【#1】Hướng Dẫn Về Chức Năng Khóa Và Bảo Mật Trong Excel

Có nhiều cấp độ bảo mật trong excel như:

  • Bảo vệ khi mở file Excel (Protect an Excel file): ngăn người dùng tự ý mở file Excel, bao gồm mở chỉ để xem nội dung hoặc mở để xem và sửa nội dung trong file.
  • Bảo vệ cấu trúc Workbook (Protect Workbook): ngăn người dùng tự ý thay đổi các sheet trong workbook: đổi tên, thêm mới, xóa, ẩn, bỏ ẩn… mà những việc đó ảnh hưởng tới cấu trúc của workbook.
  • Bảo vệ nội dung trong 1 sheet (Protect Sheet): ngăn người dùng tự ý thay đổi nội dung của 1 ô hay 1 vùng trong ô, bao gồm nhiều tùy chọn để có thể cho phép hay không cho phép sử dụng một vài tính năng trong khi sheet đang bị khóa.
  • Bảo vệ thông qua thiết lập bảo vệ trong VBA

Tuy có nhiều cấp độ bảo mật nhưng tính năng bảo mật trong Excel lại dễ bị phá. Vì vậy mục đích chính của việc bảo mật trong excel nhằm tránh cho người sử dụng có những lỗi vô ý làm mất dữ liệu hoặc phá vỡ tính liên kết sẵn có của nội dung trong Excel.

Những bước bảo vệ cơ bản

Bảo vệ khi mở file Excel (File Protect)

Với phiên bản Excel 2007 trở về sau việc khóa file được thực hiện ở cửa sổ Lưu File

Bấm chọn Save as (phím tắt F12) để mở cửa sổ Lưu file. Trong cửa sổ Lưu file chúng ta chú ý vào mục Tools cạnh nút Save

  • Always creat backup : Luôn tạo 1 bản lưu dự phòng cho file của chúng ta, nhằm mục đích chúng ta không mở lại được file gốc (quên mật khẩu)
  • Password to open: Mật khẩu để mở file. Khi đặt mật khẩu mở file thì mỗi khi mở file Excel đều sẽ yêu cầu phải nhập mật khẩu mới cho phép chúng ta truy cập vào nội dung file
  • Password to modify: Mật khẩu để sửa file. Ngoài việc mở file để xem nội dung, chúng ta có thể thiết lập để không cho phép người khác tự ý sửa file khi đã mở được file, muốn sửa cần phải có mật khẩu để mở lớp bảo vệ này.
  • Read-only recommended: khuyến cáo file chỉ nên đọc. Khi file excel của chúng ta có tình trạng bảo vệ mở và sửa file thì chúng ta có thể đặt 1 thông báo tới người mở file rằng chỉ nên đọc chứ không nên sửa nội dung, nhằm tránh gây ra những sai sót do việc không hiểu cấu trúc nội dung của file.

Bảo vệ WorkSheet (Protect Workbook)

Trong tab Review, chúng ta chú ý tới chức năng Protect Workbook. Khi sử dụng chức năng này chúng ta có thể thiết lập bảo vệ cho cấu trúc của Workbook, tránh việc người dùng tự ý sửa, xóa sheet, thay đổi vị trí các cấu trúc trong workbook.

  • Chèn thêm sheet (Insert)
  • Xóa sheet (Delete)
  • Đổi tên sheet (Rename)
  • Di chuyển hoặc copy sheet (Move or Copy)
  • Tô màu cho sheet (Tab Color)
  • Ẩn sheet (Hide)
  • Mở ẩn sheet (Unhide)

Với những giới hạn như vậy chúng ta chỉ có thể sử dụng những sheet đã cho sẵn mà không thể làm thay đổi cấu trúc các sheet trong workbook.

Bảo vệ nội dung trong Sheet (Protect Sheet)

Chức năng này nằm trong tab Review, bên cạnh chức năng Protect Workbook

+Allow all users of this worksheet to: Cho phép thực hiện những điều sau đây trong khi Sheet đang được Protect bằng việc đánh dấu chọn vào mục tương ứng:

  • Select unlocked cells: Chọn tới các ô không bị khóa. Mặc định là cho phép chọn tới các ô không bị khóa (hầu hết đều sử dụng nội dung này)
  • Format cells: sử dụng chức năng định dạng ô. Mặc định là không cho phép. Khi khóa sheet thì bạn có thể cho phép / không cho phép người dùng thực hiện chức năng định dạng, mục đích để bảo vệ những thiết lập định dạng ban đầu theo ý muốn của mình, không cho người khác tự ý thay đổi định dạng (font chữ, màu sắc, loại dữ liệu…). Áp dụng ngay cả với những ô khóa hay không bị khóa.
  • Format columns + Format rows: sử dụng chức năng định dạng cột, hàng. Mục đích để ngăn người dùng định dạng các vấn đề về cột, hàng (ví dụ như ẩn cột, ẩn hàng, mở ẩn, chỉnh độ rộng, tô màu…)
  • Insert columns + Insert rows: Sử dụng chức năng chèn thêm cột, hàng
  • Delete columns + Delete rows: Sử dụng chức năng xóa cột, hàng
  • Use PivotTable & PivotChart: Sử dụng chức năng pivot (bảng báo cáo động, biểu đồ động)
  • Edit Objects: Sử dụng chức năng chỉnh sửa các đối tượng
  • Edit scenarios: Sử dụng chức năng kịch bản (chức năng scenarios trong excel)

