, đầy đủ, đúng lúc và được chấp nhận. Cụ thể:

Kết nối với mục tiêu mong muốn: Tức là mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Khách quan: Chính là sự công bằng và không bị tác động bởi nhân viên do những yếu tố các nhân.

Đầy đủ: Bao gồm tất cả các hành vi và mục tiêu ước muốn của tổ chức.

Đúng lúc: Kiểm tra cung cấp thông tin khi cần thiết nhất.

Chấp nhận được: Hệ thống kiểm tra phải được công nhận là cần thiết và thích hợp.

Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được đặt ra dưới các dạng khác nhau:

Bằng đơn vị số lượng vật chất: giờ công, ngày công, số lượng sản phẩm, phế phẩm

Đơn vị tiền tệ như chi phí, doanh thu, lợi nhuận

Định tính: nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, sự vui lòng của khách hàng, cải tiến uy tín của doanh nghiệp…

Đo lường thành quả hoàn thành thực tế và so sánh với tiêu chuẩn đã đề ra

Có thể và nên hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện để so chiếu với tiêu chuẩn và từ đó có biện pháp sửa chữa kịp thời.

Việc đo lường chỉ dễ dàng nếu các tiêu chuẩn được xác định đúng đắn và thành quả của các nhân viên được xác định chính xác.

Việc đo lường thành quả sẽ khó khăn đối với một số công việc. Ví dụ như đánh giá chất lượng phục vụ của phòng hành chính của phòng hành chính của doanh nghiệp, đánh giá uy tín của sản phẩm. Trong trường hợp này đòi hỏi nhà quản trị phải sử dụng hàng loạt các tiêu chuẩn gián tiếp như sự nhiệt tình và lòng trung thành của cấp dưới, sự khâm phục của các bạn đồng nghiệp, thái độ của báo chí, dư luận công chúng…

Tiến hành sửa chữa sai lầm kịp thời nếu kết quả thực tế thấp hơn tiêu chuẩn

Có thể sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên,…

Phân công lại các bộ phận do sai lầm trong công tác tổ chức hoặc phát sinh trong quá trình thực hiện.

Tuyển dụng thêm, đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên hoặc sa thải..

Giải thích đầy đủ và rõ ràng hơn các công việc cho cấp dưới.

Tiến trình này có thể được diễn tả trong sơ đồ sau:

Tiến trình thực hiện chức năng kiểm tra điều chỉnh

Tiến trình kiểm tra mang tính chất dự phòng

Một hệ thống kiểm tra tốt và hữu hiệu đối với nhà quản trị phải bao gồm việc kiểm tra mang tính chất dự phòng, tức là một sự kiểm tra nhằm tiên liệu trước việc sai sót sẽ xảy ra trừ khi phải có biện pháp để diều chỉnh ngay trong hiện tại.

Lí do của sự nhấn mạnh đến việc kiểm tra mang tính dự phòng là do tiến trình lâu dài của hoạt động kiểm tra cho dù mọi bước trong tiến trình đó đều được thực hiện một cách nhanh chóng.

Tiến trình kiểm tra mang tính dự phòng có thể được diễn tả trong sơ đồ sau:

Tiến trình kiểm tra dự phòng

Kiểm tra tài chính

Ngân sách

Ngân sách là tiến trình phân loại các khoản chi đề nghị và kết nối chúng với mục tiêu. Ngân sách thường biểu diễn chi phí bằng tiền của các công việc hoặc nguồn lực khác nhau.

Những loại ngân sách thường gặp nhất trong kinh doanh:

Ngân sách bán hàng: là sự dự báo về doanh thu kì vọng, thường được phát biểu theo kì vọng sản phẩm trên cơ sở hàng tháng và sau đó điều chỉnh theo hàng năm. Loại ngân sách này là một biện pháp kiểm soát vì nó là một tiêu chuẩn cho sự đánh giá những hoạt động buôn bán và tiếp thị.

Ngân sách nguyên vật liệu: lượng nguyên vật liệu kỳ vọng mua, thường được công bố theo từng loại cụ thể, có thể khác biệt giữa các tháng vì ảnh hưởng của tính thời vụ và mức tồn kho.

Ngân sách lao động: Thường được biểu diễn bởi số lượng nhân viên và giá trị bằng tiền của mỗi công việc.

Ngân sách vốn: là các khoản đầu tư cho tài sản hữu hình như nhà cửa, thiết bị…thường thời gian yêu cầu hơn một năm.

Ngân sách nghiên cứu và phát triển: các khoản chi cho phát triển hoặc cải tiến sản phẩm, nguyên vật liệu và tiến trình.

Ngân sách tiền mặt: Dự trù số lượng tiền mặt mà tổ chức phải có trong tay dùng để chi tiêu, thường được xây dựng cho ít nhất một năm và cho mỗi tháng của năm.

Phân tích tài chính

Đánh giá tình trạng tài chính của một doanh nghiệp cho hai hay nhiều giai đoạn được gọi là phân tích tài chính.

Một số kĩ thuật được sử dụng:

Bảng cân đối (quyết toán): Cho biết tình trạng tài chính của một tổ chức trong một thời điểm nào đó. Nó là phương tiện giúp cho nhà quản lí kiểm soát khả năng tài chính của đơn vị mình nhằm đáp ứng những nghĩa vụ bình thường.

Bảng kết toán thu nhập: Bảng này phân tích hoạt động tài chính của tổ chức trong một thời kì, ba tháng, sáu tháng hay một năm. Bảng này kiểm soát lợi nhuận của tổ chức, ta có thể dùng nó để so sánh số liệu của hai thời kì.

Tỉ số bình thường (hiện có): là tỉ số giữa tài sản với những món nợ. Tỉ số bình thường 1:1. Tỉ số 2:1 chứng tỏ công ty đang mạnh về tài chính, dưới 1:1 nghĩa là tổ chức có khó khăn trong thanh toán những món nợ ngắn hạn.

