Top 3 # Vai Trò Và Chức Năng Của Hoạch Định Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 2/2023 # Top Trend | Theindochinaproject.com

Hoạch Định Là Gì? Vai Trò Và Các Hình Thức Hoạch Định Bạn Nên Biết!

Việc làm Hoạch định – Dự án

1. Hoạch định là gì? Một số thông tin về hoạch định cho bạn

1.1. Định nghĩa về hoạch định là gì?

Hoạch định được hiểu là một trong những chức năng quan trọng mà một quản trị viên cần thực hiện. Đây cũng được xem là công việc nền tảng, mang tính chiến lược của những nhà quản trị, những quản lý cấp cao. Từ khái niệm này có thể thấy rằng, hoạch định bao gồm quá trình phức tạp từ xem xét quá khứ và những quyết định trong hiện tại để đề xuất ra những định hướng trong tương lai. Bởi vậy nên hoạch định có vai trò quan trọng trong việc hệ thống các tư duy và tiên liệu các tình huống có thể xảy ra; phố hợp và nỗ lực để đem lại hiệu quả cho tổ chức; tập trung cao độ vào mục tiêu và các chính sách của doanh nghiệp; nắm vững những nhiệm vụ cơ bản của tổ chức đó trong các mối quan hệ hợp tác đồng thời trong sự phối hợp với các quản trị viên khác.

Các doanh nghiệp, tổ chức đều phải đối mặt với những bất ổn, những thay đổi liên tục trong môi trường quản trị từ kinh tế – chính trị – xã hội – kỹ thuật, … hay những kế hoạch trong tổ chức. Chưa kể tới là một số hạn chế trong tài chính doanh nghiệp bắt buộc họ phải vạch ra những hoạch định cho mình. Hoạch định thường được phân loại theo quy mô như: tính lặp lại, thời gian, phạm vi, cấp độ. Hay phân loại hoạch định mật độ sử dụng về chính sách và quy trình, các chương trình, dự án, …

Việc làm hoạch định – dự án tại Hồ Chí Minh

Tùy vào mục tiêu cụ thể của hoạch định mà những định hướng chiến lược này sẽ được chia thành các loại hình khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản hoạch định gồm chiến lược và tác nghiệp.

– Hoạch định chiến lược là những kế hoạch mang tính dài hạn, mục tiêu của hoạch định chiến lược thường có ý nghĩa lớn trong kinh doanh, đối với sự phát triển của doanh nghiệp hay các biện pháp có vai trò quan trọng. Bởi thế nên hoạch định chiến lược thường được đưa ra bởi các quản trị viên cấp cao.

– Hình thức thứ hai là hoạch định tác nghiệp, loại hình này mang tính ngắn hạn, với mục tiêu chủ yếu là xác định nâng cao hiệu quả các các đơn vị cơ sở. Hoạch định tác nghiệp thường được tạo và đưa ra bởi các quản trị viên cấp cơ sở.

Đôi khi, hoạch định chiến lược cũng được chia thành hoạch định dài hạn và hoạch định ngắn hạn, Về cơ bản, hai loại hình hoạch định này cũng tương tự như hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp.

1.2. Hoạch định – những lợi ích và hạn chế mà nó đem lại

Định hướng sẵn những kế hoạch có thể xảy ra không phải lúc nào cũng đem lại lợi ích, trong một số trường hợp nó có thể vô hình chung kéo theo một số hệ quả không mong muốn. Vậy những lợi ích và hạn chế mà hoạch định đem lại là gì?

Việc vạch sẵn một chiến lược hoạch định chặt chẽ, đem lại những hiệu quả quan trọng trong quá trình làm việc cũng như có những giải pháp cụ thể khi có vấn đề đột xuất xảy ra. Bởi vậy nên nhìn chung, việc hoạch định kế hoạch, chiến lược đem lại rất nhiều lợi ích mà tiêu biểu trong đó phải kể đến những lợi ích sau:

– Tạo nền tảng cho sự phối hợp các hoạt động được trơn chu, khoa học khi phân định rõ ràng nhiệm vụ của từng cá nhân, từng bộ phận. Đồng thời giúp định hướng hoạt động và quá trình nỗ lực của các thành viên trong nhóm bạn luôn đi đúng hướng. Từ đó đem lại hiệu quả cuối cùng trong quá trình phối hợp.

– Hoạch định các chiếc lược trong tương lai giúp tạo ra những nguồn lực quan trọng và cần thiết. Đồng thời xác định những phương án đối phó trong trường hợp rủi ro cơ thể xảy ra. Từ đó chuẩn bị cho quá trình vận hành hiệu quả, trơn chu.

– Thu hút các thành phần tham gia từ việc phân rõ từ đầu việc và các yêu cầu công việc cụ thể cho từng cá nhân. Từ nền tảng chuyên môn vững chắc, hệ thống các kiến thức rộng giúp hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong quá trình làm việc.

– Cuối cùng, đây được xem là nền tảng đánh giá sau khi đã tiến hành xong công việc và yêu cầu công việc cơ bản.

