1. Công việc thủ kho – cũ nhưng chưa bao giờ thất thế
Công việc thủ kho – một công việc cũ nhưng chưa bao giờ lỗi mốt và hết thời. Sức hút của nghề không kém cạnh bất cứ một ngành nghề nào. Nếu nói bán hàng là nghề trường tồn của xã của xã hội thì công việc thủ kho lại là nghề song hành với bán hàng khẳng định sự trường tồn của nó.
Hoạt động quản lý kho là hoạt động quan trọng kiểm soát và cân đối nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu, đảm bảo cho các hoạt động sản xuất diễn ra một cách liền mạch hiệu quả. Đây là bước đầu và là một trong những giai đoạn quan trọng của quá trình sản xuất. Duy trì hàng hóa trong kho hợp lí, hiệu quả là điều cần thiết. Để làm được điều này trước tiên bạn cần hiểu kho là gì, chức năng của kho và công việc quản lý kho như thế nào?
1.1. Thủ kho là gì?
Kho là vị trí được sử dụng để dự trữ, bảo quản nguyên liệu đầu vào hoặc thành phẩm đầu ra của doanh nghiệp nhằm cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất, hoạt động cũng như là nơi lưu trữ các sản phẩm sau quá trình sản xuất để đảm bảo quy trình hoạt động, đảm bảo thành quả của doanh nghiệp. Kho là loại hình logistics truyền thống và khá phổ biến ở Việt Nam.
Nghề thủ kho là công việc có lịch sử lâu đời, xuất hiện từ khi hình thái kinh tế hàng hóa hình thành và ngày càng phát triển. Vì vậy có thể nói, đây là một nghề cũ nhưng chưa bao giờ thất thế trong nền kinh tế. Cho tới hiện nay, thủ kho đã trở thành một nghề độc lập với nhu cầu của thị trường lao động lớn. Để cung câp nhân lực cho ngành này nhiều cơ sở giáo dục để phát triển và đào tạo để phục vụ nền kinh tế.
1.2. Chi tiết công việc thủ kho
Với các ứng viên có nhu cầu tìm việc làm thu kho cần lưu ý, thủ kho và quản lý kho là hoạt động khá phức tạp với nhiều công việc nhau để tổ chức và duy trì hàng hóa đảm bảo tính liên tục của quá trình vận hành. Công việc của thủ kho như sau:
– Nhiệm vụ quan trọng đầu tiên của thủ kho là thực hiện thủ tục nhập xuất hàng gồm các công đoạn sau:
+ Nhận các thông tin về việc hàng hóa tới kho và những quyết định xuất hàng khỏi kho từ các đối tác thông qua bộ phận chuyên nghiệp chuyển thôn tin xuống.
+ Kiểm tra các chứng từ yêu cầu xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định để đảm bảo hàng hóa thật, đúng đối tượng tránh nhầm lẫn
+ Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định nhằm phục vụ cho khâu kiểm soát hàng tiếp theo
+ Khi có thông tin nhập hàng thì thủ kho cần phải có trách nhiệm sắp xếp vị trí, mặt bằng gọn gàng và sạch sẽ để sẵn sàng tiếp nhạn hàng khi đến kho được thuận lợi và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian
+ Thủ kho thực hiện nhập hàng và xuất hàng đảm bảo các công cụ xếp dỡ và quá trình diễn ra không làm tổn hại đến hàng hóa
+ Ghi phiếu nhập kho, phiếu xuất kho là những thông tin chi tiết cụ thể có thể sử dụng để thống kê ngay giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo số lượng hàng hóa
+ Theo dõi số lượng hàng nhập và xuất kho hàng ngày và đối chiếu với định mức tối thiểu của kho nhằm thực hiện việc duy trì hiệu suất kho
+ Theo dõi hàng tồn và số lượng hàng tồn kho tối thiểu trong ngày nhằm cung cấp thông tin tin cho các bộ phận khác để có phương án đối với số lượng hàng tồn
– Công việc tiếp theo là theo dõi hàng tồn kho
+ Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu và số lượng hàng tồi kho tối thiểu trong ngày
+ Đảm bảo các loại hàng hóa luôn có định mức tồn kho tối thiểu
+ Nếu có sự thay đổi đột ngột về hàng hóa nhập xuất kho cả không chỉ là số lượng và cả chất lượng thì đề xuất với Giám đốc thay đổi định mức tối thiểu kho hoặc đưa ra phương án giải quyết kịp thời nhằm khắc phục về chất lượng của hàng hóa
– Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho cũng là một công việc của thủ kho
+ Lập các phiếu yêu cầu mua hàng theo đúng kế hoạch
+ Trực tiếp làm thủ tục mua hàng hóa và
+ Theo dõi quá trình nhập hàng và đôn đốc việc mua hàng, mua nguyên liệu đảm bảo hiệu suất kho cũng như cung cấp nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất.