Phân tích trường hợp hoà vốn

Đó là trường hợp không có lời hay lỗ. Đây là một công thức đơn giản, nhưng có giá trị cho người quản lí, nó chỉ ra sự tương quan giữa thu nhập, chi phí và lợi nhuận. điểm hòa vốn là điểm mà tại đó doanh thu từ việc bán sản phẩm với một giá nào đó đủ để bù đắp các khoản chi phí của doanh nghiệp. Nếu sản lượng nằm dưới mức đó thì sẽ bị lỗ, nếu vượt lên trên mức đó thì doanh nghiệp bắt đầu có lãi.

Muốn tính ra điểm hoà vốn phải biết giá đơn vị sản phẩm đem bán, chi phí biến đổi của mỗi đơn vị và tổng chi phí bất biến.

Công thức tính :

Kế toán nguồn nhân lực

Nhân lực là nguồn lực quan trọng của tổ chức. Việc kế toán nguồn nhân lực được coi là những khoản tiền đầu tư chứ không phải chi phí. Đó là việc kiểm soát nội bộ, đòi hỏi nhà quản trị phải chú ý tới việc nhân viên là nguồn tài nguyên giá trị nếu không kiểm soát cẩn thận thì có thể làm suy giảm.

Lợi ích chính trong việc kế toán nhân lực là làm cho nhà quản trị ý thức được rằng có được và giữ được những nhân viên là một lợi ích dài hạn cho tổ chức.

Kiểm toán

Kiểm toán là sự kiểm định chính thức những tài khoản, hồ sơ, hoạt động hay thực hiện của một đơn vị chủ yếu là để kiểm tra những cơ chế kiểm soát của một tổ chức.

Có hai loại kiểm toán:

Kiểm toán từ bên ngoài do một bộ phận kế toán độc lập ngoài tổ chức thực hiện. Lối kiểm toán này là để bảo vệ những cổ đông. Đối với quản lí thì nó chỉ có một tác dụng gián tiếp là làm cho những nhân viên kế toán của công tác phải nghiêm túc trong công việc kế toán của mình.

Kiểm toán từ bên trong thực hiện bởi những nhân viên kế toán của tổ chức.

Kiểm tra tác nghiệp

Xác định quá trình sản xuất

Quá trình chuyển các yếu tố đầu vào thành các lượng đầu ra mong muốn gọi là quá trình sản xuất (cho ví dụ).

Quá trình sản xuất đơn giản nhất của một tổ chức đều có hệ thống hoạt động tạo ra giá trị từ việc chuyển đầu vào thành đầu ra.

Hệ thống đầu vào – con người, vốn, thiết bị, nguyên vật liệu…và chuyển chúng thành hàng hoá hay dịch vụ mong muốn (hình 7-1).

Hệ thống thực hiện

Kiểm tra bảo trì trong sản xuất

Để giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ một cách có hiệu quả và có năng suất đòi hỏi phải có hệ thống hoạt động sử dụng trang thiết bị cao và tổng thời gian chết thấp nhất. Điều này gợi cho nhà quản lí chú ý đến việc kiểm soát bảo trì sản xuất. Tuy nhiên, tầm quan trọng của việc kiểm tra bảo trì sản xuất lại phụ thuộc vào quy trình công nghệ được sử dụng.

Có ba cách tiếp cận về kiểm tra duy trì sản xuất:

Bảo trì phòng ngừa sản xuất được tiến hành trước khi xảy ra hư hỏng.

Bảo trì sửa chữa sản xuất là đại tu toàn bộ, thay thế hoặc sửa chữa trang thiết bị khi bị hư hỏng.

Bảo trì có trang bị nhằm đại tu hoặc sửa chữa khi kiểm tra máy móc và đánh giá tình trạng thiết bị.

Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Khi nói kiểm tra chất lượng là nói đến theo dõi chất lượng, trọng lượng, bền chắc, tính nhất quán, màu sắc, khẩu vị, độ tin cậy, sự hoàn thiện…nhằm bảo đảm chúng sẽ đáp ứng đúng tiêu chuẩn đã định trước.

Kiểm tra chất lượng là đòi hỏi đầu ra của tổ chức phải đáp ứng tiêu chuẩn chấp nhận được.

Có hai phương thức thống kê kiểm tra chất lượng:

Lấy mẫu nghiệm thu: là sự đánh giá về vật tư mua sắm hay chế biến hoặc sản phẩm đang có. Ta lấy ra một mẫu, sau đó việc chấp nhận hay từ chối cả lô hàng dựa trên cơ sở tính toán rủi ro sai sót của mẫu.

Kiểm soát quá trình: là lấy mẫu hàng ra trong quá trình chế biến xem quá trình có chịu dưới sự kiểm soát.

Kiểm tra hành vi

Đánh giá thực hiện

Mỗi công việc của nhân viên đều có những tiêu chuẩn định sẵn để vạch rõ những gì họ phải làm. Những tiêu chuẩn này phải rõ ràng và khách quan, phải cụ thể và có thể đo lường được.

Có thể dùng những tiêu chuẩn tuyệt đối, theo đó nhân viên được đánh giá theo một tiêu chuẩn cố định chứ không phải so sánh người này với người khác.

Phương pháp thứ hai là dùng những tiêu chuẩn tương đối, tức là so sánh người này với người khác. Phương pháp này tránh được thiên kiến thổi phồng tất cả nhân viên trong đơn vị của mình. Nhưng không có sự cách biệt đáng kể giữa họ.

Phương pháp đánh giá thứ ba là quản lí bằng mục tiêu của họ và đánh giá họ qua trao đổi. Những cuộc trao đổi sẽ làm việc tích cực hơn khi họ cảm thấy sự đánh giá là công bằng, quản lí thành thật, và có không khí xây dựng.

