Top 11 # Thực Trạng Và Giải Pháp Quản Lý Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 6/2023 # Top Trend

GD&TĐ – Ngày 5/10, Cục văn thư lưu trữ tổ chức Hội thảo “Quản lý lưu trữ điện tử của các cơ quan Nhà nước”.

Mô hình hệ thống quản lý dữ liệu

Tham dự Hội thảo khoa học có ông Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; ông Ngô Phan Hải – Cục trưởng Cục Kiểm soát Thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ; ông Nguyễn Thành Phúc – Cục trưởng Cục trưởng Cục Tin học hóa, Bộ Thông tin và Truyền thông và gần 150 đại biểu, báo cáo viên là cán bộ quản lý, cán bộ nghiệp vụ.

Trong bối cảnh hiện nay, quản lý văn bản, tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo hiệu quả cải cách hành chính, chứng minh tính minh bạch và trách nhiệm giải trình các hoạt động bằng thông tin văn bản. Tuy nhiên, nhiệm vụ này đang gặp nhiều khó khăn trong thực tế triển khai tại các cơ quan nhà nước.

Kết quả khảo sát 264 công chức, viên chức đến từ 132 cơ quan nhà nước cũng cho thấy 85% các cơ quan, tổ chức nhà nước đang lúng túng khi đối mặt với việc quản lý cả văn bản giấy và văn bản điện tử, tình trạng quản lý văn bản, tài liệu tại nhiều cơ quan, tổ chức được đánh giá ở mức trung bình, thậm chí yếu, kém.

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là thiếu các nghiên cứu cơ bản, thiếu định hướng chiến lược, lộ trình cụ thể, đầu tư trang thiết bị… cho việc quản lý tài liệu điện tử”.

Ông Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát biểu khai mạc Hội thảo

Phát biểu khai mạc, ông Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho biết: Sự xuất hiện và phát triển của công nghệ thông tin đã khiến cho phần lớn lịch sử nhân loại, lịch sử nhà nước, lịch sử của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ đang được ghi lại dưới định dạng điện tử, dạng số.

Đặc biệt, kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh Chính phủ điện tử là khối lượng tài liệu điện tử khổng lồ cần được xử lý, lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để bảo quản, bảo vệ cho thế hệ sau.

Để quản lý khối tài liệu điện tử đó, cần có những đổi mới về quan điểm, lý luận, pháp lý và các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Hệ thống lý luận, hệ thống pháp lý và các quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hiện hành tại Việt Nam chưa đáp ứng được những yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện tại ở các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử chưa đủ các chức năng, tính năng để bảo vệ an toàn và bảo quản lâu dài tài liệu điện tử.

Ông Nguyễn Thành Phúc – Cục trưởng Cục trưởng Cục Tin học hóa, Bộ Thông tin và Truyền thông phát biểu tại Hội thảo

Hội thảo đã nhận được rất nhiều những ý kiến góp ý và trao đổi, nhìn chung những góp ý tập chung vào các vấn đề như: Sự cần thiết của Đề án; Mục tiêu tổng quan và mục tiêu cụ thể của Đề án; Các nội dung cơ bản của Đề án; Các giải pháp công nghệ triển khai đề án; Lộ trình thực hiện Đề án…

Bên cạnh đó các ý kiến cũng đề nghị Ban xây dựng Đề án tiếp thu và bổ sung hoàn thiện các nội dung như: xem xét rút ngắn lộ trình của Đề án, vị trí của Đề án trong Khung kiến trúc của Chính phủ điện tử, phạm vi của Đề án…

Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin, dữ liệu của nhân loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Internet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu.

Trên hệ thống thông tin điện tử Intenet không chỉ diễn ra sự giao tiếp, phổ cập thông tin mà còn hình thành nên một thị trường thông tin hàng hóa rộng lớn, nhiều tiềm năng. Bên cạnh đó, do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, việc công khai minh bạch các văn bản, chính sách của nhà nước đến mọi đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc.

Sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Đó là ưu thế chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử. Đảm bảo quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hệ thống. Sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý. Cho phép đảm bảo an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt password), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”).

Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, đảm bảo an toàn tài liệu.

Sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép thông tin là một đe dọa đối với sự an toàn thông tin trong nguồn tài liệu điện tử. Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta đã có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết. Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.việc nghiên cứu các vấn đề cơ bản của công tác quản lý TLĐT và công tác lưu trữ tài liệu điện tử là hướng nghiên cứu cấp bách và có ý nghĩa rất quan trọng. Hướng nghiên cứu này đòi hỏi sự đầu tư thỏa đáng không chỉ về tài chính mà còn cả về các phương diện khác như nhân lực, vật lực và đặc biệt là thời gian nghiên cứu.

Sưu tầm

Dưới tác động của các cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin (CNTT), công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ tự động hoá, công nghệ năng lượng v.v.. Kinh tế- xã hội trên thế giới nói chung và ở Việt nam nói riêng đang biến đổi rất sâu sắc về mọi mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội. Việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động thực tiễn đã góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của xã hội, thúc đẩy phát triển kinh tế, xã hội, nâng cao chất lượng cuộc sống của mỗi người dân

Ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính điện tử giúp cho việc xử lý thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt cho tổ chức, người dân và doanh nghiệp. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ và phát triển kinh tế – xã hội, nâng cao hiệu quả của cải cách hành chính nhà nước. Trong quá trình ứng dụng CNTT trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước đã và đang hình thành một khối lượng tài liệu điện tử khá lớn đòi hỏi phải được quản lý và khai thác sử dụng hiệu quả.

Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng có ý nghĩa quan trọng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng và văn hóa xã hội của đất nước, là di sản quốc gia, thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, cần được quản lý thống nhất, hiệu quả để phục vụ các hoạt động của Đảng, quản lý của Nhà nước và các nhu cầu xã hội theo quy định của pháp luật. Theo quy định tại Luật Lưu trữ: ” Tài liệu lưu trữ điện tử ” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. Đây là một loại hình tài liệu mới hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu. Vì vậy, công tác quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử cần phải có phương pháp mới trên cơ sở hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ và thông tin truyền thông cùng với sự kết hợp chặt chẽ giữa khoa học lưu trữ và khoa học CNTT.

Để thực hiện tốt công tác lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan, tổ chức nhà nước trong thời gian hiện nay, vấn đề cần thiết là phải đánh giá được thực trạng về hệ thống quy phạm pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ điện tử, thông tin truyền thông và giao dịch điện tử, thực trạng về ứng dụng CNTT và quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước đồng thời phải xác định rõ mục tiêu, yêu cầu của quản lý tài liệu điện tử và lộ trình thực hiện hợp lý.

1. Quan điểm, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước

Đảng, Nhà nước đã luôn quan tâm đến việc ứng dụng khoa học công nghệ nói chung và CNTT nói riêng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước. Trong những năm 90 của thế kỷ XX tại Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về phát triển công nghệ thông tin, coi công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại – chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Ngày 17/10/2000, Bộ Chính trị khóa VIII đã ban hành Chỉ thị 58-CT/TW, của về đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đây là những quyết sách đúng đắn, kịp thời và là yếu tố quyết định giúp cho CNTT Việt Nam vượt qua khó khăn, thách thức. Tại Đại hội Đảng lần thứ IX năm 2001, đã khẳng định phải tận dụng mọi khả năng để đạt trình độ tiên tiến, hiện đại về khoa học và công nghệ, đặc biệt là CNTT, tranh thủ ứng dụng ngày càng nhiều hơn, ở mức cao hơn và phổ biến hơn những thành tựu công nghệ hiện đại và tri thức mới, từng bước phát triển kinh tế tri thức.

Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020 nêu rõ các nội dung hiện đại hoá hành chính: Đẩy mạnh ứng dụng CNTT – truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến trên mạng ở mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau; ứng dụng CNTT – truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân.