– Sắp xếp hàng hóa trong kho cũng là công việc điển hình của thủ kho
+ Lập hồ sơ đổi kho và cập nhật sơ đồ kho khi có thay đổi
+ Sắp xếp hàng hóa khoa học sao cho dễ lấy, tránh đổ vỡ, hỏng hóc, trầy xuất, đối với một số mặt hàng yêu cầu khô ráo thì tránh chỗ ẩm ướt
+ Sắp xếp hàng hóa theo đúng điều kiện được yêu cầu
– Đảm bảo tiêu chuẩn hàng trong kho, thủ kho cần sắp xếp hàng theo đúng yêu cầu được nhận để đảm bảo tính năng của hàng hóa nguyên vẹn. Đối với những hàng hóa mau hư hỏng cần quản lý chặt chẽ nhập với số lượng phù hợp và đảm bảo nguyên tắc xuất trước; báo cáo với cấp tên khi có sự cố phát sinh. Ngoài ra cần đảm bảo tiêu chuẩn kho như sạch sẽ, kho ráo, thông thoáng, sắp xếp khoa học.
- Lập hồ sơ kho và kiểm kê hàng hóa
+ Việc lập hồ sơ kho thể hiện vị trí đặt hàng, lối đi để tìm kiếm là điều thủ khi phải làm và giúp cho việc quản lý dược dễ dàng, nhất là với những kho lớn, số lượng hàng hóa nhiều thì việc này vô cùng quan trọng. Việc số hóa các đặc trưng của từng loại hàng theo mã hàng, hạn sử dụng, kích thước, đối tượng yêu cầu,… các tiêu chí phụ thuộc vào hiệu suất kho và loại hàng kho nhập. Điều này giúp quản lý nhanh chóng, nhiều người, nhiều bộ phận cùng quản lý được.
+ Kiểm kê hàng hóa là công việc diễn ra hàng ngày. Việc này giúp kiểm soát lượng hàng lưu thông lẫn hàng tồn kho và phát hiện những bất thường về hàng hóa để lập danh sách gửi cho các bộ phận chức năng xử lý.
– Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy để đảm bảo an toàn kho là điều vô cùng quan trọng. Bởi lẽ là nơi sắp xếp hàng hóa có môi trường khô để bảo quản cũng như hàng hóa có nhiều thứ dễ cháy là những nguy hiểm tiềm ẩn hỏa hoạn bất cứ lúc nào.
Tuy nhiên thực trạng thì điều này lại không được chú trọng, cần lưu ý hơn vì một khi hậu quả xảy ra sẽ là rất lớn. Cần đảm bảo các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy, bình chữa cháy còn hạn sử dụng, hệ thống cấp nước chữa cháy hoạt động tốt, kiểm soát việc dùng lửa, thuốc lá trong khu vực chứa hàng. Kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy theo định kỳ.
2. Những yếu tố để trở thành một thủ kho giỏi
2.1. Yêu cầu cơ bản về một thủ kho
Nhân viên kho hay thủ kho là công việc tưởng như đơn giản nhưng yêu cầu sự tỉ mỉ, chính xác trong công việc. Và thực tế khâu quản lý kho không hề đơn giản và ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động và doanh thu của doanh nghiệp, việc để thất thoát là điều cần tránh hàng đầu với công việc thủ kho. Để thực hiện tốt, công việc này có một số yêu cầu với người thực hiện.
