Việc làm Quản lý điều hành
1. Khái niệm và nội dung chức năng của tổ chức
1.1. Khái niệm chức năng của tổ chức
Chức năng tổ chức là thiết lập nên một hệ thống đồng nhất các vị trí của từng cá nhân và các bộ phận sao cho các cá nhân cũng như bộ phận này phối hợp với nhau một cách hiệu quả nhất nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức.
1.2. Nội dung chức năng tổ chức
Đây là tổng hợp những bộ phận có quan hệ phụ thuộc nhau. Nhân sự trong tổ chức này đã được chuyên môn hóa đảm bảo nhiệm vụ và quyền hạn nhất định theo các cấp riêng. Mục tiêu chung chính là thực hiện các hoạt động của tổ chức để đạt mục tiêu chung đã được xác định.
Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý bao gồm cơ cấu quản lý trực tuyến, cơ cấu quản lý chức năng, cơ cấu quản lý trực tuyến- chức năng và cơ cấu quản lý ma trận.
1.2.2. Tổ chức quá trình quản lý
Đây là hình thức phân loại cơ cấu theo quyền hạn bao gồm quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng. Việc ủy quyền đúng cách trong quản lý góp phần làm tăng hiệu quả quản lý. Do đó, nhà quản lý cần sử dụng thành thạo phương pháp quản lý ủy quyền này.
Chức năng tổ chức bao gồm tổ chức cơ cấu và tổ chức quá trinh quản lý
2. Các yếu tố cấu thành chức năng tổ chức trong quản trị học
2.1. Yếu tố mục tiêu hoạt động
Mục tiêu hoạt động của chức năng tổ chức là yếu tố nền tảng, chúng trả lời cho câu hỏi tổ chức đó hoạt động vì mục đích gì. Mục tiêu không rõ ràng, tổ chức kém hiệu quả trong khi tổ chức xã hội không có mục đích hoạt động chúng không có lý do gì để tồn tại.
Cơ cấu tổ chức là những kết cấu bên trong bên cạnh các quan hệ bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Bất cứ tổ chức nào cũng cần cơ cấu tổ chức để thực hiện thiết lập những quy định về cơ chế quản lý.
Cơ chế quản lý trong chức năng tổ chức là cách thức để việc điều hành của chủ thể điều phối các bộ phận và cá nhân để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của tổ chức.
Cơ chế quản lý càng đảm bảo sự rõ ràng, chặt chẽ và khoa học bao nhiêu thì độ bất định với lãnh đạo giảm đi bấy nhiêu. Cơ chế quản lý thể hiện trong cơ chế tổ chức cũng như họat động. Các quy định cần được làm rõ bao gồm:
– Phân cấp trong ban hành và chấp hành các quyết định quản lý của các bộ phận cũng như cá nhân trong tổ chức.
– Phân cấp trách nhiệm, nghĩa vụ của bộ phận và cá nhân, giám sát và cung cấp thông tin hai chiều hay đa chiều.
– Đảm bảo giữ vững một số nguyên tắc cơ bản của quản lý phù hợp với tầm hạn quản lý, hoàn chỉnh và thống nhất…
– Tuân thủ các quy định cơ bản của tổ chức hướng tới mục tiêu phát triển chung.
Đội ngũ nhân là là yếu tố cơ bản trong chức năng tổ chức. Chúng xác định vai trò, ý nghĩa từng cá nhân cũng như đội ngũ nhân lực trong tổ chức; đồng thời nó thể hiện sức mạnh của tổ chức đó. Vì thế, khi quản trị tổ chức, người quản lý cần coi nhân lực là điều kiện không thể bỏ qua nhằm đảm bảo chất lượng các hoạt động của trường.
Cơ sở vật chất là nguồn kinh phí, thiết bị kỹ thuật- khoa học-công nghệ được đầu tư, sử dụng nhằm đạt tới mục tiêu hoạt động của tổ chức. Cơ sở vật chất chuẩn hoá, hiện đại hoá sẽ giúp các thành viên trong tổ chức hoàn thành các nhiệm vụ cũng như chức năng. Do đó, trong quản trị học, người lãnh đạo tổ chức cần quan tâm đến cơ chế quản lý cơ sở vật chất.
2.5. Yếu tố môi trường hoạt động
Tổ chức xã hội nào cũng hoạt động trong môi trường biến động. Về mặt xã hội đây là những yếu tố về thể chế chính trị, luật pháp, giáo dục, truyền thống và bản sắc văn hoá tổ chức… Về mặt tự nhiên, yếu tố này bao gồm vị trí địa lý (vùng, miền), hệ sinh thái…
Môi trường hoạt động là điều kiện cần giúp các hoạt động tổ chức được đảm bảo chất lượng. Vì thế khi quản lý tổ chức cần xác định được cơ chế phát huy thế mạnh cũng như giảm các bất lợi môi trường tới các hoạt động này của tổ chức.
Có nhiều yếu tố hình thành chức năng tổ chức trong quản trị học
3. Tại sao cần có chức năng tổ chức trong quản trị học?
Chức năng tổ chức quyết định tới sự trường tồn trong doanh nghiệp. Chức năng tổ chức chính là tải sản của doanh nghiệp với nhiều vai trò như điều phối và kiểm soát; tạo động lực làm việc; tạo lợi thế cạnh tranh;…
3.1. Chức năng tổ chức giúp lao động nắm được vai trò, nhiệm vụ
Cơ cấu tổ chức thống nhất sẽ giúp người lao động nắm được nhiệm vụ, vai trò cũng như tầm quan trọng của mình đối với tổ chức. Bên cạnh đó, chúng giúp cá nhân nhận thức rõ hơn về công việc mình đang thực hiện, qua đó có trách nhiệm hơn với việc xử lý cũng như cung cấp thông tin. Quyền hạn chính là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, nhờ đó các nhóm hoạt động thống nhất dưới một nhà quản lý chung. Điều này hình thành công cụ xây dựng một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện của từng người.
3.2. Chức năng tổ chức giúp giảm xung đột
Cơ cấu tổ chức giúp gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp hoạt động vì mục tiêu chung nhất. Điều này hỗ trợ các thành viên tìm hiểu vấn đề, lựa chọn và hành động theo định hướng chung. Khi phải đối mặt với các xung đột giữa các thành viên, cơ cấu tổ chức chính là yếu tố để mọi người hòa nhập và thống nhất.
3.3. Chức năng tổ chức giúp điều phối và kiểm soát
Cơ cấu tổ chức điều phối cũng như kiểm soát cá nhân thông qua những chuẩn mực,quy tắc nhất định. Khi cần đưa ra các quyết định lớn, tổ chức giúp ta thu hẹp phạm vi các lựa chọn phải xem xét.
Cơ cấu tổ chức giúp nhân viên nắm được công việc, định hướng và bản chất công việc mình làm. Chính hình thành nên các mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên với môi trường làm việc lành mạnh, ý nghĩa. Điều này càng ý nghĩa hơn khi các doanh nghiệp hiện nay đang xảy ra tình trạng “chảy máu chất xám” đang phổ biến. Lương và thu nhập chỉ là một phần nhỏ trong động lực làm việc các cá nhân. Khi tới một giới hạn, nhiều người sẵn sàng đánh đổi chọn mức thu nhập thấp hơn để làm việc trong một tổ chức được đồng nghiệp tôn trọng hơn.
3.4. Chức năng tổ chức tạo ra lợi thế cạnh tranh
Các yếu tố gồm điều phối, kiểm soát, hình thành động lực,… giúp tăng hiệu quả hoạt động đồng thời tạo sự khác biệt trong tổ chức. Chính hiệu quả và sự khác biệt này sẽ giúp doanh nghiệp hình thành lợi thế cạnh tranh tốt trên thị trường.
4. Các nguyên tắc xây dựng tổ chức trong quản trị học
Có rất nhiều trường hợp trong thực tế, một nhân sự cùng lúc thực hiện 2 nhiệm vụ từ quản lý và giám đốc. Trong trường hợp này, nhân sự đó sẽ không biết cần tuân lệnh của ai.
Những nguyên tắc tổ chức hiện nay sẽ không giống nhau trong các tổ chức mà chúng được vận dụng linh hoạt. Một số nguyên tắc chính mà nhiều tổ chức hiện nay áp dụng hàng ngày bao gồm:
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: về nguyên tắc này đòi hỏi từng thành viên trong cổ chức sẽ phải chịu trách nhiệm báo cáo tới lãnh đạo quản trị trực tiếp của mình.
Nguyên tắc tổ chức gắn với mục tiêu: Cơ cấu tổ chức cần phù hợp với mục tiêu. Đây chính là cơ sở xây dựng cơ cấu tổ chức vững mạnh cho doanh nghiệp. Mỗi phòng ban cần xây dựng các mục tiêu cho nhân sự của mình, cả tổ chức cần có mục tiêu chung nhất đảm bảo các hoạt động chung nhất vì lợi ích doanh nghiệp.
Nguyên tắc đảm bảo sự cân đối: Cân đối ở đây chính là cân đối quyền lợi, trách nhiệm và phân bổ công việc cân đối cho các phòng ban. Điều này giúp tổ chức có thể hình thành, tạo dựng sự ổn định. Do đó tổ chức cần phải có sự cân đối trong mô hình tổ chức chung.
Nguyên tắc xây dựng chức năng tổ chức trong quản trị học rất đa dạng
Nguyên tắc hiệu quả: Khi xây dựng tổ chức, mục tiêu chung nhất của các doanh nghiệp chính là đảm bảo hiệu quả công việc, hướng tới mục tiêu chung trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí.
Nguyên tắc đảm bảo sự linh hoạt: Nguyên tắc này vô cùng quan trọng nhằm kịp thời thích ứng cũng như đối phó với thay đổi của môi trường bên ngoài. Đồng thời, nhà quản trị cũng cần linh hoạt để có thể đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
Bên cạnh đó khi xây dựng cơ cấu cũng như chức năng tổ chức trong quản trị học, nhà quản trị cũng cần chú ý các yêu cầu khác là lấy chất lượng là trọng tâm chứ không tam quyền phân lập. Thực hiện phân công công việc đảm bảo nhiệm vụ thay vì nhu cầu từng cá nhân, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý, không chồng chéo hay vì tư lợi cá nhân.
Chức năng tổ chức trong quản trị học đóng góp vai trò to lớn trong sự thành công của một tổ chức. Do đó, người quản lý cần xây dựng tổ chức sao cho đảm bảo sự khoa học và mỗi thành viên đều có thể phát huy năng lực bản thân một cách hiệu quả nhất!