Top 2 # Ví Dụ Về Chức Năng Kiểm Tra Của Quản Trị Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 1/2023 # Top Trend | Theindochinaproject.com

Chương 9: Chức Năng Kiểm Tra Của Quản Trị

CHƯƠNG 9: CHỨC NĂNG KIỂM TRA CỦA QUẢN TRỊCHƯƠNG 9KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ TÁC DỤNG CỦA KIỂM TRA CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM TRAQUY TRÌNH KIỂM TRACÁC ĐIỂM KIỂM TRA TRỌNG YẾUCÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRAI: KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ TÁC DỤNG CỦA KIỂM TRA.KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ TÁC DỤNG CỦA KIỂM TRAKHÁI NIỆMMỤC ĐÍCHTÁC DỤNG CỦA KIỂM TRAKiểm tra là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế họach ….để đánh giá hiệu quả của hoạt động của tổ chức và đề ra các giải pháp quản trị thích hợp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, kiểm tra bao hàm cả kiểm tra cái “ĐÔ làm và qua đó điều chỉnh cái “SẼ” làm.1.Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức2.Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu.3.Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng4.Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính.5. Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh6. Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.7. Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì quan trọng hay không cần thiết.8. Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người.

Công tác kiểm tra không phải là liều thuốc thần chữa được bách bệnh, giải quyết được mọi vấn đề. Tự nó không giải quyết được gì cả mà chỉ phát huy tác dụng nếu có được nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo, nghĩa là có năng lực giải thich các số liệu thống kê và các bảng biểu mà hình thức nội dung được phát họa một cách cẩn thận.II.CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM TRA.Cơ chế kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên hoạt động của doanh nghiệp và cấp bậc của đối tượng được kiểm traCông việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trịSự kiểm tra phải được thực hiện tại những điển trọng yếu Việc kiểm tra phải khách quan.Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của tổ chứcViệc kiểm tra cần phải tiếm kiệm, và công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí của nóViệc kiểm tra phải đưa đến hành độngCÁC NGUYÊN TẮCIII. QUY TRÌNH KIỂM TRA.QUY TRÌNH KIỂM TRA1. THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHUẨN2.ĐO LƯỜNG THÀNH QUẢTiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được diễn tả bằng các chỉ tiêu định lượng như số giờ công, số lượng phế phẩm, hoặc đơn vị tiền tệ như: chi phí, doanh thu hoặc bằng bất cứ khái niệm nào dùng để đo lường thành lường thành quả kể cả những khái niệm tâm lý như vui lòng của khách hàng.Có thể và nên hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện, để so sánh với tiêu chuẩn và từ đó có biện pháp sửa chữa kịp thời.Việc đo lường chỉ dễ dàng, nếu các tiêu chuẩn được xác định đúng đắn và thành quả của nhân viên được xác định chính xác. Việc đo lường là khó khăn đối với một số công việc vì khó xác định tiêu chuẩn (ví dụ: thành quả của phó giám đốc tài chính, hay cán bộ phụ trách công đoàn). 3. SỮA CHỮA SAIHOẠT ĐỘNG SỮA CHƯATHÔNG TIN PHẢN HỒITIẾN TRÌNH KIỂM TRA MANG TÍNH CHẤT DỰ PHÒNGIV. CÁC ĐIỂM KIỂM TRA TRỌNG YẾU.CÁC ĐIỂM KIỂM TRA TRỌNG YẾU1.Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình?2.Những điểm nào điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?3.Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lạc?4.Những điểm nào là điểm cho nhà quản trị viết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại?5.Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất?6.Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin cần thiết mà không phải tốn kém nhiều quá?V.CÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRACÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRAKIỂM TRA TÀI CHÍNHKIỂM TRA HÀNH VINgân sáchPhân tích tài chínhPhân tích trường hợp hòa vốnKiểm toánNhững hình thức kiểm tra quản trị trực tiếpNhững hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếpNGÂN SÁCH:Ngân sách lợi nhuậnNgân sách tiền mặtNgân sách chi tiêu vốn

PHÂN TÍCH TÀI CHÍNHBảng cân đối Tỷ số thử nghiệm giá trị trọng trọng yếuBảng kết toán thu nhập  Tỷ số nợ với tài sảnPhân tích tỷ lệ  Tỷ số hoạt độngTỷ số thanh toán  Tỷ số xác suất Tỷ số bình thường

KIẾM TOÁNKIẾM TOÁN TỪ BÊN NGOÀI.Do một bộ phận kế toán độc lập ở ngoài tổ chức thực hiện. Lối kiểm tra này là để bảo vệ những cổ đông. Đối với quản lý thì nó chỉ có một tác dụng gián tiếp là làm những nhân viên kế toán của tổ chức phải nghiêm túc trong công tác kế toán của mìnhKIẾM TOÁN TỪ BÊN TRONG.Trong thực hiện bởi những nhân viên kế toán của tổ chức, bao gồm những công việc như kể trên. Ngoài ra còn có sự đánh giá những hoạt động và chính sách của tổ chức cùng với những đề nghị cải thiệnPHÂN TÍCH CHI PHÍ LỢI ÍCH:Kỹ thuận này hữu dụng khi những chi phí thì biết rõ nhưng những tiêu chuẩn để những chi phí đó có thể so sánh mập mờ hoặc khó đo lường, chẳng hạn như định xem những lợi ích của việc nghiên cứu và phát triển có hơn những chi phí hay không? Việc sử dụng cách phân tích này có thể phát hiện những sử dụng không hiệu quả của ngân quỹ

CÓ BA PHƯƠNG PHÁPHÌNH THỨC KIỂM TRA QUẢN TRỊ TRỰC TIẾPTiến trình kĩ luật gồm 4 bướcCảnh cáo miệngCảnh cáo viếtNgưng việcSa thàiNHỮNG HÌNH THỨC CHO Chọn lọcVăn hóa của tổ chứcTiêu chuẩn hóaHuấn luyệnĐánh giá thái độTRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG THÀNH PHỐ HCMTHANK YOU !

Tiểu Luận Quản Trị Học Chức Năng Kiểm Tra Trong Quản Trị

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Tiểu Luận Đề tài: Chức năng kiểm tra trong quản trị

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc Nhóm TH: 2

Tp. Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2014

Nhóm 2

Tiểu luận Quản trị học

Nhóm 2

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Khái niệm kiểm tra ……………………………………………………………………………..2

2.

Phân loại kiểm tra ……………………………………………………………………………….2

3.

Mục đích của kiểm tra …………………………………………………………………………3

4. Quy trình kiểm tra …………………………………………………………………………………..4 5. Nguyên tắc khi tổ chức công tác kiểm tra …………………………………………………..8 6. Bảy nguyên tắc quản trị của giáo sư Koontz và O’Donnell …………………………..9 II. NỘI DUNG ……………………………………………………………………………………………..12 1.

Chức năng kiểm tra có cần thiết trong doanh nghiệp? ………………………………12

2.

Vận dụng kiểm tra trong quản lý của các doanh nghiệp tại Việt Nam …………13

3. Hạn chế trong công tác kiểm tra ở các doanh nghiệp Việt Nam. ……………………..14 4. Công tác kiểm tra ở siêu thị Big C ………………………………………………………………15 3.1. Sơ lược về Big C …………………………………………………………………………………15 3.2 Mục tiêu kiểm tra ở Big C …………………………………………………………………….16 3.3 Công tác kiểm tra ở Big C …………………………………………………………………….17 3.3. Những thành tựu đạt được của Big C từ chức năng kiểm tra ……………………21 3.4 Những hạn chế của Big C từ chức năng kiểm tra …………………………………….21 3. Các giải pháp – hướng khắc phục công tác kiểm tra ở các doanh nghiệp tại Việt Nam……………………………………………………………………………………………………..24 KẾT LUẬN VÀ NHẬN XÉT ……………………………………………………………………………25 TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………………………………………………26

