--- Bài mới hơn ---
Luận Văn Đề Tài Hoạt Động Soạn Thảo Văn Bản Tại Ủy Ban Nhân Dân
Xa Rời Nguyên Tắc Tập Trung Dân Chủ
Mấy Suy Nghĩ Về Thực Hiện Nguyên Tắc Tập Trung Dân Chủ
Thực Trạng Và Giải Pháp Để Tăng Cường Công Tác Đánh Giá Quản Lý, Sử Dụng Đất Đai Ở Việt Nam
Một Số Giải Pháp Nhằm Tăng Cường Công Tác Quản Lý Đất Đai Trên Địa Bàn Huyện Cẩm Khê
Bài luận
Đề Tài
Hoạt động soạn thảo văn bản tại
UBND …………..- Thực trạng và giải pháp
LỜI CẢM ƠN !
Qua một thời gian thực tập tại UBND ………….. huyện ………….. tỉnh Quảng
Nam. Bản thân luôn cố gắng, nỗ lực vận dụng những kiến thức đã học để áp dụng
vào công việc.
Trong thời gian thực tập bản thân luôn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của
lãnh đạo UBND và Văn phòng UBND ………….. đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho
bản thân mượn tài liệu để nghiên cứu, tham khảo giúp cho bản thân hoàn thành tốt
báo cáo tốt nghiệp này.
Đồng thời trong quá trình viết đề tài tốt nghiệp, bản thân được sự giúp đỡ,
chỉ bảo tận tình của cô giáo …………..( giáo viên hướng dẫn viết đề tài).
Trong thời gian thực tập tại cơ quan và quá trình viết đề tài tốt nghiệp, do
bản thân lần đầu tiếp xúc với thực tế nên còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm thực tế
chưa có, kiến thức còn mang nặng tính lý thuyết nên đề tài sẽ không tránh khỏi
những thiếu sót, kính mong sự góp ý của quý thầy cô và lãnh đạo cơ quan để báo
cáo thực tập tốt nghiệp được hoàn chỉnh tốt hơn.
Nhân đây bản thân xin bày tỏ sự biết ơn đến lãnh đạo nhà trường cùng các
thầy cô giáo bộ môn văn thư trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Quảng Nam, đã
trang bị kiến thức cho em trong 2 năm học vừa qua. Những thầy cô đã trực tiếp
trang bị cho em những kiến thức cơ bản, những kinh nghiệm quý báu về ngành
Hành chính văn thư và xin gởi lời cảm ơn đến cô giáo hướng dẫn viết đề tài tốt
nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo UBND và Văn phòng
UBND ………….. đã tạo điều kiện giúp đỡ cho bản thân hoàn thành báo cáo tốt
nghiệp này.
Xin chân thành cảm ơn !
A. LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn
thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được
quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công
cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa
phương. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ
quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất
chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết
công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tác
soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của
quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Trên thực tế công tác soạn thảo văn bản trong hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng
được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn
bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc;
văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành chính;
văn bản không có tính khả thi…những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh
hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả
tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thời gian thực tập ở
UBND ………….., huyện ………….., tỉnh Quảng Nam em đã có dịp tìm hiểu về công
tác soạn thảo văn bản ở UBND xã. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như
năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “Hoạt động
soạn thảo văn bản tại UBND …………..- Thực trạng và giải pháp”. Đây cũng là
một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND xã và có một vai trò quan
trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý nhà nước tại địa phương. Do
đó em chọn đề tài này và cố gắng hoàn thành báo cáo thực tập với tinh thần nghiêm
túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của nhà trường và giáo viên hướng dẫn trong quá
trình thực tập ở UBND ……………
Báo cáo thực tập tốt nghiệp được biên soạn trong thời gian thực tập tại
UBND …………..; kết cấu đề tài gồm:
A. Lời nói đầu.
B. Nội dung.
Chương I: Giới thiệu và nét về UBND ……………
Chương II: Cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản thực trạng và giải
pháp.
C. Kết luận.
B. NỘI DUNG
CHUƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND …………..
