Top 4 # Chức Năng Và Nhiệm Vụ Của Khách Sạn Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 3/2023 # Top Trend

Chức năng của lễ tân

– Lễ tân là bộ mặt của khách sạn, tạo nên chiếc cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận khác trong khách sạn, nhằm đáp ứng và thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng khi lưu trú tại khách sạn.

– Thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng từ trước khi lưu trú cho đến khi rời khỏi khách sạn.

– Chịu trách nhiệm liên hệ, hỗ trợ và khảo sát mức độ hài lòng của khách.

– Kết hợp với bộ phận Đặt phòng và Doanh thu trong việc kiểm soát tình trạng phòng.

– Tối đa hóa doanh thu phòng trong khách sạn.

Nhiệm vụ của lễ tân

Nhiệm vụ của lễ tân được thực hiện theo một quy trình cố định và chia thành 4 giai đoạn: trước khi khách đến khách sạn, khách đã đến khách sạn làm thủ tục nhận phòng, khách lưu trú tại khách sạn và khách làm thủ tục thanh toán và rời khách sạn. Các nhiệm vụ bao gồm:

– Đón tiếp khách, làm thủ tục check in, check out cho khách.

– Nhận diện khách hàng thân thiết, khuyến khích khách đăng ký thành viên.

– Khuyến khích khách nâng cấp phòng, nhằm tối đa hóa doanh thu phòng.

– Kiểm soát và phân bố phòng cho khách.

– Cung cấp, giới thiệu thông tin về các dịch vụ bên trong và bên ngoài khách sạn cho khách.

– Bán phòng và các dịch vụ khác của khách sạn.

– Nhận đặt phòng, tiếp nhận thông tin về việc trả phòng, nhận phòng sớm – muộn.

– Thực hiện đăng ký tạm trú, tạm vắng cho khách.

– Lập và lưu trữ hồ sơ cho khách.

– Tiếp nhận và giải quyết phàn nàn từ khách.

– Theo dõi, cập nhật, tổng hợp chi phí của khách.

– Thanh toán, tiễn khách.

– Tham gia công tác an ninh và an toàn của khách sạn.

Mô tả công việc các chức danh khác thuộc bộ phận lễ tân

Trưởng bộ phận lễ tân

– Lên kế hoạch và triển khai thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận lễ tân.

– Phân công công việc cho các giám sát, nhân viên trong bộ phận.

– Kiểm tra giá phòng khách trên hệ thống, đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác theo các chương trình khuyến mãi, mùa cao điểm…

– Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong và thái độ làm việc của các nhân viên.

– Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên bộ phận.

– Lên kế hoạch và triển khai thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận.

– Hỗ trợ nhân viên xử lý những yêu cầu khó của khách, phàn nàn mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được.

– Trực tiếp tham gia vào quá trình phỏng vấn, tuyển chọn, đàm phán chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới.

– Lên kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận.

Giám sát lễ tân

– Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên bộ phận.

– Giám sát khu vực tiền sảnh hàng ngày, đảm bảo nhân viên trong bộ phận làm việc theo đúng các tiêu chuẩn khách sạn.

– Giám sát việc thực hiện các thủ tục check-in, check-out và quản lý doanh thu.

– Kiểm tra và đảm bảo mọi dịch vụ được thực hiện theo đúng quy trình.

– Nhận bàn giao từ ca trước: chìa khóa vạn năng, chìa khóa quỹ, bộ mở khóa phòng, sổ nhật ký lễ tân để tiếp tục thực hiện các công việc dang dở.

– Bố trí đủ nhân viên trực trong thời gian ăn giữa ca để không ảnh hưởng đến hoạt động đón tiếp và phục vụ khách.

– Cập nhật danh sách khách VIP, khách đoàn hàng ngày để xếp phòng phù hợp với những yêu cầu của khách.

– Trực tiếp kiểm tra việc chuẩn bị phòng cho khách VIP, đảm bảo mọi yêu cầu được đáp ứng.

– Triển khai tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên trong bộ phận.

– Lưu lại nội dung các phàn nàn và cách giải quyết vào sổ nhật ký giám sát để tránh lặp lại những lỗi tương tự trong tương lai.

Lễ tân ca đêm

– Kiểm tra danh sách khách lưu trú trong ngày.

– Thực hiện thủ tục khai báo tạm trú cho khách qua Internet với cơ quan chức năng địa phương.

– Thực hiện và hoàn thành các công việc tồn đọng từ ca trước.

– Giám sát khu vực sảnh, đảm bảo các vấn đề an ninh – an toàn của khách sạn, nếu phát hiện có vấn đề khả nghi, nhanh chóng báo cáo nhân viên an ninh.