Song song với những lợi ích, việc hoạch định có thể để lại một số hạn chế như sau:

– Hoạch định sẽ giúp hạn chế những rủi ro nhưng không phải là có thể hạn chế được tất cả. Trong khi đó, giả sử có tình huống bất ngờ xảy ra thì kế hoạch có thể sẽ bị đảo lộn, khó tìm được giải pháp nhanh chóng cho vấn đề.

– Tương đối gò bó: những hoạch định được đề ra có thể đem lại sự gò bó trong quá trình thực hiện cũng như gò bó với các nhân viên tham gia.

– Chưa kể tới, đôi khi kết quả đạt được chưa thực sự phản ánh được giá trị sản phẩm cuối cùng có thể không phản ánh đúng những tiềm năng vốn có của doanh nghiệp. Ngoài ra, còn một số bất cập như kế hoạch cũ với những số liệu chưa chính xác, các bất cập về cơ sở vật chất, lao động trong hoạch định, …

Việc làm chuyên viên hoạch định tài chính

1.3. Các bước tiến hành hoạch định chiến lược

Để tiến hành hoạch định chiến lượng bạn sẽ cần xây dựng cho mình một quy trình hoạch định chiến lược chi tiết như:

– Xác định tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp mang lại

– Phân tích các nhân tố tác động từ bên trong và bên ngoài

– Lập và chọn lựa những chiến lược

– Tạo mục tiêu và phân bố các nguồn lực thực hiện mục tiêu đó.

2. Một số loại hình hoạch định tiêu biểu

2.1. Hoạch định hành chính văn phòng

Những hoạch định hành chính văn phòng thường xoay quanh các vấn đề về: hội họp, lịch công tác, văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất và kinh phí. Hoạch định hành chính văn phòng thường được lấy nguồn thông tin từ các kế hoạch hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Cùng với đó là những thông tin phát sinh thêm từ bên ngoài. Hoạch định hành chính văn phòng thường được tiến hành trong các cơ quan nhà nước, hay các phòng ban hành chính nhân sự của doanh nghiệp.

2.2. Hoạch định chiến lược kinh doanh

Việc hoạch định các chiến lược kinh doanh là rất quan trọng, nó đảm bảo những điều kiện thuận lợi nhất để đem đến sự thành công cho doanh nghiệp. Hoạch định chiến lược kinh doanh sẽ tác động trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, các nhà lãnh đạo cấp cao thường có những nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đưa ra các hoạch định chiến lược cụ thể cho mình.

2.2.1. Các bước để hoạch định chiến lược kinh doanh

Lập kế hoạch chiến lược là một quá trình nhìn vào tương lai và xác định các xu hướng và vấn đề để phù hợp với các ưu tiên tổ chức. Đối với mọi người, hoạch định chiến lược là tìm hiểu những thách thức,xu hướng và vấn đề; hiểu ai là người thụ hưởng chính hoặc khách hàng và những gì họ cần; và xác định cách hiệu quả và hiệu quả nhất có thể để đạt được nhiệm vụ. Một chiến lược tốt thúc đẩy sự tập trung, trách nhiệm và kết quả.

Quá trình hoạch định chiến lược kinh doanh được thực hiện thông qua 5 bước chính là:

– Bước 1: Xây dựng và thiết lập những mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra. Điều quan trọng nhất là các mục tiêu này phải rõ ràng và thực tế. Ngoài ra, nó cũng thể hiện một cách chính xác những gì doanh nghiệp muốn đạt được. Để thực hiện tốt điều này, doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc kỹ các nguyện vọng, năng lực tài chính và cơ hội phát triển.

– Bước 2: Đánh giá vị trí hiện tại. Việc này sẽ bao gồm đánh giá năng lực doanh nghiệp và đánh giá về môi trường kinh doanh. Điều này giúp đưa ra những định hướng chiến lược sẵn sàng trong kinh doanh.

– Bước 3: Sau khi tiến hành việc đánh giá vị trí doanh nghiệp cũng như xác định được vị trí đó, bạn sẽ cần xây dựng các chiến lược, để từ đó chọn lựa, cân nhắc giác pháp. Tuy nhiên, để có những lựa chọn chuẩn xác nhất cho doanh nghiệp mình thì bạn đặc biệt phải chú trọng khâu đánh giá tiềm lực, thực trạng, … của doanh nghiệp.

– Bước 4: Những kế hoạch chiến lược cần được chuẩn bị kỹ càng trong bước này. Chuẩn bị chiến lược sẽ bao gồm các chiến lược trong chính sách, tổ chức, … các nguồn lực và sự lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp.

– Bước 5: Cuối cùng là việc kiểm soát và đánh giá kế hoạch về kết quả đạt được so với mục đích đề ra.

