Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2022

--- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Làm Mail Merge Trong Word
  • Cách Tạo Khung Trong Word 2010, 2013, 2007 Siêu Dễ
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010 (Phần 1)
  • 360 Phím Tắt Đáng Giá Trong Word 2007, 2010, 2013, 2022
  • Cách sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2022

    Để sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2022, bạn hãy thực hiện lần lượt theo các bước sau:

    Bước 1: Đầu tiên, bản hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.

    Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings ( Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge ( Bắt đầu trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard ( trộn thư từng bước) từ menu thả xuống.

    Bước 3: Lúc này, hộp Mail Merge sẽ xuất hiện, bạn hãy chọn loại tài liệu bạn muốn tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía bên phải cửa sổ Word. Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi động tài liệu) để chuyển sang bước 4.

    Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại), sau đó nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) để chuyển sang bước tiếp theo.

    Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc bạn có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard ( Trình hướng dẫn trộn thư).

    Bước 5: Chọn Use an existing list ( Sử dụng danh sách hiện có), sau đó bấm Browse ( Duyệt) để chọn tệp.

    Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, sau đó nhấp vào Open ( Mở).

    Bước 7: Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ làm việc Excel, bạn hãy chọn worksheet, sau đó bấm OK .

    Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients ( Hộp thư thoại), bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn mỗi hộp để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn đã hoàn tất, nhấp OK .

    Bước 9: Tiến hành bấm chọn vào Next: Write your letter ( Tiếp theo: Viết thư của bạn). Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. Khi được in, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận ( chẳng hạn như tên và địa chỉ ) sẽ khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.

    ​Lưu ý: Nếu bạn không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list ( Nhập danh sách mới) và nhấp vào Create ( Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ của bạn theo cách thủ công.

    Bước 10: Tiếp theo bạn cần chèn dữ liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

    Bước 11: Tiến hành chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ ( placeholder). Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Address block ( chặn địa chỉ).

    Bước 12: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó bấm OK.

    Bước 13: Một trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn ( ví dụ: “AddressBlock”).

    Bước 14: Thêm bất kỳ giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line ( Lời chào) ngay phía trên phần thân của bức thư.

    Bước 15: Sau khi bạn đã hoàn tất, nhấp Next: Preview your letters ( Tiếp theo: Xem trước thư của bạn) như hình bên dưới.

    Lưu ý: Đối với một số bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block ( Địa chỉ khóa) và Greeting line ( dòng Lời chào). Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn ( như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

    Bước 16: Xem trước bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.

    Bước 17: Nếu bạn thấy mọi thứ có vẻ chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge ( Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất).

    Bước 18: Sau khi đã hoàn thành hợp nhất, bạn tiến hành in thư bằng cách bấm Print ( In).

    Bước 19: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Lúc này, bạn hãy quyết định xem bạn muốn in All ( Tất cả) các thư tài liệu hiện tại hay chỉ một nhóm được chọn, sau đó bấm OK . Trong ví dụ của mình, mình sẽ in tất cả các bức thư.

    Bước 20: Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh cài đặt in nếu cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ được in.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Trộn Thư Trong Word 2022, Sử Dụng Mail Merge
  • Cách Thụt Lề Văn Bản Với Indents Và Tabs Trên Word 2022
  • Creating First Line And Hanging Indents
  • Sử Dụng Các Công Cụ Trên Thanh Thước Trong Word
  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2022 (Phần 6): Sử Dụng Indents Và Tabs
  • Sử Dụng Mail Merge Tạo Mail Hàng Loạt Trong Word 2007

    --- Bài mới hơn ---

  • Tạo Rule Trong Outlook, Phân Loại Và Lọc Email Trong Microsoft Outlook
  • Chuyển Email Tự Động Vào Một Thư Mục Trong Outlook
  • Hướng Dẫn Cách Đổi Tên Thư Mục Archive Trong Outlook 2022
  • Mở Và Tìm Các Mục Trong Tệp Dữ Liệu Outlook (.pst)
  • Hướng Dẫn Cách Phục Hồi Thư Đã Xóa Hoặc Lưu Trữ Trên Ms Outlook
  • Bài này là Bài thứ 7, Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 thuộc Chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007

    Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 sẽ hướng dẫn chúng ta cách tạo thư hàng loạt, được áp dụng trong các trường hợp như viết thư mời tới tất cả các khách hàng của công ty, viết phiếu chi trả lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty hoăc in bằng khen cho nhiều cá nhân cùng một lúc.

    1. Mail Merge căn bản

    a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư)

    Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau:

    1 Những tài liệu ban đầu.

    2 Người nhận thông tin, chẳng hạn như tên và địa chỉ của người mà bạn muốn kết hợp với các tài liệu chính.

    3 Các tài liệu đã hoàn thành, bao gồm các thông tin trong tài liệu chính cộng thêm mỗi thông tin riêng của từng người nhận.

    Sự hiểu biết những yếu tố này sẽ giúp bạn đạt được những kết quả trộn thư như mong đợi.

    b. Tài liệu chính?

    Là những tài liệu có chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí là một phiếu giảm giá.

    1 Nội dung là giống hệt nhau ở mỗi bản sao, ví dụ nội dung chính của một bức thư. Bạn chỉ cần đánh loại văn bản này một lần, không cần biết bạn sẽ in bao nhiêu lá như.

    2 Danh sách người nhận bao gồm tên, địa chỉ hoặc có thể thêm nhiều thông tin khác như tên công ty, chức vụ.

    c. Thông tin người nhận

    Trong Mail Merge, mỗi bản sao sẽ chứa thông tin của từng người nhận khác nhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.

    Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa chỉ trên bao thư, Tên trên câu chào trong thư, Tiền lương của từng nhân viên, v.v…

    Thông tin người nhận phải được đặt trong một nguồn dữ liệu (data source), nguồn dữ liệu là khái niệm cơ bản bao trùm trong Mail Merge. Ví dụ một danh sách liên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Các nguồn dữ liệu khác là một bảng(table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu Access, thậm chí là một tài liệu văn bản.

    d. Bộ tài liệu khi hoàn tất

    Tập hợp các tài liệu đã hoàn thành trong một thư có nội dung giống nhau mà bạn dự kiến đem in hoặc gửi bằng thư điện tử.

    Khi đã hoàn tất việc trộn thư bạn sẽ có:

    • Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà bạn có thể in (như thư, bì thư…) hoặc gửi qua mạng (như email).
    • Nội dung chính được giữ nguyên trong tất cả các tài liệu, chỉ có thông tin người dùng sẽ thay đổi trong từng tài liệu.

    2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận

    a. Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge

    Các cột và hàng trong một danh sách người nhận và khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính kết hợp cùng nhau để thực hiện việc trộn thư.

    Bạn biết những gì là các yếu tố cơ bản của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để thiết lập tài liệu chính của bạn và kết nối nó với danh sách người nhận.

    b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận

    Các cột đại diện cho một loại thông tin người nhận; mỗi hàng là một bộ thông tin hoàn chỉnh cho từng người nhận.

    Một danh sách người nhận có thể được thực hiện bằng bất kỳ chương trình nào, nhưng thông tin danh sách người nhận phải có cột và hàng.

    Bạn có thể tạo nó bằng cách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặc Outlook.

    2 Mỗi hàng trong một danh sách đại diện cho một thông tin đầy đủ của người nhận. Lưu ý rằng cần thiết phải ghi đúng tên và địa chỉ phải đầy đủ.

    Từ các tài liệu chính, bạn kết nối vào danh sách thông tin người nhận và sau đó bạn có thể thêm bất kỳ cột nào vào một vị trí trong tài liệu chính đó.

    Khi Mail Merge hoàn thành, sẽ có một tài liệu hoàn chỉnh cho mỗi người mà nó có chứa các thông tin từ các mục ở trong một hàng của danh sách người nhận.

    c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu

    Trong nhiều trường hợp, danh sách người nhận mà bạn muốn sử dụng đã tồn tại sẵn. Ví dụ:

    • Thông tin Khách hàng với tên, địa chỉ, và nhiều hơn nữa.
    • Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty bạn cung cấp.
    • Thông tin về nhân viên của bạn.

    Nếu danh sách đã tồn tại, bạn có thể chỉ cần kết nối với nó với tài liệu chính trong Mail Merge.

    Nhưng đừng lo nếu bạn chưa có một danh sách. Mail merge có một bước cho bạn có thể tạo một danh sách người nhận từ đầu.

    Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các dữ liệu trong danh sách người nhận vào bất kỳ lúc nào bằng cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients trong khi trộn thư hoặc bằng cách mở tập tin nguồn dữ liệu trực tiếp.

    d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge

    Sau khi bạn kết nối với những danh sách người nhận, bạn có thể chỉ định các thông tin mà bạn muốn có trong thư hợp nhất bằng cách sử dụng các trường ( fields).

    Một trường là một tập hợp lệnh điều khiển tự động chèn thông tin vào tài liệu. Một không chính thức, có thể coi trường là một vị trí định sẵn (place holder).

    e. Tìm hiểu Merge field

    Merge fields thực ra được tạo bởi các fields khác. Ví dụ, trong field Địa chỉ Block là một sự kết hợp của tên, tên họ , địa chỉ đường phố, thành phố, và mã bưu điện.

    “Tiêu Đề” “Họ Tên”

    “Địa Chỉ Tên Đường”

    “Thành Phố”, “Bang” “Mã Quốc Gia”

    Bạn cũng có thể kiểm soát cách nhìn thể hiện của thông tin người nhận trong các tài liệu đã trộn (merged) bằng cách định dạng các trường (fields).

    f. Thực hiện mail merge

    Một phong bì đã được ghi địa chỉ người nhận bằng cách sử dụng Mail Merge Wizard.

    Trong phần này bạn sẽ học những cách khác nhau để tạo Mail Merge.

    Sau đó, bạn sẽ có một cơ hội để thực hành trộn thư (mail merge) của riêng bạn bằng cách sử dụng danh sách người nhận mà bạn đã xem trong các phần trước.

    g. Mail Merge Wizard

    Để thực hiện trộn thư, chọn

    Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

    Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

    Trong Bước 1, trình Wizard sẽ mở ra với một câu hỏi bạn muốn loại tài liệu nào để thực hiện mail merge như Letters (thư), E-mail messages (email), Envelopes (bao thư), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thư mục).

    h. Cách tạo tài liệu chính

    Bước thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu. Bạn có thể sử dụng tài liệu đang mở, thay đổi cách trình bày của tài liệu hoặc chọn tài liệu khác.

    Chọn

    nếu bạn có một phong bì lưu trước đó mà bạn muốn sử dụng mail merge, nhưng màn hình của bạn hiện đang mở một mở tài liệu trống, chọn tùy chọn này là nơi để thay thế các tài liệu trống đó cho phong bì của bạn.

    Chọn Use the current document có nghĩa bạn bắt đầu với một tài liệu trống.

    i. Kết nối đến danh sách người nhận

    Bước 3: Bạn chọn danh sách người nhận có sẵn hoặc bạn có thể tạo một danh sách mới. Trong bước này, bạn kết nối với những danh sách thông tin người nhận mà bạn muốn trộn vào vào các tài liệu của bạn. Bạn có ba lựa chọn:

    Chọn

    nếu bạn đã có một danh sách người nhận có chứa những thông tin bạn muốn trộn thư, hãy chọn đường dẫn cho file danh sách này.

