Top 9 # Giải Pháp Số Hóa Dữ Liệu Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 2/2023 # Top Trend | Theindochinaproject.com

Giải Pháp Số Hóa Dữ Liệu

Tại sao doanh nghiệp cần phải có giải pháp số hóa dữ liệu?

Việc lưu trữ tài liệu dạng bản cứng sẽ gặp phải một số những rủi ro như bị thất lạc tại liệu, sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm nếu như chúng không được lưu trữ đúng chỗ và khóa học, mặt khác không gian để kê những chiếc tủ lưu trữ các hồ sơ giấy tờ làm cho văn phòng thêm chật trội.

Thay vì phải đề xuất một kế hoạch chi trả lớn để đầu tư trang thiết bị và con người cho số hóa của Doanh nghiệp, trong khi vẫn quan ngại về khả năng xử lý các vấn đề phát sinh, việc Sử Dụng Dịch Vụ Thuê Ngoài Để Số Hóa lượng lớn giấy tờ quá khứ sẽ là một lựa chọn đáng cân nhắc và mang lại hiệu quả toàn diện cho Doanh nghiệp, bỏ qua được hàng loạt rủi ro chuyên môn.

Do đó, đội ngũ nhân sự TNsoft đã nghiên cứu đưa ra giải pháp số hóa giúp bạn làm chủ thông tin, nâng cao lợi nhuận, giảm chi phí và xóa bỏ mọi rủi ro về an toàn thông tin. Một hệ thống số hóa tốt cần có khả năng chuyển đổi nhanh chóng một khối lượng lớn tài liệu giấy sang các tài liệu số trong một thời gian ngắn. Sau khi được số hóa, các thông tin trên tài liệu trở nên hiện hữu bởi các hệ thống khai thác thông tin và sẵn sàng để phục vụ các nhân viên của tổ chức.

– Làm chủ được khối lượng lớn thông tin;

– Tiết kiệm không gian lưu trữ, Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu;

– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn;

– Có thể chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng trên bản quét;

– Tự động lập chỉ mục làm cho quá trình truy xuất thông tin của người sử dụng trở nên nhanh chóng và dễ dàng;

– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời;

– Tổng chi phí vận hành và quản lý thấp;

– Nâng cao tính bảo mật thông tin về quá trình xử lý công việc của người sử dụng và bảo vệ nguyên vẹn dữ liệu.

TNsoft là một trong những công ty hàng đầu cung cấp giải pháp số hóa dữ liệu hầu hết các khách hàng đều cảm thấy hài lòng với giải pháp mà chúng tôi mang lại. Đội ngũ hỗ trợ của TNsoft luôn tận tâm, chuyên nghiệp sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng, hỗ trợ xử lý các sự cố phát sinh trong suốt quá trình sử dụng.

Giải Pháp Đồng Bộ Hóa Dữ Liệu Qua Wireless

Tài khoản quản trị mặc định là admin – admin, do vậy bạn phải thay đổi tài khoản này ngay sau khi đăng nhập để đảm bảo tính bảo mật:

Thay đổi thông tin và nhấn Save:

Chuyển dữ liệu ca nhạc vào thư viện cá nhân

Subsonic sẽ sắp xếp các file ca nhạc theo cấu trúc: ArtistAlbumTrack Lưu ý 1 điểm rằng Subsonic không đọc dữ liệu từ thẻ ID3. Nhấn vào mục Settings và chọn Music Folders:

Và chúng ta hãy tiếp tục tìm hiểu về các thông số và thiết lập khác, ví dụ như mức độ hiển thị. Nhấn Settings và chọn Personal:

Tại đây, người dùng có thể thay đổi ngôn ngữ hiển thị mặc định, nền theme cho giao diện quản lý, và 1 số lựa chọn khác. Tiếp theo là mục Users:

Bạn có thể khởi tạo thêm các tài khoản người dùng mới, giới hạn số lượng bitrate tối đa cho các người dùng khác không thuộc hệ thống của bạn.

Với mục lựa chọn Network:

Và người sử dụng cũng nên lưu ý đến việc Subsonic tự động điều chỉnh các port điều hướng trên thiết bị router, quá trình thiết lập này để bạn có thể truy cập được từ phía bên ngoài hệ thống mạng. Nếu bạn đã đóng góp với dự án Subsonic, tài khoản của bạn có thể đặt thêm tên đăng nhập trên đường dẫn URL, sẽ dễ dàng và tiện lợi hơn rất nhiều khi áp dụng với mobile phone client.

