Top 4 # Chức Năng Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 3/2023 # Top Trend

Sắp xếp dữ liệu dạng văn bản

Lưu ý: các bạn chọn Expand the selection thì cột bạn chọn sẽ được sắp xếp và các dữ liệu khác theo dòng sẽ được sắp xếp theo, nếu không thì chỉ có cột bạn chọn mới được sắp xếp.

Kết quả sau khi các bạn chọn kiểu sắp xếp Sort A to Z.

Nếu bạn chọn Sort Z to A thì kết quả sẽ được như sau:

Sắp xếp dữ liệu dạng số

Chọn cột dữ liệu số cần sắp xếp, trong thẻ Home các bạn chọn Sort & Filter và chọn một trong hai kiểu sắp xếp số: Sort Smallest to Largest (sắp xếp từ số nhỏ nhất đến số lớn nhất) và Sort Largest to Smallest (sắp xếp từ số lớn nhất đến số nhỏ nhất).

Như vậy dữ liệu đã được sắp xếp, vì ở trên chọn Sort Smallest to Largest nên kết quả các bạn sẽ được như sau:

Sắp xếp dữ liệu ngày tháng

Tương tự như sắp xếp dữ liệu dạng văn bản và dạng số, để sắp xếp dữ liệu theo ngày tháng các bạn cũng thực hiện như sau:

Kết quả sau khi sắp xếp Sort Oldest to Newest như sau:

Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí cụ thể

Các bạn có thể sắp xếp theo nhiều cột dữ liệu, các bạn thực hiện như sau:

Lưu ý: Trong quá trình sắp xếp dữ liệu khi xuất hiện hộp thoại cảnh báo Sort Warning thì các bạn chọn Expand the selection và chọn Sort.

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Sort các bạn thực hiện tùy chỉnh như sau:

(1) Chọn cột ưu tiên sắp xếp đầu tiên trong ô Sort by, chọn tiêu chí sắp xếp trong phần Sort On, chọn quy tắc sắp xếp trong phần Order.

(2) Add Level: thêm cấp độ sắp xếp, cấp độ mặc định ở trên sẽ là cấp độ cao nhất, đầu tiên sẽ sắp xếp theo cột ở cấp độ trên, sau đó sẽ sắp xếp tiếp theo cột ở cấp độ tiếp theo.

(3) Delete Level: xóa cấp độ.

(4) My data has headers: nếu vùng dữ liệu bạn chọn đã bao gồm tiêu đề thì các bạn đánh dấu tích chọn mục này để Excel không sắp xếp tiêu đề. Nếu vùng dữ liệu bạn chọn không gồm tiêu đề thì các bạn bỏ qua không chọn mục này.

Như vậy dữ liệu của bạn đã được sắp xếp.

Tự tạo danh sách sắp xếp tùy chỉnh

Các bạn có thể tự tạo danh sách sắp xếp tùy chỉnh để các bạn có thể chọn trong quy tắc sắp xếp Order của hộp thoại Sort như sau:

Ví dụ các bạn muốn sắp xếp cột Lớp Chuyên, thì các bạn chọn cột Lớp Chuyên.

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Sort, trong phần Order các bạn chọn biểu tượng mũi tên quay xuống và chọn Custom List.

Bước 3: Trong hộp Custom Lists các bạn chọn New list trong Custom lists, sau đó các bạn nhập danh sách sắp xếp tùy chỉnh trong phần List entries, mỗi nội dung các bạn nhập trong một dòng. Sau đó nhấn Add để thêm vào Custom lists.

;

Để xóa danh sách sắp xếp tùy chỉnh các bạn chọn danh sách trong phần Custom Lists và chọn Delete.

Sau khi đã thêm xong các bạn chọn OK để đóng Custom Lists.

Bước 4: Như vậy danh sách tùy chỉnh sẽ được hiển thị trong phần Order, các bạn chỉ cần chọn cột sắp xếp trong phần Sort by và nhấn OK để sắp xếp.

Kết quả các bạn sẽ được như sau:

Ở đây chúng tôi có một tập dữ liệu nhỏ. Không có gì theo bất kỳ loại thứ tự cụ thể nào, nhưng chúng tôi thực sự muốn nó được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Đây là nơi loại có một số cách để sắp xếp một tập hợp dữ liệu trong Excel. Hãy xem xét một phương pháp.

Đầu tiên, hãy chọn các cột mà bạn muốn sắp xếp. Một cách nhanh chóng để thực hiện việc này là nhấp vào cột đầu tiên, sau đó giữ phím Shift và nhấp vào cột cuối cùng. Trong ảnh chụp màn hình ví dụ bên dưới, chúng tôi nhấp vào “A”, giữ phím Shift và nhấp vào “C” để chọn các cột từ A đến C cho tất cả các hàng.