– Kiểm tra danh sách khách cần check in, check out muộn để chuẩn bị các thủ tục, hồ sơ cần thiết.

– Kiểm tra các yêu cầu báo thức được ghi nhận từ các ca trước.

– Cài đặt giờ báo thức cho khách.

– Phối hợp với tổ lái xe/bellman chuẩn bị xe hoặc gọi taxi cho khách.

– Phối hợp cung cấp các số liệu, chứng từ cần thiết cho kiểm toán đêm.

– Tổng kết, bàn giao số tiền thu được trong ca làm việc cho nhân viên chuyên trách của khách sạn.

– Ghi chép các công việc tồn đọng, các yêu cầu, lưu ý của khách vào sổ giao ca để lễ tân ca sáng thực hiện.

– Cuối ca, bàn giao công việc lại cho nhân viên lễ tân ca sáng trước khi ra về.

Đăng Ký Để Được Tư Vấn Miễn Phí

Khách sạn nào cũng có cơ cấu tổ chức nhân sự cụ thể, được tổ chức dựa vào mô hình và quy mô của khách sạn đó. Vậy bạn có biết chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn? Cùng Cao đẳng Viễn Đông tìm hiểu điều này.

Các bộ phận trong khách sạn được phân chia, bố trí những công việc với chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng chung quy lại vẫn nhằm mục đích chung là đáp ứng, làm hài lòng nhu cầu của khách hàng với các dịch vụ của khách sạn, mang lại doanh thu cho khách sạn, giữ chân khách hàng trung thành và thu hút khách hàng mới đến với khách sạn.

Mỗi bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, quan trọng đảm bảo khách sạn hoạt động trơn tru, hiệu quả.

Chức năng: bộ phận đón tiếp còn gọi là bộ phận lễ tân được ví như bộ mặt của khách sạn trong việc giao tiếp và tạo mối quan hệ với khách hàng, với nhà cung cấp và đối tác. Bộ phận này còn là cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ của khách sạn, giữa các bộ phận với nhau trong khách sạn. Đây còn là trợ thủ đắc lực của quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của khách sạn, nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai,…giúp ban giám đốc nắm vững tình hình khách lưu trú, thông tin về cơ cấu khách, nguồn khách từ đó đưa ra những thay đổi, kế hoạch nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho khách sạn.

Bộ phận buồng phòng có thể được phân thành những bộ phận nhỏ với chức năng riêng, cụ thể hơn như: bp dọn phòng, bp giặt ủi, kho vải, bp vệ sinh công cộng, cây xanh, cắm hoa …

Sinh viên Cao đẳng Viễn Đông học thực tế Nghiệp vụ Buồng phòng tại khách sạn Đệ Nhất

Chức năng: cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách hàng; hoạch toán chi phí tại bộ phận

Sinh viên Cao đẳng Viễn Đông tham gia học kỳ Doanh nghiệp tại Đông Phương Group

Nhiệm vụ: tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống gồm 3 hoạt động chính: chế biến, lưu thông và tổ chức phục vụ dịch vụ ăn uống tại khách sạn; phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn; cung cấp các dịch vụ bổ sung như: tổ chức tiệc, buffet cho hội thảo, tổ chức tiệc theo yêu cầu của khách.

Bộ phận kinh doanh tổng hợp bao gồm: bp kinh doanh và Marketing

Sinh viên cao đẳng Viễn Đông biểu diễn Bartender

Khi lựa chọn khách sạn để lưu trú thì đối với khách hàng chất lượng phòng ngủ là một trong các tiêu chí hàng đầu để họ quyết định. Vì vậy, để cho mỗi căn phòng đều luôn được đảm bảo và duy trì theo đúng tiêu chuẩn thì đó là sự đóng góp không hề nhỏ của các nhân viên bộ phận Buồng phòng.

Bất kỳ ai trong chúng ta khi lưu trú tại một khách sạn bất kỳ nào đó, đều chúng ta mong mỏi nhất chính là sự sạch sẽ, thoải mái để có được giấc ngủ ngon nhất. Chính vì vậy, có thể nói phòng ngủ chính là “sản phẩm” quan trọng nhất của mỗi khách sạn và bộ phận Buồng phòng chính là những người đóng vai trò quan trọng và trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng của “sản phẩm”.

Chức năng và nhiệm vụ của nhân viên bộ phận Buồng phòng?

Bộ phận Buồng phòng sẽ chịu trách nhiệm duy trì chất lượng phòng ngủ theo đúng tiêu chuẩn các tiêu chuẩn nhằm mang lại sự thoải mái, chất lượng dịch vụ phòng ngủ tốt nhất cho khách trong suốt thời gian lưu trú. Ngoài ra, bộ phận Buồng phòng còn phải phối hợp chặt chẽ, đồng bộ với bộ phận Lễ tân (và các bộ phận khác) trong việc cung cấp dịch vụ phòng ngủ cho khách.

