【#1】Chức Năng Nâng Cao Word Chuc Nang Nang Cao Word Doc

MỘT SỐ CHỨC NĂNG NÂNG CAO

CỦA MICROSOFT WORD 2003

TẠO CHÚ THÍCH CUỐI TRANG(FOOTNOTE)

I. Chèn chú thích

+ Đặt con trỏ tại vị trí cần tạo chú thích

+ InsertReferenceFootnote

+ Hộp thoại xuất hiện

Location: chọn vị trí hiển thị chú thích

+ Nhấn Insert

+ Nhập nội dung chú thích

II. Xoá chú thích đã chèn

+ Đ ể xoá chú thích, chọn ký tự kí hiệu cho phần chú thích trên tài liệu, nhấn phím Delete trên bàn phím

TẠO GIẢI THÍCH CHO NỘI DUNG TÀI LIỆU (COMMENT)

I. Chèn giải thích cho nội dung tài liệu

+ Chọn nội dung cần giải thích

+ InsertComment

+ Xuất hiện khung, nhập nội dung cần giải thích

II. Sửa nội dung cho lời giải thích (Comment)

+ Đặt con trỏ vào nội dung lời giải thích cần sửa

+ Thực hiện sửa như nhập nội dung lời giải thích

III. Xoá lời giải thích

+ Nhấn chuột phải vào lời giải thích cần xoá

+ Menu xuất hiện chọn Delete Comment

TẠO TIÊU ĐỀ KHÁC NHAU TRÊN CÁC PHẦN CỦA TÀI LIỆU

I. Giới thiệu

+ Nếu sử dụng chức năng tạo tiêu đề thông thường thì phần tiêu sẽ giống nhau trên các phần của tài liệu

+ Trong phần này ta thực hiện tạo tiêu đề khác nhau trên các phần của tài liệu

II. Cách thực hiện

B1: Tạo các phần khác nhau của tài liệu (tạo Section)

B2: Tạo tiêu đề khác nhau

1. Tạo Section cho tài liệu

+ InsertBreak

+ Hộp thoại xuất hiện

Trong mục: Section break types

– Next page: tạo Section mới từ trang tiếp theo

(đưa cả nội dung sang trang mới)

– Continuous: tạo Section từ vị trí con trỏ

– Even page: tạo Section cho các trang chẵn

– Odd page: tạo Section cho các trang lẻ

2. Tạo tiêu đề

+ Đặt con trỏ trong Section cần tạo tiêu đề

+ ViewHeader and Footer

+ Nhấn nút Link to Previous (Same as Previous với MS Word 2000) trên thanh công cụ Header and Footer

+ Nhập nội dung tiêu đề đầu và cuối trang

+ Có thể thực hiện đánh số trang tại vị trí bất kỳ trên tài liệu

TẠO MỤC LỤC DỰA TRÊN STYLE

Thanh công cụ Outlining hỗ trợ định dạng style cho tài liệu. Bạn có thể bật / tắt thanh công cụ này bằng cách vào View Toolbars Outlining.

1 Tạo Heading:

Có thể tạo heading cho đề mục bằng một trong các cách sau:

– Trên thanh định dạng Formatting, vào hộp thoại style chọn mức Heading tương ứng.

Styles and Formatting, chọn mức Heading tương ứng.

– Sử dụng các nút trên thanh công cụ Outlining.

2. Định nghĩa Style mới

Name: Đặt tên cho Style

Có thể chọn các chức năng định dạng trực tiếp cho Style hoặc sử dụng nút Format

* Các chức năng của nút Format:

Font: định dạng font chữ.

Paragraph: định dạng đoạn.

Tabs: định dạng tab.

Border: định dạng đường viền.

Language: thay đổi kiểm tra lỗi chính tả ngôn ngữ.

Frame: đặt heading thành frame có thể di chuyển ở mọi vị trí.

Numbering: đánh số thứ tự, kí tự đầu dòng tự động.

Shortcut key: sửa hoặc bổ sung phím tắt cho heading.

* Add to template: áp dụng định dạng này cho các file sau. Nếu không chọn thì định dạng này chỉ áp dụng cho file hiện hành

* Automatically update: Heading tự động cập nhật khi thay đổi thêm định dạng

khác

Show page numbers: hiển thị số trang.

Right align page numbers: canh lề phải cho số trang.

Tab leader: chọn kiểu kí tự tab giữa đề mục heading và số trang .

Use hyperlinks instead of page numbers: sử dụng liên kết thay vì hiển thị số trang.

* Nút Show Outlining Toolbar: hiển thị thanh công cụ Outlining.

* Nút Options: mở hộp thoại Table of Contents Options, tùy chọn thêm một số tính năng khác.

CHỨC NĂNG TRỘN THƯ (MAIL MERGE)

I. Giới thiệu

* Sử dụng chức năng Mail Merge:

Giả sử bạn cần soạn giấy giới thiệu cho nhiều sinh viên đến thực tập ở những nơi khác nhau, bạn sẽ chuẩn bị:

Tập tin chính (main document): chứa phần nội dung cố định. Chẳng hạn mẫu giấy giới thiệu của bạn có nội dung như sau:

Tập tin dữ liệu (data source): chứa các thuộc tính động có dạng bảng, đó có thể là tập tin word, excel hoặc access. Chẳng hạn dữ liệu nguồn trong ví dụ này là bảng như sau:

Nếu không tạo sẵn tập tin dữ liệu nguồn, bạn cũng có thể nhập dữ liệu trong khi sử

dụng chức năng Mail Merge.

II. Cách thực hiện

Trước tiên, bạn mở tập tin mới và soạn mẫu giấy giới thiệu như trên. Sau đó, vào menu Tools Letters and Mailings Mail Merge để mở Mail Merge task pane

Trên Mail Merge task pane, tùy mục đích của bạn mà chọn kiểu tài liệu

thích hợp trong mục Select document type.

– Letters: soạn thư.

– Email messages: gởi mail.

– Envelopes: in địa chỉ ngoài bìa thư.

– Labels: in nhãn địa chỉ

– Directory: tạo một tài liệu đơn chứa thông tin nhiều trường hoặc danh sách địa chỉ Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn mục Letters.

Chọn Next: Starting document

– Use the current document: sử dụng tài liệu hiện hành.

– Start from a template: tạo mới từ một dạng template.

– Start from existing document: chọn mở tài liệu có sẵn đối với ví dụ này, chúng ta sử dụng tài liệu hiện hành nên sẽ chọn Use the current document.

Chọn Next: Select Recipients.

Bước 3: Chọn một trong các tùy chọn của mục Select Recipients để xác định dữ liệu nguồn.

– Use an existing list: sử dụng tập tin dữ liệu có sẵn.

– Select from Outlook contacts: lấy từ sổ địa chỉ của trình quản lý thư Outlook.

– Type a new list: tạo danh sách mới.

Nếu chúng ta đã tạo sẵn tập tin dữ liệu, ta sẽ chọn Use an exiting list và

Browse để mở tập tin đó.

Nếu chưa có tập tin dữ liệu nguồn, ta cũng có thể chọn Type a new list và Create để tạo mới. Trong hộp thoại New Address List có cung cấp sẵn một số trường

thông dụng như First Name, Last Name,…

Sau khi xác định dữ liệu nguồn, bảng dữ liệu Mail Merge Recipients hiển thị,

bạn có thể chọn hoặc bỏ các mẫu tin bằng cách chọn checkbox tương ứng