I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH, VỊ TRÍ ĐỊA LÝ ……………
………….. là một trong 22 xã, thị trấn của huyện ………….. tỉnh Quảng Nam.
Được hình thành từ năm 1975 sau khi đất nước được hoàn toàn giải phóng, địa giới
hành chính của xã được chia thành 7 thôn gồm: thôn ………….., thôn …………..,
thôn ………….., thôn ………….. 1, thôn ………….. 2, thôn ………….. và thôn ……………
………….. là một xã nông nghiệp nằm cách trung tâm huyện ………….. 9 km về
phía nam; có chợ ………….. là chợ lớn thứ 2 của huyện ………….., đây là nơi tập
trung giao lưu buôn bán, trao đổi hàng hóa giữa các xã cánh trung của huyện. Xã có
diện tích tự nhiên 19,6 km2, dân số là 12.139 người; 75% dân số của xã sống dựa
vào nông nghiệp, 25% dân số là tiểu thương và buôn bán nhỏ lẻ khác tập trung chủ
yếu ở khu vực chợ …………… ………….. là một xã có truyền thống cách mạng anh
hùng trong chiến đấu, cần cù trong lao động. Năm 1986 ………….. được nhà nước
phong tặng danh hiệu “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân”.
II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ VĂN
PHÒNG UBND …………..
1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND ……………
– Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân ………….. thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân
dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực
hiện kế hoạch đó;
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh
ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa
phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân,
cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo
cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu
cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường
giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của
pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc
quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm
sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
– Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ
công nghiệp, Uỷ ban nhân dân ………….. thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
+ Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong
sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây
trồng và vật nuôi;
+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo
vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn
chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại
địa phương;
+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
– Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân …………..
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
– Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban
nhân dân ………….. thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,
trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý
trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình
được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ
chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử – văn hoá
và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương
theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa
phương.
– Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân ………….. thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện,
sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp
phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật
khác ở địa phương;
+ Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người
nước ngoài ở địa phương.
– Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện
chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân
dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
– Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật
và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền;
+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành
án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành
chính theo quy định của pháp luật.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND:
– Văn phòng UBND ………….. là cơ quan tham mưu giúp UBND trong việc
quản lý nhà nước tại địa phương. Là một bộ máy làm việc của cơ quan có chức
năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã, là nơi đảm bảo các
điều kiện vật chất kỷ thuật cho mọi hoạt động của HĐND và UBND.
– Giúp UBND xã xây dựng chương trình, lịch công tác, lịch làm việc và theo
dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế xã hội, an ninh – quốc phòng, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện.
– Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gởi lên
cấp trên.
– Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu mẫu
báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp
xã.
– Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,
nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc lên cấp trên
có thẩm quyền giải quyết.
– Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND và cho
công việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở xã.
– Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểu
HĐND và UBND theo quy định của pháp luật.
– Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan, tổ
chức và công dân theo cơ chế ” một cửa”
III. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND ……………
Chủ tịch UBND
Phó Chủ tịch UBND
Phụ trách kinh tế
Phó Chủ tịch UBND
Phụ trách Văn hóa xã hội
Ban CH
Quân sự
* Chú thích sơ đồ:
Quan hệ trực tiếp
Quan hệ trực thuộc
Quan hệ phối hợp
Ban VHXH
IV. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
UBND ……………
Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý gắn liền với công tác
quản lý nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.
Trong quá trình hoạt động của mình, UBND ………….. ban hành các loại văn
bản và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý mọi mặt hoạt động của
cơ quan và xã hội. .
UBND xã là cơ sở để tổ chức thực hiện và vận động nhân dân thực thi pháp
luật và chủ trương chính sách của Đảng. Song nhiều văn bản mới của Trung ương,
tỉnh ban hành địa phương không nhận được, khi nhận được chưa thực hiện thì các
văn bản mới lại ban hành thay thế. Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện lại
thiếu và nếu có thì không kịp thời nên dẫn đến địa phương thường gặp khó khăn
trong công tác chỉ đạo và tổ chức thực hiện.
Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư – Lưu trữ còn thiếu, chưa đáp
ứng được yêu cầu thực tế hiện nay. Việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ tại cơ quan hiện
nay chủ yếu là dùng sổ, kẹp 3 dây và tủ đựng tài liệu; chưa ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác lưu trữ.
Bên cạnh đó, do điều kiện chưa đào tạo được đội ngũ cán bộ kế cận nên việc
bố trí cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn thư- Lưu trữ tại UBND xã chưa đúng
với chuyên môn được đào tạo. Cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn thư – Lưu
trữ chủ yếu được đào tạo qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn và làm việc dựa trên kinh
nghiệm thực tế là chính nên ảnh hưởng không nhỏ đến công tác Văn thư – Lưu trữ
tại địa phương.
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng nói chung, trách
nhiệm của cán bộ làm công tác Văn thư nói riêng. Lãnh đạo UBND xã chỉ đạo,
nhắc nhở, điều chỉnh và phân công nhiệm vụ hợp lý cho cán bộ Văn phòng, Văn
thư hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và có thời gian nghiên cứu các vấn đề thuộc
chuyên trách chuyên môn nghiệp vụ của công tác Văn phòng và Văn thư.
Căn cứ vào các văn bản luật, văn bản hướng dẫn của cấp trên và dựa vào tình
hình thực tế tại địa phương, UBND xã họp chung UBND và riêng bộ phận Văn
phòng để rút kinh nghiệm trong việc tham mưu, soạn thảo văn bản và ban hành văn
bản. Từ đó rút kinh nghiệm để sửa đổi ban hành văn bản đúng theo thể thức quy
định của Nhà nước.
Thường xuyên cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác quản lý Nhà
nước và nghiệp vụ Văn thư -Lưu trữ do tỉnh, huyện mở. Đồng thời UBND xã còn
ban hành quy định về công tác quản lý, ban hành văn bản thuộc thẩm quyền UBND
cấp xã. Ngoài ra UBND xã còn tổ chức một tổ tiếp dân và tiếp nhận hoàn trả hồ sơ
để giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo yêu cầu.
Về cách thức giải quyết công việc: Tất cả các loại công văn giấy tờ đi, đến
đều phải qua bộ phận Văn thư, cán bộ Văn thư là người vào sổ đăng ký, trình ký,
chuyển giao theo đúng quy định và trình tự, quy trình giải quyết văn bản. Vì vậy,
tất cả các công văn, giấy tờ, các lọai đơn thư khi đến cơ quan và do cơ quan ban
hành đều thực hiện chính xác và đúng quy định.
1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị.
Hiện nay, khi trình độ khoa học ngày càng phát triển và được ứng dụng vào
nhiều lĩnh vực hoạt động, trong đó có công tác Văn phòng. Được sự quan tâm của
UBND huyện đã trang bị cho Văn phòng UBND xã một dàn máy vi tính và một số
phương tiện khác như: máy in, máy điện thoại, máy Fax, máy photocoppy, tủ đựng
hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác Văn phòng. Tuy so với yêu cầu nhiệm vụ vẫn còn
thiếu song cũng tương đối đảm bảo được yêu cầu phục vụ nhiệm vụ đối với Văn
phòng cấp xã.
2. Tình hình thực hiện công tác Văn thư ở cơ quan:
Trong quá trình thực hiện chức năng điều hành quản lý của mình, UBND xã
đã tiếp nhận ban hành và thực hiện một khối lượng văn bản quản lý Nhà nước rất
lớn nhằm thực hiện thắng lợi các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của
Nhà nước ở địa phương gồm: các văn bản của cơ quan hành chính cấp trên, các văn
bản giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tế tại địa phương. Với mục tiêu là
phục vụ cho nhiệm vụ kinh tế – xã hội, an ninh – quốc phòng ở địa phương và công
tác quản lý điều hành của UBND xã.
Trong quá trình hoạt động của mình, UBND xã thường ban hành các loại văn
bản và sử dụng các loại văn bản đó làm phương tiện lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý mọi
mặt hoạt động của địa phương, của nội bộ cơ quan.