2.1.1. KPI công việc
– thời gian vận chuyển từ nơi khởi hành đến kho và ngược lại. Tùy thuộc vào từng đợt hàng sẽ có nơi khởi hành khác nhau có thể là cảng, nơi cung cấp,…
– Tỷ lệ giao hàng đúng hạn
– Đảm bảo giao hàng đúng chất lượng và số lượng với tỷ lệ cụ thể
– Chính xác invoice, tức yêu cầu về hóa đơn chứng từ cần chính xác
– Xác định thời gian trung bình để mua từng loại hàng
– Xác định tỷ lệ hỏng hàng hóa trong kho để có phương án khắc phục
– Hiệu suất hiệu quả hoạt động của kho
– Báo cáo định kỳ
2.1.2. Yêu cầu đối với người thủ kho
Để hoàn thành tốt công việc cũng như những KPI đề ra thì người thủ kho cần đáp ứng một số yêu cầu nhất định nhằm tiến hành tốt đem lại hiệu quả thì các doanh ngiệp thường đưa ra một số yêu cầu với thủ kho như sau:
– Người lao động từ 22 tuổi trở lên
– Tốt nghiệp từ Trung cấp trở lên với chuyên ngành Kinh tế, Thương mại hoặc Kế toán
– Am hiểu về nghiệp vụ quản lý kho
– Sử dụng thành thạo tin văn phòng và các phần mềm quản lý
– Năng động, giao tiếp tốt, có khả năng quản lý
– Trung thực và có trách nhiệm với công việc
2.2. Những kỹ năng và phẩm chất cần có ở một thủ kho giỏi
2.2.1. Những kỹ năng ở một thủ kho giỏi
– Kỹ năng tiếp thu nhanh, nhất là ứng dụng các phần mềm hỗ trợ
– Kỹ năng hệ thống hóa sổ sách và thông tin
– Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập xuất kho
– Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa khoa học
– Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
– Kỹ năng phân tích , xử lý tình huống và ra quyết định
– Kỹ năng quản trị thay đổi
– Kỹ năng quản trị rủi ro đối với hàng hóa
– Kỹ năng giải trình
– Kỹ năng giao tiếp
– Kỹ năng làm việc nhóm
Những kỹ năng trên không chỉ được dùng thành thạo mà cùng kết hợp, liên kết chúng với nhau để đạt hiệu quả công việc tốt nhất. Đặc biệt để nâng cao quản lý kho kỹ năng sử dụng máy móc, thiết bị hỗ trợ là vô cùng cần thiết để thống kê một lượng thông tin lớn và chính xác. Và Phần mềm ibom là một trong những phần mềm quản lý kho hàng online được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong công tác. Phần mềm này khiến công việc quản lý được hiệu quả và chuyện nghiệp hơn với những hỗ trợ sau:
+ Quản lý kho trực tuyến và Tổng hợp quản lý kho ở nhiều cơ sở
+ Tổng hợp các yêu cầu xuất nhập hàng, xử lý và phê duyệt một cách nhanh chóng
+ Kiểm tra tình hình hàng hóa
+ Tổng hợp dữ liệu, tính toán chi phí, điều hòa và giảm hàng tồn kho
Với những hỗ trợ của phần mềm, thiết bị máy móc sẽ giúp bạn làm quen với công việc một cách dễ dàng hơn cũng như nâng cao hiệu suất làm việc. Cùng yêu cầu sự chính xác thì việc sử dụng phần mềm làm cần thiết và phổ biến. Ngoài ra những kỹ năng khác cũng vô cùng quan trọng để nhận thức đúng đắn và xử lý tình huống hiệu quả.
2.2.2. Những phẩm chất cần có ở một thủ kho giỏi
Một thủ kho giỏi thích hợp với công việc sẽ được thể hiện qua khả năng làm việc. Ở những thủ kho giỏi có một số phẩm chất chung được chúng tôi tìm hiểu và cô động cho bạn. Những đặc điểm này là tính cách, khuynh hướng bộc lộ có sẵn hoặc được rèn luyện. Tuy không phẩm là những tính cách và phẩm chất xa lạ nhưng lại mang hiệu quả bất ngờ cũng là đặc trưng của công việc này đấy.
Đầu tiênlà những phẩm chất đặc trưng như tỉ mỉ, cẩn thận, nhạy bén và trung thực. Bởi lẽ phẩm chất cần và đặc trưng do yêu cầu của công việc. Từ những công việc của thủ kho đã phân tích cụ thể ở trên thì có thể thấy yêu cầu về độ chính xác, tiếp xúc từng đơn vị hàng với số lượng lớn, cẩn thận để đảm bảo chât lượng hàng hóa.
Phẩm chất tổ chức, lãnh đạo là điều cần có. Thử tưởng tượng nếu thủ kho tổ chức kém, sắp xếp không khoa học thì sẽ như thế nào? Với khối lượng hàng hóa lớn như vậy kho hàng sẽ trở thành lộn xộn và khó tìm kiếm biết bao. Phẩm chất, tính cách này khiến nhân viên làm việc hiệu quả, tránh những rắc rối không đáng có, công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Tư duy phê phán cũng là khả năng cần thiết. Đừng nghĩ sự tỉ mỉ, cẩn thận là tất cả đối với thủ kho. Khả năng tư duy phê phán cùng với sự quan sát sẽ giúp thủ kho phân tích, tổng hợp, đánh giá sự việc, đặc biệt là dự đoán trước những rào cản, thách thức trong công việc.