2.2.2. Những điều cần chú ý khi hoạch định chiến lược kinh doanh

Bạn muốn mang nó đi đâu? Ở đây bạn cần đặt ra các mục tiêu cấp cao nhất của bạn. Thực hiện tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, giá trị, kỹ thuật và mục tiêu của bạn. Nơi nào bạn nhìn thấy doanh nghiệp của bạn trong năm hoặc mười năm? Bạn muốn trở thành tâm điểm của doanh nghiệp và là nguồn lợi thế cạnh tranh của bạn so với các đối thủ trên thị trường? Bước này nên là nền tảng cho kế hoạch cuối cùng và thúc đẩy thay đổi.

Bạn cần làm gì để đạt được điều đó? Những thay đổi nào bạn sẽ cần thực hiện để thực hiện các mục tiêu chiến lược của mình? Cách tốt nhất để thực hiện những thay đổi đó – những thay đổi nào đối với cấu trúc và tài chính của doanh nghiệp của bạn sẽ được yêu cầu và những mục tiêu và thời hạn nào bạn sẽ cần đặt ra cho bản thân và những người khác trong doanh nghiệp? Hãy suy nghĩ về toàn bộ doanh nghiệp, ví dụ như xem xét đa dạng hóa, tăng trưởng hiện có, kế hoạch mua lại, cũng như các vấn đề chức năng trong các lĩnh vực quan trọng.

Hoạch định được hiểu là một trong những chức năng quan trọng mà một quản trị viên cần thực hiện. Đây cũng được xem là công việc nền tảng, mang tính chiến lược của những nhà quản trị, những quản lý cấp cao. Hy vọng rằng, qua bài viết trên bạn đã nắm rõ về khái niệm hoạch định cùng những thông tin bổ ích khác cho mình.

Khái Niệm Và Vai Trò Của Lập Kế Hoạch

Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch , tổ chức , lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

Cho đến nay thì có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch. Với mỗi quan điểm , mỗi cách tiếp cận khác nhau đều có khái niệm riêng nhưng tất cả đều cố gắng biểu hiện đúng bản chất của phạm trù quản lý này.

Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì : ” Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ “. Quản lý có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra . Lập kế hoạch có thể ví như là bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi lớn , rồi từ đó mọc lên các ” nhánh” tổ chức , lãnh đạo và kiểm tra. Xét theo quan điểm này thì lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yêú đối với mỗi nhà quản lý. Với cách tiếp cận theo quá trình :

Kế hoạch sản xuất kinh doanh có thể coi là quá trình liên tục xoáy trôn ốc với chất lượng ngày càng tăng lên kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới lúc chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu đã đề ra .

Theo STEYNER thì :”Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu , quyết định các chiến lược , các chính sách , kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định .Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.”

Theo cách tiếp cận này thì lập kế hoạch được xem là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức, đó là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn của môi trường bằng việc xác định trước các phương án hành động để đạt được mục tiêu cụ thể của tổ chức.

Với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò :

Theo RONNER :”Hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm tìm ra con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh .”

Theo HENRYPAYH : “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản của quá trình quản lý cấp công ty , xét về mặt bản chất thì hoạt động này nhằm mục đích xem xét các mục tiêu , các phương án kinh doanh , bước đi trình tự và cách tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh.”

Như vậy , Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó . Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt được là cái gì ?và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thế nào ? Tức là , lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu cần đạt được , xây dựng một chiến lược tổng thể để đạt được các mục tiêu đã đặt ra , và việc triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động.

Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì kế hoạch là một trong những công cụ điều tiết chủ yếu của Nhà nước.Còn trong phạm vi một doanh nghiệp hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên , là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiêụ quả cao , đạt được mục tiêu đề ra.

Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động trong tương lai , làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường , tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực , và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra . Hiện nay , trong cơ chế thị trường có thể thấy lập kế hoạch có các vai trò to lớn đối với các doanh nghiệp. Bao gồm :

-Kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp . Lập kế hoạch cho biết mục tiêu , và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp . Khi tất cả nhân viên trong cùng một doanh nghiệp biết được doanh nghiệp mình sẽ đi đâu và họ sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó , thì chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp , hợp tác và làm việc một cách có tổ chức. Nếu thiếu kế hoạch thì quĩ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường ziczăc phi hiệu quả .

-Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hay tổ chức . Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp , mỗi nhà quản lý .Lập kế hoạch buộc những nhà quản lý phải nhìn về phía trước , dự đoán được những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như môi trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp.

-Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp . Khi lập kế hoạch thì những mục tiêu đã được xác định , những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã được lựa chọn nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả , cực tiểu hoá chi phí bởi vì nó chủ động vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp.

-Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao . Một doanh nghiệp hay tổ chức nếu không có kế hoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian. Một khi doanh nghiệp không xác định được là mình phải đạt tới cái gì và đạt tới bằng cách nào , thì đương nhiên sẽ không thể xác định đựợc liệu mình có thực hiện được mục tiêu hay chưa , và cũng không thể có được những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra . Do vậy, có thể nói nếu không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra .

Như vậy , lập kế hoạch quả thật là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp , mỗi nhà quản lý . Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ chức , khai thác con người và các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách có hiệu quả , thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác . Không có kế hoạch , nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình , họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì .

Còn đối với mỗi cá nhân chúng ta cũng vậy , nếu chúng ta không biết tự lập kế hoạch cho bản thân mình thì chúng ta không thể xác định được rõ mục tiêu của chúng ta cần phải đạt tới là gì ? với năng lực của mình thì chúng ta cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó ? Không có kế hoạch chúng ta sẽ không có những thời gian biểu cho các hoạt động của mình, không có được sự nỗ lực và cố gắng hết mình để đạt được mục tiêu . Vì thế mà chúng ta cứ để thời gian trôi đi một cách vô ích và hành động một cách thụ động trước sự thay đổi của môi trường xung quanh ta . Vì vậy mà việc đạt được mục tiêu của mỗi cá nhân ta sẽ là không cao , thậm chí còn không thể đạt được mục tiêu mà mình mong muốn .

Tóm lại , chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên , là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý . Bất kể là cấp quản lý cao hay thấp , việc lập ra được những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khoá cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.

Hệ thốngkế hoạch của một tổ chức là tổng hợp của nhiều loại kế hoạch khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo một định hướng nhất định nhằm thực hiện mục tiêu tối cao của tổ chức.

Các kế hoạch của một tổ chức được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Theo mỗi tiêu thức phân loại thì lại có một hệ thống kế hoạch khác nhau.

Theo mức độ tổng quát

Sứ mệnh

Sứ mệnh là một bức thông điệp thể hiện lý do tồn tại của tổ chức , sứ mệnh sẽ trả lời cho câu hỏi : Tổ chức tồn tại vì mục đích nào? Một tổ chức khi thành lập trước hết đều phải xác định được sứ mệnh của mình . Sứ mệnh của một tổ chức được đặt ra trên cơ sở xác định những lĩnh vực hoạt động của tổ chức đó , những giả định về mục đích , sự thành đạt và vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó .Sứ mệnh của tổ chức là bộ phận tương đối ổn định , mang tính bản sắc của tổ chức và có vai trò thống nhất cũng như khích lệ các thành viên của tổ chức trong việc thực hiện mục tiêu chung . Sứ mệnh tổ chức bao gồm hai loại sau :

Sứ mệnh được công bố : là sứ mệnh thông báo được thông báo một cách công khai cho mọi người , thông qua thị trường để doanh nghiệp đạt đựơc mục tiêu , và nó đựơc thể hiện thông qua các khẩu hiệu , các triết lý kinh doanh ngắn gọn của doanh nghiệp .

Sứ mệnh không được công bố: Là sứ mệnh thể hiện lợi ích tối cao của doanh nghiệp.

Như vậy , có thể nói sứ mệnh là cơ sở đầu tiên để xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức, là phương hướng phấn đấu của tổ chức trong suốt thời gian tồn tại của mình và nó là cơ sở để xác định phương thức hành động cơ bản của tổ chức.

Kế hoạch chiến luợc

Kế hoạch tác nghiệp

Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần sử dụng một lần: là những kế hoạch cho những hoạt động không lặp lại.Bao gồm:

-Chương trình: Là một tổ hợp các chính sách , các thủ tục , các qui tắc và các nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tính độc lập tương đối . Mục tiêu của chương trình là mục tiêu quan trọng , ưu tiên nhưng lại mang tính độc lập tương đối vì thế trong quá trình thực hiện nó đòi hỏi phải có sự phối hợp của các bộ phận khác . Chương trình được hỗ trợ bởi những ngân quĩ cần thiết .Một chương trình tương đối lớn , quan trọng thường bao gồm trong nó nhiều chương trình nhỏ phụ trợ . Ví dụ chương trình xoá đói giảm nghèo của chính phủ bao gồm có các chương trình phụ trợ như chương trình hỗ trợ phát triển kinh tế , chương trình cho vay vốn , …

-Dự án : Thường có mục tiêu cụ thể , quan trọng , mang tính độc lập tương đối . Nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án phải rõ ràng bao gồm cả hình thái nguồn lực theo thời gian và không gian.

-Các ngân quĩ: Là kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng số . Ngân quĩ không chỉ đơn thuần là ngân quĩ bằng tiền mà còn có ngân quĩ phi tiền tệ như ngân quĩ nhân công , ngân quĩ nguyên vật liệu , ngân quĩ máy móc thiết bị …

Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần sử dụng nhiều lần : Là các kế hoạch cho những hoạt động thường xuyên lặp lại. Bao gồm:

-Chính sách: Là những qui định chung để hướng dẫn tư duy và hành động khi ra quyết định trong các lĩnh vực cơ bản của tổ chức .Chính sách thể hiện các quan điểm và giá trị của tổ chức nhằm giải quyết các vấn đề có tính thường xuyên lặp lại .Trong một tổ chức có thể có nhiều loại chính sách khác nhau cho những mảng hoạt động cơ bản . Ví dụ : chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam nhằm xác định các giải pháp và công cụ để hỗ trợ các doanh nghiệp này phát triển hơn nữa như cho vay vốn ưu đãi để đầu tư,giảm thuế suất… Chính sách bảo đảm sự phối hợp hành động và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau trong tổ chức . Trong phạm vi co giãn nào đó thì các chính sách là những tài liệu chỉ dẫn cho việc ra quyết định. Chính sách khuyến khích được tính tự do sáng tạo nhưng phạm vi tự do sáng tạo lại tuỳ thuộc vào chức vụ cấp bậc quản lý , mức độ phân quyền của tổ chức ….

