Tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, chế độ chính sách và bảo vệ chính trị nội bộ; công tác pháp chế; công tác Thi đua – Khen thưởng – Kỷ luật; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của trung tâm; công tác hành chính, lễ tân; quản trị cơ sở vật chất, thiết bị và công tác văn thư lưu trữ, tổng hợp.
Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác quản lý hoạt động tài chính và công tác kế toán của trung tâm; xây dựng kế hoạch, nguyên tắc sử dụng tài chính theo đúng quy định của pháp luật của Nhà nước; lập kế hoạch phát triển tài chính của trung tâm.
2. Nhiệm vụ: – Công tác tổ chức nhân sự, chế độ chính sách và bảo vệ chính trị nội bộ:
+ Nghiên cứu tư vấn xây dựng, phát triển, đề xuất việc sắp xếp tổ chức bộ máy và điều động, tuyển dụng lao động; theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong toàn trung tâm;
+ Nghiên cứu, đề xuất việc bổ nhiệm lãnh đạo các đơn vị thuộc trung tâm, quy hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, viên chức và giáo viên phù hợp với yêu cầu phát triển và xây dựng trung tâm;
+ Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự, phối hợp nhận xét, đánh giá cán bộ, viên chức và người lao động hàng năm;
+ Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức: đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; tuyển dụng, thăng hạng chức danh nghề nghiệp của viên chức, nâng bậc lương; trợ cấp khó khăn, các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn con người. Triển khai, theo dõi chế độ nghỉ phép hàng năm cho cán bộ, viên chức, người lao động trong trung tâm;
+ Nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các nội quy, quy chế, quy định trong trung tâm cho phù hợp với yêu cầu hoạt động và phát triển trung tâm trong từng giai đoạn; tham gia đề xuất, xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung qui chế chi tiêu nội bộ và phương án phân phối quỹ phúc lợi của trung tâm;
+ Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ. Nắm bắt kịp thời tình hình tư tưởng của giáo viên, cán bộ, nhân viên để đề xuất các chủ trương, biện pháp và kế hoạch giáo dục chính trị tư tưởng. Tổ chức học tập nghị quyết, chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước; quản lý lực lượng tự vệ trung tâm, phối hợp sắp xếp các đợt trực tự vệ theo yêu cầu.
– Công tác pháp chế:
+ Giúp Giám đốc bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của trung tâm, của cán bộ, viên chức, người lao động trong trung tâm; xây dựng môi trường sư phạm trong viên chức, giáo viên, người lao động toàn trung tâm;
+ Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, các quy chế, quy định của cơ quan Trung ương Đoàn và Trung tâm cho cán bộ, viên chức, người lao động; phối hợp với các đơn vị thuộc trung tâm kiểm tra việc thực hiện pháp luật, nội quy, quy chế và kiến nghị những biện pháp xử lí vi phạm;
+ Giúp Ban Giám đốc chuẩn bị ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan Nhà nước gửi xin ý kiến; kiến nghị với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật;
+ Tham gia ý kiến về mặt pháp lí đối với những văn bản do các đơn vị khác thuộc trung tâm soạn thảo (trừ vấn đề thể thức và thủ tục).
– Công tác Thi đua – Khen thưởng – Kỷ luật:
+ Tham mưu và triển khai thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, viên chức, người lao động;
+ Tham mưu xét duyệt các danh hiệu về nhà giáo, xếp loại giáo viên theo quy định, các đợt bình chọn giáo viên trong năm.