    Chọn

    nếu bạn đã có danh sách liên lạc trong Outlook. Sau đó chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file.

    Chọn

    nếu bạn chưa có danh sách người nhận. Danh sách mới được lưu như là một cơ sở dữ liệu Access với kiểu file là (.MDB) trong thư mục My Data Sources, nơi mà tài liệu của bạn cũng như thư mục được lưu vào đó. Và bạn cũng có thể tái sử dụng lại cho những lần trộn thư sau này.

    Cách tốt nhất là bạn nên lưu các file danh sách là trong My Data Sources hoặc trong thư mục My Documents để thuận tiện cho mail merge. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kết nối với bất kỳ danh sách thông tin người nhận nào từ vị trí trên máy tính của bạn hoặc từ máy chủ.

    j. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn

    Bạn có thể chọn, phân loại, lọc danh sách và thông mà bạn muốn trong tài liệu. Sau khi kết nối với danh sách người nhận, chọn danh sách những người bạn muốn gửi thư.

    Bạn hãy làm tất cả trong hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại này sẽ tự động mở ra sau khi bạn kết nối hoặc tạo ra danh sách mới.

    1 Tất cả những người nhận đều có một dấu chọn gần bên tên của họ, bạn có thể xóa dấu chọn này cho từng người.

    k. Sắp xếp tài liệu chính

    Trong bước 4 bạn sắp xếp lại tài liệu có nghĩa là đặt nội dung vào tài liệu, nó bao gồm:

    • Thông tin còn lại trong mỗi copy đã merge.
    • Vị trí định sẵn – Placeholders (fields) cho thông tin người nhận trong mỗi bản sao đã được trộn.

    l. Xem lại mail merge

    Bước thứ 5: Bạn có thể xem lại kết quả thực hiện trước khi hoàn tất việc trộn thư. Trong bước này bạn vẫn có quyền thay đổi bằng cách thêm hay bớt các trường (field), hạn chế người nhận hay điều chỉnh lại thông tin.

    Sau khi bạn thêm tất cả nội dung và field trong tài liệu, bạn có thể xem lại tài liệu được trộn sẽ trông như thế nào. Trong bước 5 này bạn sẽ có một số chọn lựa:

    m. Hoàn tất việc merge

    Hoặc bạn có thể lưu trữ tài liệu và sẽ in ấn sau. Nếu bạn muốn giữa lại những thay đổi bạn đã thực hiện với bao thư cụ thể nào đó, hãy chắc chắn rằng mình đã lưu trữ tài liệu này. File này sẽ được lưu độc lập với tài liệu chính.

    n. Mail merges sử dụng Ribbon

    Các lệnh trong Tab Mailings luôn sẵn sàng khi bạn thực hiện các bước trong trình wizard

    Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

    Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:

    Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Mail Merge: Automatically Generate And Send Personalized Emails
  • Trộn Thư Và Gửi Email Tự Động Đến Nhiều Người Với Mail Merge Trong Gmail
  • Dùng Mail Merge Để Soạn Thư Hàng Loạt Trong Ms Word
  • Hướng Dẫn Tạo Lịch, Đặt Phòng Họp Qua Phần Mềm Microsoft Outlook
  • Tìm Kiếm Email Outlook Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước Và Hơn Thế Nữa
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2022, Sử Dụng Mail Merge

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2022
  • Hướng Dẫn Cách Làm Mail Merge Trong Word
  • Cách Tạo Khung Trong Word 2010, 2013, 2007 Siêu Dễ
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010 (Phần 1)
  • Trộn thư, trộn văn bản ( Mail Merge) là một tính năng rất hữu ích mà Microsoft cũng cấp cho người dùng. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi áp dụng tính năng trộn thư trong word đúng lúc, đúng nơi, đúng chỗ. Khi bạn cần gửi một mẫu văn bản cố định cho nhiều người, thay vì bạn phải viết, nhập nội dung cho mỗi trang gửi cho một người thì bạn chỉ cần soạn một mẫu cố định cùng với danh sách người nhận rồi sử dụng tính năng Mail Merge trên Word là sẽ thành công.

    Hướng dẫn trộn thư trên Word

    Cách trộn thư trong Word 2022

    * Các bước cần chuẩn bị:

    – Máy tính cài sẵn chương trình Word 2022.

    – Các bạn cần có một mẫu văn bản mời họp và tạo sẵn một file Excel là danh sách mời họp.

    Đến bước này bạn cần thêm danh sách tên học sinh, tên phụ huynh, lớp… để Word tự động thêm các thông tin vào GIẤY MỜI. Nếu chưa có thì các bạn chọn Type a new list để tạo mới.

    Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu bạn muốn không gửi đến ai thì bạn bỏ chọn trước tên người đó, sau khi đã chọn xong bạn nhấn OK.

    Bạn nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.

    Ví dụ tại dòng Kính mời (ông/bà) bạn chọn trường Họ tên phụ huynh, dòng Phụ huynh học sinh bạn chọn trường Họ tên học sinh, tại dòng Học lớp bạn chọn trường Lớp.

    Nếu bạn muốn in thư thì bạn chọn Print và thiết lập in, nếu không các bạn đóng cửa sổ Mail Merge.