Những hình thức kiểm tra quản lí trực tiếp

Nếu nhân viên thực hiện có kết quả, họ phải được thưởng để củng cố và duy trì hành vi. Ngược lại, nếu việc thực hiện của một nhân viên không có kết quả thì người quản lí xem xét nguyên nhân. Nếu do yếu kém thì nhà quản trị phải tổ chức lớp huấn luyện cho nhân viên này. Nếu do động cơ thì bắt buộc nhà quản trị phải thi hành kỉ luật. Tiến trình kỉ luật gồm các bước sau:

Cảnh cáo miệng là hình thức nhẹ nhất áp dụng cho những lỗi như đi trễ nhiều lần.

Cảnh cáo viết: Đây là bước chính thức đầu tiên, bước này chỉ khác bước trước ở chỗ nó kết thúc bằng một văn bản viết sẽ được xếp vào hồ sơ cá nhân đương sự.

Ngưng việc: Bước này chỉ áp dụng khi hai bước đầu không có kết quả hay vi phạm nặng hơn hai mức của hai bước trên.

Sa thải: bước này chỉ áp dụng cho những vi phạm quá nặng. Quyết định sa thải phải được xem xét rất kĩ, nhất là đối với những người làm việc lâu năm trong doanh nghiệp hay đã quá 50 tuổi không dễ dàng tìm việc mới. Hơn nữa còn có trường hợp họ kiện lại tổ chức vì có nhiều trường hợp họ không thể bị sa thải.

Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp

Chọn lọc

Những người quản lí không chọn lọc nhân viên một cách bừa bãi. Những người xin việc phải thông qua hệ thống chọn lọc. Chọn lọc giúp nhà quản trị kiểm tra được hành vi của nhân viên.

Văn hoá của tổ chức

Nếp văn hoá này, khi được nhân viên chấp nhận có tác dụng kiềm chế và kiểm tra hành vi của họ. Những giá trị và tiêu chuẩn của nếp văn hoá được chấp nhận thì càng được tuân theo.

Tiêu chuẩn hoá

Quản lí cung cấp cho hầu hết nhân viên một sự mô tả công việc của họ để làm rõ những nội dung trong công việc của họ, họ phải chịu trách nhiệm với ai, những gì thuộc quyền hạn của họ và không thuộc quyền hạn của họ.

Huấn luyện

Huấn luyện cho nhân viên là nhằm tạo cho họ những hành vi và thái độ làm việc tốt hơn. Nhờ huấn luyện mà kiểm tra hành vi của nhân viên.

Chương 9: Chức Năng Kiểm Tra Của Quản Trị

CHƯƠNG 9: CHỨC NĂNG KIỂM TRA CỦA QUẢN TRỊCHƯƠNG 9KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ TÁC DỤNG CỦA KIỂM TRA CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM TRAQUY TRÌNH KIỂM TRACÁC ĐIỂM KIỂM TRA TRỌNG YẾUCÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRAI: KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ TÁC DỤNG CỦA KIỂM TRA.KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ TÁC DỤNG CỦA KIỂM TRAKHÁI NIỆMMỤC ĐÍCHTÁC DỤNG CỦA KIỂM TRAKiểm tra là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế họach ….để đánh giá hiệu quả của hoạt động của tổ chức và đề ra các giải pháp quản trị thích hợp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, kiểm tra bao hàm cả kiểm tra cái “ĐÔ làm và qua đó điều chỉnh cái “SẼ” làm.1.Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức2.Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu.3.Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng4.Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính.5. Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh6. Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.7. Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì quan trọng hay không cần thiết.8. Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người.

Công tác kiểm tra không phải là liều thuốc thần chữa được bách bệnh, giải quyết được mọi vấn đề. Tự nó không giải quyết được gì cả mà chỉ phát huy tác dụng nếu có được nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo, nghĩa là có năng lực giải thich các số liệu thống kê và các bảng biểu mà hình thức nội dung được phát họa một cách cẩn thận.II.CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM TRA.Cơ chế kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên hoạt động của doanh nghiệp và cấp bậc của đối tượng được kiểm traCông việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trịSự kiểm tra phải được thực hiện tại những điển trọng yếu Việc kiểm tra phải khách quan.Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của tổ chứcViệc kiểm tra cần phải tiếm kiệm, và công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí của nóViệc kiểm tra phải đưa đến hành độngCÁC NGUYÊN TẮCIII. QUY TRÌNH KIỂM TRA.QUY TRÌNH KIỂM TRA1. THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHUẨN2.ĐO LƯỜNG THÀNH QUẢTiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được diễn tả bằng các chỉ tiêu định lượng như số giờ công, số lượng phế phẩm, hoặc đơn vị tiền tệ như: chi phí, doanh thu hoặc bằng bất cứ khái niệm nào dùng để đo lường thành lường thành quả kể cả những khái niệm tâm lý như vui lòng của khách hàng.Có thể và nên hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện, để so sánh với tiêu chuẩn và từ đó có biện pháp sửa chữa kịp thời.Việc đo lường chỉ dễ dàng, nếu các tiêu chuẩn được xác định đúng đắn và thành quả của nhân viên được xác định chính xác. Việc đo lường là khó khăn đối với một số công việc vì khó xác định tiêu chuẩn (ví dụ: thành quả của phó giám đốc tài chính, hay cán bộ phụ trách công đoàn). 3. SỮA CHỮA SAIHOẠT ĐỘNG SỮA CHƯATHÔNG TIN PHẢN HỒITIẾN TRÌNH KIỂM TRA MANG TÍNH CHẤT DỰ PHÒNGIV. CÁC ĐIỂM KIỂM TRA TRỌNG YẾU.CÁC ĐIỂM KIỂM TRA TRỌNG YẾU1.Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình?2.Những điểm nào điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?3.Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lạc?4.Những điểm nào là điểm cho nhà quản trị viết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại?5.Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất?6.Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin cần thiết mà không phải tốn kém nhiều quá?V.CÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRACÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRAKIỂM TRA TÀI CHÍNHKIỂM TRA HÀNH VINgân sáchPhân tích tài chínhPhân tích trường hợp hòa vốnKiểm toánNhững hình thức kiểm tra quản trị trực tiếpNhững hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếpNGÂN SÁCH:Ngân sách lợi nhuậnNgân sách tiền mặtNgân sách chi tiêu vốn

