【#1】4 Chức Năng Của Nhà Quản Lý

Nhìn tổng quan, tất cả chúng ta đều là Nhà quản lý. Vi mô mức cá nhân là quản lý chính mình, vĩ mô cấp chính phủ thì quản lý cả đất nước. Ở giữa thì có quản lý bộ phận, quản lý cấp trung, giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị.

Đôi khi người ta dùng nhà Lãnh đạo ví dụ như Nhà lãnh đạo Triều tiên, để thể hiện một cấp bậc cao vì khi ở vị trí đó yếu tố lãnh đạo chiếm phần lớn thời gian của họ.

Để lên cấp độ quản lý cao hơn thì chúng ta phải làm tốt cấp độ trước đó. Khó có thể quản lý bộ phận khi quản lý chính mình còn chưa tốt. Không thể làm quản lý cấp cao khi mà quản lý cấp trung còn chưa tốt. Do vậy ngay cả trong tình huống một người nhận thừa kế một doanh nghiệp từ ông bố thì cũng phải có một thời gian đi từ thấp lên trước khi đảm nhận vị trí chủ DN.

Công ty có Hội đồng quản trị, quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, nhân viên. Đối với công ty lớn thì có thể phân ra nhiều cấp hơn nữa, nhưng nhiều cấp thì đi đôi với sự phức tạp trong tổ chức. Vì vậy thường sẽ có 3 cấp bậc quản lý chính : Nhân viên, Quản lý cấp trung và Quản lý cấp cao.

Trong công ty có nhiều phòng ban với các chuyên môn khác nhau, như kế toán, kinh doanh, hành chính, kỹ thuật, sản xuất, kho,… Mỗi phòng này giống như một cái bánh răng mà khi ghép tất cả các phòng lại thành một bộ máy thống nhất tạo ra giá trị gia tăng giữa đầu vào và đầu ra.

Các phòng ban có chung một điểm là đều cần có người quản lý. Nhiệm vụ của Quản lý là giúp cho một bánh răng hoặc một nhóm các bánh răng do mình phụ trách hoạt động đúng trách nhiệm của mình, góp phần cho tổ chức được hoạt động hiệu quả.

Ban đầu diện tích hình tròn sẽ tăng rất nhanh bởi hiệu ứng học hỏi nhưng sau đó sẽ chậm dần, chậm dần cho tới khi không thể mở rộng được nữa. Mỗi chúng ta sẽ có trong mình một hình tròn như vậy chỉ khác nhau ở diện tích.

Nếu diện tích hình tròn chưa đủ lớn để tới mức đột phá lên làm quản lý mà A đã dừng lại thì hoặc A mãi mãi là nhân viên hoặc năng lực bị thui chột theo thời gian khiến cho hình tròn ngày một bé lại.

Có thể mô phỏng giống như biểu đồ đường cong kinh nghiệm ở dưới. Cứ mỗi một nấc thăng tiến là một rào cản rất khó để có thể bứt phá lên.

Tóm lại con đường thăng tiến ở bất cứ vị trí nào đó là:

  • Tìm mọi cách gia tăng năng suất, gia tăng giá trị mình tạo ra trong một khoảng thời gian. Hãy nhìn những dự án do Vin xây và dự án do tổng công ty 36 xây, là một trời một vực, là 2 năm và 5 năm, là số lãi suất ngân hàng của 3 năm mà tổng công ty 36 phải chịu. Thời gian là tiền.
  • Quan tâm tìm hiểu và học các vị trí khác trong bộ phận mình làm. Tìm các đề xuất gia tăng năng suất của cả bộ phận.

Như vậy đã đủ chưa? chưa vì còn một rào cản nữa.

Khi A gia tăng năng suất cá nhân đạt tới ranh giới thì A cũng không chắc có thể lên làm quản lý bởi sự khác biệt ở hai vị trí này.

Khi ở vị trí quản lý hầu hết công việc A sẽ phải hoàn thành thông qua người khác. A sẽ phải học hai thứ, đó là kỹ năng Lãnh đạo và Kỹ năng Quản lý (năng lực quản lý).