Học quy trình, nghiệp vụ Buồng phòng khách sạn bao gồm những gì?

Khi tham gia các khóa học nghiệp vụ Buồng phòng thì người học được đào tạo các kỹ năng cơ bản cần có ở một nhân viên bộ phận Buồng phòng, bao gồm: thao tác dọn giường, kiểm tra vết bẩn, các bước trải ga giường hay cách thay vỏ bao gối – mền… theo đúng các tiêu chuẩn ở các khách sạn 5 sao.

Học viên được học về các kỹ năng cần có ở nhân viên Buồng phòng

Không chỉ quay quanh việc dọn dẹp giường ngủ, người học còn làm quen với các thao tác khác như: sử dụng máy hút bụi, cách giũ rèm cửa, cách đánh bóng các vật dụng, trang trí hay cách lau chùi khu vực nhà vệ sinh…

Đặc biệt, một kiến thức quan trọng mà một nhân viên Buồng phòng cần nắm vững đó chính là cách sử dụng các hóa chất. Bạn phải nắm và phân biệt được các loại hóa chất khác nhau và chúng được sử dụng ở khu vực nào hay chất liệu tương ứng với nó cũng như cách sử dụng, bảo quản để tránh gây lãng phí và nguy hại cho chính người làm việc.

Bên cạnh đó, người học còn được hướng dẫn đầy đủ quy trình làm phòng từ các bước cơ bản như nhận danh sách phòng, chuẩn bị xe đẩy (trolley), cách kiểm tra – xin phép khách làm phòng đến các bước chi tiết như: khi vào phòng thì nên làm theo thứ tự nào cho thuận tiện nhanh chóng, nên dọn khu vực nào trước, cách kiểm tra các thiết bị trong phòng, ghi nhận – xử lý các dịch vụ yêu cầu của khách…

Sau khi dọn dẹp, làm vệ sinh phòng ngủ xong thì nhân viên Buồng phòng có trách nhiệm kiểm tra và bổ sung các vật dụng Amenities cho khách (khăn, trà, café, nước suối…) cũng như kiểm tra mini-bar về số lượng khách sử dụng, hạn sử dụng của các vật phẩm, bổ sung và ghi nhận lại trong báo cáo… Sau đó là cách kiểm tra để đảm bảo trước khi rời phòng thì tất cả các khu vực đều đã sạch sẽ và thao tác rời phòng khách.

Cuối cùng, người học còn được chia sẻ các cách xử lý tình huống khi khách có treo bảng “Do not Disturb (Không làm phiền), khách muốn đổi phòng, khách có yêu cầu đặc biệt hay phàn nàn… cũng như cách ứng phó trong các tình huống hỏa hoạn, khách bị thương, có trộm cắp, khủng bổ…

Học nghiệp vụ Buồng phòng khách sạn ở đâu uy tín, chất lượng?

Để nằm vững nghiệp vụ Buồng phòng thì việc lựa chọn cơ sở học tập uy tín, chất lượng là vô cùng quan trọng. Trong đó, Hướng Nghiệp Á Âu là một trong những đơn vị đào tạo và cung ứng nguồn nhân lực chất lượng cao ngành Nhà hàng – Khách sạn, Ẩm thực và Dịch vụ.

Phòng ngủ thực hành cho học viên đạt chất lượng tương đương với các khách sạn 5 sao thực tế

Tại Hướng Nghiệp Á Âu, giáo trình nghiệp vụ Buồng phòng được biên soạn dựa trên tiêu chuẩn nghề (Bộ tiêu chuẩn về các kỹ năng nghề Du lịch Việt Nam) mang đến cho Học viên nghiệp vụ cần thiết với yêu cầu công việc thực tế.

Ngoài ra, dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của đội ngũ Giảng viên là các Chuyên gia, nhà Quản lý với nhiều năm kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn khách sạn quốc tế. Học viên sẽ được hướng dẫn tường tận về mọi bí quyết để tự tin, nắm bắt nhanh hơn khi ra làm nghề.

Với cơ sở vật chất khang trang, hiện đại và nhất là tiêu chuẩn phòng thực hành đạt chất lượng tương đương với khách sạn 4, 5 sao hiện hành mang lại cảm giác chân thật nhất cho học viên khi thực hành các thao tác, từ đó sẽ không bị bỡ ngỡ với môi trường thực tế. Đặc biệt, mỗi khóa học ở Hướng Nghiệp Á Âu cỏn tổ chức các đợt tham quan thực tế nhà hàng, khách sạn 4, 5 hàng đầu ở Việt Nam.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu/ đăng ký tham gia khóa học Nghiệp vụ Buồng phòng thì hãy liên hệ ngay số 1800 6148 (miễn phí cưới gọi) để được tư vấn thêm.