PHÂN TÍCH TÀI CHÍNHBảng cân đối Tỷ số thử nghiệm giá trị trọng trọng yếuBảng kết toán thu nhập  Tỷ số nợ với tài sảnPhân tích tỷ lệ  Tỷ số hoạt độngTỷ số thanh toán  Tỷ số xác suất Tỷ số bình thường

KIẾM TOÁNKIẾM TOÁN TỪ BÊN NGOÀI.Do một bộ phận kế toán độc lập ở ngoài tổ chức thực hiện. Lối kiểm tra này là để bảo vệ những cổ đông. Đối với quản lý thì nó chỉ có một tác dụng gián tiếp là làm những nhân viên kế toán của tổ chức phải nghiêm túc trong công tác kế toán của mìnhKIẾM TOÁN TỪ BÊN TRONG.Trong thực hiện bởi những nhân viên kế toán của tổ chức, bao gồm những công việc như kể trên. Ngoài ra còn có sự đánh giá những hoạt động và chính sách của tổ chức cùng với những đề nghị cải thiệnPHÂN TÍCH CHI PHÍ LỢI ÍCH:Kỹ thuận này hữu dụng khi những chi phí thì biết rõ nhưng những tiêu chuẩn để những chi phí đó có thể so sánh mập mờ hoặc khó đo lường, chẳng hạn như định xem những lợi ích của việc nghiên cứu và phát triển có hơn những chi phí hay không? Việc sử dụng cách phân tích này có thể phát hiện những sử dụng không hiệu quả của ngân quỹ

CÓ BA PHƯƠNG PHÁPHÌNH THỨC KIỂM TRA QUẢN TRỊ TRỰC TIẾPTiến trình kĩ luật gồm 4 bướcCảnh cáo miệngCảnh cáo viếtNgưng việcSa thàiNHỮNG HÌNH THỨC CHO Chọn lọcVăn hóa của tổ chứcTiêu chuẩn hóaHuấn luyệnĐánh giá thái độTRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG THÀNH PHỐ HCMTHANK YOU !