Kích chuột phải vào biểu tượng Subsonic dưới khay hệ thống và chọn Subsonic Control Panel:

Ngoài ra, các bạn cũng có thể tự thiết lập và điều chỉnh thêm một số thuộc tính khác như podcast, quá trình transcoding để áp dụng với các định dạng file và tài khoản người dùng khác nhau, gán thêm các địa chỉ trạm phát sóng internet radio…

Với những ưu điểm và tính năng vượt trội như trên, Subsonic hiện đang là một trong những ứng dụng trực tuyến tốt nhất dành cho iPhone. Và dự án đang được phát triển rộng rãi trên các nền tảng khác như Linux, Unix, và Solaris.

Một tính năng khá mới mẻ khi áp dụng với Android là tận dụng tối đa giao diện điều khiển của server. Trong các bài thử nghiệm, 2 mẫu điện thoại HTC Incredible và Droid X cho phép người dùng đăng nhập qua trình duyệt, sắp xếp phân loại danh sách các bài hát, tạo và lưu playlist, và quan trọng nhất là hỗ trợ các file media bằng flash (đây có thể coi là cách duy nhất để sử dụng dịch vụ này mà không phải trả phí tính đến thời điểm này – nhưng có thể sẽ không kéo dài).

Giải Pháp Hệ Thống Số Hóa Tài Liệu

Có thể nói rằng giải pháp số hóa tài liệu đã thực sự trở thành vấn đề cấp bách hàng đầu không thể thiếu đối với các tổ chức doanh nghiệp vì nó tạo ra sự khác biệt về tốc độ và tư duy vượt trội.Các ứng dụng có tính kết nối nhanh chóng, chức năng chuyên biệt được chú trọng và việc quản lý, chia sẻ và kiểm soát thông tin hiệu quả sẽ là điểm mấu chốt giúp doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.Việc lưu trữ tài liệu dạng bản cứng sẽ gặp phải một số những rủi ro như bị thất lạc tại liệu, sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm nếu như chúng không được lưu trữ đúng chỗ và khóa học, mặt khác không gian để kê những chiếc tủ lưu trữ các hồ sơ giấy tờ làm cho văn phòng thêm chật trội. Trong khi đó, tài liệu giấy mà các tổ chức và doanh nghiệp phải xử lý đã tăng gấp 10 lần trong năm năm qua, và sự gia tăng này đã làm cho chi phí quản lý ngày càng tăng cao hơn.

Hợp lý hóa các quy trình kinh doanh và tăng hiệu suất công việc luôn là những mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp, nhất là khi tình hình kinh tế đang gặp nhiều khó khăn. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và sổ sách là một trong những giải pháp giúp các tổ chức và doanh nghiệp có thể tăng hiệu suất và giảm chi phí. Hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số là những ứng dụng phần mềm quản lý các tài liệu giấy và hồ sơ điện tử.Các phần mềm này có chức năng truy tìm, bảo mật và sắp xếp, lưu trữ tài liệu dưới dạng kỹ thuật số. Hệ thống quản lý này thường có các thành phần cơ bản: các công cụ nắm giữ và nhập để đưa tài liệu vào hệ thống; các phương pháp để lưu trữ hồ sơ tài liệu; các công cụ chỉ số hóa và truy tìm để xác định vị trí tài liệu; các công cụ phân phối để xuất tài liệu từ hệ thống ; hệ thống bảo mật để bảo vệ các tài liệu không được phép truy cập.

Quy trình quản lý tài liệu số bắt đầu bằng việc chuyển đổi các tài liệu giấy và sổ sách sang những hồ sơ điện tử có thể lưu trữ dưới dạng file mềm. Một tài liệu giấy được quét vào máy quét (scan) rồi chuyển thành file ảnh. Sau đó phần mềm sẽ chuyển file đó thành file mềm giống nguyên dạng ban đầu và có thể lưu trữ theo ý của người sử dụng. Khi cần, chỉ việc gõ từ khóa cần tìm.

Việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số giúp loại bỏ những khó khăn trong việc tìm hồ sơ lưu trữ. Với hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy.