Tuy nhiên chúng ta cần chú ý thêm 1 nội dung nữa là: thiết lập Cell nào là cell bị khóa (locked cell), cell nào không bị khóa (unlocked cell)

  • Trong bất kỳ cell nào trong sheet đều mặc định là ở chế độ lock

【#2】Sử Dụng Chức Năng Split Để Chia Cắt; Sắp Xếp Hiển Thị Các Sổ Tính Hiệu Quả Trong Bài Thi Mos Excel

Bạn vừa hoàn thành bài thi cuối kì tuần trước và trong file excel kết quả gửi về chứa danh sách tất cả thí sinh trong trường. Bạn muốn so sánh kết quả của mình với top 10, tên của bạn nằm ở dòng 37, vậy phải làm sao để có thể quan sát cùng lúc cả hai? Chức năng split sẽ giải quyết điều đó:

Sử dụng chức năng split để khóa hàng và cột tại các vùng khác nhau của trang tính

Nào, bây giờ, làm thế nào để bạn có thể nhìn được đồng thời top 10 và bản thân? Hay chính xác hơn, làm sao “khóa” được từ hàng 1 đến hàng 10?

Bạn có đang nghĩ đến CHỨC NĂNG FREEZE PANES ở bài học trước?

Hocexcel.online sẽ giới thiệu cho bạn một cách khác đơn giản và tiện lợi không kém: Split.

Để giải quyết, các bước bạn cần làm là:

Vậy là trang tính của bạn đã tách thành 2 phần (thành các màn hình hiển thị khác nhau – khi di chuyển phần bên trên, phía dưới vẫn giữ nguyên và ngược lại). Bây giờ, bạn có thể dễ dàng kéo xuống dưới tìm tên mình trong khi top 10 vẫn nằm yên một chỗ. Thật tiện lợi đúng không?

Và tương tự, bạn có thể dùng chức năng này với cột, hoặc đồng thời cột và hàng.

Vậy Split khác gì FREEZE PANES?

Một cách đơn giản, Freeze Panes cố định bằng cách “đóng băng” hàng hoặc cột. Phần bị đóng băng sẽ không thể di chuyển.

Split chia cách hàng cột thành những “màn hình” khác nhau trong trang tính. Bạn có thể xem các phần khác nhau hoặc đưa về những phần giống nhau. Khi thay đổi phần này, phần tương tự cũng sẽ thay đổi theo.

Để bỏ Split:

  • Kéo thả đường kẻ phân cách lên trên cùng (đối với hàng) và sang tận cùng trái (đối với cột).
  • Ấn vào Split trong nhóm Window.

Thao tác với hiển thị sổ tính

Để tránh tình trạng nhiều sổ tính xuất hiện cùng lúc làm rối màn hình làm việc, Excel cung cấp cho người sử dụng các tính năng hữu hiệu bao gồm:

Khi làm việc với nhiều sổ tính, để có thể dễ dàng di chuyển cũng như hiển thị một cách trực quan, bạn có thể sử dụng chức năng Arrange All nằm trong nhóm Window, thẻ View.

Có 4 tùy chọn:

Tiled: sắp xếp các sổ tính thành các khối vuông có diện tích bằng nhau.

Horizontal: Sắp xếp các sổ tính với độ rộng hàng bằng nhau.

Vertical: Sắp xếp các sổ tính với độ rộng cột bằng nhau.

Cascade Sắp xếp các sổ tính thành các lớp chồng lên nhau.

Thao tác ẩn sổ tính đem lại cho màn hình hiển thị của bạn cảm giác sáng sủa và gọn gàng hơn, đồng thời tránh việc lựa chọn sai hoặc nhầm sổ tính.

Để ẩn sổ tính, trong nhóm Window của thẻ View, chọn Hide.

Để hiện sổ tính, trong nhóm Window của thẻ View, chọn Unhide. Khi đó hộp thoại hiện ra bao gồm những sổ tính đã bị ẩn đi, bạn chọn những sổ tính muốn hiển thị lại và ấn OK.