Bài Giảng Chức Năng Kiểm Tra Trong Quản Trị

CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ NỘI DUNG TRÌNH BÀY Khái niệm và phân loại Mục đích và vai trò Quy trình kiểm tra (Phương pháp) Tính hiệu quả trong chức năng kiểm soát Mô hình kiểm soát hiệu chỉnh CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN Định nghĩa Chức năng Kiểm soát bao hàm việc giám sát tiến trình thực hiện các kế hoạch đã vạch ra và tiến hành những điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được kết quả như dự kiến Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức Là một quá trình hệ thống quá đó các nhà quản lý điều chỉnh các hoạt động tổ chức để cho các hoạt động này nhất quán với những mong đợi được đề ra trong kế hoạch và để giúp các hoạt động này đạt đuợc những tiêu chuẩn định trước trong iệc thực hiện. CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN Mục đích: Giúp các nhà quản trị nhận thấy những khuyết điểm trong hệ thống tổ chức, trên cơ sở đó có thể tiến hành những quyết định điều chỉnh kịp thời Bảo đảm sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức Kiểm tra các người thừa hành Kiểm tra người quản lý Vai trò của chức năng Kiểm Soát Là như cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý Kiểm tra nhằm đôn đốc việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao Đảm bảo quyền thực thi quyền lực của nhà tổ chức Giúp tổ chức theo sát và đối phó với những thay đổi của môi trường Kiểm tra tạo điều kiện cho quá trình hoàn thiện và đổi mới CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 1. Kiểm soát phòng ngừa Nhằm làm giảm các sai lầm  có tác dụng làm giảm nhu cầu đối với các hoạt động hiệu chỉnh Nội dung: Định hướng và giới hạn đối với hành vi của nhân viên và nhà quản trị bằng cách ban hành các quy định nguyên tắc, các tiêu chuẩn, các thủ tục tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự, các chương trình huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực 2. Kiểm soát hiệu chỉnh Nhằm thay đổi những hành vi không mong muốn và đem lại hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên tắc đã được vạch ra. Ví dụ: như quản lý không lưu 3. Kiểm soát phản hồi Kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra  cung cấp thông tin hữu hiệu để lập kế hoạch và cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên Vd: kiểm tra kiểm toán CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT ĐẦU VÀO (Inputs) QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI (Tranformation Process) ĐẦU RA (Outputs) Kiểm tra phòng ngừa Kiểm tra hiệu chỉnh Kiểm soát phản hồi CÁC NGUỒN KIỂM SOÁT Kiểm soát của các nhóm có quyền lợi trong doanh nghiệp Từ các áp lực bên ngoài của doanh nghiệp như khách hàng, cổ đông của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, định chế tài chính… Kiểm soát của doanh nghiệp Xuất phát từ các chiến lược và cơ chế chính thức nhằm theo đuổi các mục tiêu của nó. Thể hiện qua các quy chế, nguyên tắc, tiêu chuẩn, ngân sách và các hoạt kiểm tra nội bộ Kiểm soát nhóm Chuẩn mực và giá trị của thành viên trong nhóm chia xẻ và duy trì thông qua những phần thưởng và hình phạt nội bộ. Kiểm soát của cá nhân Có ý thức Không có ý thức Bắt đầu Đo lường việc thực hiện So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn Phản hồi lại với các sai lệch Xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện Nếu chấp nhận Tiếp tục Nếu có lệch lạc TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH 1. Xây dựng tiêu chuẩn Là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện hay là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch. Ví dụ như: kế hoạch tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm, các chỉ tiêu tài chính Một doanh nghiệp có thể có nhiều hệ thống tiêu chuẩn Yêu cầu: Tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý Có khả năng thực hiện trên thực tế CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH 2. Đo lường việc thực hiện (tiến hành KTra) và so sánh việc thực hiện với các tiêu chuẩn Nếu các tiêu chuẩn được đưa ra một cách hợp lý và có các phương tiện xác định một cách chuẩn xác thì việc đo lường thự hiện thực tế sẽ dễ dàng Nếu không xác định được tiêu chuẩn rõ ràng thì sử dụng các tiêu chuẩn mờ như sự tín nhiệm của khách hàng, sự tôn trọng các bạn hàng kinh doanh… CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH 3. Phản hồi và điều chỉnh các sai lệch Phân tích nguyên nhân gây ra sai lệch Khắc phục bằng cách điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ máy trong xí nghiệp, phân công kại các bộ phận, đào tạo nhân viên, tuyển thêm lao động, điều chỉnh mục tiêu… CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KT PHẢN HỒI NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT Tiêu chuẩn của kiểm soát hữu hiệu Kiểm soát gắn liền với kết quả mong muốn Kiểm soát phải căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. Tính khách quan Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho đuợc những nhận xét và kết quả đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả có thể bị sai lệch. Tính toàn diện Phải lựa chọn và xác định được phạm vi kiểm tra hợp lý và toàn diện, phải xác định đuợc trọng điểm có tính đại diện tốt cho đối tượng cần kiểm tra. Tính thời điểm Tính có thể