Tiếp đó, ngày 1/7/2014, Bộ Chính trị ban hành Nghị quyết số 36-NQ/TW tiếp tục khẳng định sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Đảng đối với công tác ứng dụng, phát triển CNTT, khẳng định vị trí, vai trò của CNTT trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc thời kỳ mới. Những định hướng, tư tưởng, giải pháp lớn trong Nghị quyết là tiền đề quan trọng để CNTT Việt Nam phát triển mạnh mẽ, sâu rộng hơn, đề ra những định hướng lớn cho sự phát triển ngành CNTT nước ta trong khoảng 10 – 20 năm tới. CNTT phải được ứng dụng rộng rãi và trở thành một ngành kinh tế có tác động lan tỏa trong phát triển kinh tế – xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh, góp phần nâng cao năng suất lao động, năng lực cạnh tranh quốc gia, chất lượng cuộc sống, chỉ số phát triển con người Việt Nam và nâng cao khả năng phòng thủ quốc gia trong chiến tranh mạng. Đến năm 2030, đưa năng lực nghiên cứu, ứng dụng, phát triển, sản xuất và cung ứng sản phẩm, dịch vụ CNTT đạt trình độ tiên tiến thế giới; Việt Nam trở thành quốc gia mạnh về CNTT và bằng CNTT. Đồng thời, thực hiện các giải pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, nâng cao năng lực quản lý các mạng viễn thông, truyền hình Internet.

Ngày 15/04/2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết 26/NQ-CP về Chương trình hành động nhằm cụ thể hóa việc thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 1/7/2014 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế với 8 nhiệm vụ trọng tâm nhằm đạt được mục tiêu Nghị quyết 36-NQ/TW đề ra gồm: Đổi mới, nâng cao nhận thức và tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin; Xây dựng, hoàn thiện cơ chế, chính sách pháp luật về ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin; Xây dựng hệ thống hạ tầng thông tin quốc gia đồng bộ, hiện đại; Ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi, thiết thực, có hiệu quả cao; Phát triển công nghiệp công nghệ thông tin, kinh tế tri thức; Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin đạt chuẩn quốc tế, đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng, tiếp thu, làm chủ và sáng tạo công nghệ mới; Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quốc phòng, an ninh; bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, nâng cao năng lực quản lý các mạng viễn thông, truyền hình, Internet; Tăng cường hợp tác quốc tế.

Ngoài ra để cụ thể hóa chủ trương, đường lối của Đảng về phát triển ứng dụng CNTT, Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch, chương trình ứng dụng CNTT trong các CQNN hết sức cụ thể, thiết thực, như: Luật Công nghệ thông tin, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN; Luật Giao dịch điện tử năm 2005; Nghị định số 26/2007/NĐ-CPquy định chi tiết về chữ ký số và chứng thư số; việc quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số; Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt dộng của CQNN giai đoạn 2011-2015; Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định vể việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của CQNN; Nghị quyết số 36a/NQ- CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về CPĐT; Luật An toàn thông tin 2015.

2. Thực trạng ứng dụng CNTT và quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay

2.1. Thực trạng ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước hiện nay

Theo báo cáo tại công văn số 1557/BTTTT-THH ngày 09/5/2017, của Bộ Thông tin và Truyền thông về đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương năm 2016. Kết quả cụ thể như sau:

– Về nguồn nhân lực: Trên cả nước, cán bộ, công chức, viên chức sử dụng máy tính để giải quyết công việc đã trở thành thường xuyên. Trình độ cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của các Bộ, cơ quan ngang Bộ tương đối cao, 89,32% cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của các Bộ, cơ quan ngang Bộ có trình độ từ đại học trở lên. Tại địa phương trên 90% các cơ quan chuyên môn (Sở, ban, ngành) và Ủy ban nhân dân các quận, huyện đã có cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin. Các tỉnh, thành phố đã chú ý tới việc thu hút cán bộ chuyên trách CNTT, định kỳ tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo về công nghệ thông tin cho cán bộ.