Ở cấp độ nhân viên chủ yếu A dựa vào chuyên môn của mình và một chút kỹ năng làm việc nhóm. A làm một mắt xích nhỏ trong rất nhiều mắt xích của phòng. Trong quá trình làm A sẽ va chạm với các thành viên khác nhưng A không phải là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho chuỗi đó.

Ở cấp độ mới A sẽ phải chịu trách nhiệm cuối cùng và hoàn thành công việc thông qua người khác.

Rào cản kỹ năng lãnh đạo: Lãnh đạo tác động vào tinh thần của những người xung quanh đặc biệt là thuộc cấp để họ làm một việc đó với tinh thần phấn khởi. A sẽ phải biết giao tiếp, khích lệ, trách phạt, làm gương,…một loạt các kỹ năng nhỏ để hợp thành kỹ năng lãnh đạo.

Rào cản kỹ năng Quản lý: A sẽ phải học cách đặt mục tiêu, lập kế hoạch, kiểm soát, kiểm tra, đánh giá. A sẽ phải đặt mục tiêu cho mỗi người, hướng dẫn họ để họ có đủ khả năng làm việc, kiểm soát chất lượng theo tiến trình. Người làm là B nhưng A lại là người chịu trách nhiệm cuối cùng.

Tóm lại A sẽ phải làm việc với con người nhiều hơn so với trước kia. A sẽ phải kết nối nhóm, khích lệ nhóm, dẫn dắt nhóm để đạt mục tiêu của phòng/bộ phận A chịu trách nhiệm. Những năng lực mới này khác xa so với năng lực thời còn làm nhân viên. Nó như từ đèn dầu chuyển sang đèn điện, năng lực chuyên môn chỉ giúp một phần nhỏ ở vị trí mới.

Messi vừa phải rời wolrdcup cùng đội Argentina. Đội của anh đại diện cho phong cách người quản lý thì rất giỏi còn nhân viên thì bình bình. Trong một bộ phận khi mà người quản lý rất giỏi có hai tình huống có thể xảy ra, anh ta sẽ dẫn dắt những người dưới quyền nhờ vậy họ thành một tập thể mạnh. Tình huống thứ hai là anh ta tự mình quyết hết (vì nghĩ rằng mình giỏi nhất), anh làm tất cả các việc khó, việc dễ để nhân viên làm hoặc anh ta chuyên quyền độc đoán cóc cần biết nhân viên nghĩ gì. Nhân viên vì không được luyện tập với bài toán khó nên dần dần ở mức bình thường thấp. Đó gọi là tưởng giỏi, nhân viên dốt.

Đội tuyển Pháp hôm qua (10/7) đã thắng Bỉ. Trong đội tuyển Pháp cũng có ngôi sao như Mbappe nhưng cơ bản là họ khá đồng đều, không lệ thuộc vào một ngôi sao giống như Bồ Đào nha hay Argentina. Có một phong cách ngược lại ở trên đó là tướng dốt, nhân viên giỏi. Ông trưởng phòng này cóc quyết cái gì, giao hết cho nhân viên, cứ để mặc công việc cho nhân viên giải quyết, tóm lại không thực hiện chức năng quản lý hoặc chỉ thực hiện phần nhỏ. Nhân viên lúc này buộc phải tự thân vận động, nhờ va chạm với việc khó nên họ sẽ giỏi hơn. Tất nhiên vì không có sự dẫn dắt của người quản lý nên họ sẽ phải rất nỗ lực.

Cả hai hình thái trên đều có những mặt tích cực và mặt tiêu cực. Tốt nhất nên là hình thái ở giữa, người quản lý giỏi phải hướng tới các mục tiêu sau:

  • Cần nắm được năng lực nhân viên để biết việc nào là quá sức, việc nào là có tính phấn đấu, việc nào là dễ dàng. Phân bổ công việc theo thời gian, năng lực mỗi người để đảm bảo năng suất lao động của phòng trong ngắn hạn.
  • Phân quyền, giao việc khó, đào tạo nhân viên để hướng tới mục tiêu trung và dài hạn. Khiến cho năng suất phòng tăng theo thời gian. Hướng khối lượng công việc của quản lý từ làm trực tiếp sang làm việc của quản lý.
  • Cần tránh giao không rõ ràng, vượt quá xa so với năng lực, yêu cầu chỉnh sửa quá nhiều lần,…Vì nó sẽ vừa mất thời gian của quản lý vừa khiến cho nhân viên nhụt chí.