chấp nhận được Th”ng tin trong thêi gian kiÓm tra Th”ng tin theo thêi gian thùc vµ kiÓm tra §Ó cã thÓ thùc hiÖn ®­îc qu¸ tr×nh kiÓm tra, ng­êi ta cÇn ph¶i thu thËp c¸c th”ng tin liªn quan ®Õn viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch. Th”ng tin theo thêi gian thùc lµ th”ng tin vÒ c¸i x¶y ra trong khi nã ®ang x¶y ra. C¸c th”ng tin ngµy nay cã thÓ thu thËp vµ xö lý nhê viÖc sö dông m¸y tÝnh ®iÖn tö. Mét sè ng­êi coi th”ng tin theo thêi gian thùc nh­ lµ mét ph­¬ng tiÖn ®Ó tiÕn hµnh sù kiÓm tra theo thêi gian thùc trong c¸c vÊn ®Ò quan träng víi nhµ qu¶n lý. Nh­ng theo s¬ ®å m” t¶ qu¸ tr×nh kiÓm tra, ta thÊy r”ng viÖc ph©n tÝch c¸c nguyªn nh©n g©y ra sai lÖch, x¸c ®Þnh ch­¬ng tr×nh ®iÒu chØnh vµ thùc hiÖn c¸c ch­¬ng tr×nh ®iÒu chØnh lµ nh÷ng c”ng viÖc ®ßi hái nhiÒu thêi gian. Trong tr­êng hîp kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm, ph¶i mÊt nhiÒu thêi gian ®Ó ph¸t hiÖn nguyªn nh©n g©y ra phÕ phÈm vµ cÇn nhiÒu thêi gian ®Ó lµm ra c¸c biÖn ph¸p ®iÒu chØnh cã hiÖu lùc. C”ng viÖc cµng phøc t¹p th× thêi gian cÇn thiÕt cho viÖc ®iÒu chØnh c¸c sai lÖch cµng dµi. V× vËy ®èi víi hÇu hÕt c¸c qu¸ tr×nh kiÓm tra, thêi gian trÔ lµ ®iÒu khã tr¸nh khái. C¸c kü thuËt kiÓm tra cã thÓ chia thµnh hai nhãm lín: c¸c kü thuËt kiÓm tra ng©n quü vµ c¸c kü thuËt kiÓm tra phi ng©n quü truyÒn thèng. C¸c kü thuËt kiÓm tra ng©n quü. Quan niÖm vÒ ng©n quü. Ng©n quü lµ c¸ch ph¸t biÓu c¸c kÕ ho¹ch cho mét thêi kú t­¬ng lai ®· ®Þnh theo c¸c quan hÖ b”ng con sè. Nh­ vËy, c¸c ng©n quü lµ c¸c ®iÒu kho¶n vÒ c¸c kÕt qu¶ ®Þnh tr­íc theo quan hÖ tµi chÝnh (nh­ ng©n quü thu-chi, ng©n quü vÒ vèn) hoÆc theo c¸c quan hÖ phi tµi chÝnh (nh­ ng©n quü vÒ sè giê lao déng trùc tiÕp, c¸c vËt liÖu, s¶n phÈm s¶n xuÊt ra). C¸c ng©n quü ph¶i dùa trªn c¸c kÕ ho¹ch v× chØ b”ng c¸ch cã nh÷ng môc tiªu râ rµng, cã ph­¬ng ¸n hµnh ®éng ®Ó hoµn thµnh chóng th× ng­êi qu¶n lý míi cã thÓ biÕt râ bao nhiªu tiÒn lµ cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn viÖc mong muèn. B”ng c¸ch ph¸t biÓu c¸c kÕ ho¹ch d­íi d¹ng c¸c quan hÖ con sè vµ t¸ch chóng ra thµnh c¸c bé phËn cña doanh nghiÖp, c¸c ng©n quü sÏ t­¬ng quan víi viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ cho phÐp sù giao phã quyÒn h¹n mµ vÉn kh”ng thiÕu sù kiÓm tra. C¸c d¹ng ng©n quü. Ng©n quü thu vµ chi. PhÇn nhiÒu c¸c ng©n quü gi¶i thÝch râ c¸c kÕ ho¹ch vÒ c¸c nguån thu vµ kho¶n chi cho ho¹t ®éng d­íi d¹ng tiÒn tÖ. C¬ b¶n nhÊt trong sè nµy lµ ng©n quü b¸n – mét c¸ch thÓ hiÖn chÝnh thøc vµ chi tiÕt vÒ s¶n l­îng b¸n hµng dù kiÕn. C¸c kho¶n thu tõ b¸n s¶n phÈm hoÆc cung cÊp dÞch vô lµ thu nhËp chÝnh ®Ó bï ®¾p c¸c chi phÝ ho¹t ®éng vµ t¹o ra lîi nhuËn. C¸c ng©n quü chi cho ho¹t ®éng cña mét doanh nghiÖp cã thÓ cã nhiÒu nh­ c¸c ph©n lo¹i chi phÝ trong s¬ ®å h¹ch to¸n cña doanh nghiÖp. C¸c ng©n quü nµy cã thÓ liªn quan ®Õn kho¶n môc chi phÝ nh­: nh©n c”ng, nguyªn vËt liÖu, n¨ng l­îng, v¨n phßng, tiªu thô,… Ng­êi ta th­êng lËp ng©n quü vÒ c¸c kho¶n môc chÝnh vµ gép c¸c kho¶n môc kh¸c víi nhau trong mét b¶ng tæng kÕt kiÓm tra. Ng©n quü vÒ thêi gian, kh”ng gian, vËt liÖu, s¶n phÈm. Mét sè ng©n quü nÕu thÓ hiÖn d­íi d¹ng vËt lý th× tèt h¬n d­íi d¹ng tiÒn tÖ. MÆc dï nh÷ng ng©n quü ®ã còng th­êng ®­îc ®æi sang d¹ng tiÒn tÖ nh­ng chóng sÏ cã ý nghÜa nhiÒu h¬n vµo mét giai ®o¹n nhÊt ®Þnh trong khi lËp kÕ ho¹ch vµ kiÓm tra nÕu chóng ®­îc biÓu thÞ d­íi d¹ng sè l­îng vËt lý. HÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp ®Òu lËp ra ng©n quü vÒ s¶n l­îng vµ d­íi ®ã c¸c bé phËn s¶n xuÊt l¹i lËp ra ng©n quü vÒ phÇn s¶n l­îng theo thµnh phÇn cña s¶n phÈm cuèi cïng. Ngoµi ra, viÖc lËp ng©n quü vÒ lao ®éng theo sè giê lao ®éng hoÆc sè ngµy lao ®éng víi lo¹i h×nh lao ®éng cÇn thiÕt còng kh¸ phæ biÕn. C¸c ng©n quü nµy kh”ng thÓ biÓu thÞ tèt d­íi d¹ng tiÒn tÖ do chi phÝ b”ng tiÒn cã thÓ kh”ng ®o l­êng chÝnh x¸c c¸c nguån lùc ®­îc dïng hoÆc c¸c kÕt qu¶ dù ®Þnh. Ng©n quü chi tiªu c¬ b¶n. C¸c ng©n quü chi tiªu c¬ b¶n v¹ch ra nh÷ng kho¶n chi tiªu c¬ b¶n ®Æc tr­ng cho viÖc ®Çu t­: thuª, mua nhµ x­ëng, thiÕt bÞ m¸y mãc, kho tµng,… cho dï lµ dµi h¹n hay ng¾n h¹n, c¸c ng©n quü nµy ®ßi hái ph¶i thËn träng trong viÖc ®­a ra kÕ ho¹ch chi tiªu vèn cña doanh nghiÖp. Do tiÒn vèn lµ mét trong nh÷ng yÕu tè h¹n chÕ nhÊt cña mäi doanh nghiÖp vµ ph¶i mÊt mét thêi gian dµi doanh nghiÖp míi cã thÓ thu håi ®­îc c¸c kho¶n ®Çu t­ vµo thiÕt bÞ m¸y mãc th”ng qua khÊu hao nªn tÝnh bÊt biÕn vµ rñi ro ë ®©y lµ cao. V× vËy, c¸c ng©n quü chi tiªu c¬ b¶n th­êng g¾n chÆt víi viÖc lËp kÕ ho¹ch theo quy m” thêi gian kh¸ dµi. Ng©n quü tiÒn mÆt. Quü tiÒn mÆt lµ sè dù ®o¸n vÒ c¸c kho¶n thu vµ chi tiÒn mÆt mµ nhê ®ã ®o ®­îc l­îng tiÒn mÆt thùc tÕ cã ®­îc. Cho dï cã ®­îc gäi lµ mét ng©n quü hay kh”ng th× quü tiÒn mÆt còng lµ mét c¸ch kiÓm tra quan träng cña doanh nghiÖp. Kh¶ n¨ng cã tiÒn mÆt ®Ó ®¸p øng c¸c kho¶n nî ®Õn kú thanh to¸n lµ yªu cÇu ®Çu tiªn cho sù tån t¹i cña doanh nghiÖp. Lîi nhuËn còng sÏ thÊp khi l­îng tiÒn mÆt ®äng trong dù tr÷, l­u th”ng, m¸y mãc hoÆc c¸c tµi s¶n kh”ng ph¶i lµ tiÒn mÆt kh¸c. ViÖc lËp ng©n quü tiÒn mÆt còng cho thÊy kh¶ n¨ng thõa tiÒn mÆt, tõ ®ã lËp kÕ ho¹ch ®Çu t­ sinh l·i víi c¸c kho¶n tiÒn d”i ra. Ng©n quü biÕn ®æi. Cã lÏ cøng nh¾c lµ mèi nguy h¹i lín nhÊt khi sö dông c¸c ph­¬ng ph¸p ng©n quü. Ngay