Nhóm 2

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

LỜI MỞ ĐẦU Doanh nghiệp là tế bào của xã hội, dù thuộc bất kỳ thành phần kinh tế nào thì doanh nghiệp chính là nguồn cung ứng sản phẩm hàng hóa và dịch vụ, đáp ứng cho nhu cầu về khía cạnh vật chất lẫn tinh thần của xã hội nói chung và người tiêu dùng nói riêng. Trong quá trình phát triển của một doanh nghiệp, chúng ta không thể không nhắc đến chức năng kiểm tra trong quản trị. Đây là một quá trình hết sức cần thiết, không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Sau khi tiến hành các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo thì mô hình hoạt động của doanh nghiệp vẫn chưa hoàn hảo. Do vậy nhà quản trị cần phải đo lường thực hiện các kế hoạch trên thực tế nhằm phát hiện ra các sai lệch và đề ra các biện pháp điều chỉnh để thực hiện các mục tiêu kế hoạch đề ra. Đây được gọi là chức năng kiểm tra trong quản trị. Kiểm tra là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu của tổ chức đề ra hay không, cũng như lý do tại sao đạt được hoặc không đạt được. Kiểm tra trong quản trị của các doanh nghiệp tại Việt Nam nay cũng không phải là mới mẻ nhưng cũng không ít ai hiểu sâu về vấn đề này, chính vì vậy, nhóm 2 xin phép nghiên cứu đề tài: “Chức năng kiểm tra trong quản trị và vận dụng trong quản lý các doanh nghiệp tại Việt Nam”. Đồng thời để làm rõ về vấn đề đó, nhóm 2 đã lấy hệ thống siêu thị Big C để tìm hiểu và phân tích về chức năng quản trị ở siêu thị này một cách cụ thể hơn. Trong quá trình nghiên cứu và phân tích đề tài trên, nhóm 2 không tránh khỏi những sai sót, mong cô và các nhóm góp ý và bổ sung những thiếu sót để bài tiểu luận của nhóm được hoàn thiện hơn. Nhóm 2 xin chân thành cảm ơn!!!

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

NỘI DUNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN 1. Khái niệm kiểm tra Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời sữa chữa và chấn chỉnh những sai lầm để đảm bảo công việc đạt được mục tiêu như kế hoạch hoặc các quyết định đặt ra để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Khi triển khai một kế hoạch, cần phải kiểm tra để dự đoán những tiến độ để phát hiện sự chệch hướng khỏi kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phục. Trong nhiều trường hợp, kiểm tra vừa tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình thành kế hoạch mới, cải thiện cơ cấu tổ chức nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển. Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và các sự kiện cơ bản khác, có thể được biểu diễn bằng các loại hình đồ thị, biểu bảng nhằm làm nổi bật những dữ kiện mà các nhà quản trị quan tâm. Tóm lại, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cấp cao đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong doanh nghiệp. Mặc dù quy mô của đối tượng kiểm tra và tầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản trị, tất cả nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là chức năng cơ bản đối với mọi nhà quản trị. 2.

Phân loại kiểm tra

Có 3 loại hình kiểm tra: kiểm tra lường trước, kiểm tra trong khi thực hiện (kiểm tra đồng thời) và kiểm tra sau khi thực hiện (kiểm tra phản hồi). 

Kiểm tra lường trước: thực hiện trước khi hoạt động xảy ra, tức là ngăn

chặn các vấn đề có thể xảy ra nhằm tránh sai lầm ngay từ đầu thông qua những thông tin từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để đối chiếu với kế hoạch. Kiểm tra lường trước là hình thức kiểm tra ít tốn chi phí nhưng hiệu quả cao. Càng lên cao, bậc cao thì kiểm tra lường trước càng quan trọng 

Kiểm tra trong khi thực hiện: là trực tiếp theo dõi các diễn biến trong quá

trình thực hiện kế hoặc nhằm giảm những trở ngại khó khăn trong khi thực hiện đảm bảo kế hoạch đúng tiến độ. 2 Nhóm 2

Tiểu luận Quản trị học 

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Kiểm tra sau khi thực hiện: là đo lường kế quả thực tế đạt được so với kế

Đầu vào

Kiểm tra lường trước Dự đoán các vấn đề có thể phát sinh để tìm ra cách ngăn ngừa trước

3.

Quá trình

Kiểm tra đồng thời Điều chỉnh những sai sót ngay khi xuất hiện

Đầu ra

Kiểm tra phản hồi Đánh giá lại toàn bộ kế hoạch thực hiện và đề ra biện pháp điều chỉnh trong tương lai

Mục đích của kiểm tra

Kiểm tra nhằm mục đích bảo đẳm kết quả các hoạt động của doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu của tổ chức, bao gồm các chức năng sau: 

Kiểm tra để đảm bảo kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

Kiểm tra để bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu.

Kiểm tra sẽ làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xấc

hơn theo thứ tự quan trọng. 

Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính.

Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.

Giúp nhà quản trị phác thảo các tiêu chuẩn tường trình, báo cáo rõ ràng,

cụ thể, loại bớt những gì quan trọng hay không cần thiết. 

Thông qua việc kiểm tra, nhà quản trị có thể phổ biến những chỉ dẫn cần

thiết một cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người. 3 Nhóm 2

Tiểu luận Quản trị học 

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh.

4. Quy trình kiểm tra Quy trình gồm 6 bước: 1.

Xác định đối tượng kiểm tra

2.

Đề ra các tiêu chuẩn kiểm tra

3.

Định lượng kết quả đạt được

4.

So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm tra

5.

Làm rõ những sai lệch

6.

Các biện pháp khắc phục

Bước 1: Xác định đối tượng kiểm tra Xác định đối tượng kiểm tra thể hiện qua các hình thức kiểm tra: 

Kiểm tra chiến lược: đánh giá mức độ hiệu quả của chiến lược thường

được thực hiện trong quá trình xây dựng và thực hiện chiến lược. 

Kiểm tra quản lý: là quá trình kiểm tra hoạt động của các bộ phận chức

năng, nghiệp vụ, nhằm thúc đẩy các bộ phận này hoàn thành các mục tiêu chiến lược và mục tiêu bộ phận. Loại kiểm tra này phổ biến nhất là việc kiểm kê sổ sách, thu chi các phòng ban… 

Kiểm tra tác nghiệp: là việc kiểm tra mức độ hoàn thành nhiệm vụ của

các nhân viên, thuộc cấp nhằm xác định những thành tích cá nhân, tìm ra những người mẫu điển hình cho doanh nghiệp. Nội dung của kiểm tra được đề ra: 

Thành lập bộ phận tiến hành kiểm tra (gồm bao nhiêu người, bao nhiêu

đơn vị tham gia) 

Thời gian và không gian kiểm tra

Xác định phương thức kiểm tra ( như kiểm tra trực tiếp, kiểm tra gián

tiếp, kiểm tra thực tế, kiểm tra sổ sách) 

Các yếu tố kiểm tra, bao gồm định tính và định lượng

Chi phí kiểm tra

Thời gian hoàn thành công tác kiểm tra

Báo cáo quá trình kiểm tra, kết quả kiểm tra, các nhận định và đề xuất

của bộ phận kiểm tra. 4 Nhóm 2

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Bước 2: Đề ra các tiêu chuẩn kiểm tra Tiêu chuẩn là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch có thể biểu thị dưới dạng định tính hay định hình, là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện. Trong hoạt động của một tổ chức, có thể có nhiều loại tiêu chuẩn. Do đó tốt nhất cho việc kiểm tra, các tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế. Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay từ đầu. Các phương pháp đo lường việc thực hiện cần phải chính xác, dù là tương đối. Một tổ chức tự đặt ra mục tiêu “phải là hàng đầu” nhưng không hề chọn một phương pháp đo lường việc thực hiện nào cả, thì chỉ là xây dựng tiêu chuẩn suông mà thôi..Nó có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu quả của công tác kiểm tra: tiêu chuẩn không phù hợp sẽ phản ánh không chính xác thực tế và ngược lại, nếu phù hợp thì việc đo lường sẽ thuận lợi và kết quả phản ánh đúng quá trình thực hiện kế hoạch. Một số yêu cầu khi đề ra tiêu chuẩn: 

Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp

Luôn luôn có nhiều yếu tố phụ tham gia

Xác định một số tiêu chuẩn kiểm tra định lượng

Tiêu chuẩn kiểm tra phải mang tính bao trùm

Mỗi tiêu chuẩn kiểm tra đều có một định mức riêng phù hợp

Dễ dàng cho việc đo lường

Bước 3: Định lượng kết quả đạt được Trong việc định lượng kết quả hoạt động, vấn đề hết sức quan trọng là phải kịp thời nắm bắt được các thông tin thích hợp. Do đó, nhiệm vụ của nhà quản trị là phải xác định cụ thể những thông tin nào thực sự cần thiết để định lượng và đánh giá kết quả cao. Các yêu cầu khi đo lường kết quả: 

Kết quả phải mang tính hữu ích

Có mức độ tin cậy cao

Kết quả thu được không lạc hậu

Việc định lượng và đánh giá kết quả có thể thực hiện ở một số lĩnh vực sau: a.. Đánh giá theo chỉ tiêu marketing 5 Nhóm 2

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Những tiêu chuẩn có phù hợp với những mục tiêu và chiến lược đề ra

Những mục tiêu và tiêu chuẩn tương ứng còn phù hợp với tình hình hiện

thời không? 