– Công tác hành chính:
+ Thu thập và lập kế hoạch về các mặt công tác, là đầu mối trao đổi thông tin giữa Ban Giám đốc với các cơ quan, đơn vị ngoài trung tâm, giữa Ban Giám đốc với các đơn vị, cán bộ, viên chức, người lao động trong trung tâm;
+ Tiếp nhận và lưu công văn đến, công văn đi theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; Phân phối, chuyển giao và theo dõi việc thực hiện, hướng dẫn các đơn vị trong trung tâm xây dựng và bảo quản hồ sơ lưu trữ;
+ Theo dõi, cấp, xác nhận các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giao nhận thư tín, bưu phẩm; in giấy khen, giấy chứng nhận trong trung tâm theo quy định (trừ chứng chỉ môn học, chứng nhận đào tạo);
+ Tổ chức triển khai Hội nghị Công chức – Viên chức, Hội nghị Triển khai nhiệm vụ công tác hàng năm;
+ Tổ chức giao dịch hành chính; đưa đón cán bộ, viên chức đi công tác theo quy định; thực hiện tiếp tân, đón và tiếp khách theo chỉ đạo của Ban Giám đốc;
+ Tổ chức và tiến hành những công việc xã hội của trung tâm đối với địa phương nơi trung tâm đặt trụ sở như: hội họp, lao động nghĩa vụ, lao động giúp dân;
+ Sắp xếp, theo dõi lịch sinh hoạt, hội họp, công tác hàng tuần, hàng tháng, quý, năm của trung tâm; quản lí, sử dụng chữ ký, con dấu của trung tâm theo quy định;
+ Mua sắm, quản lý, lưu giữ và cấp phát phôi chứng chỉ của hoạt động đào tạo theo quy định.
– Công tác quản trị:
+ Phối hợp với các đơn vị trong trung tâm quản trị toàn bộ cơ sở vật chất, đất đai, các trang thiết bị, tài sản trong phạm vi toàn trung tâm, đảm bảo các điều kiện làm việc, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc, công tác phòng cháy chữa cháy, hướng dẫn việc sử dụng, khai thác để đạt hiệu quả cao nhất; kiến nghị với Giám đốc xử lý các trường hợp thực hiện sai quy định về sử dụng và bảo vệ tài sản chung của trung tâm;
+ Quản lý và thực hiện công việc bảo trì, sửa chữa hệ thống điện, nước, mạng thông tin, mạng máy tính trong toàn trung tâm và trang thiết bị phục vụ khối văn phòng;
+ Tập hợp, đề xuất Giám đốc Trung tâm duyệt nhu cầu và mua sắm văn phòng phẩm của các đơn vị trong trung tâm;
+ Bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; trực tiếp quản lý, điều hành lực lượng bảo vệ và là uỷ viên thường trực ban phòng chống thiên tai của trung tâm;
+ Quản lý và điều phối các phòng họp, hội trường, xe ô tô phục vụ yêu cầu hội họp và công tác của trung tâm; trực tiếp quản lý, điều hành công tác tạp vụ;
+ Triển khai và tổ chức thực hiện công tác phục vụ, vệ sinh môi trường, quản lý, chăm sóc các loại cây xanh, bồn hoa, cây cảnh trong toàn trung tâm;
+ Tổ chức quản lý tài sản trong toàn trung tâm, trang thiết bị, các phương tiện giảng dạy và học tập; phối hợp với phòng Đào tạo quản lý và điều phối tất cả phòng học;
+ Dự trù, mua sắm, quản lý, phân phối các loại vật tư, trang thiết bị phục vụ cho việc dạy và học trong toàn trung tâm; cung ứng, cấp phát thiết bị giảng dạy cho giáo viên;
+ Lập và thực hiện kế hoạch: mua sắm, trang bị, xây dựng, bổ sung, sửa chữa các phương tiện phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập của trung tâm; xây dựng kế hoạch và kiểm tra tình hình sử dụng, hướng dẫn biện pháp bảo quản tài sản, vật tư thiết bị của các đơn vị trong trung tâm;
+ Tổ chức thực hiện các quy trình trong công tác lập dự án đầu tư và nghiệm thu bàn giao dự án xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn các công trình kiến trúc và mua sắm máy móc thiết bị theo quy định;
+ Quản lý và phát triển các hoạt động dịch vụ có thu từ việc tận dụng khai thác hiệu quả cơ sở vật chất, và quản lý các sân bãi để xe, tổ chức trông coi xe của học viên và khách (các hoạt động có quy định riêng).