khi viÖc lËp ng©n quü kh”ng ®­îc dïng ®Ó thay thÕ cho viÖc qu¶n lý th× viÖc quy c¸c kÕ ho¹ch vÒ c¸c gi¸ trÞ con sè còng cã thÓ ®em l¹i nh÷ng sai lÇm. VÝ dô, c¸c sù kiÖn thùc tÕ cho thÊy ph¶i sö dông lo¹i nguyªn liÖu nµy nhiÒu h¬n lo¹i kh¸c, hoÆc khi l­îng b¸n ra thùc tÕ qu¸ kh¸c biÖt so víi møc dù b¸o. Lóc ®ã c¸c ng©n quü trë nªn l¹c hËu vµ nÕu c¸c nhµ qu¶n lý vÉn bÞ c¸c ng©n quü rµng buéc th× lîi Ých cña ng©n quü sÏ suy gi¶m hoÆc triÖt tiªu ng©n quü kh”ng cßn phï hîp. §iÒu nµy ®Æc biÖt ®óng ë nh÷ng n¬i mµ ng©n quü ®­îc thiÕt lËp tr­íc cho nh÷ng thêi kú dµi. Do sù nguy hiÓm cña tÝnh cøng nh¾c trong c¸c ng©n quü vµ do tÝnh linh ho¹t tèi ®a phï hîp víi tÝnh hiÖu qu¶ trong lËp kÕ ho¹ch nªn ng­êi ta ngµy cµng chó ý ®Õn c¸c ng©n quü biÕn ®æi (ng©n quü linh ho¹t). Ng©n quü biÕn ®æi ®­îc thiÕt kÕ ®Ó cã thÓ thay ®æi ®­îc khi khèi l­îng b¸n hoÆc c¸c th”ng sè liªn quan ®Õn s¶n l­îng thay ®æi. V× vËy, phÇn lín chóng ®­îc giíi h¹n trong viÖc ¸p dông cho c¸c ng©n quü chi tiªu. Ng©n quü biÕn ®æi dùa trªn sù ph©n tÝch c¸c kho¶n môc chi tiªu ®Ó xem xÐt c¸c chi phÝ riªng lÎ thay ®æi nh­ thÕ nµo theo khèi l­îng s¶n xuÊt. Mét sè chi phÝ kh”ng thay ®æi theo khèi l­îng, ®Æc biÖt trong thêi kú ng¾n h¹n. Chóng lµ c¸c chi phÝ cè ®Þnh nh­ hao mßn, thuÕ tµi s¶n, b¶o hiÓm, chi phÝ b¶o d­ìng thiÕt bÞ, chi phÝ duy tr× doanh nghiÖp,… Mét sè chi phÝ kh¸c biÕn ®æi theo s¶n l­îng nh­ nguyªn vËt liÖu, lao ®éng trùc tiÕp, chi phÝ b¸n hµng,… Lµm cho viÖc kiÓm tra ng©n quü ho¹t ®éng. Muèn cho viÖc kiÓm tra ng©n quü ho¹t ®éng tèt, ng­êi qu¶n lý ph¶i l­u ý r”ng c¸c ng©n quü chØ ®­îc thiÕt kÕ nh­ mét c”ng cô vµ kh”ng thÓ thay thÕ ®­îc cho viÖc qu¶n lý. §Ó cã kÕt qu¶ tèt nhÊt, viÖc lËp vµ qu¶n lý ng©n quü cÇn ph¶i cã ®­îc sù hç trî toµn t©m toµn ý cña c¸c nhµ qu¶n lý cÊp cao. ViÖc lËp ra mét c¬ quan qu¶n trÞ b”ng mét chØ thÞ sau ®ã l·ng quªn ®i sÏ dÉn ®Õn viÖc lËp ng©n quü mét c¸ch kh”ng ch¾c ch¾n vµ dån tr¸ch nhiÖm cho nhµ qu¶n lý cÊp d­íi. Hä sÏ ph¶i thùc hiÖn mét thñ tôc kh¸c hoÆc so¹n th¶o ra hµng lo¹t hå s¬, giÊy tê. Ng­îc l¹i, nÕu ban qu¶n lý cÊp cao thùc sù hç trî cho viÖc lËp ng©n quü vµ ®Æt nÒn t¶ng ch¾c ch¾n cho ng©n quü d­¹ trªn kÕ ho¹ch, yªu cÇu c¸c bé phËn, c¸c chi nh¸nh thiÕt lËp vµ b¶o vÖ ng©n quü cña hä th× lóc ®ã ng©n quü sÏ thu hót ®­îc sù qu¶n lý n¨ng ®éng trong toµn doanh nghiÖp. C¸c ng©n quü cung cÊp ph­¬ng tiÖn giao phã quyÒn h¹n mµ vÉn kiÓm tra ®­îc nh­ng nÕu nã qu¸ chi tiÕt vµ cøng nh¾c th× thùc tÕ chØ mét Ýt quyÒn h¹n ®­îc giao phã. ViÖc kiÓm tra ng©n quü lµ ®Ó ho¹t ®éng, do ®ã ng­êi qu¶n lý cÇn cã nh÷ng th”ng tin vÒ viÖc thùc hiÖn trªn thùc tÕ. Th”ng tin nµy kh”ng cã s½n mµ ph¶i ®­îc thu thËp sao cho ng­êi qu¶n lý thÊy ®­îc hä ®ang lµm viÖc ®Õn møc ®é nµo, tr¸nh ®­îc nh÷ng sai lÖch vÒ ng©n quü. C¸c kü thuËt kiÓm tra C¸c biÖn ph¸p kiÓm tra phi ng©n quü Cã nhiÒu biÖn ph¸p kiÓm tra phi ng©n quü truyÒn thèng, trong ®ã quan träng nhÊt lµ: c¨n cø vµ sè liÖu thèng kª, c¸c b¸o c¸o vµ ph©n tÝch chuyªn m”n, kiÓm tra t¸c nghiÖp vµ quan s¸t c¸ nh©n. C¸c sè liÖu thèng kª. C¸c sè liÖu thèng kª vÒ nhiÒu khÝa c¹nh cña mét ho¹t ®éng vµ c¸ch thÓ hiÖn râ rµng c¸c sè liÖu thèng kª rÊt quan träng cho viÖc kiÓm tra. C¸c nhµ qu¶n lý hiÓu ®­îc c¸c sè liÖu thèng kª tèt nhÊt d­íi d¹ng biÓu ®å v× ng­êi ta cã thÓ thÊy ®­îc mèi liªn hÖ vµ c¸c xu thÕ biÕn ®æi cña c¸c sè liÖu. Ngoµi ra, nÕu muèn c¸c sè liÖu cã ý nghÜa th× cÇn so s¸nh chóng víi mét sè tiªu chuÈn ®· cã. VÝ dô, viÖc t¨ng/gi¶m 1% l­îng tiªu thô hoÆc chi phÝ cã ý nghÜa g×? Tiªu chuÈn so s¸nh? Sù thay ®æi ®ã nghiªm träng tíi møc nµo?… C¸c b¸o c¸o vµ ph©n tÝch chuyªn m”n. C¸c b¸o c¸o vµ ph©n tÝch chuyªn m”n gióp cho kiÓm tra trong ph¹m vi c¸c vÊn ®Ò riªng lÎ. MÆc dï b¸o c¸o thèng kª vµ kÕ to¸n th­êng cung cÊp cho ta nh÷ng th”ng tin rÊt tèt nh­ng vÉn cã nh÷ng ph¹m vi mµ ë ®ã chóng kh”ng ®ñ vµ kh”ng phï hîp. KiÓm tra t¸c nghiÖp. KiÓm tra t¸c nghiÖp lµ c”ng cô h÷u hiÖu ®Ó kiÓm tra qu¶n lý. Theo nghÜa réng kiÓm tra t¸c nghiÖp lµ sù ®¸nh gi¸ th­êng xuyªn vµ ®éc lËp ®­îc thùc hiÖn bëi ban kiÓm tra néi bé vÒ kÕ to¸n, tµi chÝnh vµ c¸c ho¹t ®éng kh¸c cña doanh nghiÖp. MÆc dï th­êng ®­îc h¹n ®Þnh trong viÖc kiÓm tra sæ s¸ch kÕ to¸n nh­ng c”ng t¸c kiÓm tra t¸c nghiÖp bao gåm viÖc ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng nãi chung, c©n nh¾c so s¸nh c¸c kÕt qu¶ thùc tÕ vµ kÕt qu¶ dù ®Þnh. Nh­ vËy, ngoµi viÖc ®¶m b¶o r”ng c¸c sæ s¸ch kÕ to¸n ph¶n ¸nh ®óng c¸c sù viÖc, c¸c nhµ kiÓm tra t¸c nghiÖp cßn ®¸nh gi¸ vÒ c¸c chÝnh s¸ch, c¸c thñ tôc, viÖc sö dông quyÒn hµnh, chÊt l­îng qu¶n lý,… Quan s¸t c¸ nh©n. Kh”ng nªn coi nhÑ tÇm quan träng cña viÖc kiÓm tra th”ng qua sù quan s¸t c¸ nh©n. C¸c ng©n quü, c¸c biÓu ®å thèng kª ®Òu rÊt quan träng, nh­ng nÕu ng­êi qu¶n lý chØ dùa hoµn toµn vµo c¸c biÖn ph¸p nµy mµ ngåi trong phßng kÝn th× khã cã thÓ thùc hiÖn ®­îc viÖc kiÓm tra, ®o l­êng, ®iÒu chØnh. Nhµ qu¶n lý cã nhiÖm vô lµm cho c¸c môc tiªu ®­îc hoµn thµnh bëi nh÷ng con ng­êi cô thÓ. Cho dï cã nhiÒu biÖn ph¸p khoa häc hç trî cho viÖc ®¶m b¶o r”ng mäi ng­êi ®ang thùc hiÖn nh÷ng c”ng viÖc ®· ®Þnh theo kÕ ho¹ch nh­ng quan s¸t c¸ nh©n vÉn lµ biÖn ph¸p kiÓm tra cÇn thiÕt. Cã rÊt nhiÒu th”ng tin mµ nhµ qu¶n lý cã thÓ thu nhËn ®­îc nhê viÖc quan s¸t c¸ nh©n, ngay c¶ khi ®i d¹o ngÉu nhiªn qua mét ph©n x­ëng hay mét phßng.