-Thủ tục: Là các kế hoạch chỉ ra một cách chính xác và chi tiết chuỗi các hành động cần thiết phải thực hiện theo trình tự thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt được mục tiêu nhất định . Ví dụ như thủ tục xuất nhập nguyên vật liệu, hàng hoá , thủ tục tuyển sinh …

-Quy tắc : Là loại hình kế hoạch đơn giản nhất cho biết những hành động nào có thể làm , những hành động nào không được làm . Giữa thủ tục và qui tắc có điểm giống nhau đó là : Đều là những hướng dẫn mang tính bắt buộc cho các hoạt động . Nhưng các qui tắc gắn với việc hướng dẫn hành động mà không bao hàm về mặt thời gian , trong khi đó thủ tục bao hàm qui định trình tự thời gian cho các hành động . Ví dụ : Qui tắc không được hút thuốc trong công sở , qui tắc không được sử dung tài liệu trong thi cử . Ngoài ra , các chính sách hướng dẫn việc ra quyết định trong khi qui tắc cũng là sự hướng dẫn nhưng không cho phép có sự lựa chọn hay sáng tạo trong khi áp dụng chúng . Như vậy , chính sách có độ linh hoạt cao hơn so với qui tắc và thủ tục .

Theo thời gian thực hiện kế hoạch

Các kế hoạch được phân ra thành kế hoạch ngắn hạn , trung hạn , dài hạn.

Kế hoạch dài hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức,xác định các mục tiêu,chính sách giải pháp dài hạn về tài chính , đầu tư , nghiên cứu phát triển chúng tôi những nhà quản lý cấp cao lập mang tính tập trung cao và linh hoạt.

-Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm phác thảo các chính sách , chương tình trung hạn để thực hiện các mục tiêu được hoạch định trong chiến lược của tổ chức.Kế hoạch trung hạn được lập bởi các chuyên gia quản lý cấp cao , chuyên gia quản lý điều hành đồng thời nó ít tập trung và ít uyển chuyển hơn kế hoạch dài hạn.

-Kế hoạch ngắn hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm , là sự cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất kinh doanh dựa vào mục tiêu chiến lược , kế hoạch , kết quả nghiên cứu thị trường , các căn cứ xây dựng kế hoạch phù hợp với điều kiện năm kế hoạch do các chuyên gia quản lý điều hành và chuyên gia quản lý thực hiện lập nên .Kế hoạch này không mang tính chất tập trung và thường rất cứng nhắc , ít linh hoạt .

Ba loại kế hoạch trên có quan hệ hữu cơ với nhau .Trong đó, kế hoạch dài hạn giữ vai trò trung tâm , chỉ đạo trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là cơ sở để xây dựng kế hoạch trung hạn và kế hoạch hằng năm.

Theo mức cụ thể

Bao gồm kế hoạch cụ thể và kế hoạch định hướng.

-Kế hoạch cụ thể : Là những kế hoạch mà mục tiêu đã được xác định rất rõ ràng , không có sự mập mờ và hiểu nhầm trong loại kế hoạch này.

-Kế hoạch định hướng : Là kế hoạch đưa ra những hướng chỉ đạo chung và có tính linh hoạt .Khi môi trường có độ bất ổn định cao, khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn hình thành và suy thoái trong chu kỳ kinh doanh của nó thì kế hoạch định hướng hay được sử dụng hơn kế hoạch cụ thể .

Tuy nhiên, việc phân loại kế hoạch theo các tiêu thức trên chỉ mang tính chất tương đối ,các kế hoạch có mối quan hệ qua lại với nhau.Ví dụ như, kế hoạch chiến lược có thể bao gồm cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nhưng kế hoạch chiến lược nhấn mạnh bức tranh tổng thể và dài hạn hơn , trong khi đó kế hoạch tác nghiệp phần lớn là những kế hoạch ngắn hạn.