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn:

1/ Ban giám đốc:

Bao gồm một giám đốc và một phó giám đốc quản lý khách sạn Phú Quốc.

– -Giám đốc: nắm quyền điều hành, và ra các quyết định chính về hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty mình.

– Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, và tham mưu cho giám đốc về công tác thị trường, về xây dựng kế hoạch kinh doanh (kế hoạch hàng năm và kế hoạch dài hạn), là người do giám đốc đề nghị. Và là người thay mặt giám đốc điều hành khách sạn khi giám đốc uỷ quyền.

2/ Phòng kế toán tài chính:

Theo dõi, ghi chép chỉ tiêu của công ty theo hệ thống tài khoản và chế độ kế toán hiện hành của nhà nước. Quản lý thống nhất vốn, bảo quản, sử dụng và phát triển nguồn vốn đó. Hàng năm tính khấu hao, xem xét lợi nhuận để đưa vào công ty.

3/ Bộ phận lữ hành:

Khai thác thi trường khách du lịch, xây dựng, tổ chức bán các chương trình du lịch cho khách, đón tiếp, điện thoại, fax và các dịch vụ cung cấp thông tin,bán hàng… Ngoài ra còn tham mưu, nghiên cứu cho ban giám đốc công ty về thị trường du lịch, và đề xuất với ban giám đốc về chiến lược kinh doanh của công ty.

Giữ gìn trật tự,bảo đảm an toàn cho khách sạn, trông giữ xe cho khách và cán bộ công nhân viên của khách sạn. Đồng thời chỉ dẫn cho khách lạ nơi khách cần đến trong khách sạn tại đảo Ngọc.

5/ Đội tu sửa:

Nhiệm vụ là sửa chữa những trang thiết bị bị hỏng trong khách sạn như: khoá, tivi, vòi nước…

6/ Bộ phận lễ tân:

7/ Bộ phận buồng:

Bộ phận buồng là bộ phận hỗ trợ quan trọng nhất cho bộ phận lễ tân.

– Bộ phận buồng có chức năng:

+ Chăm lo sự nghỉ ngơi của khách trong khách sạn.

+ Phối hợp với bộ phận lễ tân theo dõi và quản lý việc cho thuê buồng của khách sạn.

– Nhiệm vụ:

+ Chuẩn bị buồng để đón khách mới đến.

+ Làm vệ sinh buồng hàng ngày.

+ Làm vệ sinh khu vực hành lang và nơi công cộng trong khách sạn.

+ Kiểm tra hoạt động của các thiết bị trong buồng.

+ Nhận và giao các dịch vụ phục vụ khách.

+ Nắm được tình hình khách thuê buồng.

8/ Bộ phận nhà hàng:

a) Bộ phận bếp:

– Có chức năng:

+ Cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách lưu trú.

+ Hạch toán chi phí .

+ Tạo thêm lợi nhuận cho khách sạn.

+ Phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn.

– Nhiệm vụ:

+ Nắm vững kế hoạch, thực đơn yêu cầu chế biến của khách về thức ăn để tính tiêu chuẩn, tính giá thành, lập dự trù chuẩn bị nguyên liệu để kịp khi phục vụ khách.

+ Đảm bảo chế biến đúng kế hoạch, thực hiện, thời gian và chất lượng các món ăn của các đối tượng khách.

b) Bộ phận bàn bar:

Trong khách sạn bộ phận bàn bar đóng vai trò quan trọng trong viêc tổ chức và thực hiện công việc đón tiếp, phục vụ khách ăn uống hàng ngày. Bộ phận này tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên cũng tham gia thực hiện chức năng bán hàng hoá, dịch vụ và tăng doanh thu cho khách sạn. Bộ phận này có nhiệm vụ:

– Phục vụ khách ăn, uống hàng ngày trong khách sạn.

– Phối hợp chặt chẽ với bộ phận bếp để phục vụ mọi yêu cầu của khách.

– Tổ chức sắp xếp, trang trí phòng ăn gọn gàng, thẩm mỹ.

– Đảm bảo vệ sinh phòng ăn, trang thiết bị, dụng cụ phục vụ khách.

– Thực hiện tốt vệ sinh cá nhân.

– Có biện pháp phòng ngừa, bảo vệ an toàn cho khách trong khi ăn uống.

– Quản lý các tài sản vật tư hàng hoá của nhà hàng.

– Thực hiện chế độ báo cáo hàng ngày.

– Thường xuyên trao đổi, học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ, văn hoá, ngoại ngữ,…