Sơ đồ dưới là 4 chức năng của quản lý cho dù ở cấp độ nào cũng có từng đó chức năng tuy nhiên ở mức độ phức tạp khác nhau.

Mục tiêu cấp công ty bao gồm viễn cảnh, mục tiêu dài hạn, trung hạn , ngắn hạn. Các yếu tố bên ngoài (chính trị, xã hội, kinh tế, văn hóa) và yếu tố bên trong (nhân lực, vật lực, tài lực) của hai năm kế tiếp nhau thường không thay đổi nhiều vì vậy việc thiết lập mục tiêu năm khá dễ dàng. Nhưng việc xác định các mục tiêu trên ngắn hạn là vô cùng khó khăn đặc biệt với các doanh nghiệp theo sau. Các doanh nghiệp đứng đầu ngành thường sẽ chủ động được cuộc chơi vì vậy họ sẽ thiết lập được các mục tiêu dài hạn và nhờ vậy họ có các hành động dài hạn.

Xác lập mục tiêu và phương hướng đạt mục tiêu là nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý. Càng lên cấp cao thì xác lập mục tiêu càng quan trọng vì vậy thời gian dành cho công việc đó càng nhiều. Càng xuống cấp dưới thì việc tổ chức thực hiện càng quan trọng vì mục tiêu có làm được hay không là phụ thuộc vào các việc nhỏ hàng ngày.

Tổ chức thực hiện là chức năng thứ hai của Người quản lý. Với một công ty đã rõ ràng về cơ cấu tổ chức, mô tả công việc mỗi vị trí thì nhiệm vụ chính của người quản lý đó là: Giao việc, hỗ trợ, kiểm soát và điều chỉnh.

Giao việc kết hợp đào tạo áp dụng trong trường hợp nhân viên còn đà phát triển, có nghĩa là còn khả năng học hỏi. Người quản lý giao việc ở cấp độ khó hơn trình độ hiện có của nhân viên, đòi hỏi nhân viên phải nỗ lực mới thực hiện được. Ở cấp độ này quản lý sẽ phải sát sao hơn nhằm điều chỉnh để nhân viên làm đúng. Cách thức này mất công sức của cả quản lý lẫn nhân viên nhưng bù lại nhân viên được bổ sung kỹ năng, kiến thức từ đó có thể làm công việc tương tự ở lần sau nhanh hơn, chuyển sang cấp độ 3. Quản lý cũng áp dụng hình thức này đối với nhân viên mới.

Cấp độ 3 áp dụng đối với hầu hết nhân viên. Lúc này nhân viên đã đạt tới một trình độ có thể tự làm trọn vẹn một công việc nào đó nhưng thỉnh thoảng vẫn cần phải nhắc nhở, hướng dẫn. Ở cấp độ này quản lý vẫn có thể đang đào tạo nhưng đào tạo thông qua công việc cụ thể, đã bớt thường xuyên thăm hỏi hơn. Thường cũng áp dụng với quản lý cấp trung mới.

Trao quyền là việc người quản lý tách một phần quyền tương ứng với một nhóm trách nhiệm cụ thể của người quản lý để giao cho người nhân viên. Áp dụng trong trường hợp nhân viên đã đạt trình độ có thể chủ động thực hiện tốt một hoặc một nhóm trách nhiệm của người quản lý. Đã đạt tới mức này thì thường nhân viên đã ở vào dạng nhân sự kế cận.

Như vậy người quản lý phải xác định rõ ràng công việc và cách thức giao việc tương ứng với mỗi trình độ nhân viên. Tốt nhất trong một phòng/bộ phận, nhân viên nên hình thành một dải quang phổ phủ khắp các công việc trong đó nhân viên cấp độ 3 sẽ chiếm số lượng nhiều nhất.