– Công tác tổng hợp, báo cáo:
+ Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của trung tâm theo định kỳ và đột xuất;
+ Thực hiện việc lập sổ, lưu trữ và ghi chép biên bản các cuộc họp của trung tâm;
+ Soạn thảo các loại văn bản của trung tâm theo yêu cầu của Ban Giám đốc, sao chép, đánh máy tài liệu phục vụ hội nghị, hội thảo, các sinh hoạt tập trung khác;
+ Kiểm tra thể thức và thủ tục văn bản đối với các đơn vị trong trung tâm;
+ Thường trực các Hội đồng: tuyển dụng, lương, kỷ luật cán bộ viên chức, thi đua, khen thưởng… của trung tâm;
+ Thường trực Hội đồng kiểm kê tài sản, vật tư, thiết bị toàn trung tâm; hội đồng mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác giảng dạy và học tập.
– Công tác quản lý và kế hoạch phát triển tài chính:
+ Thực hiện công tác lập kế hoạch, dự toán thu chi tài chính và phương án tự chủ tự chịu trách nhiệm theo hướng dẫn của cơ quan quản lý;
+ Quản lý toàn bộ nguồn kinh phí của trung tâm (trừ kinh phí Công đoàn); quản lý lập dự toán ngân sách, phân bổ tài chính hằng năm;
+ Tham mưu xét duyệt dự trù kinh phí của các đơn vị, cá nhân trong trung tâm, thực hiện thu và chi theo chế độ, định mức quy định, thu và nộp thuế các loại; tham mưu Giám đốc phê duyệt các hồ sơ chi trong và ngoài dự toán;
+ Thường trực Hội đồng định giá, đánh giá lại tài sản; tham gia Hội đồng kiểm kê tài sản, vật tư, thiết bị của trung tâm, tham gia đề xuất xử lý (bồi hoàn, thanh lý) các hiện tượng gây mất mát, hư hỏng tài sản; phổ biến các văn bản Nhà nước về quản lý tài chính;
+ Chủ động nắm bắt tình hình, tham mưu cho Giám đốc thay đổi một phần dự toán thu, chi cho phù hợp với tình hình phát sinh;
+ Tham mưu cho Giám đốc xây dựng, chỉnh sửa Quy chế chi tiêu nội bộ, các chế độ cho cán bộ, viên chức, người lao động và học viên.
+ Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn; phối hợp với các đơn vị trong trung tâm nắm bắt và dự kiến, ước thực hiện quy mô các hoạt động để tham mưu xây dựng phương hướng phát triển hằng năm, từng giai đoạn của trung tâm; tham mưu kí kết và quyết toán các hợp đồng kinh tế, đào tạo, bồi dưỡng.
– Công tác kế toán:
+ Thanh toán tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên đúng kỳ hạn và tiêu chuẩn, chế độ quy định; thu nhận, xuất cấp, bảo quản tiền mặt và các hiện vật có giá trị như tiền; thực hiện công tác thủ quỹ và an toàn quỹ két, kho;
+ Thực hiện công tác thu, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm khác theo quy định đối với cán bộ, viên chức và người lao động;
+ Kiểm tra, giám sát việc mua sắm thiết bị, sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu bảo dưỡng các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng;
+ Phối hợp việc mua vật tư thiết bị, tham gia đấu thầu, kiểm tra các hợp đồng ký kết với đối tác, khách hàng, theo dõi công nợ, quản lý các hợp đồng kinh tế;
+ Cập nhật, trích nộp và báo cáo thu nộp các khoản thuế theo quy định của Nhà nước;
+ Cân đối nguồn kinh phí, tiết kiệm chi tiêu trích lập hoạt động các quỹ nhất là quỹ đầu tư phát triển hoạt động sự nghiệp để tăng cường đầu tư chiều sâu;
+ Quản lý đất đai của trung tâm do Nhà nước giao theo quy định của pháp luật để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ được Nhà nước giao.
– Các công việc khác:
vụ của Phòng;
+ Quản lý lưu trữ đầy đủ hồ sơ, văn bản, giấy tờ… của quá trình thực hiện các nhiệm vụ của phòng theo đúng các quy định của Nhà nước và quy định của trung tâm; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định của Trung tâm;
+ Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các phương tiện, thiết bị được trung tâm giao.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc.