Để mở rộng kinh doanh, xúc tiến giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp, các doanh nghiệp thường lựa chọn việc thành lập văn phòng đại diện để hoạt động được hợp pháp.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó theo quy định tại điều 45 của Luật Doanh Nghiệp.
Quý khách hàng có thể tham khảo thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt nam
Như vậy có thể thấy, chức năng của văn phòng đại diện khá đơn giản chỉ phục vụ mục đích chính là:
– Giữ vài trò là văn phòng liên lạc giữa công ty với khách hàng;
– Thực hiện tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh
Một số lưu ý khác về văn phòng đại diện như sau:
– Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh mua bán sản phẩm, hàng hóa để thực hiện hoạt động thương mại;
– Văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ 3 với mục đích thương mại;
– Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ đều phụ thuộc vào công ty mẹ và do công ty mẹ chi trả toàn bộ
Như trình bày ở trên, chức năng hoạt động của văn phòng đại diện là tương đối đơn giản. Do đó, cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện cũng đơn giản với chức danh của người đứng đâu là: Trưởng văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị, kts kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại văn phòng…vv. Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ.
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân nên khi tiến hành thành lập sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty. Như đã phân tích, công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của văn phòng, do đó, mọi chi phí hoạt động sẽ đều do công ty mẹ chi trả cho văn phòng. Thuế môn bài cho văn phòng sẽ được nộp hàng năm và sẽ do công ty mẹ nộp trên cơ sở đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ.
Việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục địch kinh doanh của công ty. Trường hợp, mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc đại diện cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng đại diện công ty.
Trường hợp doanh nghiệp muốn có 1 đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh, doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh công ty để đảm bảo đơn vị phụ thuộc có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng.
Theo quy định tại Điều 16, Nghị định 72/2006/NĐ-CP quy định về chức năng của văn phòng đại diên
Tuy nhiên, văn phòng đại diện có sử dụng lao động và người lao động có thể phát sinh thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp mức lương đủ điều kiện phải nộp thuế thu nhập cá nhân.
Thông tư 111/2023/TT-BTC quy định đối tượng phải đăng ký thuế như sau:
1. Đối tượng phải đăng ký thuế
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 65/2013/NĐ-CP thì đối tượng phải đăng ký thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
a. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập bao gồm:
– Các tổ chức, cá nhân kinh doanh kể cả các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc, đơn vị trực thuộc hạch toán riêng và có tư cách pháp nhân riêng.
– Các cơ quan quản lý hành chính nhà nước các cấp.
– Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
– Các đơn vị sự nghiệp.
– Các tổ chức quốc tế và tổ chức nước ngoài.
– Các Ban quản lý dự án, Văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài.
– Các tổ chức, cá nhân trả thu nhập khác.
b) Cá nhân có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, bao gồm:
– Cá nhân có thu nhập từ sản xuất, kinh doanh bao gồm cả cá nhân hành nghề độc lập; cá nhân, hộ gia đình sản xuất nông nghiệp không thuộc đối tượng miễn thuế thu nhập cá nhân. Cá nhân có thu nhập từ sản xuất, kinh doanh thực hiện đăng ký thuế thu nhập cá nhân đồng thời với việc đăng ký các loại thuế khác.
– Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công kể cả cá nhân nước ngoài làm việc cho Nhà thầu nước ngoài, Nhà thầu phụ nước ngoài tại Việt Nam.
– Cá nhân chuyển nhượng bất động sản.
– Cá nhân có thu nhập chịu thuế khác (nếu có yêu cầu).
c. Người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh.
Con dấu của văn phòng đại diện sẽ do công ty quyết định về việc làm hay không làm, văn phòng đại diện không nhất thiết phải tiến hành khắc dấu của văn phòng. Tuy nhiên, tại Việt Nam thông thường chữ ký phải đi với con dấu mới tăng hiệu lực và làm cho khách hàng tin tưởng hơn.
Khi khắc dấu, văn phòng lưu ý về số lượng và hình thức dấu văn phòng đại diện sẽ do công ty quyết định, trước khi sử dụng con dấu, văn phòng cần tiến hành thủ tục công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia trước khi sử dụng hợp pháp.
Người đứng đầu văn phòng đại diện do công ty quyết định và bổ nhiệm theo nhiệm kỳ hoặc cho đến khi có sự thay đổi, Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc, thành viên hoặc cổ đông góp vốn đảm bảo nguyên tắc đáp ứng yêu cầu theo quy định.
Nhiệm vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện là quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng đại diện công ty và chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trước ban lãnh đạo công ty.
Cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện sẽ là Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố nơi sẽ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện.
Để tiến hành thủ tục thành lập văn phòng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:
– Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện theo mẫu chung;
– Quyết định của công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
– Biên bản họp của Công ty TNHH 2 thành viên – Công ty cổ phần về việc thành lập văn phòng;
– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
– Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện (bản sao chứng thực)
– Ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền cho người tiến hành công việc;
Thời gian giải quyết hồ sơ: 3-5 ngày làm việc
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Tác giả
Nguyễn Văn Phi