Chức Năng Kiểm Tra Trong Quá Trình Quản Trị Doanh Nghiệp Hiện Nay

Nhiều người cho rằng, kiểm tra là sự không tin tưởng lẫn nhau, kiểm tra ngăn cản quyền tự do hành động của mỗi con người và gây tốn kém cho hệ thống. Vào thời đại mà tính hợp pháp của quyền lực bị đặt nhiều câu hỏi và xu thế hướng tới quyền tự do sáng tạo cho các cá nhân đang được đẩy mạnh, khái niệm kiểm tra làm cho nhiều người khó chịu, mặc dù vậy kiểm tra là cần thiết vì một công việc nếu không có kiểm tra, giám sát chắc chắn sẽ nảy sinh nhiều sai sót. Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà quản trị. Tính chất quan trọng của kiểm tra được thể hiện ở cả hai mặt. Một mặt, kiểm tra là công cụ quan trọng để nhà quản trị phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh. Mặt khác, thông qua kiểm tra, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh.Từ những định nghĩa trên, có thể khái quát: Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa và chấn chỉnh những sai lầm để đảm bảo công việc đạt được mục tiêu theo như kế hoạch hoặc các quyết định đặt ra.Những biện pháp kiểm tra hiệu quả phải đơn giản (càng ít đầu mối kiểm tra càng tốt) cần tạo sự tự do và cơ hội tối đa cho người dưới quyền chủ động sử dụng kinh nghiệm, khả năng và tài năng quản trị của mình để đạt kết quả cuối cùng mong muốn về những công việc được giao.Như vậy, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong một tổ chức. Mặc dù qui mô của đối tượng kiểm tra và tầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản trị, tất cả mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là chức năng cơ bản đối với mọi nhà quản trị.