Những chiến lược để hoàn thành mục tiêu có còn thích hợp với tình hình

hiện nay không? 

Những hoạt động có thích hợp để đạt tiêu chuẩn hay không? Khi trả lời những câu hỏi này, ta sẽ tìm được những sai lệch trong quá

trình thực hiện. Nếu đó là sai lệch xấu, nguyên nhân do khách quan và nếu là sai lệch tốt thì nó vẫn gây hại cho doanh nghiệp nguyên nhân dễ tìm hơn sai lệch xấu. Bước 6: Các biện pháp khắc phục 7 Nhóm 2

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Sau bước làm rõ những sai lệch thì nhà quản trị cần đưa ra những biện pháp khắc phục. Đó là: 

Xét lại những tiêu chuẩn: xem lại tiêu chuẩn có cùng hướng với mục tiêu

hay không (rất ít xảy ra) 

Xét lại những chiến lược: trong một số trường hợp hoàn cảnh bị biến đổi

tì có thể gây ra sự sai lệch trong chiến lược, chiến lược không còn thích hợp nữa 

Xem lại cấu trúc hệ thống, sự trợ lực: Sự thực hiện không đầy đủ có thể

bắt nguồn từ cấu trúc hệ thống hay sự trợ lực tài nguyên. 

Xét lại những hoạt động: phần lớn do quản đốc chức năng thiết kế và

Sự tương quan: cần quan tâm đến các yếu tố khác nha.Tương tụ như khi

điều chỉnh mục tiêu có thể cần tới tiêu chuẩn chiến lược khác nhau, tiêu chuẩn tài nguyên hoạt động và có thể cơ cấu tổ chức khác nhau. 

Kiểm soát tiến trình thiết kế chiến lược: đây là hoạt động kiểm soát quan

trọng để chắc chắn nó hoạt động đúng và đóng góp vaò thành tích chung của doanh nghiệp. 

Nhận định, đánh giá và rút kinh nghiệm

Trước khi kết thúc quá trình kiểm tra, nhà quản trị thường có những nhận định, đánh giá tổng hợp về các vấn đề như: + Trình bày quá trình kiểm tra đối tượng + Trình bày tổng quát quá trình hoạt động của đối tượng được kiểm tra + Những mặt ưu điểm của đối tượng trong hoạt động +Trình bày và phân tích những sai phạm quá giới hạn cho phép của đối tượng, nếu có + Những biện pháp khắc phục, điều chỉnh. 5. Nguyên tắc khi tổ chức công tác kiểm tra  Chính xác 

Kịp thời

Tiết kiệm

Nhóm 2

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Dễ hiểu

Chuẩn mực kiểm tra hợp lý

Dựa vào kế hoạch, chiến lược đề ra

Chọn mẫu tiêu biểu

Kiểm tra gắn liền với khắc phục – phòng ngừa

6. Bảy nguyên tắc quản trị của giáo sư Koontz và O’Donnell Theo giáo sư Koontz và O’Donnell đã liệt kê 7 nguyên tắc mà các nhà quản trị phải tuân theo khi xây dựng cơ chế kiểm tra. Đó là: 

Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ

chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nó phải được thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khác, kiểm tra còn cần được thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. Ví dụ như công tác kiểm tra các hoạt động và nội dung hoạt động của phó giám đốc tài chánh sẽ khác với công tác kiểm tra thành quả của một cửa hàng trưởng. Sự kiểm tra hoạt động bán hàng cũng sẽ khác với sự kiểm tra bộ phận tài chánh. Một doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi cách thức kiểm tra khác với sự kiểm tra các xí nghiệp lớn. 

Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà

quản trị Điều này sẽ giúp nhà quản trị nắm được những gì đang xảy ra, cho nên việc quan trọng là những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản trị thông hiểu. Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản trị không hiểu được, thì họ sẽ không thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽ không còn ý nghĩa. 

Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu

Khi xác định rõ được mục đích của sự kiểm tra, chúng ta cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu? Trên thực tế các nhà quản trị phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí về vật chất việc kiểm tra không đạt được hiệu quả cao. 9 Nhóm 2

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Tuy nhiên, nếu chỉ đơn thuần dựa vào những chỗ khác biệt thì chưa đủ. Một số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, và một số khác có tầm quan trọng lớn hơn. Chẳng hạn, nhà quản trị cần phải lưu tâm nếu chi phí về lao động trong doanh nghiệp tăng 5% so với kế hoạch nhưng sẽ không đáng quan tâm lắm nếu chi phí về tiền điện thoại tăng 20% so với mức dự trù. Hậu quả là trong việc kiểm tra, nhà quản trị nên quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, và những yếu tố đó được gọi là các điểm trọng yếu trong doanh nghiệp. 

Kiểm tra phải khách quan

Quá trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhưng việc xem xét các bộ phận cấp dưới có đang làm tốt công việc hay không, thì không phải là sự phán đoán chủ quan. Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta được những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn. Vì vậy, kiểm tra cần phải được thực hiện với thái độ khách quan trong quá trình thực hiện nó. Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo kết quả và các kết luận kiểm tra được chính xác. 

Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp

Để cho việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một qui trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hóa của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên được độc lập trong công việc, được phát huy sự sáng tạo của mình thì việc kiểm tra không nên thiết lập một cách trực tiếp và quá chặt chẽ. Ngược lại, nếu các nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viên cấp dưới có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra, trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người. 

Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế

Mặc dù nguyên tắc này là đơn giản nhưng thường khó trong thực hành.

Thông thường các nhà quản trị tốn kém rất nhiều cho công tác kiểm tra, nhưng kết quả thu hoạch được do việc kiểm tra lại không tương xứng. 

Việc kiểm tra phải đưa đến hành động 10

Nhóm 2

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

II. NỘI DUNG 1.

Chức năng kiểm tra có cần thiết trong doanh nghiệp?

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

tiến hành dự báo được và phải phụ thuộc vào hành động của người khác. Hơn nữa việc thiếu một hệ thống kiểm tra có hiệu quả có thể buộc các nhà quản lý phải giám sát cấp dưới của mình chặt chẽ hơn và như vậy quyền tự chủ của những người này bị giảm đi. Do đó, nhiệm vụ của các nhà quản lý khi thiết lập hệ thống kiểm tra là xác định sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền tự do của cá nhân, giữa chi phí chi kiểm tra và lợi ích do hệ thống này đem lại. Vì vậy, kiểm tra cần phải phù hợp và tuân thủ các nguyên tắc kiểm tra. 2.

Vận dụng kiểm tra trong quản lý của các doanh nghiệp tại Việt Nam

Rất khó để tìm ra hướng chung để giúp các doanh nghiệp khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm tra trong công ty. Tùy từng công ty, tùy từng khuyết điểm mà bạn cần có những biện pháp riêng biệt. Chẳng hạn như đối với việc kiểm tra hoạt động chi tiêu trong công ty, bạn cần phải tìm được cách kiểm tra tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của công ty, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất. Việc kiểm tra chỉ dễ dàng nếu các tiêu chuẩn được xác định đúng đắn và thành quả của các nhân viên được xác định chính xác. Trong một công ty có rất nhiều bộ phận khác nhau nên các quản lý đòi hỏi phải có tư duy tốt, nhiều kinh nghiệm và có thể kiểm soát tốt đội ngũ nhân viên và sản phẩm của công ty. Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm tra nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Nhưng kiểm tra chất lượng sản phẩm là yêu cầu hàng đầu đối với nhà quản lý. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển và hội nhập thì doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc bán được sản phẩm mà còn phải chịu trách nhiệm với những sản phẩm đã được bán ra. Chính vì vậy mà kiểm tra chất lượng sản phẩm đối với doanh nghiệp nước ta hiện nay là rất cần thiết và quan trọng. Công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo việc chấp hành nghiêm chỉnh các tiêu chuẩn và quy định của chất lượng, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất và cải thiện sản phẩm. Đối với các hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song là kiểm tra đột xuất và trả lương cao. Việc kiểm tra thành quả sẽ khó khăn đối với một số công việc. Ví dụ như đánh giá chất lượng phục vụ của phòng hành chính doanh nghiệp, đánh giá uy tín sản phẩm. 13 Nhóm 2