Các hệ thống quản lý tài liệu xúc tiến các quy trình kinh doanh bằng cách cho phép truy cập ngay vào thông tin. Điều này làm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận và văn phòng, nâng cao khả năng bảo mật hồ sơ và sổ sách. Bên cạnh đó, có thể chia sẻ các tài liệu với đồng nghiệp, gửi thư điện tử và fax các hồ sơ ngay, truy cập các tài liệu trong lúc di chuyển, hỗ trợ những hồ sơ và sổ sách để phục hồi biến cố.

Một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể giúp tiết kiệm thời gian nhờ: trả lời ngay các yêu cầu thông tin, tìm được ngay vị trí của các tài liệu và trình bày các thông tin quan trọng; không bị mất tài liệu; giảm thời gian sao chép và phân phối tài liệu cho nhân viên và liên lạc bên ngoài.

Việc quản lý hồ sơ kỹ thuật số còn giúp giảm chi phí quản lý giấy tờ, giảm chi phí lập hồ sơ, sao chép và truy tìm tài liệu lưu trữ ngoài mạng, giảm thời gian ngừng việc trong trường hợp có thiên tai, đơn giản hóa việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục, dùng không gian để lưu trữ giấy trước đây cho các hoạt động tạo doanh thu có hiệu quả hơn… Nói chung, việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số giúp cho chi phí thấp hơn và doanh thu tăng, đưa đến khả năng sinh lợi cao hơn.

Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số là phương pháp đã khá phổ biến trên thế giới, nhưng còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Ngành công nghệ thông tin-viễn thông (CNTT-VT) Việt Nam đang phát triển nhanh chóng, tuy nhiên, đang phải đối mặt với một trong những khó khăn lớn trong việc số hóa thông tin. Đây là các giải pháp có hiệu quả để xây dựng cơ sở dữ liệu cấp quốc gia, cấp bộ và cấp tỉnh, thành phố để có khả năng chia sẻ thông tin với nhau.

Để thực hiện một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số, mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần phải chọn một hệ thống riêng, tùy theo nhu cầu khác nhau của mình để có thể đạt được hiệu quả cao nhất.

Một bài toán khá khó giải đối với các doanh nghiệp Việt thì với sự trợ giúp công nghệ từ phía Vinabis, những hệ thống quản lý thông tin trong doanh nghiệp sẽ thông suốt hơn. Tài liệu được scan và đánh chỉ mục trên máy chủ, cùng với khả năng chia sẻ, bảo mật không hạn chế. Tăng cường khả năng cộng tác và tìm kiếm thông tin trong doanh nghiệp, cắt giảm thời gian tìm kiếm thông tin và các chi phí ro các rào cản thông tin trong doanh nghiệp gây ra. Tạo đà bứt phá trong mọi mô hình doanh nghiệp.Nam Việt là công ty hàng đầu cung cấp giải pháp số hóa tài liệu đã được nhiều đơn vị tổ chức sử dụng như khối Ngân Hàng, khối trưởng học, bệnh viện,bảo hiểm tài chính…hầu hết các khách hàng đều cảm thấy hài lòng với giải pháp mà chúng tôi mang lại cho hị. Vì nó giúp cho nâng cao hiệu suất công việc có thể tìm kiếm tức thời ngay khi bạn gõ, chẳng khác Google trong nội bộ doanh nghiệp, cùng với công nghệ dữ liệu hướng đối tượng và hình thành mô hình thông tin phi cấu trúc, giúp mọi cho công việc của mình dễ dàng, mềm dẻo. Quản lý chặt chẽ, cùng phù hợp tiêu chuẩn ISO 27001:2008 trong quản lý an toàn thông tin, giúp các thông tin của doanh nghiệp luôn an toàn, bảo mật tuyệt đối.

Số Hóa Là Gì? Các Bước Giải Pháp Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ

Số hóa là gì? và Thuật ngữ “số hóa” bắt đầu xuất hiện và trở nên phổ biến trong khoảng 10 năm trở lại đây. Nói một cách đơn giản số hóa là việc nhập dữ liệu lên phần mềm, dễ dàng đánh giá, quản lý dữ liệu.