– Các ứng dụng cơ bản trong hoạt động quản lý đã được hầu hết các Bộ, cơ quan ngang Bộ, địa phương đưa vào sử dụng tại các đơn vị thuộc, trực thuộc như: Ứng dụng quản lý văn bản đi, đến và điều hành được sử dụng rộng rãi (100%, bộ ngành và địa phương; Ứng dụng chữ ký số trong việc gửi/nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan (18/19 Bộ, cơ quan ngang Bộ; 53/ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) đã triển khai sử dụng ở các quy mô khác nhau.

– Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin: Các Bộ ngành và địa phương đã trang bị tương đối đầy đủ máy tính cho các cán bộ, công chức để phục vụ việc xử lý công việc. Tại địa phương, khoảng cách về hạ tầng công nghệ thông tin giữa các tỉnh, thành phố lớn và các tỉnh còn khó khăn đã giảm mạnh. Việc xây dựng mạng diện rộng (WAN) và kết nối các cơ quan vào mạng WAN tại các Bộ, ngành và địa phương ngày càng cao. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động nội bộ của các cơ quan ngày càng mang lại hiệu quả cho công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo, rút ngắn thời gian trao đổi hồ sơ công việc của cơ quan và giữa các đơn vị. Hiện nay, trang/cổng thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước đã trở thành một trong các kênh cung cấp thông tin và giao tiếp chính giữa cơ quan với người dân và doanh nghiệp. Các Bộ, ngành và địa phương càng ngày càng cung cấp nhiều thông tin, số liệu về hoạt động của cơ quan lên Website/Portal và cập nhật kịp thời. Điều này đã góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Từng bước tạo tiền đề cho việc đẩy mạnh sự tham gia của người dân vào hoạt động của cơ quan nhà nước thông qua việc cơ quan nhà nước cung cấp thông tin, có giải trình, người dân có đầy đủ thông tin từ đó thúc đẩy việc phản biện, hiến kế cho cơ quan nhà nước.

2.2. Thực trạng quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước.

Hầu hết các cơ quan nhà nước đều có chương trình, kế hoạch, lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. Ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công tác quản lý văn bản đi đến và điều hành hoạt động của các cơ quan tổ chức khá hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính. Mức độ ứng dụng CNTT của các cơ quan tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố như hạ tầng kỹ thuật, trình độ về công nghệ thông tin, có đơn vị chỉ sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan để thông tin, trao đổi công việc, gửi bản sao văn bản, có đơn vị đầu tư hạ tầng kỹ thuật, xây dựng phần mềm quản lý và điều hành và liên thông văn bản trong nội bộ.

Mặc dù nguồn nhân lực và hạ tầng kỹ thuật CNTT khá tốt, tuy nhiên việc ứng dụng CNTT để quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay còn một số hạn chế sau:

– Nguồn nhân lực về CNTT và CC, VC chưa được trang bị những kiến thức cơ bản về văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản và tài liệu điện tử.

– Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin vẫn cần phải tiếp tục được đầu tư, đẩy mạnh để đảm bảo việc trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà nước được thuận lợi và nâng cao khả năng bảo vệ an toàn cho việc trao đổi thông tin. Việc cung cấp thông tin, số liệu thống kê vẫn còn nhiều hạn chế. Vẫn còn có sự chênh lệch lớn về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin giữa các tỉnh dẫn đầu và các tỉnh phía dưới, số lượng tỉnh được đánh giá ở mức độ trung bình vẫn cao, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin thấp vẫn tập trung tại các tỉnh còn khó khăn.