Tiếp theo, trong tab Trang chủ, nhấp vào nút Sắp xếp & Bộ lọc rồi nhấp vào Bộ lọc.

Bây giờ bạn sẽ thấy một nút thả xuống / nút mũi tên ở đầu mỗi cột trên bảng tính. Phương pháp này hoạt động tốt hơn so với việc nhấp vào các nút Sắp xếp trong Sắp xếp và Bộ lọc vì nó thiết lập trang tính cho nhiều chức năng cùng một lúc mà chúng tôi sẽ đề cập ngay sau đây.

Bây giờ hãy nhấp vào mũi tên trên cột bạn muốn sắp xếp và nhấp vào Sắp xếp. Trong ví dụ này, chúng tôi muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo tên nên chúng tôi sẽ nhấp vào mũi tên theo Tên, sau đó Sắp xếp từ A đến Z.

Hãy xem lại tập dữ liệu mẫu của chúng tôi.

Chức năng sắp xếp không chỉ sắp xếp các tên theo thứ tự bảng chữ cái, mà còn cả dữ liệu trong các hàng được liên kết với chúng! Điều này cũng có thể được thực hiện cho các cột Tuổi hoặc Màu ưa thích.

Bây giờ chúng ta đã thành thạo việc sắp xếp, hãy thử lọc dữ liệu này một chút. Chúng tôi thích màu xanh lá cây hơn, vì vậy đó là những người duy nhất chúng tôi muốn thấy trong dữ liệu của mình. Để làm điều này, chúng tôi sẽ sử dụng lọc chức năng.

Bấm vào mũi tên trong cột Màu ưa thích và bỏ chọn hộp dữ liệu bạn không muốn xem. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào hộp “Chọn tất cả” để bỏ chọn mọi thứ và sau đó chọn những thứ bạn muốn. Sau khi thực hiện lựa chọn của bạn, hãy nhấp vào “Ok”.

Hãy có một cái nhìn khác về tập dữ liệu đó.

Bây giờ chúng tôi đang thấy dữ liệu mà chúng tôi thực sự quan tâm. Bây giờ chúng tôi muốn chụp ảnh màn hình của điều này, nhưng Jeff thực sự nhạy cảm về tuổi của mình. Chúng tôi có thể làm cho nó biến mất khỏi màn hình mà không xóa dữ liệu trong cột đó bằng cách sử dụng ẩn chức năng.

Nhấp chuột phải vào cột bạn muốn ẩn và sau đó nhấp vào “Ẩn”. Bạn có thể ẩn nhiều cột theo cách này nếu bạn đã chọn tất cả chúng.

Xem lại lần cuối tập dữ liệu.

Nếu bạn muốn xem lại thông tin bị ẩn, chỉ cần nhấp chuột phải vào khoảng trống của cột đó và nhấp vào “Hiện”.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để cắt giảm các bảng tính đó và bắt đầu đi vào trọng tâm của dữ liệu của mình.

Hãy nhớ rằng, nếu bạn cần hỗ trợ hoặc có câu hỏi về việc báo cáo, bạn luôn có thể liên hệ với Nhóm HMIS tại Thương mại.

Chia sẻ bài viết này

Hướng dẫn cách sắp xếp đơn giản trong Excel

Nút Sort and Filter được nằm ở xa phía bên tay phải của tab Home trên thanh ribbon.

Chú ý rằng những lựa chọn sắp xếp, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp chữ từ “A đến Z”, hoặc “Z đến A”. Những lựa chọn đơn giản này sẽ giúp cho công việc sắp xếp dữ liệu Excel theo thứ tự abc, theo những hướng nào sẽ tùy thuộc vào lựa chọn mà bạn muốn chọn.

Khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu trong Excel, toàn bộ các dòng trong bảng sẽ được sắp xếp theo. Về cơ bản, cột bạn chọn trong bảng sẽ là “chìa khóa” mà Excel dùng để quyết định sẽ sắp xếp dữ liệu đó như thế nào, nhưng mỗi dòng sẽ là một sự ghi chép nên được thiết lập nhóm với nhau.

Dựa vào những dữ liệu mà bạn đã chọn ở trên, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp theo thứ tự chữ cái hoặc thứ tự chữ số. Nếu cột của bạn đang chứa những giá trị số, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp chúng theo số lượng từ nhỏ tới lớn trong khi những dữ liệu chữ trong bảng sẽ sắp xếp theo thứ tự chữ cái.

Trong ví dụ trên, bạn chọn sắp xếp đã thay đổi vì mình đã chọn một cột chứa số.

Hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu từ trên xuống dưới

Bước 1: Bạn chọn bảng dữ liệu cần sắp xếp.