Công việc kiểm soát là công việc tốn nhiều thời gian của người Quản lý. Mặt khác từ “kiểm soát” nghe có vẻ như là tước đi sự chủ động của người nhân viên vì vậy nhiều người quản lý muốn bỏ qua công việc này. Việc kiểm soát nhiều hay ít phụ thuộc vào 2 yếu tố là bản thân công việc và đặc điểm của nhân viên

Các công việc quan trọng thường có tiêu chí năng lực người thực hiện cao dẫn tới chỉ một số ít nhân viên có thể làm được. Nếu anh ta có đội ngũ giỏi (nhờ dành nguồn lực cho đào tạo trước đó) thì sẽ giao được nhiều việc quan trọng không khẩn cấp hơn nhờ vậy anh ta sẽ chỉ cần dành một phần sức cho các công việc quan trọng và khẩn cấp.

Xây dựng một hệ thống báo cáo chủ động từ nhân viên định kỳ và đột xuất sẽ giúp giảm thời gian cho kiểm soát của cả quản lý lẫn nhân viên.

Nhờ kiểm soát liên tục, người quản lý có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết để công việc đạt được mục tiêu cuối cùng. Ví dụ như điều chỉnh cách làm, bổ sung hay rút bớt nhân lực, xác định nội dung cần đào tạo cho mỗi nv, xử lý các rủi ro ngoài khả năng xử lý của nv,…

Hầu hết các chức năng của quản lý đều đòi hỏi nhà quản lý phải nắm rõ được chuyên môn lĩnh vực anh ta quản lý. Nếu không nắm rõ thì giao mục tiêu có thể không đúng, không kiểm soát được, không hỗ trợ được mà cũng không kiểm tra đánh giá được. Và cũng không lãnh đạo bằng nêu gương được.

Do vậy tốt nhất một quản lý nên phát triển từ một nhân viên giỏi từ chính bộ phận anh ta làm quản lý theo lộ trình gia tăng năng suất tới mức bứt phá lên làm quản lý.

Phương án 2 là học vừa đủ để có thể thực hiện các chức năng của quản lý. Thông thường đã làm quản lý chứng tỏ khả năng học hỏi cũng đã khá tốt vì vậy biết phải học cái gì và với độ sâu bao nhiêu.

Phương án 3 giống như Vingroup làm ô tô. Cái gì thiếu thì thuê hoặc mua ngoài miễn là mình có khả năng quản lý nguồn lực thuê ngoài.

2. Tại sao đào tạo người kế cận không chỉ quan trọng đối với tổ chức mà đối với chính người quản lý?

Tổ chức đánh giá một người quản lý không phải là việc anh ta trực tiếp làm mà việc anh ta làm thông qua người khác vì điều đó mới thể hiện sự bền vững. Muốn khối lượng việc làm thông qua người khác nhiều thì phải đào tạo nhân sự, trong rất nhiều nhân sự đó may ra mới kiếm được một người kế cận.

Một tổ chức bài bàn cần phải có chiến lược nguồn nhân lực trong đó mỗi vị trí đều có ít nhất 1 người kế cận để có thể thích nghi nhanh chóng khi cần. Người kế cận đạt trình độ nhân viên cấp độ 4, đảm nhận một phần trách nhiệm của người quản lý.

Muốn đào tạo được một người thì bản thân người đào tạo phải giỏi hơn nhiều so với người được đào tạo. Đây là sức ép buộc người quản lý không ngủ quên trên vị trí của mình, buộc phải tiếp tục học tập.

Tốt nhất nếu bạn là nhân viên thì nên nằm trong nhóm kế cận. Dấu hiệu rất đơn giản đó là cấp trên của bạn dành nhiều thời gian để hướng dẫn bạn hơn so với người khác. Đây cũng là cơ hội mà cũng là áp lực vì thường công việc sẽ nhiều lên dần.

Vì vậy đào tạo đội ngũ không chỉ mang lại hiệu quả trong dài hạn mà còn mang lại lợi ích lớn cho chính người quản lý.

3. Nếu như sa lầy ở một cấp độ quá lâu rồi thì có cách nào thoát ra?

Vị trí cấp bậc không phải là con đường duy nhất để mỗi người phải đạt tới. Có nhiều con đường khác để đi tùy thuộc vào tố chất, hoàn cảnh và sở thích của mỗi người. Đừng ép mình phải đạt được cấp độ trưởng phòng hay giám đốc một công ty chỉ vì người ta cho rằng đó là thành đạt. Tôi gặp rất nhiều người có cuộc sống rất đơn giản hạnh phúc mà chẳng phải quản lý ai.