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Trong trường hợp này đòi hỏi nhà quản trị phải sử dụng hàng loạt các tiêu chuẩn gián tiếp như sự nhiệt tình và lòng trung thành của cấp dưới, thái độ của người tiêu dùng. Do đó, khi tiến hành kiểm tra phải đúng với tiêu chuẩn và mục tiêu đã đề ra. Như vậy, công tác kiểm tra chất lượng đặt ra ở đây là một hoạt động có hệ thống gắn liền với quá trình chuẩn bị sản xuất và sản xuất. Là hoạt động nhằm đảm bảo mục tiêu chất lượng đã quy định (tiêu chuẩn bằng theo dõi, phân tích đánh giá tình hình chất lượng áp dụng các biện pháp hữu hiệu để ngăn chặn hoặc loại bỏ những sai sót). Trong quá trình chuẩn bị sản xuất ra một sản phẩm diễn ra theo nhiều giai đoạn và đều được hệ thống quản lý kiểm tra. Đương nhiên nội dung và yêu cầu kiểm tra ở mỗi giai đoạn là khác nhau. Tuy nhiên trong giới hạn của sản xuất thì doanh nghiệp cần tập trung vào nhiệm vụ cụ thể sau: kiểm tra chất lượng, nhân sự, số lượng sản phẩm, doanh thu bán hàng…. Có thể nói, hiện nay ở Việt Nam đã hình thành các mạng lưới đô thị rộng khắp cả nước và các siêu thị đã góp phần tạo ra một diện mạo mới cho thương mại ở Việt Nam. Đây cũng là bước tiến thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam phát triển. 3. Hạn chế trong công tác kiểm tra ở các doanh nghiệp Việt Nam. Mặc dù các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công tác kiểm tra rất chặt chẽ, nghiêm ngặt, nhưng đôi khi vẫn còn nhiều thiếu soát, sai phạm trong công tác kiểm tra. Nhiều “lỗ hổng” trong kiểm tra, giám sát: Hàng loạt sai phạm của các doanh nghiệp trong thời gian qua được cơ quan thanh tra và các cơ quan kiểm tra phát hiện được tập trung ở một số dạng: Sai quy trình thủ tục theo các quy định của Nhà nước; sai thẩm quyền; sai đối tượng cho phép; kinh doanh không đúng bản chất thực tế; trình độ quản lý doanh nghiệp yếu kém dẫn đến vi phạm quản lý kinh tế và vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, cùng với những yếu kém nội tại của doanh nghiệp, sự hạn chế trong công tác kiểm tra, giám sát cũng là nguyên nhân khiến các sai phạm trong quản lý vốn của Nhà nước tại các doanh nghiệp này trở nên phổ biến.

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

4. Công tác kiểm tra ở siêu thị Big C 3.1. Sơ lược về Big C Được thành lập vào cuối thế kỷ 19 tại Pháp, trải qua quá trình phát triển hơn 100 năm, tập đoàn Casino là một trong những tập đoàn dẫn đầu trong ngành phân phối bán lẻ tại Châu Âu và nhiều thị trường khác trên thế giới. Với tầm nhìn “Nuôi dưỡng một thế giới đa dạng”, chìa khóa thành công của tập đoàn Casino đến từ khả năng đón đầu và đáp ứng những nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng từng thời kỳ và cam kết mạnh mẽ vì sự phát triển bền vững. Có mặt tại Việt Nam từ năm 1998, hệ thống siêu thị Big C là kết quả hợp tác giữa tập đoàn Casino với các đối tác Việt Nam theo mô hình kinh doanh trung tâm thương mại bao gồm đại siêu thị kèm trung tâm mua sắm với đầy đủ các dịch vụ phân phối tiện ích và hiện đại. Năm 2013, hệ thống siêu thị Big C bao gồm 25 điểm kinh doanh có mặt tại 16 tỉnh thành trên cả nước, được vận hành bởi đội ngũ trên 8.000 cán bộ, nhân viên năng động, đoàn kết, có tinh thần trách nhiệm cao và quyết tâm đổi mới liên tục “Vì sự hài lòng của khách hàng”. Thương hiệu Big C thể hiện hai tiêu chí quan trọng nhất trong định hướng kinh doanh và chiến lược để thành công. Đó là: + “Big” có nghĩa tiếng Việt là “To lớn”, điều đó thể hiện quy mô lớn của các siêu thị BigC và sự lựa chọn rông lớn về hàng hóa mà chung tôi cung cấp. Hiện tại, mỗi siêu thị BigC có khoảng hơn 40.000 mặt hàng để đáp ứng cho nhu cầu của Khách hàng. + “C” là cách viết tắt của chữ “Customer”, có nghĩa tiếng Việt là “Khách hàng”, Chữ “C” đề cập đến những Khách hàng thân thiết của chúng tôi, họ là chìa khóa dẫn đến thành công trong chiến lược kinh doanh của siêu thị Big C. Với sự nỗ lực không ngừng của tập thể hơn 8.000 thành viên, siêu thị BigC đã giới thiệu đến người tiêu dùng trên toàn quốc những không gian mua sắm hiện đại, thoáng mát, thoải mái với chủng loại hàng hóa đa dạng, phong phú, chất lượng kiểm soát và giá cả hợp lý, đi cùng với những dịch vụ khách hàng thật hiệu quả. Bên cạnh đó, tất cả các siêu thị Big C trên toàn quốc đều cung cấp những kinh nghiệm mua sắm với nhiều dịch vụ tiện ích cho khách hàng.

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Đảm bảo tất cả sản phẩm được bày bán tại siêu thị Big C phải tuân theo

các quy định của pháp luật Việt Nam. 

Kiểm soát chặt chẽ các nhà máy sản xuất với sự hỗ trợ của đối tác là

công ty hàng đầu trong việc kiểm tra, thẩm định, kiểm nghiệm, và chứng nhận. 

Áp dụng các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm vào các quy trình

Tố chức các khóa huấn luyện cho nhân viên siêu thị Big C. 16

Nhóm 2

Tiểu luận Quản trị học

GVHD: Nguyễn Thị Bích Ngọc

Quản lý đầu vào để đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm hàng hóa tại

Big C Hàng hóa trong siêu thị có đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm hay không và các siêu thị đang áp dụng hình thức nào để kiểm soát chất lượng hàng hóa… là vấn đề được nhiều người tiêu dùng quan tâm. Lựa chọn nguồn hàng và giám sát chất lượng Hằng tháng, Big C tiêu thụ khối lượng lớn rau củ quả và hải sản. Vì vậy, Big C đặc biệt chú trọng đến khâu lựa chọn nhà cung cấp các mặt hàng này. 17 Nhóm 2

Công Tác Kiểm Tra Của Nhà Quản Trị

Khái niệm, mục đích và tác dụng của công tác kiểm tra

Khái niệm

Kiểm tra là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu, đảm bảo cho mọi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng kế hoạch. Đó là tiến trình giám sát việc thực hiện và thu thập những thông tin phản hồi để kịp thời sửa chữa, điều chỉnh đảm bảo kế hoạch được hoàn thành như dự định.

Đó là những tỉ lệ, tiêu chuẩn, những con số thống kê mà nhà quản trị đưa ra để đo lường và điều chỉnh những kết quả hoạt động của cấp dưới nhằm hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Bằng cách đó nhà quản trị đảm bảo rằng những gì cấp dưới đã làm là đúng hoặc chưa đúng với kế hoạch đã đề ra.

Mục đích

Làm sáng tỏ và chính xác hơn các mục tiêu kế hoạch.

Phát hiện kịp thời những vấn đề sai và những đơn vị chịu trách nhiệm để sửa sai.

Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.

Phát thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì không cần thiết.

Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục, điều chỉnh kịp thời các hoạt động nhằm cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thì giờ công sức của mọi người để gia tăng năng suất và lợi nhuận cao.

Tác dụng

Giảm bớt gánh nặng của cấp chỉ huy nhờ có sự theo dõi thường xuyên công việc.

Để biết được những công việc mà nhân viên đã làm, chưa làm hoặc làm chưa đạt. Từ đó nhà quản trị có hướng điều chỉnh.

Nội dung kiểm tra

Nhiệm vụ chung của kiểm tra trong doanh nghiệp là thông qua kiểm tra phải phát hiện ra những sai lệch của thực tế so với mục tiêu, từ đó đề ra các biện pháp thích hợp và kịp thời để cải tiến, hoàn thiện quá trình xây dựng kế hoạch cũng như tổ chức thực hiện kế hoạch. Về mặt cụ thể, công tác kiểm tra phải đạt được những mục đích cơ bản sau:

Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.

Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng

Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như: Thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất…

Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai.

Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm

Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì ít quan trọng hay không cần thiết.

Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách lien tục để cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và lại lợi nhuân cao.

Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm thường xảy ra thiếu sót, hạn chế và khi xảy ra thì thường có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của doanh nghiệp

Để thấy rõ điều này, chúng ta có thể tham khảo một số điểm kiểm tra thiết yếu trong những lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp như sau:

Sản xuất

Marketing

Quản trị nhân sự

Tài chính kế toán

– Chủng loại SP- Số lượng SP- Chất lượng SP- Chi phí SX- Mức độ hoàn thành kế hoạch SX

– Năng suất lao động- Mối quan hệ giữa những người lao động- Những cá nhân tập thể điển hình- Phát triển lực lượng quản trị viên

– Tài sản của doanh nghiệp- Kết quả sản xuất kinh doanh- Dự trữ- Lưu chuyển tiền tệ

Trên thực tế, việc xác định được những điểm thiết yếu trong kiểm tra không phải khi nào cũng dễ dàng và thuận lợi. Để tìm được những nội dung kiểm tra hữu hiệu, chúng ta cần phải trả lời được những câu hỏi cơ bản như sau:

Những điểm nào phản ảnh rõ nhất mục tiêu của tổ chức?

Những điểm nào phản ảnh rõ nhất tình trạng không đạt được mục tiêu?

Những điểm nào đo lường tốt nhất sự sai lệch?

Những điểm nào thực hiện một cách thuận tiện nhất và ít tốn kém nhất

Các nguyên tắc kiểm tra

Bộ máy kiểm tra cần phải được thiết kế phù hợp với kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, các chức vụ, cấp bậc của đối tượng kiểm tra, các kỹ thuật và hệ thống kiểm tra phải phản ánh được các kế hoạch mà chúng được thiết kế ra để theo dõi.

Công tác kiểm tra cần phải được thiết kế theo cấp bậc và cá tính của nhà quản trị.

Việc kiểm tra cần phải vạch rõ những chỗ khác biệt tại các điểm thiết yếu tức là nhà quản trị phải quan tâm đặc biệt đến các yếu tố có ý nghĩa quan trọng nhất đối với hoạt động của doanh nghiệp.

Việc kiểm tra cần phải khách quan tránh những định kiến đánh giá sai lầm kết quả thực hiện của cấp dưới và điều đó sẽ dẫn đến hậu quả phản tác dụng của nó.

Kiểm tra cần phải linh hoạt.

Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức.

Kiểm tra cần phải tiết kiệm.

Phải dẫn đến tác động điều chỉnh.

Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra

Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến hành công tác kiểm tra cần tuân theo các yêu cầu sau đây:

Kiểm tra phải có trọng điểm

Khi đã xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm kiểm tra đó. Thông thường đó là các khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy ra sai sót, tập trung nhiều nguồn lực. Trên thực tế các nhà quản lý phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc, nguyên vật liệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả.

Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ ràng

Yêu cầu này đòi hỏi việc kiểm tra không chỉ dựa vào các số liệu và báo cáo thống kê mà phải được tiến hành ngay tại nơi diễn ra các hoạt động và phải được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, rõ ràng.

Kiểm tra cần chú trọng tới số lượng nhỏ các nguyên nhân

Yêu cầu này nêu rõ: Trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất định, một số lượng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây ra đa số các kết quả. Đây là một yêu cầu rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản trị khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt động thiết yếu, các điểm kiểm tra thiết yếu. Yêu cầu này cũng đòi hỏi trong quá trình kiểm tra phải xem xét kỹ càng mọi nguyên nhân gây nên những sai lệch của hoạt động so với kế hoạch để có thể đề ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu quả

Bản thân người thực hiện hoạt động phải tự kiểm tra

Yêu cầu này đòi hỏi mỗi người, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mình là tốt nhất. Khả năng tự kiểm tra để tự hoàn thiện thể hiện trình độ phát triển cao của một hệ thống.

Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nó phải được thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khác, kiểm tra còn cần được thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

Kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị

Kiểm tra nhằm giúp nhà quản lý nắm được những gì đang xảy ra, cho nên những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản lý thông hiểu. Những thông tin hay cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản lý không hiểu được, thì họ sẽ không thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽ không còn tác dụng.

Kiểm tra phải công khai, khách quan, chính xác

Quá trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhưng việc xem xét các bộ phận cấp dưới có làm tốt công việc hay không, không thể là sự phán đoán chủ quan. Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta có được những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn

Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hoá của tổ chức

Để việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hoá của doanh nghiệp. Nếu nhà quản trị trong tổ chức có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân vien làm việc tự giác, luôn sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm thì việc kiểm tra hoạt động của cấp dưới và nhân viên không nên thực hiện quá thường xuyên. Ngược lại, nếu nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viên có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra, trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người.

Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm

Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra được coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi phí cho nó. Mặc dù yêu cầu này là đơn giản nhưng khó trong thực hành. Thông thường các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho công tác kiểm tra nhưng kết quả thu được do kiểm tra lại không tương xứng.

Kiểm tra phải đưa đến hành động

Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động. Có thể đó là sắp xếp lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chi tiêu, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo.

Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà không điều chỉnh, thì việc kiểm tra mất tác dụng, ý nghĩa.

Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng

Muốn cho việc kiểm tra đem lại hiệu quả thiết thực thì cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khâu, kết hợp nhiều phương pháp với nhau. Các phương pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra cũng phải được áp dụng linh hoạt, uyển chuyển, phù hợp với từng đối tượng, quy mô, mục đích của kiểm tra.

Quá trình kiểm tra

Thiết lập các tiêu chuẩn

Kiểm tra là so sánh kết quả thực tế và tiêu chuẩn đã được xác định. Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện và thông qua nó nhà quản trị có thể thu được những dấu hiệu cần thiết để theo dõi tiến trình công việc.

Thiết lập hệ thống tiêu chuẩn cho kiểm tra là việc không đơn giản chút nào vì còn phải cân nhắc rất nhiều vấn đề. Tuy nhiên, hệ thống kiểm tra trở nên hữu hiệu hơn nếu nó được kết nối với mục tiêu mong muốn, hệ thống kiểm tra phải khách quan, đầy đủ, đúng lúc và được chấp nhận. Cụ thể:

Kết nối với mục tiêu mong muốn: Tức là mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Khách quan: Chính là sự công bằng và không bị tác động bởi nhân viên do những yếu tố các nhân.

Đầy đủ: Bao gồm tất cả các hành vi và mục tiêu ước muốn của tổ chức.

Đúng lúc: Kiểm tra cung cấp thông tin khi cần thiết nhất.

Chấp nhận được: Hệ thống kiểm tra phải được công nhận là cần thiết và thích hợp.

Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được đặt ra dưới các dạng khác nhau:

Bằng đơn vị số lượng vật chất: giờ công, ngày công, số lượng sản phẩm, phế phẩm

Đơn vị tiền tệ như chi phí, doanh thu, lợi nhuận

Định tính: nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, sự vui lòng của khách hàng, cải tiến uy tín của doanh nghiệp…

Đo lường thành quả hoàn thành thực tế và so sánh với tiêu chuẩn đã đề ra

Có thể và nên hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện để so chiếu với tiêu chuẩn và từ đó có biện pháp sửa chữa kịp thời.

Việc đo lường chỉ dễ dàng nếu các tiêu chuẩn được xác định đúng đắn và thành quả của các nhân viên được xác định chính xác.

Việc đo lường thành quả sẽ khó khăn đối với một số công việc. Ví dụ như đánh giá chất lượng phục vụ của phòng hành chính của phòng hành chính của doanh nghiệp, đánh giá uy tín của sản phẩm. Trong trường hợp này đòi hỏi nhà quản trị phải sử dụng hàng loạt các tiêu chuẩn gián tiếp như sự nhiệt tình và lòng trung thành của cấp dưới, sự khâm phục của các bạn đồng nghiệp, thái độ của báo chí, dư luận công chúng…

Tiến hành sửa chữa sai lầm kịp thời nếu kết quả thực tế thấp hơn tiêu chuẩn

Có thể sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên,…

Phân công lại các bộ phận do sai lầm trong công tác tổ chức hoặc phát sinh trong quá trình thực hiện.

Tuyển dụng thêm, đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên hoặc sa thải..

Giải thích đầy đủ và rõ ràng hơn các công việc cho cấp dưới.