– Theo quy định của pháp luật về lưu trữ: Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập. Tuy nhiên, theo đánh giá tại Chỉ thị số 35/2017/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử về lưu trữ. Ứng dụng CNTT của các cơ quan tổ chức còn mang tính tự phát theo nhu cầu quản lý của từng đơn vị, chưa có sự thống nhất về tiêu chuẩn, quy trình, chưa phù hợp với yêu cầu và quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Qua công tác kiểm tra, khảo sát về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các bộ ngành và các địa phương cho thấy hầu hết 100% các đơn vị được kiểm tra, khảo sát đều chưa thực hiện được việc lập và quản lý hồ sơ điện tử. Vì vậy khối lượng tài liệu điện tử khá lớn hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước khá lớn nhưng chưa được xử lý, lựa chọn để bảo quản và khai thác sử dụng hiệu quả. Từ đó ảnh hưởng rất lớn đến quản lý điều hành trong các cơ quan nhà nước và phục vụ nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.

2.4. Nguyên nhân

– Hệ thống văn bản pháp luật hiện hành về quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử trong các cơ quan quản lý nhà nước chưa được hoàn thiện, nhiều nội dung chưa được quy định, chưa đầy đủ, hoặc chưa được sửa đổi bổ sung để đồng bộ với các quy phạm pháp luật về thông tin truyền thông và giao dịch điện tử, chưa bám sát với hoạt động quản lý thực tiễn trong các cơ quan nhà nước. Cụ thể:

+ Về lĩnh vực văn thư: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Hệ thống văn bản này quy định các nội dung về quản lý văn bản đi, đến, sử dụng con dấu trong công tác văn thư; lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đối với văn bản tài liệu giấy và con dấu truyền thống trong các cơ quan nhà nước. Các văn bản này chưa quy định việc quản lý văn bản đi, đến, sử dụng con dấu trong công tác văn thư; lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đối với văn bản và tài liệu điện tử; chữ ký điện tử của người có thẩm quyền và chữ ký điện tử của cơ quan tổ chức trong văn bản tài liệu điện tử. Hơn nữa, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư được ban hành căn cứ theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 đã hết hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.

+ Về lĩnh vực lưu trữ: Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ và một số thông tư quy định về công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung. Đối với tài liệu lưu trữ điện tử, các quy định hiện nay mới chỉ quy định trên những nguyên tắc cơ bản về quản lý tài liệu điện tử như thu thập, xác định giá trị, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ. Chưa quy định chi tiết cụ thể: các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử; tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử; yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

– Hệ thống văn bản pháp luật hiện hành về công nghệ thông tin cần được bổ sung hoàn thiện về kết nối, liên thông, định dạng dữ liệu gói tin, an toàn thông tin, các quy định về chữ ký điện tử phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản để gửi, nhận văn bản và tài liệu điện tử.

Ngày nay, không xa lạ với sự phát triển của Internet, nhiều ứng dụng, giải pháp được triển khai, đem lại lợi ích thiết thực cho người dùng và doanh nghiệp. Camera IP là một trong những giải pháp giúp nhà quản trị nâng cao khả năng quản lý, kiểm tra và giám sát, từ đó có những đối sách phù hợp.

Đặc biệt với những người làm về hệ thống chuỗi cửa hàng, việc giám sát các camera IP hay lưu trữ hình ảnh, video thu được từ các là việc hết sức nan giải, nhất là khi có hàng chục camera gửi dữ liệu về mỗi ngày. Bài viết sẽ giới thiệu giải pháp kiểm soát tập trung IP Camera, sử dụng các ứng dụng sẵn có, dễ thiết lập, cấu hình và nhà quản lý có thể truy cập từ bất kỳ đâu, miễn là nơi đó có kết nối Internet.

Không gian lưu trữ, số lượng hay khoảng cách chia sẻ là những gì đặc trưng mà người sử dụng quan tâm nhất đối với hệ thống camera IP giám sát thông minh. Việc sở hữu các bộ trong nhà cho phép mở rộng theo từng giai đoạn, chúng không giới hạn về không gian lưu trữ và lên đến vài trăm TB (Terabyte).