    Như vậy là bạn đã Trộn thư trong Word 2022 thành công. Từ giờ trở đi nếu bạn cần viết các giấy mời, thông báo, gửi thư cảm ơn… mà cần gửi tới nhiều người thì bạn chỉ cần thực hiện trộn thư như chúng tôi vừa hướng dẫn ở trên là sẽ thành công. Việc làm này giúp bạn rút ngắn được thời gian so với việc tự phải viết mỗi bức thư tới một người nhận một cách máy móc, thủ công.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Thụt Lề Văn Bản Với Indents Và Tabs Trên Word 2022
  • Creating First Line And Hanging Indents
  • Sử Dụng Các Công Cụ Trên Thanh Thước Trong Word
  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2022 (Phần 6): Sử Dụng Indents Và Tabs
  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2013 (Phần 8): Sử Dụng Indents Và Tabs
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2013, Sử Dụng Mail Merge

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Trộn Thư Trong Word 2007, 2010, 2013, 2022 Các Bước Thực Hiện
  • 12 Mẹo Hữu Ích Khi Sử Dụng Microsoft Word
  • Tạo Và Sử Dụng Các Macro Tự Động Trong Word 2010
  • Hướng Dẫn Sử Dụng Navigation Pane Trong Word 2010
  • Sử Dụng Hiệu Quả Navigation Pane Trong Word 2010
  • Mail Merge là một tính năng không thể thiếu trong Word hỗ trợ người dùng tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới… nhanh chóng thay vì phải nhập thủ công mất khá nhiều thời gian. Và nếu như bạn đọc đang sử dụng Word 2013, gặp trở ngại với giao diện mới thì hãy tham khảo ngay bài viết sau đây với hướng dẫn trộn thư trong Word 2013 chi tiết.

    Cách trộn thư trong Word 2013

    Giả sử chúng ta có mẫu thư mời gồm các thông tin về: Họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh

    Và file dữ liệu excel như sau:

    Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn sẽ có 5 lựa chọn

    Tùy vào nhu cầu sử dụng mà các bạn chọn tính năng tương ứng, thường gặp nhất vẫn là Letters (thư mời). Nhấn Next: Starting Document để tới bước tiếp theo.

    Bước 3: Tiếp tục, chúng ta sẽ có 3 lựa chọn

    Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tại

    Start from a template: Bắt đầu 1 bản mẫu

    Start from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên

    Như ở trên chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời nên sẽ chọn Use the current ducument và nhấn Next: Select recipient

    Bước 4: Tiếp theo, chúng ta lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file Word theo từng row và chúng ta cũng có 3 lựa chọn

    Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵn

    Select from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên Outlook

    Type a new list: Tạo ra danh sách mới

    Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Use an existing list và nhấn vào Browse để trỏ tới file danh sách.

    Bước 5: Hộp thoại Select table mở ra, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK

    Bước 6: Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn

    Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp

    Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài

    Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi

    Validate adress: Xác nhận địa chỉ

    Và thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết.

    Giả sử ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1988.

    Và chúng ta sẽ thử xem kết quả, nếu vừa lòng nhấn OK, còn nếu bạn không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và trở lại danh sách mặc định ban đầu.

    Bước 8: Tiếp tục nhấn Next: Write your letter

    Bước 9: Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý

    Cụ thể, các bạn nhấn con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trên mẫu thư với các trường tương ứng rồi chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert.

    Bước 10: Và sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Đồng thời nhấn Next: Preview your letter để Word bắt đầu trộn thư.

    Bước 12: Cuối cùng chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư trong Word 2013, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn

    Print: In tất cả các thư mời đã trộn ra

    Edit inpidual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân

    Tùy vào nhu cầu lúc này bạn có thể in tất cả các thư mời hay xem lại và chỉnh sửa lại các thông tin sao cho chính xác.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2022 (Phần 26): Tạo Đồ Họa Smartart
  • Cách Tạo Công Thức Tính Toán Trong Bảng Của Ms Word 2003
  • #24 Thủ Thuật Hay Trong Microsoft Word
  • Tổng Hợp Một Số Thủ Thuật Hay Trong Microsoft Word
  • Tra Cứu Các Từ Trong Từ Điển Đồng Nghĩa
  • Sử Dụng Mail Merge Trong Excel Mà Không Cần Mở Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Tạo Thư Tự Động Từ Dữ Liệu Excel Sang Word
  • Cách Trộn Thư Dùng Bảng Excel
  • Cách Làm Mail Merge ( Trộn Thư) Bằng Excel, Word Cho Kế Toán
  • Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Excel, Có Ví Dụ Cụ Thể
  • Cách Tạo Phím Tắt Merge Cell Trong Excel
  • Mail merge được định nghĩa là phương pháp tự động nhập dữ liệu từ một bảng tính bên ngoài vào một văn bản soạn thảo thông thường, sau đó người dùng có thể in trực tiếp văn bản đó ra. Kết quả là tạo ra được nhiều nội dung có tính cá nhân hóa cao mà không phải mất công soạn thảo.

    Thường thì để sử dụng chức năng này thì Word là công cụ được ưu tiên nhiều hơn. Trong Word người dùng có thể thực hiện Mail Merge thông qua dữ liệu được tạo từ một tệp Excel bên ngoài. Quy trình là khá đơn giản và hiệu quả, tuy vậy đôi khi bạn có thể không cần dùng đến Word mà chỉ cần dùng Excel mà thôi.

    Các lưu ý cơ bản:

    Để chạy Mail Merge trong Excel, yêu cầu phải có:

    • Dải ô tính chứa dữ liệu cần nhập. Trong ví dụ này, giả sử dải ô đó nằm ở trang tính có tên “Data”
    • Dải ô tính chứa văn bản. Trong ví dụ này, giả sử dải ô đó nằm ở trang tính có tên “Form”
    • Ô tính chứa số thứ tự hàng của giá trị “bản nháp hiện tại” (current record). Trong ví dụ này là ô C3
    • Công thức dựa trên hàm INDIRECT của Excel để truy xuất dữ liệu từ ô “bản nháp hiện tại”. Trong ví dụ này, các công thức trên nằm ở cột L
    • Các công thức nằm trong phần văn bản soạn thảo ở dưới, có tham chiếu tự động đến nội dung ô ở cột L. Ta sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra một bức thư cá nhân hoàn chỉnh.
    • Một macro lặp vòng quanh kho dữ liệu chung, cập nhật liên tục số bản nháp hiện tại và tự động in văn bản ra giấy.