Vai Trò Và Chức Năng Của Tiền Tệ

I.VAI TRÒ CỦA TIỀN TỆ :Vai trò của tiền tệ trong nền kinh tế thị trường thể hiện ở ba mặt:-Thứ nhất: tiền tệ là phương tiện không thể thiếu để mở rộng và phát triển nền kinh tế hàng hóa. C.Mác đã chỉ ra rằng, người ta khổng thể tiến hàng sản xuất hàng hóa nếu như không có tiền và sự vận động của nó.Khi tiền tệ tham gia trong chức năng thước đo giá trị và phương tiện lưu thông là cho việc đo lường và biểu hiện giá trị của hàng hóa trở nên giản đơn, thuận lợi và thống nhất, làm cho sự vận động của hàng hóa trong lưu thông tiến hành một cách trôi chảy. Mặt khác, khi sử dụng tiền trong sản xuất kinh doanh giúp cho người sản xuất có thể hạch toán được chi phí và xác định kết quả sản xuất kinh doanh, thực hiện được tích lũy tiền tệ để thực hiện tái sản xuất kinh doanhTiền tệ trở thành công cụ duy nhất và không thể thiêu để thực hiện yêu cầu quy luật giá trị. Vì vậy, nó là công cụ không thể thiếu được để mở rộng và phát triển nền kinh tế hàng hóa.-Thứ hai: tiền tệ là phương tiện để thực hiện và mở rộng các quan hệ quốc tế. Trong điều kiện của nền kinh tế hàng hóa phát triển chuyển sang nền kinh tế thị trường thì tiền tệ không những là phương tiện thực hiện các quan hệ kinh tế xã hội trong phạm vi quốc gia mà còn là phương tiện quan trọng để thực hiện và mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế.Cùng với ngoại thương, các quan hệ thanh toán và tín dụng quốc tế, tiền tệ phát huy vai trò của mình để trở thành phương tiện cho việc thực hiện và mở rộng các quan hệ quốc tế, nhất là đối với các mối quan hệ nhiều mặt giữa các quốc gia trên thế giới hình thành và phát triển làm cho xu thế hội nhập trên các lĩnh vực kinh tế xã hội, tài chính, tiền tệ ngân hàng, hợp tác khoa học kỹ thuật giữa các nước.-Thứ ba: tiền tệ là một công cụ để phục vụ cho mục đích của người sử dụng chúng.Trong điều kiện của nền kinh tế hàng hóa phát triển cao thì hầu hết các mối quan hệ kinh tế-xã hội đều được tiền tệ hóa, mọi cá nhân, tổ chức, cơ quan…đều không thể thoát ly khỏi các quan hệ tiền tệ. Trong điều kiênh tiền tệ trở thành công cụ có quyền lực vạn năng xử l‎ và giải tỏa mối ràng buộc phát sinh trong nền kinh tế xã hội không những trong phạm vi quốc gia mà còn phạm vi quốc tế. Chính vì vậy mà tiền tệ có thể thỏa mãn mọi mục đích và quyền lợi cho những ai đang nắm giữ tiền tệ. Chừng nào còn tồn tại nền kinh tế hàng hóa và tiền tệ thì thế lực của đồng tiền vẫn còn phát huy sức mạnh của nó.II.CHỨC NĂNG CỦA TIỀN TỆBản chất của tiền tệ được thể hiện qua các chức năng của nó. Theo C. Mác tiền tệcó 5 chức năng:- Thước đo giá trị. Tiền tệ dùng để biểu hiện và đo lường giá trị của các hàng hoá.Muốn đo lường giá trị của các hàng hoá, bản thân tiền tệ phải có giá trị. Vì vậy, tiền tệlàm chức năng thước đo giá trị phải là tiền vàng. Để đo lường giá trị hàng hoá khôngcần thiết phải là tiền mặt mà chỉ cần so sánh với lượng vàng nào đó một cách tưởngtượng. Sở dĩ có thể làm được như vậy, vì giữa giá trị của vàng và giá trị của hàng hoátrong thực tế đã có một tỷ lệ nhất định. Cơ sở của tỷ lệ đó là thời gian lao động xã hộicần thiết hao phí để sản xuất ra hàng hoá đó. Giá trị hàng hoá được biểu hiện bằng tiềngọi là giá cả hàng hoá. Do đó, giá cả là hình thức biểu hiện bằng tiền của giá trị hànghoá. Giá cả hàng hoá do các yếu tố sau đây quyết định:+ Giá trị hàng hoá.+ Giá trị của tiền.+ ảnh hưởng của quan hệ cung – cầu hàng hoá.