Khác với các hệ thống camera quan sát có dây khác, số lượng Camera IP cho gia đình hay văn phòng có thể mở rộng theo từng gói 1 hoặc 4 . Không chỉ có thế, khách hàng có thể đầu tư hệ thống chạy được tối đa 100 camera trong hệ thống giám sát, nếu ban đầu chỉ sử dụng 40 cái thì khi muốn mở rộng, hệ thống sẽ có gói để mở rộng số lượng camera mà không cần nâng cấp phần cứng.

Không giới hạn không gian và khoảng cách giữa các camera: Các camera giám sát IP có thể đặt khắp mọi nơi chỉ cần trong vùng có kết nối mạng LAN hoặc Internet. Với thiết bị lưu trữ chính đặt ở trung tâm, việc truy suất hệ thống camera thật dễ dàng dù bất kì nơi đâu, chỉ cần thông qua máy tính có mạng, trình duyệt web hoặc Smartphone.

Không phụ thuộc hãng sản xuất

Giải pháp Synology NVR có thể hoạt động tốt với hơn 1400 loại khác nhau đến từ 50 nhà sản xuất có tên tuổi.

Bảo mật cao

Hệ thống có nhiều cơ chế giúp bảo mật tối đa cho người dùng và ngăn chặn xâm nhập bất hợp pháp. Bốn cách bảo mật của camera IP gồm:

+ Bảo mật bằng cơ chế Mã hóa dữ liệu

+ Bảo mật bằng các giao thức HTTPS và SSL

+ Bảo mật bằng firewall, Block IP

+ Bảo mật bằng Username/password

Trong việc sử dụng hệ thống các camera ip giám sát nhà cửa hay văn phòng, nhà hàng, có 2 luồng phân quyền phổ biến đó là theo quyền hạn người dùng và theo từng camera.

Còn việc Back up dữ liệu chia làm 3 loại:

+ Backup dữ liệu theo lịch trình do người sử dụng lập ra.

+ Backup đến thiết bị lưu trữ khác

+ Backup theo cơ chế RAID 0,1,5,10,50,60

Cơ chế chuyển đổi dự phòng và chức năng Tự động gửi thông báo qua Email, SMS, Skype, MSN…

Triển khai 2 thiết bị chạy song song để thực hiện cơ chế chuyển đổi dự phòng khi 1 trong 2 gặp sự cố. Hệ thống vẫn vận hành liên tục.

Với các camera an ninh trong hệ thống camera giám sát IP , khi phát hiện có người hoặc vật di chuyển sẽ tự động gửi tin nhắn kèm hình ảnh đến người dùng/chủ nhà thông qua các thiết bị như email, SMS, Skype hay Smartphone…Bên cạnh đó, đối với các dòng camera IP hiện đại như PC-685IPHD, PC-683IPHD…còn có thêm chức năng giao tiếp 2 chiều, người dùng không chỉ xem mà còn có thể giao tiếp với hiện trường.

Phân tích hình ảnh trực tiếp và quản lý tập trung

Tích hợp công nghệ phân tích hình ảnh theo thời với 8 cơ chế khác nhau

Phân tích hình ảnh khi xem trực tiếp giúp cho nhân viên an ninh phát hiện ra những chuyển động khả nghi trên nhiều kênh khác nhau

Phân tích hình ảnh để đếm số người ra, vào cửa, đi vào khu vực cấm…

Chỉ việc đăng nhập 1 cổng thông tin duy nhất là có thể quản lý tập trung nhiều địa điểm giám sát. Thích hợp triển khai cho chuỗi nhà hàng, hệ thống bán lẻ, các trụ ATM…

Mọi thắc mắc cần tư vấn xin liên lạc với Công ty CP NANO – Đơn vị 16 năm trong lĩnh vực nhập khẩu, lắp đặt và phân phối hệ thống camera không dây, thiết bị an ninh có dây và không dây toàn quốc.

60 Huỳnh Đình Hai, P.14, Q. Bình Thạnh, Tp. HCM