    Ví dụ này có thể áp dụng cho nhiều mục đích sử dụng khác.

    Trong ví dụ này, ta thấy có một vài tính năng hữu ích khác:

    • Có thể xác định được bản nháp đầu tiên và bản nháp cuối cùng từ kho dữ liệu chung
    • Phím bấm hỗ trợ định vị toàn bộ các mục của bảng tính
    • Có lựa chọn xem trước khi in
    • Có phím “Help” để hướng dẫn phương pháp sử dụng.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Bật Macro Trong Excel; Sửa Lỗi Không Chạy Được Macro
  • Cách Bật Macro Trong Excel 2010, 2013, 2022 Cực Kỳ Đơn Giản
  • Hướng Dẫn Cách Tự Học Vba Hiệu Quả Với Chức Năng Record Macro
  • Giới Thiệu Về Macro Trong Excel (Windows)
  • 4 Ứng Dụng Thay Thế Microsoft Excel Giúp Bạn Nâng Cao Kỹ Năng Phân Tích Chỉ Trong Vòng 1 Tuần
  • Wordart Trong Word: Cách Sử Dụng Tất Cả Các Chức Năng Của Nó

    --- Bài mới hơn ---

  • Tạo Chữ Nghệ Thuật Trong Word 2022, 2013, 2010, 2007, 2003
  • Tổng Hợp Thêm Một Số Mẹo Hay Trên Word 2010 (Ngày 21/08/2017)
  • Tạo Hiệu Ứng Cho Văn Bản Và Các Đối Tượng Trong Powerpoint 2022
  • Những Chức Năng Website Bán Hàng Cần Phải Có Đầy Đủ
  • 5 Cách Khởi Động Lại File Explorer Trên Windows 10/ 8/ 7
  • Tất nhiên, mặc dù chúng ta đang nói về trình soạn thảo văn bản, nhưng sự thật là Word là một ứng dụng tiến xa hơn nhiều về các chức năng có sẵn. Làm sao khác được, từ đây chúng ta có thể thực hiện vô số công việc đủ kiểu chứ không chỉ viết văn bản như vậy. Cần phải lưu ý rằng chương trình cũng cho phép chúng tôi làm việc với vô số các yếu tố bổ sung sẽ rất hữu ích trong hàng ngày của chúng tôi chương trình tự động hóa văn phòng .

    Bằng cách này, từ menu Chèn, chúng ta có thể thêm vào tài liệu tất cả các loại nội dung như ảnh, bảng, đồ họa, ảnh chụp màn hình, v.v.

    Nhưng dọc theo những dòng này, chúng tôi sẽ tập trung vào một yếu tố cụ thể mà có lẽ sẽ rất quen thuộc với nhiều bạn. Cụ thể, chúng tôi tham khảo WordArt , điều mà một số cựu chiến binh chắc chắn sẽ nhớ từ vài năm trước. Vâng, điều đáng nói là chúng ta có thể tiếp tục sử dụng các văn bản thiết kế này trong Từ , điều này chắc chắn khiến nhiều người hài lòng.

    Cách truy cập WordArt trong Microsoft Word là gì

    Trước hết, điều đầu tiên chúng tôi sẽ cho bạn biết là khi chúng tôi nói về WordArt, chúng tôi đang đề cập cụ thể đến một tính năng mà chúng tôi có thể tìm thấy trong soạn thảo văn bản . Nó cho phép chúng tôi làm việc với các ký tự, số và từ để gán cho chúng một diện mạo và thiết kế độc đáo và nổi bật hơn. Đây là thứ mà chúng tôi đã sử dụng độc lập từ lâu để tạo ra các văn bản gốc và nổi bật, và hiện chúng tôi thấy trong trình chỉnh sửa Redmond.

    Đối với tất cả điều này, những gì chức năng làm là cung cấp cho chúng tôi khả năng tạo văn bản bằng các hiệu ứng đặc biệt khác nhau. Trong số này, chúng ta có thể chọn sử dụng các đường viền và kết cấu đặc biệt trong số nhiều thứ khác. Theo cách tương tự, chúng ta có thể tạo bóng trong văn bản, cũng như uốn cong, xoay hoặc làm biến dạng chúng theo ý muốn của mình. Để cung cấp cho chúng tôi một ý tưởng, ở đây chúng tôi sẽ tìm thấy tối đa 15 phong cách . Sau đó, chúng tôi sẽ chỉ phải đặt một chút khéo léo để tùy chỉnh chúng, vì vậy khả năng là rất lớn.

    Đối với những bạn chưa biết, nói rằng để tận dụng được tất cả những điều này, việc đầu tiên chúng ta phải làm là mở Word theo cách thông thường. Khi ở trong giao diện chính của nó, chúng ta chuyển đến tab có tên là Chèn và ở phía bên phải của các tùy chọn mà chúng tôi được cung cấp, chúng tôi tìm thấy Chèn WordArt.

    Cách bắt đầu sử dụng WordArt trong trình soạn thảo văn bản

    Khi chúng tôi biết cách truy cập vào chức năng như vậy, ngay sau khi chúng tôi đi đến tùy chọn menu đó, chúng tôi sẽ ngay lập tức thấy tất cả các khả năng mà nó mang lại cho chúng tôi. Do đó, ở đây chúng ta sẽ tìm 15 mẫu dưới dạng biểu tượng với chữ A để chúng ta có thể lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

    Điều đáng nói, một điều mà chúng tôi sẽ xác minh trực tiếp, rằng các văn bản mà chúng tôi tạo bằng chức năng này không được coi là Word thông thường. văn bản . Cụ thể, chúng ta sẽ phải làm việc với chúng nhiều hơn dưới dạng hình ảnh hơn là văn bản, ít nhất là đối với Word và cách định cấu hình nó. Như vậy, khi chúng ta đã chọn xong mẫu muốn sử dụng, một loạt các tùy chọn mới sẽ xuất hiện trong menu chính của Word. Cụ thể, chúng tôi tìm thấy một tab xuất hiện và từ đó chúng tôi sẽ có khả năng tùy chỉnh phần tử mà chúng tôi sẽ tạo này.