Để làm chức năng thước đo giá trị thì bản thân tiền tệ cũng phải được đo lường.Do đó, phải có đơn vị đo lường tiền tệ. Đơn vị đó là một trọng lượng nhất định của kimloại dùng làm tiền tệ. ở mỗi nước, đơn vị tiền tệ này có tên gọi khác nhau. Đơn vị tiền tệvà các phần chia nhỏ của nó là tiêu chuẩn giá cả. Tác dụng của tiền khi dùng làm tiêuchuẩn giá cả không giống với tác dụng của nó khi dùng làm thước đo giá trị. Là thướcđo giá trị, tiền tệ đo lường giá trị của các hàng hoá khác; là tiêu chuẩn giá cả, tiền tệ đolường bản thân kim loại dùng làm tiền tệ. Giá trị của hàng hoá tiền tệ thay đổi theo sựthay đổi của số lượng lao động cần thiết để sản xuất ra hàng hoá đó. Giá trị hàng hoátiền tệ (vàng) thay đổi không ảnh hưởng gì đến “chức năng” tiêu chuẩn giá cả của nó,mặc dù giá trị của vàng thay đổi như thế nào. Ví dụ, một USD vẫn bằng 10 xen.- Phương tiện lưu thông: Với chức năng làm phương tiện lưu thông, tiền làm môigiới trong quá trình trao đổi hàng hoá. Để làm chức năng lưu thông hàng hoá ta phải cótiền mặt. Trao đổi hàng hoá lấy tiền làm môi giới gọi là lưu thông hàng hoá.Công thức lưu thông hàng hoá là: H- T – H, khi tiền làm môi giới trong trao đổihàng hoá đã làm cho hành vi bán và hành vi mua có thể tách rời nhau cả về thời gian vàkhông gian. Sự không nhất trí giữa mua và bán chứa đựng mầm mống của khủng hoảngkinh tế.Trong lưu thông, lúc đầu tiền tệ xuất hiện dưới hình thức vàng thoi, bạc nén. Dầndần nó được thay thế bằng tiền đúc. Trong quá trình lưu thông, tiền đúc bị hao mòn dầnvà mất một phần giá trị của nó. Nhưng nó vẫn được xã hội chấp nhận như tiền đúc đủgiá trị.Như vậy, giá trị thực của tiền tách rời giá trị danh nghĩa của nó. Sở dĩ có tìnhtrạng này vì tiền làm phương tiện lưu thông chỉ đóng vai trò chốc lát. Người ta đổi hànglấy tiền rồi lại dùng nó để mua hàng mà mình cần. Làm phương tiện lưu thông, tiềnkhông nhất thiết phải có đủ giá trị. Lợi dụng tình hình đó, khi đúc tiền nhà nước tìmcách giảm bớt hàm lượng kim loại của đơn vị tiền tệ. Giá trị thực của tiền đúc ngàycàng thấp so với giá trị danh nghĩa của nó. Thực tiễn đó dẫn đến sự ra đời của tiền giấy.Bản thân tiền giấy không có giá trị mà chỉ là dấu hiệu của giá trị và được công nhậntrong phạm vi quốc gia.- Phương tiện cất trữ. Làm phương tiện cất trữ, tức là tiền được rút khỏi lưu thôngđi vào cất trữ. Sở dĩ tiền làm được chức năng này là vì: tiền là đại biểu cho của cải xãhội dưới hình thái giá trị, nên cất trữ tiền là một hình thức cất trữ của cải. Để làm chứcnăng phương tiện cất trữ, tiền phải có đủ giá trị, tức là tiền vàng, bạc. Chức năng cất trữlàm cho tiền trong lưu thông thích ứng một cách tự phát với nhu cầu tiền cần thiết cholưu thông. Nếu sản xuất tăng, lượng hàng hoá nhiều thì tiền cất trữ được đưa vào lưuthông. Ngược lại, nếu sản xuất giảm, lượng hàng hoá lại ít thì một phần tiền vàng rútkhỏi lưu thông đi vào cất trữ.- Phương tiện thanh toán. Làm phương tiện thanh toán, tiền được dùng để trả nợ,nộp thuế, trả tiền mua chịu hàng … Khi sản xuất và trao đổi hàng hoá phát triển đếntrình độ nào đó tất yếu nảy sinh việc mua bán chịu. Trong hình thức giao dịch này trướctiên tiền làm chức năng thước đo giá trị để định giá cả hàng hoá. Nhưng vì là mua bánchịu nên đến kỳ hạn tiền mới được đưa vào lưu thông để làm phương tiện thanh toán.Sự phát triển của quan hệ mua bán chịu này một mặt tạo khả năng trả nợ bằng cáchthanh toán khấu trừ lẫn nhau không dùng tiền mặt. Mặt khác, trong việc mua bán chịungười mua trở thành con nợ, người bán trở thành chủ nợ. Khi hệ thống chủ nợ và con nợphát triển rộng rãi, đến kỳ thanh toán, nếu một khâu nào đó không thanh toán được sẽgây khó khăn cho các khâu khác, phá vỡ hệ thống, khả năng khủng hoảng kinh tế tănglên.- Tiền tệ thế giới. Khi trao đổi hàng hoá vượt khỏi biên giới quốc gia thì tiền làmchức năng tiền tệ thế giới. Với chức năng này, tiền phải có đủ giá trị, phải trở lại hìnhthái ban đầu của nó là vàng. Trong chức năng này, vàng được dùng làm phương tiệnmua bán hàng, phương tiện thanh toán quốc tế và biểu hiện của cải nói chung của xãhội.Tóm lại: 5 chức năng của tiền trong nền kinh tế hàng hoá quan hệ mật thiết vớinhau. Sự phát triển các chức năng của tiền phản ánh sự phát triển của sản xuất và lưuthông hàng hoá.