Trong cửa sổ sẽ được mở ra, chúng ta hoàn toàn có thể chèn thêm cột bạn muốn sắp xếp, thay đổi thứ tự, thay đổi kiểu sắp xếp, hoặc thay đổi thứ tự các điều kiện.

Hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu từ trái sang phải

Trong bảng dữ liệu bên dưới, các tháng đang không được sắp xếp theo thứ tự ABC hoặc theo tháng từ Jan tới Jun. Do đó, bạn có thể thực hiện sắp xếp lại các dữ liệu này theo đúng thứ tự, bạn hoàn toàn có thể sử dụng 2 tính năng của chức năng trong Excel như sau:

Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ trái sang phải.

Sắp xếp theo phương pháp Custom List

Để sử dụng 2 tính năng này, bạn thực hiện làm theo các bước sau:

Bước 1: Bạn chọn bảng dữ liệu cần được sắp xếp

Sau đó, bạn chọn để có kết quả sort lọc ra thứ tự từ trái sang phải theo thứ tự tháng.

Lưu ý: Tính năng sắp xếp từ trái sang phải này không sử dụng được nếu bạn định dạng dữ liệu dưới dạng Excel Table . Khi bạn sắp xếp theo chiều dọc như bình thường, bạn vẫn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng Custom Lists . Khi bạn sắp xếp từ trái sang phải, bạn sẽ không thể chọn ” My data has headers ”

Hướng dẫn cách sắp xếp danh sách tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC.

Lưu ý: Khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu tên theo thứ tự ABC thì bạn phải tách tên ra thành một cột riêng.

Bước 1: Trước tiên bạn hãy mở bảng dữ liệu mà mình muốn sắp xếp, sau đó bạn chọn vùng mà bạn muốn sắp xếp.

Ngay lúc này, bảng dữ liệu Excel của bạn đã được thay đổi. Toàn bộ danh sách trong bảng đã được sắp xếp lại, theo đó cột tên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái ABC. Và cột họ với lớp cũng được thay đổi theo thứ tự sắp xếp ở cột tên.

Hướng dẫn cách sắp xếp chữ số theo mức tăng dần hoặc giảm dần.

Để thực hiện sắp xếp bảng số liệu trên theo thứ tự giảm dần, bạn hoàn toàn có thể thực hiện tương tự theo các bước như đối với sắp xếp tên theo thứ tự ABC. Tuy nhiên, đến bước 3 bạn thực hiện thao tác như sau:

Kết quả đã thu lại được như hình bên dưới:

Bài viết ở trên đã hướng dẫn cho các bạn một số tính năng hay trên Excel để hỗ trợ cho công việc sắp xếp dữ liệu được nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Excel là ứng dụng văn phòng được sử dụng phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, nếu như bạn làm việc với một bảng số liệu lớn trên Excel thì sẽ cảm thấy rối mắt và khó tìm kiếm. Để giải quyết vấn đề này, có nhiều người vẫn thường sử dụng một số cách như sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái tiếng việt ABC hoặc sắp xếp theo chữ số tăng, giảm dần nhưng thực sự không hiệu quả.

Sắp xếp dữ liệu trên bảng tính Excel

– Ngoài ra bạn cũng có thể tùy chỉnh việc sắp xếp theo ý muốn bằng cách sử dụng tính năng Custom Sort…

– Tùy chỉnh trong Custom Sort…

Thì bảng dữ liệu sẽ được sắp xếp dựa theo ô có định dạng số như hình:

Thì bảng dữ liệu sẽ được sắp xếp dựa theo ô có định dạng chữ như hình:

Tại bảng hiện ra bạn chọn cột mà bạn muốn sắp xếp theo nó tại mục Sort by rồi chọn sắp xếp dựa trên cái gì ở mục Sort On, cuối cùng bạn chọn cách sắp xếp theo kiểu tăng dần hay giảm dần hay kiểu khác ở mục Order:

Ở ví dụ này tôi chọn sắp xếp cột B dựa theo giá trị cột và sắp xếp theo từ nhỏ đến lớn giá trị của các ô trong cột và các cột khác sẽ bị sắp xếp một cách bắt buộc theo sự sắp xếp của cột B này:

Ví dụ chọn Ascending với cột A thì được kết quả:

Còn nếu chọn Descending:

Lúc này sẽ được kết quả:

Tương tự bạn có thể chọn sắp xếp theo cột khác mà bạn muốn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.

Vậy là bạn đã biết cách sắp xếp dữ liệu trên bảng tính Excel rồi đó. Tùy chỉnh sắp xếp dữ liệu này sẽ cho bạn theo dõi các dữ liệu của mình rất hiệu quả cũng như giúp bạn tìm ra các dữ liệu đặc biệt trong bảng dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.