    Như chúng ta có thể thấy, thứ đầu tiên được tạo là một hộp chứa văn bản mà chúng ta muốn thêm, với kiểu đã chọn trước đó. Ngoài ra, đây là một hộp, như với hình ảnh, chúng ta có thể di chuyển, kéo dài hoặc thay đổi kích thước từ các góc của nó. Điều này sẽ giúp chúng tôi làm cho khu vực lớn hơn để tiếp tục thêm nhiều ký tự hơn.

    Các chức năng có sẵn để tùy chỉnh WordArt

    Như chúng tôi đã đề cập trước đây, chúng tôi có nhiều chức năng cho phép chúng tôi tùy chỉnh đầy đủ các văn bản mà chúng tôi tạo ở đây. Do đó, chúng tôi sẽ mô tả từng chức năng trong số chúng để bạn có thể có ý tưởng về các khả năng mà chức năng hữu ích này mang lại cho chúng ta.

    Khung và đệm

    Bắt đầu từ bên trái của cái mới định dạng mà chúng tôi tìm thấy khi đánh dấu hộp WordArt, chúng tôi tìm thấy khả năng đóng khung hoặc lấp đầy văn bản được thiết kế. Mặc dù ban đầu chúng ta chỉ nhìn thấy ba mẫu, nhưng chúng ta phải di chuyển bằng các mũi tên nhỏ xuất hiện ở bên phải của phần này. Bằng cách này, chúng ta sẽ thấy tất cả các màu mà chúng ta có thể chọn để tô hoặc đóng khung tác phẩm với WordArt. Chúng tôi cũng có một mũi tên để xem tất cả chúng cùng một lúc.

    Điền và phác thảo hình dạng

    Đúng như tên gọi của nó, trong tham số Shape Fill, chúng ta có thể chỉ định một tông màu cụ thể cho hộp chứa văn bản WordArt. Cần lưu ý rằng từ đây chúng ta cũng sẽ có khả năng thêm gradient hoặc thậm chí kết cấu với màu sắc mà chúng tôi đã chọn.

    Giả sử rằng trong phần Đường viền của hình dạng, chúng ta cũng có thể tùy chỉnh tông màu, nhưng trong trường hợp này là khung bao quanh văn bản nếu chúng ta chọn trước đó.

    Hiệu ứng hình dạng

    Hiệu ứng tô màu, đường viền và văn bản

    Như chúng ta đã thấy trong các tham số được mô tả ở trên, Word cung cấp cho chúng ta một số phần tử phù hợp để tùy chỉnh hộp chứa văn bản. Nhưng tất nhiên, trong trường hợp này, hoặc hơn thế nữa, văn bản cũng quan trọng không kém. Đó là lý do tại sao theo cùng một cách Chương trình Microsoft trình bày cho chúng ta ba tùy chọn có thể tùy chỉnh khác cho phép chúng ta điều chỉnh các ký tự của WordArt theo những gì chúng ta cần.

    Chúng ta sẽ tìm thấy tất cả những điều này trong phần có tên WordArt Styles, nơi chúng ta có thể thay đổi kiểu đã chọn lúc đầu và hơn thế nữa. Do đó, như trong trường hợp trước với các tham số hình dạng, ở đây chúng ta có thể sửa đổi phần tô của văn bản, đường viền của nó hoặc thêm hiệu ứng. Đối với điều này, chúng tôi sẽ có ba danh sách thả xuống khác, theo cách đơn giản, sẽ cho phép chúng tôi sửa đổi các khía cạnh trực quan này của thiết kế .

    Điều chỉnh WorArt cho tài liệu Word

    Vì nó có thể xảy ra với bạn trong nhiều trường hợp, khi tích hợp một phần tử mới kiểu này trong Word, chúng tôi sẽ thực hiện điều đó khi đang làm việc trên tài liệu văn bản bình thường. Do đó, chúng tôi có thể nghĩ rằng sẽ hơi phức tạp để điều chỉnh bảng này được thêm vào WordArt, cho toàn bộ tài liệu . Nhưng thực tế thì không phải như vậy, vì chúng tôi đã tìm thấy một số hàm khác sẽ rất hữu ích trong việc này.

    Bằng cách này, chúng ta có thể đặt thiết kế mới ở phía trước hoặc đặt nó phía sau văn bản gốc của chính tài liệu đó. Chúng tôi cũng có thể xoay hoặc điều chỉnh nó vào trang. Tất cả các tùy chọn này được tìm thấy trong phần Tổ chức. Theo cách này và có một chút sáng tạo, chúng tôi sẽ đảm bảo rằng WordArt hoàn toàn không đụng độ với phần còn lại của công việc chúng tôi đang thực hiện.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Chèn Text Box Trong Word, Tạo Textbox Trên Word 2022, 2022, 2013,
  • Cách Trình Bày Văn Bản Và Hình Ảnh Trong Ms Word 2003
  • Các Chức Năng Cần Có Khi Thiết Kế Một Web Bán Hàng Online
  • Các Chức Năng Chính Của Một Website Bán Hàng
  • Mô Tả Chức Năng Của Hệ Thống Website Giới Thiệu Công Ty
  • Soạn Mail Merge Trong Word Mailmeger Doc

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Sử Dụng Text Box Trong Word 2010
  • Tùy Biến Thanh Công Cụ Toolbar Hiển Thị Ngoài Giao Diện Word 2003, 200
  • Hướng Dẫn Vẽ Sơ Đồ, Mô Hình Bằng Word 2007/2010 12/2020
  • Sử Dụng Giọng Nói Để Ra Lệnh Và Soạn Thảo Văn Bản Trong Microsoft Office Bằng Dictate
  • Microsoft Thử Nghiệm Ứng Dụng Khẩu Lệnh Dictate Trong Office
  • Công nghệ thông tin

    Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word

    07/08/2007 14:48

    5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế (xem hình 3).