Tiến trình này có thể được diễn tả trong sơ đồ sau:

Tiến trình thực hiện chức năng kiểm tra điều chỉnh

Tiến trình kiểm tra mang tính chất dự phòng

Một hệ thống kiểm tra tốt và hữu hiệu đối với nhà quản trị phải bao gồm việc kiểm tra mang tính chất dự phòng, tức là một sự kiểm tra nhằm tiên liệu trước việc sai sót sẽ xảy ra trừ khi phải có biện pháp để diều chỉnh ngay trong hiện tại.

Lí do của sự nhấn mạnh đến việc kiểm tra mang tính dự phòng là do tiến trình lâu dài của hoạt động kiểm tra cho dù mọi bước trong tiến trình đó đều được thực hiện một cách nhanh chóng.

Tiến trình kiểm tra mang tính dự phòng có thể được diễn tả trong sơ đồ sau:

Tiến trình kiểm tra dự phòng

Kiểm tra tài chính

Ngân sách

Ngân sách là tiến trình phân loại các khoản chi đề nghị và kết nối chúng với mục tiêu. Ngân sách thường biểu diễn chi phí bằng tiền của các công việc hoặc nguồn lực khác nhau.

Những loại ngân sách thường gặp nhất trong kinh doanh:

Ngân sách bán hàng: là sự dự báo về doanh thu kì vọng, thường được phát biểu theo kì vọng sản phẩm trên cơ sở hàng tháng và sau đó điều chỉnh theo hàng năm. Loại ngân sách này là một biện pháp kiểm soát vì nó là một tiêu chuẩn cho sự đánh giá những hoạt động buôn bán và tiếp thị.

Ngân sách nguyên vật liệu: lượng nguyên vật liệu kỳ vọng mua, thường được công bố theo từng loại cụ thể, có thể khác biệt giữa các tháng vì ảnh hưởng của tính thời vụ và mức tồn kho.

Ngân sách lao động: Thường được biểu diễn bởi số lượng nhân viên và giá trị bằng tiền của mỗi công việc.

Ngân sách vốn: là các khoản đầu tư cho tài sản hữu hình như nhà cửa, thiết bị…thường thời gian yêu cầu hơn một năm.

Ngân sách nghiên cứu và phát triển: các khoản chi cho phát triển hoặc cải tiến sản phẩm, nguyên vật liệu và tiến trình.

Ngân sách tiền mặt: Dự trù số lượng tiền mặt mà tổ chức phải có trong tay dùng để chi tiêu, thường được xây dựng cho ít nhất một năm và cho mỗi tháng của năm.

Phân tích tài chính

Đánh giá tình trạng tài chính của một doanh nghiệp cho hai hay nhiều giai đoạn được gọi là phân tích tài chính.

Một số kĩ thuật được sử dụng:

Bảng cân đối (quyết toán): Cho biết tình trạng tài chính của một tổ chức trong một thời điểm nào đó. Nó là phương tiện giúp cho nhà quản lí kiểm soát khả năng tài chính của đơn vị mình nhằm đáp ứng những nghĩa vụ bình thường.

Bảng kết toán thu nhập: Bảng này phân tích hoạt động tài chính của tổ chức trong một thời kì, ba tháng, sáu tháng hay một năm. Bảng này kiểm soát lợi nhuận của tổ chức, ta có thể dùng nó để so sánh số liệu của hai thời kì.

Tỉ số bình thường (hiện có): là tỉ số giữa tài sản với những món nợ. Tỉ số bình thường 1:1. Tỉ số 2:1 chứng tỏ công ty đang mạnh về tài chính, dưới 1:1 nghĩa là tổ chức có khó khăn trong thanh toán những món nợ ngắn hạn.

Phân tích trường hợp hoà vốn

Đó là trường hợp không có lời hay lỗ. Đây là một công thức đơn giản, nhưng có giá trị cho người quản lí, nó chỉ ra sự tương quan giữa thu nhập, chi phí và lợi nhuận. điểm hòa vốn là điểm mà tại đó doanh thu từ việc bán sản phẩm với một giá nào đó đủ để bù đắp các khoản chi phí của doanh nghiệp. Nếu sản lượng nằm dưới mức đó thì sẽ bị lỗ, nếu vượt lên trên mức đó thì doanh nghiệp bắt đầu có lãi.

Muốn tính ra điểm hoà vốn phải biết giá đơn vị sản phẩm đem bán, chi phí biến đổi của mỗi đơn vị và tổng chi phí bất biến.

Công thức tính :

Kế toán nguồn nhân lực

Nhân lực là nguồn lực quan trọng của tổ chức. Việc kế toán nguồn nhân lực được coi là những khoản tiền đầu tư chứ không phải chi phí. Đó là việc kiểm soát nội bộ, đòi hỏi nhà quản trị phải chú ý tới việc nhân viên là nguồn tài nguyên giá trị nếu không kiểm soát cẩn thận thì có thể làm suy giảm.

Lợi ích chính trong việc kế toán nhân lực là làm cho nhà quản trị ý thức được rằng có được và giữ được những nhân viên là một lợi ích dài hạn cho tổ chức.

Kiểm toán

Kiểm toán là sự kiểm định chính thức những tài khoản, hồ sơ, hoạt động hay thực hiện của một đơn vị chủ yếu là để kiểm tra những cơ chế kiểm soát của một tổ chức.

Có hai loại kiểm toán:

Kiểm toán từ bên ngoài do một bộ phận kế toán độc lập ngoài tổ chức thực hiện. Lối kiểm toán này là để bảo vệ những cổ đông. Đối với quản lí thì nó chỉ có một tác dụng gián tiếp là làm cho những nhân viên kế toán của công tác phải nghiêm túc trong công việc kế toán của mình.

Kiểm toán từ bên trong thực hiện bởi những nhân viên kế toán của tổ chức.

Kiểm tra tác nghiệp

Xác định quá trình sản xuất

Quá trình chuyển các yếu tố đầu vào thành các lượng đầu ra mong muốn gọi là quá trình sản xuất (cho ví dụ).

Quá trình sản xuất đơn giản nhất của một tổ chức đều có hệ thống hoạt động tạo ra giá trị từ việc chuyển đầu vào thành đầu ra.

Hệ thống đầu vào – con người, vốn, thiết bị, nguyên vật liệu…và chuyển chúng thành hàng hoá hay dịch vụ mong muốn (hình 7-1).

Hệ thống thực hiện

Kiểm tra bảo trì trong sản xuất

Để giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ một cách có hiệu quả và có năng suất đòi hỏi phải có hệ thống hoạt động sử dụng trang thiết bị cao và tổng thời gian chết thấp nhất. Điều này gợi cho nhà quản lí chú ý đến việc kiểm soát bảo trì sản xuất. Tuy nhiên, tầm quan trọng của việc kiểm tra bảo trì sản xuất lại phụ thuộc vào quy trình công nghệ được sử dụng.

Có ba cách tiếp cận về kiểm tra duy trì sản xuất:

Bảo trì phòng ngừa sản xuất được tiến hành trước khi xảy ra hư hỏng.

Bảo trì sửa chữa sản xuất là đại tu toàn bộ, thay thế hoặc sửa chữa trang thiết bị khi bị hư hỏng.

Bảo trì có trang bị nhằm đại tu hoặc sửa chữa khi kiểm tra máy móc và đánh giá tình trạng thiết bị.

Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Khi nói kiểm tra chất lượng là nói đến theo dõi chất lượng, trọng lượng, bền chắc, tính nhất quán, màu sắc, khẩu vị, độ tin cậy, sự hoàn thiện…nhằm bảo đảm chúng sẽ đáp ứng đúng tiêu chuẩn đã định trước.

Kiểm tra chất lượng là đòi hỏi đầu ra của tổ chức phải đáp ứng tiêu chuẩn chấp nhận được.

Có hai phương thức thống kê kiểm tra chất lượng:

Lấy mẫu nghiệm thu: là sự đánh giá về vật tư mua sắm hay chế biến hoặc sản phẩm đang có. Ta lấy ra một mẫu, sau đó việc chấp nhận hay từ chối cả lô hàng dựa trên cơ sở tính toán rủi ro sai sót của mẫu.

Kiểm soát quá trình: là lấy mẫu hàng ra trong quá trình chế biến xem quá trình có chịu dưới sự kiểm soát.

Kiểm tra hành vi

Đánh giá thực hiện

Mỗi công việc của nhân viên đều có những tiêu chuẩn định sẵn để vạch rõ những gì họ phải làm. Những tiêu chuẩn này phải rõ ràng và khách quan, phải cụ thể và có thể đo lường được.