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO
VĂN BẢN, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
+ Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản.
+ Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu cơ quan, tổ chức.
+ Nơi nhận.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung
trong những trường hợp cụ thể.
* Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản
20-25 mm
11
2
1
5a
10a
9a
10b
12
30-35 mm
15-20 mm
6
8
* Chú thích các ô số thể hiện thành phần thể thức văn bản :
1
: Quốc hiệu.
2
: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
3
: Số, ký hiệu văn bản.
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư
thực hiện các công việc sau:
– Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu
và ngày, tháng, năm của văn bản.
– Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
– Đăng ký vào sổ công văn đi.
– Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản
đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm
nhất là ngày làm việc tiếp theo.
– Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản
lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
Văn phòng UBND ………….. soạn thảo các văn bản hành chính trong thời
gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn
thảo. Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn
thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản ở Văn
phòng UBND xã cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau:
Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân (phạm
vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời điểm quy
định…). Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm
quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được
ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không
làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một trình
tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước;
câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa
ý hoặc lạc đề.
Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân
trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực
thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện
thực.
Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn
phòng UBND xã, Văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
xã trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật,
các dự án Kinh tế – Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các
dự án khác), tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình
soạn thảo các đề án đó. Qua đó càng thấy được vai trò của Văn phòng UBND đối
với UBND xã là vô cùng quan trọng, các văn bản được soạn thảo đúng trình tự,
thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật sẽ là cơ sở quan
trọng cho các quyết định của xã được đảm bảo hơn. Thế nhưng vấn đề đặt ra là cần
quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Thời giaxn từ
năm 2008 đến năm 2010, Văn phòng UBND xã đã soạn thảo được 358 Quyết định
nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc
khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết định cũ của
UBND đã ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất đối với các tổ chức và cá nhân
trên địa bàn xã… Do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo
văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn,
chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền
ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định… Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa
số lượng và chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải
quyết các công việc cụ thể của UBND ……………
2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND …………..
Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND xã đã nêu ở
trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động ban hành, ra
quyết định của UBND …………… Đạt được những thành tựu như trên trong công tác
soạn thảo và quản lý văn bản là những bước tiến mới, hướng đi mới trong quá trình
quản lý, điều hành của UBND trong việc thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của mình.
Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết công việc khi soạn thảo và ban
hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho
hoạt động quản lý của cơ quan. Một văn bản được soạn thảo và quản lý một cách
chặt chẽ, thống nhất tại Văn phòng UBND xã. Trong thời gian qua Văn phòng
UBND xã làm tốt nhiệm vụ này, văn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm
bảo không để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của
lãnh đạo UBND xã.
Thế nhưng, bên cạnh những kết quả đạt được như vậy, công tác soạn thảo
văn bản của Văn phòng UBND xã vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn chế sau:
– Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: cả về nội dung lẫn hình thức
của cơ quan soạn thảo của Văn phòng UBND xã còn chưa thống nhất. Trong quá
trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành
bằng công văn, tờ trình thì lại ban hành bằng thông báo, giấy mời… Nội dung quy
định trong các văn bản đã được soạn thảo có tình khả thi cao, tuy nhiên còn một số
văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế. Như
vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi UBND xã quan tâm chỉ đạo cho bộ
phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện
các quy định về công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước.
– Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của
Văn phòng UBND nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và
ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh
một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều
này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Các
chủ thể, cơ quan được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài
* Ví dụ về mẫu văn bản ban hành sai: Thông báo mang nội dung chỉ thị
ỦY BAN NHÂN DÂN
…………..
Số: 24 /TB-UBND
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.
………….., ngày 20 tháng 7 năm 2010
THÔNG BÁO
Về việc thực hiện công tác phòng chống dịch tai xanh ở lợn
Kính gửi:
– BCS 07 thôn;
– 41 tổ tự quản.
Hiện nay dịch tai xanh ở lợn tái phát trở lại trên địa bàn huyện ………….. và
có nguy cơ bùng phát trở lại ở các ổ dịch cũ trên địa bàn xã nhà.
Nay UBND xã thông báo cho các BCS thôn, tổ tự quản và tất cả nhân dân
trên địa bàn xã biết về việc phòng chống dịch tai xanh ở lợn trong thời gian đến cụ
thể như sau:
– BCS thôn, tổ tự quản phối kết hợp với thú y thôn kiểm tra, thống kê lại tổng
đàn lợn trên địa bàn của thôn mình, đồng thời thường xuyên kiểm tra giám sát báo
cáo kịp thời về tình hình dịch bệnh ở lợn cho Ban chỉ đạo phòng chống dịch của xã.
UBND xã giao trách nhiệm cho BCS thôn lập biên bản đối với thú y ngoài địa bàn
xã đến điều trị trong thời gian thực hiện công tác phòng chống dịch.
– Trách nhiệm của chủ vật nuôi lợn phải thường xuyên vệ sinh chuồng trại
tiêu độc khử trùng bằng vôi hoặc các hóa chất khác như: Benkocid, Iodiniot…
– Thực hiện 4 không: không giấu dịch, không bán chạy lợn bệnh, không giết
mổ tiêu thụ lợn bệnh, không vứt xác gia xúc ra môi trường. Nếu có lợn bị bệnh bất
kỳ là bệnh gì cũng phải báo cáo cho BCS thôn, tổ tự quản hoặc đồng chí Dương
Đình Ngọc (cán bộ thú y của xã) để được kiểm tra, hướng dẫn phòng chống dịch
bệnh.
– Thực hiện tiêm phòng văcxin đầy đủ khi UBND xã tổ chức.
Nhận được thông báo này đề nghị BCS 07 thôn, 41 tổ tự quản và chủ vật
nuôi lợn thực hiện nghiêm túc nội dung theo thông báo để công tác phòng chống
dịch tai xanh ở lợn tên địa bàn xã đạt kết quả. Nếu BCS thôn, tổ tự quản và các hộ
chủ vật nuôi không thực hiện thì UBND xã sẽ xử lý theo quy định của pháp luật.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu: VT, đ/c Vĩnh (02).
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
(đã ký)
…………..
* Nguyên nhân của những hạn chế
– Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để
truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn
bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu.
– Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước còn thể hiện tính quản lý lõng lẻo
cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được ban
hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin
chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa, không có hiệu lực.
– Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành chính
cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ,
văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng, làm cho văn bản hạn
chế tính khả thi.
– Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức các bộ phận quản
lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của bộ phận
văn thư trong việc cải tiến công tác lưu trữ. Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy
chế về công tác văn thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng rõ ràng các
phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.
– Số lượng biên chế của Văn phòng UBND còn thiếu, chỉ có 01 đồng chí cán
bộ phụ trách Văn phòng – Thống kê và 01 đồng chí là cán bộ Văn thư-Lưu trữ. Hơn
nữa cán bộ Văn phòng và văn thư của UBND xã chưa được đào tạo đúng về
chuyên môn, làm việc chỉ dựa trên kinh nghiệm và qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn
về chuyên môn là chính. Bên cạnh đó công việc ở bộ phận Văn phòng quá nhiều
mà lại thiếu người dẫn đến quá tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu
về ngành và lĩnh vực được giao.
– Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ban ngành về vai trò, chức năng của
văn bản và hệ thống các văn bản. Năng lực, trình độ của cán bộ công chức nhằm
đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn
chế; việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý
văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa được chú trọng.
--- Bài cũ hơn ---
Thực Trạng Và Một Số Giải Pháp Quản Lý Loài Ngoại Lai Xâm Hại
Tìm Giải Pháp Cho Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử
Lưu Trữ Tài Liệu Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước, Góc Nhìn Từ Khía Cạnh Quản Lý (Phần 1)
Thực Trạng Và Giải Pháp Quản Lý Nhà Nước Về Văn Thư
Công Tác Lưu Trữ Tài Liệu Điện Tử Ở Việt Nam