    6. TRong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới (xem hình 4).

    – Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name. – Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm). – Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3)…. ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo, xem hình 5).

    Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options. 7. TRong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính (thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng việt, xem hình 6).

    8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK (xem hình 7).

    9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close. Bước 4. Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một. Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẫu tin REcord (xem hình 8).

    Bước 5. Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).

    Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công! Trần đại Minh Trí

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2022 (Phần 28): Cách Trộn Văn Bản, Trộn Thư Mail Merge
  • Cách Gộp Và Tách Ô Cho Các Table, Bảng Biểu Trong Word 2003, 2007, 201
  • Hiện Bản Dịch Ngay Phía Dưới Văn Bản Word, Dịch Văn Bản Trong Word
  • Cách Dịch Văn Bản Trực Tiếp Trong Word
  • Cách Dùng Tính Năng Dịch Nhanh Trong Word 2022 Không Cần Dùng Từ Điển
  • Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Chức Năng Tìm Kiếm Trong Microsoft Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Tính Năng Reveal Formatting Trong Word 2010
  • Gõ Tắt Trong Microsoft Word 2007 Hoặc 2010?
  • Hướng Dẫn Cách Tạo Liên Kết Trong Word Đơn Giản Nhất
  • Một Số Kỹ Năng Cần Biết Trong Word
  • Hướng Dẫn Cách Ẩn Và Hiển Thị Văn Bản Ẩn Trong Word
  • Khi làm việc với tài liệu dài, nhiều nội dung có thể khiến bạn khó khăn và mất thời gian để tìm một từ, cụm từ nào đó, ví dụ như bạn muốn tìm kiếm 1 từ khóa nào đó, hoặc một chuỗi ký tự được lặp lại nhiều lần trong cả bài văn, đi tới vị trí của từ khóa đó trong từng đoạn văn. Để thực  hiện việc này một cách chuyên nghiệp, tự động, không bị bỏ sót thì chúng ta cần sử dụng tới tính năng Find (tìm kiếm) trong Microsoft Word.

    Link tải tài liệu mẫu: http://bit.ly/2rIZjSG

    Cách sử dụng chức năng Tìm kiếm (Find – Phím tắt Ctrl + F)

    Để mở chức năng tìm kiếm, chúng ta chọn mục Find trong tab Home

    Việc tìm kiếm sẽ giúp bạn:

    • Đếm được số lần xuất hiện của từ khóa trong bài văn. Trong ví dụ trên chúng ta thấy có dòng ‘4 results‘ để thể hiện có 4 kết quả của từ khóa EX101 trong đoạn văn trên.
    • Nắm được vị trí của từ khóa đó trong mỗi đoạn văn. Từ khóa được tô màu nền để làm nổi bật lên trong đoạn văn giúp chúng ta có thể dễ dàng tra cứu tới vị trí đoạn chứa từ khóa đó. Việc tô màu này không ảnh hưởng tới việc in hoặc  định dạng gốc của từ khóa đó.

    Để di chuyển tới các kết quả theo thứ tự tìm kiếm: chúng ta bấm vào nút mũi tên Lên / Xuống. Mỗi khi bấm nút đó thì trong Bảng điều hướng sẽ di chuyển tới từng vị trí kết quả tìm được, đồng thời vị trí từ khóa trong phần nội dunng cũng được tô đậm hơn để thể hiện chúng ta đang chọn tới vị trí đó. Các bạn hãy xem hình bên dưới để hiểu rõ hơn điều này:

    Để đóng bảng tìm kiếm (tắt chức năng tìm kiếm): thì chúng ta bấm vào dấu X (close) trong góc trên bên phải của Bảng điều hướng.

    Đánh giá bài viết này

    --- Bài cũ hơn ---

  • Xoá Bỏ Formatting Trong Word
  • Hướng Dẫn Khóa Văn Bản Trong Microsoft Word
  • Giới Hạn Chỉnh Sửa Trong Word
  • Microsoft Word 2010 Sự Khác Biệt (Ngày 14
  • Biểu Tượng Chìm Trong Word
  • Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Xem Toàn Bộ Cấu Trúc Văn Bản Word Bằng View Outline
  • Chọn Những Vật Thể Khác Nhau Trong Word
  • 2 Cách Sao Chép Dữ Liệu Từ Excel Sang Word Giữ Nguyên Định Dạng
  • Cách Liên Kết Dữ Liệu Word Và Excel Thật Là Đơn Giản Dễ Dàng
  • Hướng Dẫn Điều Chỉnh Định Dạng Trang Với Page Setup
  • Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….

    Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word

    Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn

    Tại Step 1: Letters

    Tại Step 2: Use the current document

    Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

    Bước 3: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

    Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK

     

    Bước 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

    Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

    Bước 6: Chọn Next: Write your letter.

    Bước 7: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

    Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters.

    Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

    Bước 9: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit inpidual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document. 