Khái Niệm Và Vai Trò Của Chức Năng Tổ Chức

Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Khoa học quản lý nghiên cứu tổ chức với tư cách là hệ thống con người – xã hội với những quá trình, hiện tượng và hoạt động của con người. Để có một quan niệm khoa học về tổ chức cần phải nhận thức nó ở hai góc độ: 1.Tổ chức với tính cách là một thực thể; 2. Tổ chức với tính cách là một hoạt động.

* Tổ chức với tư cách là một thực thể

Khi được hiểu như một thực thể hay như một đơn vị xã hội thì còn có nhiều quan niệm khác nhau về tổ chức.

Theo cách hiểu thông thường nhất: Tổ chức là một đơn vị xã hội bao gồm những thành viên cùng gia nhập vào đơn vị xã hội đó để hoàn thành mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân.

Các nhà xã hội học cho rằng: tổ chức là một cấu trúc xã hội đặc biệt của nhóm thứ cấp (primay group), được tạo nên bởi những hành động mang tính khuôn mẫu của các thành viên và các nhóm tồn tại trong nó nhằm đạt những mục tiêu nhất định.

Một số lớn các nhà tư tưởng về tổ chức coi tổ chức như là một tập hợp các mối quan hệ của con người trong mọi hoạt động của nhóm.

Theo C.I Barnard, tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức nhằm hoàn thành mục tiêu chung.

Hay nói một cách đơn giản, tổ chức là sự liên kết của nhiều người theo một cách thức nhất định và có cùng mục đích chung.

* Tổ chức với tư cách là một hoạt động (hay là chức năng tổ chức)

Chức năng tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quy trình quản lý. Mục đích của chức năng tổ chức là nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời số lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một cơ cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. Nội dung cơ bản của chức năng tổ chức là thiết kế bộ máy, phân công công việc và giao quyền.

Chức năng tổ chức hướng đến việc phân chia những nhiệm vụ chung thành những công việc cụ thể cho từng bộ phận với những quyền hạn tương ứng. Với những hàm nghĩa này, chúng ta có thể hiểu chức năng tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận và quyết định quy mô thích hợp cho từng bộ phận.

Với ý nghĩa như trên, chúng ta hiểu tổ chức là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung.

Từ định nghĩa này, có thể thấy những hoạt động cơ bản của chức năng tổ chức bao gồm:

– Xác định những nhiệm vụ thực hiện để đạt đựơc mục tiêu chung

– Nhóm gộp các hoạt động này thành những bộ phận

– Phân công người phụ trách các bộ phận và công việc của từng bộ phận đó

– Giao phó quyền hạn tương ứng để thực hiện nhiệm vụ

– Xác lập cơ chế cho sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, và trong việc phối hợp quyền hạn và thông tin, theo cả chiều ngang và chiều dọc của cơ cấu tổ chức (thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức).

Như vậy, bản chất của chức năng tổ chức là thực hiện sự phân công lao động hợp lý (cả lao động quản lý và lao động cụ thể) để phát huy cao nhất khả năng của nguồn nhân lực nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu chung. Vì thế, tổ chức là một công việc chuyên môn vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật.

2. Vai trò của chức năng tổ chức

Nếu như tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch được thể hiện ở việc xác định mục tiêu và phương án hành động thì chức năng tổ chức thể hiện tầm quan trọng của nó ở việc biến những mục tiêu thành hiện thực. Sẽ không sai khi nói rằng chức năng tổ chức là nhân tố quyết định sự thành bại của mọi tổ chức. Tất cả các quyết định quản lý, kế hoạch, hoạt động lãnh đạo và kiểm tra sẽ không trở thành hiện thực nếu không biết tổ chức thực hiện một cách khoa học. Vai trò của chức năng tổ chức thể hiện ra ở những phương diện cơ bản sau:

Thực hiện tốt chức năng tổ chức trong việc xây dựng bộ máy sẽ đảm bảo được nề nếp, nhịp nhàng trong phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật và phát huy được sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong tổ chức. Ngược lại, khi bộ máy tổ chức không được thiết kế phù hợp có thể làm cho các hoạt động của tổ chức kém hiệu quả và gặp nhiều khó khăn.

Đồng thời, trong việc phân công công việc, nếu bố trí, sắp xếp sai nhân lực sẽ lãng phí nguồn lực của tổ chức (nhân lực, vật lực, tài lực.v.v), đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếu.

– Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành, phối hợp giữa các bộ phận. Từ đó, có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm tối đa sự lãng phí trong việc vận hành hoạt động của bộ máy tổ chức.

– Nhằm phát huy cao nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên

Việc phân công chính xác con người và công việc sẽ phát huy được cao nhất tiềm năng của mỗi người.

– Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực

Tổ chức tạo ra sự thống nhất, sự hợp tác (bộ phận, cá nhân với nhau, giữa các nguồn lực, các mục tiêu) tạo nên tính trội của hệ thống. Nhờ có công tác tổ chức mà các hoạt động của các bộ phận khác nhau không bị chồng chéo lên nhau, và xác định được mối liên hệ và kết hợp giữa các bộ phận đó trong quá trình thực hiện mục tiêu.

Thông qua chức năng tổ chức, chủ thể quản lý sẽ liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và các hoạt động thành một thể thống nhất nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức hiệu quả hơn.

– Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý.

Thông qua quá trình phân công công việc và xác định mối quan hệ trong công việc giữa các bộ phận (Cơ chế) sẽ làm cho hiệu lực của các quyết định quản lý được nâng cao.