Có thể dùng những tiêu chuẩn tuyệt đối, theo đó nhân viên được đánh giá theo một tiêu chuẩn cố định chứ không phải so sánh người này với người khác.

Phương pháp thứ hai là dùng những tiêu chuẩn tương đối, tức là so sánh người này với người khác. Phương pháp này tránh được thiên kiến thổi phồng tất cả nhân viên trong đơn vị của mình. Nhưng không có sự cách biệt đáng kể giữa họ.

Phương pháp đánh giá thứ ba là quản lí bằng mục tiêu của họ và đánh giá họ qua trao đổi. Những cuộc trao đổi sẽ làm việc tích cực hơn khi họ cảm thấy sự đánh giá là công bằng, quản lí thành thật, và có không khí xây dựng.

Những hình thức kiểm tra quản lí trực tiếp

Nếu nhân viên thực hiện có kết quả, họ phải được thưởng để củng cố và duy trì hành vi. Ngược lại, nếu việc thực hiện của một nhân viên không có kết quả thì người quản lí xem xét nguyên nhân. Nếu do yếu kém thì nhà quản trị phải tổ chức lớp huấn luyện cho nhân viên này. Nếu do động cơ thì bắt buộc nhà quản trị phải thi hành kỉ luật. Tiến trình kỉ luật gồm các bước sau:

Cảnh cáo miệng là hình thức nhẹ nhất áp dụng cho những lỗi như đi trễ nhiều lần.

Cảnh cáo viết: Đây là bước chính thức đầu tiên, bước này chỉ khác bước trước ở chỗ nó kết thúc bằng một văn bản viết sẽ được xếp vào hồ sơ cá nhân đương sự.

Ngưng việc: Bước này chỉ áp dụng khi hai bước đầu không có kết quả hay vi phạm nặng hơn hai mức của hai bước trên.

Sa thải: bước này chỉ áp dụng cho những vi phạm quá nặng. Quyết định sa thải phải được xem xét rất kĩ, nhất là đối với những người làm việc lâu năm trong doanh nghiệp hay đã quá 50 tuổi không dễ dàng tìm việc mới. Hơn nữa còn có trường hợp họ kiện lại tổ chức vì có nhiều trường hợp họ không thể bị sa thải.

Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp

Chọn lọc

Những người quản lí không chọn lọc nhân viên một cách bừa bãi. Những người xin việc phải thông qua hệ thống chọn lọc. Chọn lọc giúp nhà quản trị kiểm tra được hành vi của nhân viên.

Văn hoá của tổ chức

Nếp văn hoá này, khi được nhân viên chấp nhận có tác dụng kiềm chế và kiểm tra hành vi của họ. Những giá trị và tiêu chuẩn của nếp văn hoá được chấp nhận thì càng được tuân theo.

Tiêu chuẩn hoá

Quản lí cung cấp cho hầu hết nhân viên một sự mô tả công việc của họ để làm rõ những nội dung trong công việc của họ, họ phải chịu trách nhiệm với ai, những gì thuộc quyền hạn của họ và không thuộc quyền hạn của họ.

Huấn luyện

Huấn luyện cho nhân viên là nhằm tạo cho họ những hành vi và thái độ làm việc tốt hơn. Nhờ huấn luyện mà kiểm tra hành vi của nhân viên.

Giáo Trình Môn Học Quản Trị Học Chương Vi Chức Năng Kiểm Tra Kiểm Soát

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC QUẢN TRỊ HỌC

Biên soạn: Ths. Nguyễn Tam Sơn

Chương VI. CHỨC NĂNG KIỂM TRA – KIỂM SOÁT I. KHÁI NIỆM KIỂM TRA – KIỂM SOÁT Theo tiếng Anh, Kiểm tra: Inspection hay Check còn Kiểm soát: Control. Theo từ điển tiếng Việt, Kiểm tra là “Xem xét tình hình thực tế để xem xét đánh giá, nhận xét”, ví dụ như: kiểm tra sổ sách, làm bài kiểm tra, kiểm tra sức khỏe, …; còn Kiểm soát là “xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với qui đònh”, và kiểm soát cũng còn nghóa khác là đặt trong phạm vi quyền hành của ai quản lý, ví dụ: vùng do đối phương kiểm soát, ngân hàng kiểm soát việc sử dụng vốn đối với khách hàng vay, … Như vậy, Kiểm tra và Kiểm soát là hai từ riêng, nghóa của chúng không hoàn toàn giống nhau. Song chúng có nhiều điểm tương đồng.

Xem về phương diện quản trò, kiểm tra – kiểm soát là việc đo lường kết quả thực tế so sánh với tiêu chuẩn qui đònh nhằm phát hiện những sai lệch để điều chỉnh nếu chủ thể quản trò thấy cần thiết.

– Đo lường: là sự cân, đong, đo, đếm, nhìn thấy, nghe thấy cảm nhận được kết quả họạt động trong thực tế, tùy theo đối tượng kiểm tra – kiểm soát mà chọn phương pháp và công cụ kiểm tra thích hợp, chẳng hạn ta muốn biết số lượng một xe gạo cần phải dùng phương pháp cân, muốn biết chiều dài một cây vải cần phải đo, muốn biết bao nhiêu chiếc ti vi cần phải đếm, còn muốn biết chất lượng một bài giảng của một giảng viên thì phải thông qua phương pháp nghe, nhìn, cảm nhận đúng hay sai, hay hoặc dở, …

– Tiêu chuẩn: là những gì đã ấn đònh trước đó, ví dụ như kế hoạch, nhiệm vụ được giao, thể lệ, chế độ qui đònh, … là cái chuẩn để đối chiếu, so sánh…

– Sai lệch: là những gì mà kết quả thực tế khác với tiêu chuẩn qui đònh. Có thể

kết quả thực tế lớn hơn tiêu chuẩn qui đònh hoặc ngược lại, muốn biết trạng thái nào là tốt thì còn phụ thuộc trạng thái mà chủ thể mong đợi, ví dụ doanh thu, lợi nhuận bao giờ cũng mong muốn thực hiện đạt và vượt kế hoạch, còn chi phí giá thành thì ngược lại, …

II. Ý NGHĨA CỦA KIỂM TRA – KIỂM SOÁT TRONG QUẢN TRỊ Kiểm soát là một chức năng cuối cùng của quá trình quản trò: Hoạch đònh, tổ chức, điều khiển và kiểm tra – kiểm soát, nhưng chúng không phải là chức năng thứ yếu mà ngược lại chúng là một chức năng quan trọng, nó có ý nghóa to lớn trong quá trình quản trò.

1- Thông qua kiểm tra – kiểm soát mà nhà quản trò nắm bắt được tiến trình thực hiện các kế hoạch, mục tiêu, nhiệm vụ. Từ đó có sự điều chỉnh kòp thời nếu có sai sót tránh những tổn thất lớn hơn. 2- Nhờ có kiểm tra – kiểm soát mà xác đònh tính đúng đắn các khâu hoạch đònh, tổ chức, điều khiển và ngay chính bản thân nó. 3- Kiểm soát là một biện pháp thúc đẩy đối tượng đạt đến mục tiêu của tổ chức.

Nói đến sự cần thiết của kiểm soát trong công tác lãnh đạo, Lênin đã dạy rằng “Lãnh đạo mà không kiểm soát coi như không lãnh đạo”. “Việc kiểm soát trong quản lý kinh tế cũng tựa như sinh tố. Muốn khỏe mạnh bạn phải dùng một liều lượng nào đó mỗi ngày – RICHARD S. SLOMA” (trích: “Lời vàng cho các nhà kinh doanh” – Nhà xuất bản trẻ năm 1994)

Để nâng cao chất lượng hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong quản trò cần phải thực hiện một tiến trình chặt chẽ.

III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA – KIỂM SOÁT 1- Từ công tác thực tế.

Mọi hoạt động kiểm tra – kiểm soát phải xuất phát tình hình thực tế, vì thực tế cho phép chúng ta xác đònh được đối tượng, vùng (nơi) trọng yếu cần kiểm tra kiểm soát, xác đònh nội dung, phương pháp, công cụ kiểm tra – kiểm soát, …; từ đó có kế hoạch

So sánh tiêu chuẩn qui đònh

Tổ chức thực hiện điều chỉnh

Tìm nguyên nhân sai lệch Các hoạt động điều chỉnh, hướng tới sự mong đợi (1) (2) (3) (4) (8) (7) (6) (5) kiểm tra – kiểm soát mang tính khả thi và hữu hiệu; thể hiện đầy đủ các ý nghóa của chức năng kiểm tra – kiểm soát trong quá trình quản trò.