    Bước 10: Chọn Save 

    Lời kết

    Thông tin liên hệ 

    Fanpage: Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương

    Email: [email protected]

    Hotline: 0914 444 343

    --- Bài cũ hơn ---

  • Dùng Tính Năng Trộn Thư
  • Hướng Dẫn Cách Vẽ Sơ Đồ Tổ Chức Trong Microsoft Word
  • Cách Sử Dụng Thesaurus Trong Microsoft Word
  • Sử Dụng Multilevel List Để Tạo Mục Lục Tự Động Trong Word 9
  • Làm Cách Nào Để Hiển Thị Hoặc Ẩn Ngắt Phần Trong Word?
  • Hướng Dẫn Sử Dụng Chức Năng Copy & Paste Nâng Cao Trong Word 2010

    --- Bài mới hơn ---

  • Mối Quan Hệ Giữa Cơ Sở Hạ Tầng Và Kiến Trúc Thượng Tầng
  • Pierre Bourdieu Và Xã Hội Học Tôn Giáo
  • Phát Huy Nguồn Lực Tôn Giáo Trong Phát Triển Đất Nước
  • Tôn Giáo Trong Phát Triển Bền Vững: Những Vấn Đề Lý Luận
  • Chức Năng, Nhiệm Vụ – Viện Nghiên Cứu Phát Triển Du Lịch (Itdr)
  • Để sử dụng các thao tác copy and paste (sao chép và dán) hoặc cut and paste (cắt và dán), Word sử dụng bộ nhớ tạm thời được gọi là clipboard (bảng tạm). Khi bạn sao chép hoặc cắt một văn bản, nó sẽ tạm thời ở trên bảng tạm và trong bước thứ hai, bạn có thể dán nội dung này vào vị trí mong muốn.

    Thao tác Sao chép và dán

    Bước 1 – Chọn một phần của văn bản bằng bất kỳ phương pháp chọn văn bản nào. Bạn có thể dùng bàn phím, dùng chuột hoặc kết hợp giữa chuột vào bàn phím để chọn đoạn văn bản nhanh nhất có thể.

    Bước 2 – Bạn có nhiều tùy chọn có sẵn để sao chép văn bản đã chọn trong clipboard. Bạn có thể sử dụng bất kỳ một trong các tùy chọn:

    1. Nhấp chuột phải – Khi bạn nhấp chuột phải vào văn bản đã chọn, nó sẽ hiển thị tùy chọn sao chép, nhấp vào tùy chọn này để sao chép nội dung đã chọn trong bảng tạm.
    2. Sử dụng nút Copy (Sao chép) trên Ribbon – Sau khi chọn văn bản, bạn có thể sử dụng nút sao chép có sẵn tại Ribbon để sao chép nội dung đã chọn trong bảng tạm.
    3. Sử dụng phím nóng Ctrl + C – Sau khi chọn văn bản, chỉ cần nhấn phím Ctrl + C để dán nội dung đã chọn trong bảng tạm.

    Bước 3 – Cuối cùng bấm vào vị trí bạn muốn sao chép văn bản đã chọn và sử dụng một trong hai tùy chọn đơn giản:

    1. Sử dụng nút Paste (Dán) trên Ribbon – Chỉ cần nhấp vào nút Dán có sẵn ở Ribbon để dán nội dung được sao chép vào vị trí mong muốn.
    2. Sử dụng phím tắt Ctrl + V – Đây là cách đơn giản nhất để dán nội dung. Chỉ cần nhấn phím Ctrl + V để dán nội dung vào vị trí mới.

    Các tùy chọn Paste nâng cao trong Word gồm có 3 tùy chọn:

    Dán giữ nguyên định dạng của văn bản gốc trước khi copy

    Dán và lấy định dạng của đoạn văn bản tại vị trí mới

    Chỉ dán lấy chữ (tức là font theo mặc định và xóa mọi định dạng khác)

    Lưu ý – Bạn có thể lặp lại thao tác Dán bao nhiêu lần tùy thích để dán cùng một nội dung.

    Thao tác Cut & Paste (cắt và dán)

    Bước 1 – Chọn một phần của văn bản hay còn gọi là bôi đen

    Bước 2 – Bây giờ, bạn có sẵn nhiều tùy chọn khác nhau để cắt văn bản đã chọn và đặt nó vào bảng tạm. Bạn có thể sử dụng một trong các tùy chọn

    1. Nhấp chuột phải – Nếu nhấp chuột phải vào phần văn bản đã chọn, nó sẽ hiển thị tùy chọn cắt, chỉ cần nhấp vào tùy chọn này để cắt nội dung đã chọn và giữ nó trong bảng tạm.
    2. Sử dụng nút Cut (Cắt) trên Ribbon – Sau khi chọn một phần văn bản, bạn có thể sử dụng nút cắt có sẵn tại Ribbon để cắt nội dung đã chọn và giữ nó trong bảng tạm.
    3. Sử dụng phím Ctrl + X – Sau khi chọn một phần văn bản, chỉ cần nhấn phím Ctrl + X để cắt nội dung đã chọn và giữ nó trong bảng tạm.

    Bước 3 – Cuối cùng, nhấp vào nơi bạn muốn di chuyển văn bản đã chọn và sử dụng một trong hai tùy chọn sau:

    1. Sử dụng nút Paste (Dán) trên Ribbon – Chỉ cần nhấp vào nút Dán có sẵn tại Ribbon để dán nội dung tại vị trí mới.
    2. Sử dụng phím Ctrl + V – Đây là cách đơn giản nhất để dán nội dung. Chỉ cần nhấn phím Ctrl + V để dán nội dung vào vị trí mới.

    Lưu ý – Bạn có thể lặp lại thao tác Dán bao nhiêu lần tùy thích để dán cùng một nội dung.

    Sao chép, cắt và dán trong các tài liệu khác nhau

    --- Bài cũ hơn ---

  • Bài 4. Định Dạng Văn Bản
  • Hướng Dẫn Cách Đặt Tab Trong Word 2007 – Word 2010
  • Microsoft Word: Indentation & Tab
  • Cách Thụt Lề Đoạn Văn Trong Word 2010
  • Làm Quen Với Ms Word 2007, Học Word
  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100