1. Số hóa là gì?

Số hóa là một hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thông thường sang hệ thống sử dụng kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa cá tài liệu dạng giấy sang cá tệp tin khác nhau hoặc số hóa truyền hình analog sang truyền hình phát sóng kỹ thuật số.

Hiện nay rất nhiều người nhầm lẫn giữa số hóa và chuyển đổi số. Số hóa là việc biến đổi cá giá trị thực sang giá trị dạng số còn chuyển đổi số là một dạng cao hơn một bậc khi hoàn thiện tất cả các bước. Ví dụ sau khi số hóa các tài liệu, cần phải sử dụng các phần mềm như BigData, AI… để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một loại giá trị khác. 

2. Các bước số hóa tài liệu lưu trữ

Bước 1:  Lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa

Đối với các cơ quan tổ chức không có một đơn vị nào có thể số hóa tài liệu 1 lần cho cả kho dữ liệu của mình được. Chính vì vậy nhận tài liều lưu trữ đã được lựa chọn để số hóa là điều rất cần thiết. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Phân loại và tách riêng các tài liệu rách, hư hỏng và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Áp dụng công nghệ Bookscan số hóa tài liệu lưu trữ nếu số hóa các tài liệu dạng đóng quyển.

Bước 3: Thiết lập hệ thống 

Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).

Bước 4: Kiểm tra 

Sau khi đã số hóa xong thì phải kiểm tra lại những tài liệu đấy, và những tài liệu không đạt chuẩn yêu cầu thì làm lại.

Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu

Khi bàn giao phải bản giao lại những tài liệu đã được số hóa và tài liệu gốc. Và khi kiểm tra phải kiểm tra từng trang tài liệu một cách chặt chẽ, đảm bảo tài liệu số hóa phải đầy đủ như ban đầu.

Một ứng dụng có thể đáp ứng yêu cầu được đặt ra để giải quyết các nhu cầu của doanh nghiệp hiện nay cần có những điều này:

Ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý dữ liệu chất lượng cao

Quản lý thông tin, số liệu hiệu quả

Cung cấp thông tin nhanh chóng và bảo mật

Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc

3. Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ

Là một mô hình chuyển đổi các loại văn bản từ dạng giấy tờ bản cứng sang dạng số bản mềm. Việc số hóa tài liệu này mang đến rất nhiều ích lợi và hiện nay đang là giải pháp tối ưu nhất cho các văn phòng, công ty.

Mô hình này mang lại rất nhiều tiện ích:

Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn

Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu

Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.

Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả

Giảm không gian lưu

Tránh việc mất

Chia sẻ thông tin nhanh chóng

Tăng cường khả năng bảo mật thông tin, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ 

4. Chi phí thực thi

Việc số hóa đòi hỏi một lượng chi phí khá lớn. Các doanh nghiệp, công ty cần cân đối giữa những khoản mua và bán trang thiết bị. Đảm bảo tính bền vững, giá trị phát triển về lâu dài, có tính bảo quản cao mà vẫn có giá thành hợp lý. Chưa kể các thiết bị cần có tính thân thiện với người sử dụng để đáp ứng tính thích nghi của nhân viên.

Theo thực tế, các doanh nghiệp có sự tăng trưởng vượt bậc đều là những doanh nghiệp đã ứng dụng thành công mô hình chuyển đổi số vào quy trình hoạt động. Để thực hiện được điều này, các doanh nghiệp cần xây dựng một mô hình chuyển đổi số phù hợp và tối ưu nhất. 

Doanh nghiệp hiện nay muốn phát triển và tạo nền móng vững chắc thì chuyển đổi số chính là một giải pháp tối ưu. Đặc biệt, xu hướng IoT đang ngày một phát triển, công nghệ đang là một chiếc chìa khóa mang tính quyết định cho sự thành công của doanh nghiệp.

Như vậy bài viết đã trả lời được câu hỏi “Số hóa là gì?” và các bước số hóa tài liệu lưu trữ. Có thể nói, chuyển đổi số là quá trình tạo nên bước ngoặt cho doanh nghiệp, là chìa khóa thành công và tạo đà phát triển về chiều sâu để tạo cho doanh nghiệp một nền tảng vững chắc và những bước phát triển vượt bậc theo sau.

Nguồn: http://chuyendoisodoanhnghiep.info/

Share this:

Twitter

Facebook

Like this:

Like

Loading…