【#3】Tìm Hiểu Về Chức Năng Khóa Và Bảo Mật Trong Excel

Có nhiều cấp độ bảo mật trong excel như:

  • Bảo vệ khi mở file Excel (Protect an Excel file): ngăn người dùng tự ý mở file Excel, bao gồm mở chỉ để xem nội dung hoặc mở để xem và sửa nội dung trong file.
  • Bảo vệ cấu trúc Workbook (Protect Workbook): ngăn người dùng tự ý thay đổi các sheet trong workbook: đổi tên, thêm mới, xóa, ẩn, bỏ ẩn… mà những việc đó ảnh hưởng tới cấu trúc của workbook.
  • Bảo vệ nội dung trong 1 sheet (Protect Sheet): ngăn người dùng tự ý thay đổi nội dung của 1 ô hay 1 vùng trong ô, bao gồm nhiều tùy chọn để có thể cho phép hay không cho phép sử dụng một vài tính năng trong khi sheet đang bị khóa.
  • Bảo vệ thông qua thiết lập bảo vệ trong VBA

Tuy có nhiều cấp độ bảo mật nhưng tính năng bảo mật trong Excel lại dễ bị phá. Vì vậy mục đích chính của việc bảo mật trong excel nhằm tránh cho người sử dụng có những lỗi vô ý làm mất dữ liệu hoặc phá vỡ tính liên kết sẵn có của nội dung trong Excel.

Những bước bảo vệ cơ bản

Bảo vệ khi mở file Excel (File Protect)

Với phiên bản Excel 2007 trở về sau việc khóa file được thực hiện ở cửa sổ Lưu File

Bấm chọn Save as (phím tắt F12) để mở cửa sổ Lưu file. Trong cửa sổ Lưu file chúng ta chú ý vào mục Tools cạnh nút Save

  • Always creat backup : Luôn tạo 1 bản lưu dự phòng cho file của chúng ta, nhằm mục đích chúng ta không mở lại được file gốc (quên mật khẩu)
  • Password to open: Mật khẩu để mở file. Khi đặt mật khẩu mở file thì mỗi khi mở file Excel đều sẽ yêu cầu phải nhập mật khẩu mới cho phép chúng ta truy cập vào nội dung file
  • Password to modify: Mật khẩu để sửa file. Ngoài việc mở file để xem nội dung, chúng ta có thể thiết lập để không cho phép người khác tự ý sửa file khi đã mở được file, muốn sửa cần phải có mật khẩu để mở lớp bảo vệ này.
  • Read-only recommended: khuyến cáo file chỉ nên đọc. Khi file excel của chúng ta có tình trạng bảo vệ mở và sửa file thì chúng ta có thể đặt 1 thông báo tới người mở file rằng chỉ nên đọc chứ không nên sửa nội dung, nhằm tránh gây ra những sai sót do việc không hiểu cấu trúc nội dung của file.

Bảo vệ WorkSheet (Protect Workbook)

Trong tab Review, chúng ta chú ý tới chức năng Protect Workbook. Khi sử dụng chức năng này chúng ta có thể thiết lập bảo vệ cho cấu trúc của Workbook, tránh việc người dùng tự ý sửa, xóa sheet, thay đổi vị trí các cấu trúc trong workbook.

  • Chèn thêm sheet (Insert)
  • Xóa sheet (Delete)
  • Đổi tên sheet (Rename)
  • Di chuyển hoặc copy sheet (Move or Copy)
  • Tô màu cho sheet (Tab Color)
  • Ẩn sheet (Hide)
  • Mở ẩn sheet (Unhide)

Với những giới hạn như vậy chúng ta chỉ có thể sử dụng những sheet đã cho sẵn mà không thể làm thay đổi cấu trúc các sheet trong workbook.

Bảo vệ nội dung trong Sheet (Protect Sheet)

Chức năng này nằm trong tab Review, bên cạnh chức năng Protect Workbook

+Allow all users of this worksheet to: Cho phép thực hiện những điều sau đây trong khi Sheet đang được Protect bằng việc đánh dấu chọn vào mục tương ứng:

  • Select unlocked cells: Chọn tới các ô không bị khóa. Mặc định là cho phép chọn tới các ô không bị khóa (hầu hết đều sử dụng nội dung này)
  • Format cells: sử dụng chức năng định dạng ô. Mặc định là không cho phép. Khi khóa sheet thì bạn có thể cho phép / không cho phép người dùng thực hiện chức năng định dạng, mục đích để bảo vệ những thiết lập định dạng ban đầu theo ý muốn của mình, không cho người khác tự ý thay đổi định dạng (font chữ, màu sắc, loại dữ liệu…). Áp dụng ngay cả với những ô khóa hay không bị khóa.
  • Format columns + Format rows: sử dụng chức năng định dạng cột, hàng. Mục đích để ngăn người dùng định dạng các vấn đề về cột, hàng (ví dụ như ẩn cột, ẩn hàng, mở ẩn, chỉnh độ rộng, tô màu…)
  • Insert columns + Insert rows: Sử dụng chức năng chèn thêm cột, hàng
  • Delete columns + Delete rows: Sử dụng chức năng xóa cột, hàng
  • Use PivotTable & PivotChart: Sử dụng chức năng pivot (bảng báo cáo động, biểu đồ động)
  • Edit Objects: Sử dụng chức năng chỉnh sửa các đối tượng
  • Edit scenarios: Sử dụng chức năng kịch bản (chức năng scenarios trong excel)

Tuy nhiên chúng ta cần chú ý thêm 1 nội dung nữa là: thiết lập Cell nào là cell bị khóa (locked cell), cell nào không bị khóa (unlocked cell)

  • Trong bất kỳ cell nào trong sheet đều mặc định là ở chế độ lock