2- Đo lường kết quả công tác thực tế. Là khâu “cân, đong, đo, đếm” kết quả thực tế để đối chiếu với tiêu chuẩn qui đònh. Chất lượng công tác kiểm tra – kiểm soát phụ thuộc phần lớn vào chất lượng đo lường. Để nâng cao chất lượng đo lường cần chú ý đến các công cụ đo lường.

3- So sánh với tiêu chuẩn “Chuẩn” qui đònh.

Tiêu chuẩn là cái gì đó được ấn đònh từ trước, là cái “mẫu” cần đạt được, chẳng hạn như nhiệm vụ, kế hoạch được giao, chế độ, nội qui qui đònh, bản thiết kế được lập, … được làm “chuẩn” để so sánh.

4- Xác đònh mức độ sai lệch.

Khi lấy kết quả thực tế so sánh với tiêu chuẩn qui đònh, chúng ta xác đònh được sai lệch. Sự sai lệch này có thể phát sinh theo hai chiều hướng khác nhau, hoặc thực tế lớn hơn “chuẩn” hoặc nhỏ hơn “chuẩn” qui đònh. Chiều hướng nào được xem là hiện tượng tốt hay không tốt còn tùy thuộc vào chỉ tiêu so sánh, nếu lợi nhuận thực tế lớn hơn kế hoạch thì đó là hiện tượng tốt, ngược lại giá thành sản phẩm lớn hơn kế hoạch được xem là hiện tượng không tốt.

5- Tìm nguyên nhân sai lệch.

Sau khi xác đònh được mức độ sai lệïch chúng ta phải tìm các nguyên nhân gây ra sự sai lệch đó. Đây là tiền đề cần thiết cho việc lập kế hoạch điểu chỉnh.

6- Lập kế hoạch điều chỉnh.

Là việc xác đònh người (bộ phận) thực hiện những công việc điều chỉnh, đối tượng cần điều chỉnh và thời gian cũng như các các biện pháp điều chỉnh. Kế hoạch điều chỉnh được lập càng chi tiết, cụ thể bao nhiêu thì hiệu quả hoạt động điều chỉnh càng cao bấy nhiêu.

7- Tổ chức điều chỉnh.

Là công việc sắp xếp, bố trí những bộ phận và cá nhân thực hiện việc điều chỉnh; qui đònh quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi của các bên tham gia trong quá trình điều chỉnh; thiết lập các mối quan hệ công việc giữa các bộ phận và cá nhân,

8- Các hoạt động điều chỉnh hướng tới sự mong đợi.

Là bước cuối cùng của tiến trình kiểm tra – kiểm soát. Bao gồm những công việc cụ thể của hoạt động điều chỉnh. Các hoạt động cụ thể này tác động trực tiếp đến đối tượng cần điều chỉnh để hướng chúng đi đến những trạng thái mà người quản trò mong đợi.

1. Theo cách thức kiểm soát

– Kiểm tra – kiểm soát trực tiếp. – Kiểm tra – kiểm soát gián tiếp.

2. Theo tác dụng kiểm tra – kiểm soát

– Kiểm tra – kiểm soát trước. – Kiểm tra – kiểm soát sau.

3. Theo số lượng đối tượng kiểm soát

– Kiểm tra – kiểm soát toàn bộ. – Kiểm tra – kiểm soát chọn mẫu.

4. Theo phạm vi kiểm soát

– Kiểm tra – kiểm soát nội bộ. – Kiểm tra – kiểm soát từ bên ngoài.

5. Theo mức độ liên tục của kiểm soát

– Kiểm tra – kiểm soát thường xuyên. – Kiểm tra – kiểm soát đònh kỳ.

V. HỆ THỐNG KIỂM TRA- KIỂM SOÁT Hệ thống kiểm tra – kiểm soát của một donh nghiệp bao gồm: 1. Kiểm tra – kiểm soát tài chánh

Bao gồm các hoạt động: – Kiểm tra – kiểm soát ngân sách (thu – chi tài chính). – Phân tích tài chính, kế toán. – Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. – Kiểm toán.

2. Kiểm tra – kiểm soát tác nghiệp

Bao gồm các hoạt động: – Kiểm tra – kiểm soát hành chánh (nhân sự). – Kiểm tra – kiểm soát kỹ thuật. – Kiểm tra – kiểm soát thông tin. VI. PHÍ TỔN KIỂM TRA – KIỂM SOÁT Kiểm tra – kiểm soát là một hoạt động quản trò có phí tổn, bao gồm thời gian, tiền bạc và công sức. Để đánh giá hiệu quả của kiểm tra – kiểm soát người ta thường so sánh lợi ích mang lại xuất phát từ kiểm tra – kiểm soát và chi phí của nó. Vì vậy, muốn kiểm tra – kiểm soát có hiệu quả cần phải chú ý những điểm sau:

1. Tính chính xác trong đo lường

Vì đo lường chính xác mới có cơ sở nhận xét, đánh giá chính xác và ngược lại nếu đo lường không chính xác làm cho việc nhận xét, đánh giá thiếu chính xác thậm chí trái ngược nhau, chẳng hạn trắng thành đen, tốt thành xấu …

Để đo lường được chính xác cần phải có những thiết bò, công cụ đo lường chuyên dụng, tiên tiến và phải được sử dụng kết hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau.

2. Tính kinh tế

Biểu hiện, các hoạt động kiểm tra – kiểm soát phải đảm bảo chi phí thấp. Điều đó hỏi phải có những phương pháp, hình thức phù hợp cho từng đối tượng và tình huống cụ thể, phù hợp với thời gian và không gian cũng như các điều kiện cho phép.

3. Tính linh hoạt

Nó đòi hỏi kiểm tra – kiểm soát phải biết thay đổi phương pháp, hình thức nhằm đảm bảo tính khách quan, trung thực. Áp dụng những phương pháp, hình thức và thời gian kiểm tra không thay đổi, thành qui luật đối tượng sẽ biết trước và tìm cách đối phó, người quản trò khó phát hiện được những vi phạm do cố ý làm trái vì mục đích cá nhân.

4. Tiêu chuẩn đề ra phải hợp lí và đưa ra nhiều tiêu chuẩn kiểm tra – kiểm soát kết hợp

Bởi vì, mỗi đối tượng mỗi tình huống có mục đích, yêu cầu kiểm tra – kiểm soát riêng, tất nhiên không thể lấy tiêu chuẩn kiểm tra – kiểm soát của đối tượng này sử dụng cho đối tượng khác hoặc của tình huống này cho tình huống khác. Sự kết hợp nhiều tiêu chuẩn kiểm tra – kiểm soát nhằm có đầy đủ cơ sở để nhận xét, đánh giá một cách toàn diện, chính xác và đi vào bản chất của sự vật và hiện tượng.

5. Chú ý những nơi trọng yếu, đồng thời cũng phải lưu ý những trường hợp ngoại lệ

Về nguyên tắc, tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tổ chức kiểm tra – kiểm soát một cách chặt chẽ. Tuy nhiên không phải ở mọi nơi mọi lúc đều thực hiện một mức độ kiểm tra – kiểm soát như nhau, mà phải được tập trung nhiều hơn ở những nơi trọng yếu. Nơi trọng yếu là những nơi dễ phát sinh ra những sai sót nhất, là nơi mà ở đó nếu sai sót sẽ dẫn đến thiệt hại rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Mặt khác, kiểm tra – kiểm soát trong quản trò cũng cần phải lưu ý đến các trường hợp ngoại lệ. Vì kinh nghiệm trong thực tế nhiều trường hợp ngoại lệ, rất tình cờ mà chúng ta phát hiện được những sai sót quan trọng, hạn chế được những thiệt hại lớn của doanh nghiệp.

6. Việc kiểm soát phải hướng tới điều chỉnh sai lệch một cách tốt nhất

Có thể nói điều chỉnh là mục đích của tiến trình kiểm tra – kiểm soát, mọi hoạt động kiểm tra – kiểm soát không hướng tới sự điều chỉnh là vô nghóa. Tuy nhiên, trong thực tế cho thấy không phải mọi cuộc kiểm tra – kiểm soát nào cũng nhằm đạt tới mục đích này. Còn không ít “quan thanh tra” lợi dụng quyền hạn của mình để nhũng nhiễu, gây khó khăn cho người khác nhằm thu lợi cá nhân, nhất là lúc “giao thời”, các tiêu chuẩn chưa thực sự là “chuẩn ” để so sánh.