Nhưng nếu như bạn thực sự muốn lên làm quản lý trong khi đã làm nhân viên quá lâu, cảm thấy sự trì trệ chảy trong từng mạch máu thì con đường là gì? Có lẽ phải nhìn nhận lại chính bản thân mình trước khi đổ lỗi cho những người xung quanh. Tại sao vẫn trong hoàn cảnh đó có người vẫn tiến lên trong khi mình thì không?

Bên cạnh việc nhìn nhận chính mình, một con đường khác là thay đổi môi trường. Thay đổi môi trường sẽ tạo ra một động lực mới mẻ giúp ta làm lại từ đầu trên lộ trình thăng tiến. Tuy nhiên nếu như vấn đề của bạn mang tính lặp đi lặp lại thì nhảy việc một thời gian có thể đâu lại vào đó. Nếu vậy nhảy việc không phải là lựa chọn thông minh, nhìn nhận bản thân và so sánh với những người đang đi nhanh hơn mình để tìm xem mình đang có vấn đề gì phải giải quyết.

4. Khởi đầu sự nghiệp nên chọn một công ty lớn hay một công ty nhỏ?

Trong một công ty lớn bạn sẽ phải cạnh tranh với rất nhiều người để có thể được chú ý đến sau đó được thăng tiến. Nhưng trong một công ty nhỏ thì không phải cạnh tranh nhiều, dễ được để ý và dễ thăng tiến.

Một công ty lớn thường đi kèm với những thứ đã tồn tại qua nhiều năm tháng như cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quy trình làm việc…Không có nhiều cửa cho sự đổi mới, cải tiến,…vì vậy rất khó để thể hiện năng lực bản thân. Người ta chỉ yêu cầu bạn làm đúng những cái được bảo là quá đủ rồi. Giống như trong phim hề Sác lô, bạn chỉ làm một động tác vặn vít từ năm này qua năm khác. Không học được nhiều trong khi những năm đầu tiên ra trường phải ưu tiên cho học hỏi.

Tuy nhiên một công ty lớn thường đi cùng một quy mô làm việc lớn ( quy mô sản xuất, quy mô khách hàng,…). Quy mô lớn đi kèm với cách làm lớn, suy nghĩ lớn, tầm nhìn lớn…Nếu vào đúng một vị trí có thể học hỏi nhiều thì đây là lợi thế rất lớn trong sự nghiệp. Công ty nhỏ đi cùng với quy mô nhỏ, cách làm nhỏ, suy nghĩ nhỏ, tầm nhìn thấp và đương nhiên là thiếu chuyên nghiệp.

Vì vậy câu trả lời cái nào là tốt hơn còn phụ thuộc vào mỗi người và mỗi vị trí mình nhắm tới nhất là công ty nhỏ và vừa vẫn chiếm đa số ở Việt Nam.

5. Có phải môi trường nào cũng có thể thăng tiến?

Chúng ta phải nhìn rộng ra; chúng ta quản lý sự nghiệp chứ không quản lý công việc. Sự nghiệp của bạn là kết hợp của nhiều công việc ở cùng một nơi hoặc nhiều nơi khác nhau. Bạn phấn đấu trở thành người giỏi nhất trong nghề bạn chọn chứ không phải giỏi nhất trong công ty bạn đang làm.

Tư duy này quan trọng vì nó sẽ giúp bạn mở rộng sự phát triển thay vì bị bó hẹp trong cái khung mà công ty bạn đang làm việc. Xuyên suốt sự phát triển sự nghiệp là sự thăng tiến về cấp bậc; cấp bậc là các mốc cố định cho dù nghề bạn làm là khác nhau. Bạn phát triển từ nhân viên rồi nên làm key person, rồi trưởng nhóm, trưởng phòng nhỏ, trưởng phòng lớn,….Cho dù công ty kinh doanh cái gì thì cũng được phân loại bởi cấp bậc; và mỗi cấp bậc có những kỹ năng, thái độ tương đồng.